Përshëndetje të gjithëve, emri im është Konstantin Kuznetsov, unë jam CEO dhe themeluesi i RocketSales. Në fushën e IT, ekziston një histori mjaft e zakonshme kur departamenti i zhvillimit jeton në universin e vet. Në këtë univers, ka lagështues ajri në çdo desktop, një sërë pajisjesh dhe pastrues për monitorët dhe tastierat, dhe, ka shumë të ngjarë, sistemi i tij i menaxhimit të detyrave dhe projekteve.
Cila është puna e madhe?
Ndoshta për disa nuk është asgjë. Por ne hasëm në një problem. Ne ndërtojmë dhe automatizojmë sistemet e shitjeve, implementojmë CRM dhe krijojmë infrastrukturë cloud për biznesin. Përveç departamenteve të zhvillimit dhe prodhimit, projektet e klientëve shpesh përfshijnë tregtarë, shitës, kontabilistë dhe punonjës të tjerë. Dhe ne filluam të mendojmë se si të organizojmë një proces efektiv të menaxhimit të projektit.
Nëse procesi i zhvillimit dhe prodhimit organizohet në një platformë si Jira ose GitLab, atëherë askush përveç zhvillimit nuk e kupton se çfarë është. Për të përfshirë një punonjës të palës së tretë në një projekt, duhet të takoheni me të, të shpjegoni kontekstin, të regjistroni detyrën diku, më pas të monitoroni shkallën e gatishmërisë në bisedat e punës, të merrni rezultatin përmes bisedës dhe ta futni atë në Jira. Dhe kështu çdo herë.
Zhvillimi është i shkëputur nga departamentet e tjera të kompanisë, ata nuk dinë si të na përfshijnë dhe ne nuk e dimë nëse kanë nevojë për pjesëmarrjen tonë.
Nja dy vjet më parë zbuluam platformën Asana. Në këtë material dua t'ju tregoj se si organizuam procesin e zhvillimit dhe menaxhimit të prodhimit në mënyrë që të:
- e gjithë kompania ka punuar në një ekosistem të vetëm,
- të gjithë kishin mjaft funksionalitet,
- ishte e mundur të vlerësohej kostoja e secilit projekt në orë dhe para,
- puna me klientët ishte afatgjatë: jo në kuadrin e një detyre, por në kuadrin e një projekti të tërë me një grumbullim të vazhdueshëm idesh.
Pak për njohjen e Asanës
Kam kaluar 10 vjet duke kërkuar për softuer të përshtatshëm për menaxhimin e projektit. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 dhe dhjetëra gjurmues të tjerë të detyrave nuk e kaluan testin e forcës. Pastaj gjeta Asanën. Dhe gjithçka funksionoi.
Sipas mendimit tonë, kjo është platforma më e mirë dhe me rritjen më të shpejtë për menaxhimin e detyrave dhe projekteve. Sot, Asana është lider botëror në popullaritet dhe kënaqësi të përdoruesit. Kjo dëshmohet nga grafiku i vlerësimit të g2.
Ne jemi adhurues të Asana-s, madje u çertifikuam për ta zbatuar atë për klientët tanë.
Unë do të përshkruaj shkurtimisht procesin nga shitja në zbatimin e projektit
Meqenëse ne shesim shërbime të TI-së, gypi ynë është mjaft i gjatë dhe, nga fundi, hyn në departamentin e prodhimit dhe, ndonjëherë, të zhvillimit.
Departamenti i shitjeve kryen manipulime standarde: auditim, miratimin e CP, nënshkrimin e një marrëveshjeje, transferimin e transaksionit në prodhim. Prodhimi mund të mos pranojë kontratën: duhet të tregojë buxhetin, datën e transferimit në prodhim dhe fondin kohor të parashikuar për zbatimin e projektit.
Falë kombinimit amoCRM + Asana, kur transferoni një transaksion nga departamenti i shitjeve në prodhim dhe mbrapa, puna nuk ndërpritet askund. Blu tregon zonën e përgjegjësisë së departamentit të shitjeve, portokallia tregon departamentin e prodhimit dhe rozë tregon departamentin e zhvillimit.
Është e rëndësishme që departamenti i zhvillimit, ndryshe nga departamenti i projektimit, të mos përfshihet në çdo projekt. Ndonjëherë vendosja e një sistemi nuk kërkon zgjidhje të personalizuara.
Pra, kur menaxheri pranoi projektin për prodhim, menaxheri i shitjeve shkon në Asana me 1 klikim (screenshot). Nga amoCRM, projekti krijohet automatikisht në Asana.
Një detyrë (detyrë) me një hartë projekti dhe propozime komerciale krijohet automatikisht në bordin e projektit të klientit të përbashkët. Të gjithë klientët që janë aktualisht në prodhim shfaqen këtu. Këtu caktohet një menaxher përgjegjës, caktohen afatet, zgjidhet lloji i punës dhe ndryshohen statuset e detyrave.
Menaxheri mund të nisë cilindo nga proceset automatike të biznesit të propozuara në detyrë:
- Gjeni/Krijoni një projekt klienti + Bashkangjitni një detyrë atje
- Plotësoni detyrën me informacionin e transaksionit
- Krijo një marrëveshje nga detyra aktuale
Projekti është i mbushur me të gjitha të dhënat e specifikuara në amoCRM. Në varësi të llojit të shërbimit, krijohet menjëherë një grup nën-detyrash për të zbatuar blloqet aktuale të punës. Menaxheri i projektit mbetet të zbërthejë detyrat e detajuara, të caktojë përgjegjësitë dhe afatet.
Ky bord ndihmon për të marrë projekte të reja. Por monitorimi i statuseve aktuale dhe prania e projekteve në rrezik në të është i papërshtatshëm.
Si i grupojmë detyrat dhe projektet e klientëve
Nga bordi i përgjithshëm i të gjitha projekteve, menaxheri shton projektin në 3 borde të tjera:
- bordi personal i klientit;
- portofoli i klientëve aktivë;
- portofolin e menaxherit.
Le të kuptojmë pse na duhen secili prej entiteteve.
Në pamjen e ekranit që shihni bordi personal i klientit.
Pse ky bord?
Më parë, ne mendonim përsa i përket detyrave. Përfundova detyrën dhe shkova të bëj një tjetër. Doli që ne po bënim për klientin pikërisht atë sasi të punës që ai kërkoi. Por ne donim të ndërtonim marrëdhënie afatgjata, kështu që u larguam nga puna me detyra në punën me klientët.
Ne sigurohemi që të shkruajmë të gjitha idetë për përmirësime për klientin. Edhe nëse është një mendim i hedhur aksidentalisht në ajër nga klienti, ne e rregullojmë dhe e përfundojmë atë. Kështu formohet një grumbull i detyrave; puna me klientin nuk përfundon.
Çfarë ka në këtë tabelë?
Asana jonë është e lidhur me disa shërbime:
- Sistemi CRM (për ndërveprim me departamentin e shitjeve),
- TimeDoctor (për gjurmimin e kohës),
- Sistemi ERP (për grumbullimin e të gjitha të dhënave në një ndërfaqe të vetme).
Ne kemi prezantuar një panel kontrolli të shpejtë të burimeve në Asana. Ju tregoni pjatën sipër detyrës dhe shihni se kush ka punuar në detyrë dhe për sa kohë, dhe çfarë bonusi kanë fituar.
Puna e departamentit të prodhimit vlerësohet me orë, kështu që ishte e rëndësishme për ne që të monitoronim rreptësisht se sa kohë shpenzoi secili punonjës për zgjidhjen e problemeve të klientit.
Cilat janë përfitimet e përdorimit të një dërrase?
Si rezultat, në sistemin ERP ne shohim Raporti i projektit. Statusi i transaksionit, pjesëmarrësit në projekt, buxheti i projektit, numri i orëve të punës dhe afatet.
Ne mund të parashikojmë koston e projekteve të ngjashme të zhvillimit, llogaritjet e KPI bëhen absolutisht transparente dhe nuk ka vend për iluzione se zhvillimi zgjat vetëm disa orë. Nëse është e nevojshme, ne kemi gjithmonë një ndërfaqe që mund t'ia tregojmë klientit për raportim.
Çanta Asana
Ky funksionalitet është zbatuar në Asana për një kohë të gjatë. Por ne nuk e vlerësuam menjëherë. Në fillim, ne thjesht mblodhëm të gjitha projektet e menaxherëve tanë në portofol. Doli se gjatë kohës së tij në kompani, Denis Kiselev punoi me 61 klientë.
Është interesante të dish, por jo e mjaftueshme për të justifikuar kohën e shpenzuar për ta mbledhur atë. Dhe ne shënuam në çantat. Gjithçka ndryshoi kur ne barazuam një projekt në Asana me një transaksion në sistemin CRM.
Më parë, menaxheri u pajtua në të gjitha projektet dhe mori njoftime për të gjitha ndryshimet në Inbox (furnizimi i njoftimeve). Çdo përditësim i statusit dhe koment i ri u shfaq në furnizim, duke filluar nga ai më i ri. Të hënën, menaxheri u ul dhe përfundoi detyrat nga kutia hyrëse në mënyrë sekuenciale. Nuk u fol për prioritetet dhe ndonjëherë detyrat e rëndësishme nuk u arritën kurrë.
Tani ka një portofol punonjësish dhe një portofol të departamentit të projektit. Në të parën, menaxheri menaxhon projektet e tij, i dyti i jep menaxherit funksionalitetin e kontrollit në lidhje me ngarkesën aktuale të punës së të gjithë punonjësve.
Portofoli i departamentit të dizajnit
Në pamjen e ekranit mund të shihni projektet e renditura sipas punonjësve.
Një herë në javë, menaxheri i projektit përditëson statusin e secilit projekt. Shkruan çfarë është bërë javën e kaluar dhe çfarë është planifikuar për javën e ardhshme. Vendos një nga tre etiketat: nën kontroll, në rrezik, ka probleme.
Menaxheri mund të vlerësojë shpejt:
- vëllimi aktual i klientëve në departamentin e dizajnit,
- numri i projekteve në punë për çdo menaxher,
- numri i detyrave të vonuara në projekte,
- prania e problemeve dhe nevoja për t'u përfshirë në projekte,
- afatet e projektit, koha e shpenzuar, faza e gypit dhe prioriteti i projektit.
Portofolet gjithashtu na ndihmojnë me raportimin. Pas përditësimit të statusit të projektit, një raport mbi punën e përfunduar dhe të planifikuar dërgohet automatikisht në bisedën e klientit.
Portofoli i punonjësve
Edhe shefi i departamentit të dizajnit ka portofolin e tij. Nëse, pah-pah-pah, ai heq autoritetin e tij, personi i ri do të shohë të gjitha projektet nën kontrollin e tij, të cilat ai duhet të vazhdojë t'i monitorojë.
Punonjësit e linjës vlerësuan gjithashtu komoditetin e planifikimit të ngarkesës në portofol. Në skedën "Ngarkimi", Asana analizon vëllimin e detyrave duke marrë parasysh afatet dhe paralajmëron nëse një punonjës ka planifikuar një vëllim të tepërt të detyrave. Ju mund të ndryshoni afatet dhe të rregulloni detajet pa u larguar nga kjo skedë.
Zgjidhja e gabimeve dhe zhvillimi me porosi
Ne kemi një ekip të veçantë përgjegjës për zhvillimin. Si pjesë e një procesi biznesi, ai merr detyra të dy llojeve:
- insekt,
- zhvillim i ri.
Defektet kontrollohen, vlerësohen për kritikshmëri dhe transferohen në punë nga shërbimi i mbështetjes teknike.
Detyrat e zhvillimit vijnë ose nga grumbullimi i produkteve të brendshme të kompanisë ose nga menaxheri i projektit nëse ka një kërkesë përkatëse nga klienti.
Procesi i zhvillimit, në përgjithësi, duket kështu.
Detyrat bien në bordin e zhvillimit në Asana. Këtu është ajo.
Drejtori i detyrës zgjedh llojin "Bug" ose "Feature", vendos shkallën e kritikitetit, tregon klientin dhe departamentet e brendshme të kompanisë që prek detyra. Kur detyra plotëson të gjitha kërkesat e rregulloreve të brendshme, drejtori klikon në ikonën e rrufesë në shiritin e sipërm mbi detyrën dhe nis procesin automatik të biznesit "Vlerëso në zhvillim".
Shefi i departamentit të zhvillimit merr një njoftim për një detyrë të re për vlerësim dhe vetë detyra zhvendoset në një bord të veçantë me të njëjtin emër për kohëzgjatjen e vlerësimit.
Pas vlerësimit, menaxheri e zhvendos detyrën në një sprint që korrespondon me muajin e përfundimit të planifikuar. Detyrat janë gjithmonë në disa tabela në të njëjtën kohë:
- në bordin personal të menaxherit të projektit,
- në bordin e mbështetjes teknike,
- në bordin e zhvillimit.
Të gjithë pjesëmarrësit dhe punonjësit që monitorojnë detyrën shohin përparimin e detyrës, marrin njoftime dhe zhvillojnë diskutime drejtpërdrejt në komentet e detyrës. Kur një detyrë përfundon, menaxheri i projektit ose specialisti përgjegjës i mbështetjes teknike e "merr" atë në anën e tyre për të vazhduar punën në projekt.
Çfarë ndodhi kur ne rikthyem departamentet e zhvillimit dhe prodhimit në një mjedis të vetëm me ekipin?
Së pari, projektet e klientëve janë bërë më afatgjatë. Për shkak të ngarkesës së mbetur të rimbushur vazhdimisht, fatura mesatare u rrit.
Së dyti, cilësia e projekteve është përmirësuar shumë, pasi departamenti i zhvillimit mund të bënte pyetje për marketingun, shitjet, kontabilitetin, etj. në çdo kohë. Ne ishim në gjendje të lidhnim me kohë kompetencat e nevojshme të ekipit dhe të ofrojmë zgjidhje të një niveli krejtësisht të ndryshëm.
Së treti, punonjësit, menaxherët dhe klientët morën transparencë të plotë në detyrat e planifikuara dhe të përfunduara. Mësuam se si të MENAXHIM projektet dhe kuptuam se ky është një proces absolutisht teknik nga i cili faktori njerëzor mund të eliminohet pothuajse plotësisht.
Së katërti, ekipi është bërë më i bashkuar. Më parë, punonjësit kishin pak ide se çfarë po bënin departamentet mitike të zhvillimit dhe prodhimit.
Tani, duke parë procesin e zhvillimit dhe konfigurimit teknik të sistemeve:
- departamenti i shitjeve gjen në të ide dhe frymëzim se si të shesë,
- tregtarët marrin rregullisht përmbajtje të dobishme për postime, artikuj, pozicionim dhe tekste reklamuese,
- menaxherët analizojnë nevojat dhe sjelljen e klientit, duke përshtatur strategjinë.
Rezultati ishte një transformim fitim-fitim në të cilin kemi përfituar ne, klientët tanë dhe partnerët tanë. Do të isha i lumtur nëse ndani mendimin tuaj në komente: a kishte ndonjë gjë të dobishme në artikullin tim dhe cilat metoda të menaxhimit të projektit përdorni në zhvillim!
Burimi: www.habr.com