Përshëndetje të gjithëve, emri im është Konstantin Kuznetsov, unë jam drejtor i përgjithshëm dhe themelues i kompanisë RocketSales. Në sektorin IT, shpesh haset historia kur departamenti i zhvillimit jeton në universin e vet. Në këtë univers ka lagësues ajri në çdo tavolinë pune, një mori aparatash dhe pastruesish për monitorët dhe tastierat dhe, me siguri, një sistem për menaxhimin e detyrave dhe projekteve.
Çfarë është kjo?
Ndoshta për disa — asgjë. Por ne u përballëm me një problem. Ne merremi me ndërtimin dhe automatizimin e sistemeve të shitjeve, implementojmë CRM, krijojmë infrastruktura cloud për biznesin. Në projektet e klientëve, përveç departamenteve të zhvillimit dhe prodhimit, shpesh përfshihen marketerë, shitës, kontabilistë dhe punonjës të tjerë. Ndaj, filluam të mendojmë se si ta organizojmë një proces efektiv të menaxhimit të projekteve.
Nëse procesi i zhvillimit dhe prodhimit është organizuar në një platformë si Jira ose GitLab, atëherë askush, përveç zhvillimit, nuk e di se çfarë po ndodh atje. Për të lidhur një punonjës të jashtëm në projekt, duhet të takohemi me të, t'i shpjegojmë kontekstin, diku të regjistrojmë detyrën, pastaj të kontrollojmë nivelin e gatishmërisë në bisedat e punës, përmes atyre bisedave të marrim rezultatet, t'i futim në Jira. Dhe kështu çdo herë.
Zhvillimi është i ndarë nga departamentet e tjera të kompanisë, ata nuk dinë si të na përfshijnë, dhe ne nuk dimë nëse ata kanë nevojë për pjesëmarrjen tonë.
Disa vite më parë zbuluam platformën Asana. Në këtë material, dëshiroj të tregoj se si organizuam procesin e menaxhimit të zhvillimit dhe prodhimit, për të:
- shtëpia e gjithë kompanisë të punojë në një ekosistem të përbashkët,
- të gjithë të kenë mjaft funksionalitet,
- të mund të vlerësojmë koston e secilit projekt në orë dhe para,
- bashkëpunimi me klientët të jetë afatgjatë: jo brenda një detyre, por brenda një projekti të plotë me një backlog të vazhdueshëm ide.
Pak rreth njohjes me Asana
Kam kaluar 10 vjet në kërkimin e softuerit të përshtatshëm për menaxhimin e projekteve. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 dhe dhjetëra të tjera menaxherësh detyrash nuk përballuan provimin e qëndrueshmërisë. Më pas, gjetëm Asana. Dhe gjithçka u bë e qartë.
Sipas mendimit tonë, kjo është platforma më e mirë dhe më e shpejtë në zhvillim për menaxhimin e detyrave dhe projekteve. Sot, Asana është lideri botëror për popullaritetin dhe kënaqësinë e përdoruesve. Këtë e tregon grafiku i renditjes g2.
Ne jemi adhurues të Asana, madje kemi kaluar një certifikim për ta implementuar atë për klientët tanë.
Do ta përshkruaj shkurt procesin nga shitja deri tek realizimi i projektit
Duke qenë se ne shesim shërbime IT, funeli ynë është mjaft i gjatë dhe, afër fundit, ai kalon në departamentin e prodhimit dhe, ndonjëherë, në zhvillim.
Departamenti i shitjeve kryen manipulime standarde: auditimi, miratimi i ofertës, nënshkrimi i kontratës, kalimi i marrëveshjes në prodhim. Prodhimi mund të mos pranojë kontratën: në të duhet patjetër të jenë të shënuara buxheti, data e kalimit në prodhim, fondi i llogaritur i kohës për realizimin e projektit.
Falë lidhjes amoCRM + Asana, kur kalon marrëveshja nga departamenti i shitjeve në prodhim dhe anasjelltas, puna nuk ndalet askund. Zona e përgjegjësisë e departamentit të shitjeve është e shënuar me ngjyrë të kaltër, ajo e prodhimit me ngjyrë portokalli, dhe e zhvillimit me ngjyrë rozë.
Është e rëndësishme që departamenti i zhvillimit, ndryshe nga departamenti i projektit, nuk merr pjesë në çdo projekt. Ndonjëherë konfigurimi i sistemit nuk kërkon zgjidhje të personalizuara.
Pra, kur udhëheqësi pranon projektin për prodhim, menaxheri i shitjeve kalon në Asana me një klik (screenshot). Projekti krijohet automatikisht në Asana nga amoCRM.
Detyra (projekt) me hartën e projektit, ofertat komerciale krijohet automatikisht në tabelën e përbashkët të projekteve të klientëve. Këtu shfaqen të gjitha klientët që janë aktualisht në prodhim. Këtu emërohet menaxheri përgjegjës, vendosen afatet, zgjidhet tipi i punës dhe ndryshohen statuset e detyrave.
Menaxheri mund të nisë në detyrë çdo një nga proceset e propozuara automatike të biznesit:
- Gjej/Krijo projektin e Klientit + Ngjiti aty një detyrë
- Plotëso detyrën me informacion mbi marrëveshjen
- Krijo marrëveshje nga detyra aktuale
Projekti plotësohet me të gjitha të dhënat e shënuara në amoCRM. Sipas tipit të shërbimeve, krijohet menjëherë një grup nëndetyrash për realizimin e bllokimeve aktuale të punës. Menaxherit të projektit i mbetet vetëm të dekompozitojë detyrat e detajuara, të caktojë përgjegjësit dhe afatet.
Kjo tabelë ndihmon në marrjen e projekteve të reja në punë. Por kontrollimi i statusit aktual dhe i pranishëm i projekteve në zonën e rrezikut është i papërshtatshëm.
Si grupojmë detyrat dhe projektet e klientëve
Nga tabela e përgjithshme e projekteve, menaxheri shton projektin në 3 tabela të tjera:
- tabela personale e klientit;
- portofoli i klientëve aktivë;
- portofoli i menaxherit.
Do të kuptojmë përse na nevojitet secila nga entitetet.
Në screenshotin e mëposhtëm ju shihni tablon personale të klientit.
Për çfarë është kjo tabelë?
Më parë mendonim në detyra. Krye detyrën, shko për të bërë një tjetër. Duke rezultuar, ne bënim për klientin pikërisht sasinë e punës që ai kishte kërkuar. Por doja të ndihmoja për ndërtimin e marrëdhënieve afatgjata, prandaj u larguam nga puna me detyra për të kaluar në punën me klientët.
Ne patjetër regjistrojmë të gjitha idetë për përmirësime për klientin. Edhe nëse është një mendim, i lënë rastësisht nga klienti, e shënojmë dhe e realizojmë. Kështu formohet backlog-u i detyrave, puna me klientin nuk mbaron.
Çfarë ka në këtë tabelë?
Asana jonë është e lidhur me disa shërbime:
- Sistemi CRM (për ndihmë me departamentin e shitjeve),
- TimeDoctor (për regjistrimin e kohës),
- Sistemi ERP (për agregimin e të gjitha të dhënave në një ndërfaqe të vetme).
Ne e kemi nxjerrë në Asana panelin e kontrollit të shpejtë të burimeve. Kaloni mbi kartelën sipër detyrës dhe shihni kush dhe sa ka punuar mbi detyrën, cilin bonus ka fituar.
Puna e departamentit të prodhimit vlerësohet sipas orëve, prandaj ishte e rëndësishme për ne të ndjekim rreptësisht se sa kohë ka kaluar secili punonjës në zgjidhjen e detyrave të klientëve.
Çfarë na jep përdorimi i tabelës?
Në fund në sistemin ERP ne shohim Raporti mbi projektet. Statusi i marrëveshjes, anëtarët e projektit, buxheti për projektin, numri i orëve të punuara dhe afatet.
Ne mund të parashikojmë koston e projekteve të ngjashme në zhvillim, llogaritja e KPI bëhet krejt e hapur dhe nuk mbetet vend për iluzionet se zhvillimi është thjesht disa orë. Nëse nevojitet, ne gjithmonë kemi një ndërfaqe që mund t'i tregojmë klientit për raportim.
Portofolat në Asana
Kjo funksionalitet është realizuar në Asana prej kohësh. Por ne nuk e vlerësuam menjëherë. Fillimisht ne thjesht mblodhëm në portofola të gjitha projektet e menaxherëve tanë. Doli se gjatë punës në kompaninë, Denis Kiseleva ka punuar me 61 klientë.
Të dish këtë është e bukur, por nuk është mjaftueshëm për të justifikuar kohën e shpenzuar për të mbledhur. Dhe ne e lanë pas dore portofolat. Gjithçka ndryshoi kur e barazuam projektin në Asana me një marrëveshje në sistemin CRM.
Dikur, menaxheri nënshkruante për të gjitha projektet dhe merrte njoftime mbi të gjitha ndryshimet në Inbox (rrjedhën e njoftimeve). Çdo përditësim statusi, koment i ri shfaqej në rrjedhë, duke filluar nga më i fundit. Të hënën, menaxheri ulese dhe kryente detyrat nga inboxi njëra pas tjetrës. Nuk flitej për prioritetet, herë pas here duhej të merrej me detyra të rëndësishme.
Tani ka portofolin e punonjësve dhe portofolin e departamentit të projekteve. Në të parin, menaxheri menaxhon projektet e tij, dhe i dyti i ofron menaxherit një funksionalitet mbikëqyrës për ngarkesën aktuale të të gjithë punonjësve.
Portofoli i departamentit të projekteve
Në screenshot shihni projektet e renditura sipas punonjësve.
Një herë në javë, menaxheri i projektit përditëson statusin e çdo projekti. Ai shkruan se çfarë është bërë javën e kaluar dhe çfarë planifikohet për javën e ardhshme. Përcakton një nga tre etiketat: në kontroll, në rrezik, ka probleme.
Menaxheri mund të vlerësojë shpejt:
- vëllimi aktual i klientëve në departamentin e projekteve,
- numri i projekteve në punë për çdo menaxher,
- numri i detyrave të vonuara mbi projektet,
- praninë e problemeve dhe nevojën për t'u angazhuar në projekte,
- afatet e projekteve, koha e shpenzuar, faza e funnel-it dhe prioriteti i projektit.
Portofolat gjithashtu na ndihmojnë të përgatitim raportet. Pas përditësimit të statusit të projektit, raporti mbi punën e kryer dhe të planifikuar dërgohet automatikisht në bisedën me klientin.
Portofoli i punonjësit
Edhe menaxheri i departamentit të projekteve ka portofolin e tij. Nëse, e shohim shhe, ai heq dorë nga pushteti, personi i ri do të shohë të gjithë projektet që duhet të vazhdojë t'i ndjekë.
Punonjësit linjare gjithashtu e vlerësuan lehtësinë e planifikimit të ngarkesës në portofol. Në skedën “Ngarkesa” Asana analizon vëllimin e detyrave në bazë të datave të afatit dhe paralajmëron, nëse punonjësi ka planifikuar një ngarkesë të pa përballueshme. Afatet dhe detajet mund të ndryshohen pa u larguar nga kjo skedë.
Zgjidhja e defekteve dhe zhvillimi i personalizuar
Një ekip i veçantë kujdeset për zhvillimin. Atij i dërgohen detyra të dy llojeve brenda procesit të biznesit:
- defekt,
- zhvillim i ri.
Defektet kontrollohen, vlerësohen për rëndësinë dhe dërgohen në punë nga shërbimi i mbështetjes teknike.
Detyrat për zhvillim vijnë ose nga backlog-u i produkteve të brendshme të kompanisë, ose nga menaxheri i projektit në rastin e një kërkese të tillë nga klienti.
Procesi i zhvillimit, në përgjithësi, duket kështu.
Detyrat bien në panelin e zhvillimit në Asana. Ja ku është.
Personi që formulon detyrën zgjidh llojin "Bug" ose "Feature", vendos shkallën e kriticitetit, tregon klientin dhe departamentet e brendshme të kompanisë të përfshira nga detyra. Kur detyra përmbush të gjitha kërkesat e rregulloreve të brendshme, formuluesi klikon mbi ikonën e shkëndijës në panelin e sipërm mbi detyrën dhe nis procesin automatik të biznesit "Vlerëso në zhvillim".
Kreu i departamentit të zhvillimit merr një njoftim për një detyrë të re për vlerësim, ndërsa detyra përkohësisht zhvendoset në një panel të veçantë me emrin e njëllojtë.
Pas vlerësimit, kreu e zhvendos detyrën në sprintin përkatës që i përkon muajit të planifikuar të përfundimit. Detyrat gjithmonë ndodhen në disa panele njëkohësisht:
- në panelin personal të menaxherit të projektit,
- në panelin e mbështetjes teknike,
- në panelin e zhvillimit.
Të gjithë pjesëmarrësit dhe punonjësit që kontrollojnë detyrën shikojnë përparimin e realizimit, marrin njoftime dhe zhvillojnë diskutime direkt në komentet e detyrës. Kur detyra përfundon – menaxheri i projektit ose specialisti përgjegjës i mbështetjes teknike "e merr" atë në anën e tij për të vazhduar punën në projekt.
Çfarë ndodhi kur ne rikthejmë departamentet e zhvillimit dhe prodhimit në një mjedis të përbashkët me ekipin?
Së pari, projektet e klientëve u bëjnë më afatgjata. Nën ndikimin e backlog-ut të vazhdueshëm është rritur mesatarja e shpenzimeve.
Së dyti, cilësia e projekteve është përmirësuar ndjeshëm, pasi departamenti i zhvillimit mund të bëjë pyetje në çdo moment për marketingun, shitjet, kontabilitetin etj. Ne fituam mundësinë për të angazhuar në kohë kompetencat e nevojshme të ekipit dhe për të ofruar zgjidhje të një niveli krejt tjetër.
Së treti, si punonjësit ashtu edhe menaxherët, dhe klientët morën transparencë të plotë në detyrat e planifikuara dhe të realizuara. Ne mësuam TË MENAXHOJMË projektet, kuptuam se ky është një proces tërësisht teknik, nga i cili mund të përjashtojmë pothuajse plotësisht faktorët njerëzorë.
Së katërti, ekipi është bëre më e bashkuar. Më parë, punonjësit nuk kishin një kuptim të mirë për atë që bënin departamentet mitike të zhvillimit dhe prodhimit.
Tani, duke parë procesin e zhvillimit dhe konfigurimit teknik të sistemeve:
- departamenti i shitjeve gjen ide dhe frymëzim se si të shesë,
- marketerët rregullisht kërkojnë përmbajtje të dobishme për postime, artikuj, pozicionim dhe tekste reklamash,
- drejtuesit analizojnë nevojat dhe sjelljen e klientëve, duke e korrigjuar strategjinë.
Ka dalë një transformim win-win-win, në të cilin fituam ne, klientët tanë dhe partnerët tanë. Do të isha i lumtur nëse do të ndani mendimet tuaja në komentet: është ndonjë gjë e dobishme në artikullin tim dhe cilat metoda menaxhimi të projekteve përdorni në zhvillim!
Burimi: habr.com
