Përshëndetje të gjithëve, unë quhem Konstantin Kuznetsov, dhe jam drejtor ekzekutiv dhe themelues i kompanisë RocketSales. Në fushën e IT-it shpesh ndodh që departamenti i zhvillimit jeton në universin e vet. Në këtë univers ka humidifikues ajri në çdo tavolinë, shumë gadget-e dhe pastrues për monitorët dhe tastierat, dhe, me siguri, një sistem të vetin për menaxhimin e detyrave dhe projekteve.
Çfarë ka të keqe në këtë?
Ndoshta për disa - asgjë. Por ne u përballëm me një problem. Ne merremi me ndërtimin dhe automatizimin e sistemeve të shitjeve, zbatojmë CRM, krijojmë infrastrukturë cloud për biznesin. Në projektet për klientët, përveç departamenteve të zhvillimit dhe prodhimit, shpesh përfshihen edhe marketerë, shitës, kontabilistë dhe punonjës të tjerë. Dhe ne filluam të mendojmë se si të organizojmë një proces efektiv të menaxhimit të projekteve.
Nëse procesi i zhvillimit dhe prodhimit është organizuar në një platformë si Jira ose GitLab, atëherë askush, përveç zhvillimit, nuk e kupton se çfarë po ndodh atje. Për të lidhur një punonjës të jashtëm me projektin, duhet të takohem me të, të shpjegoj kontekstin, të regjistroj ndonjëherë detyrën, pastaj të kontrolloj nivelin e gatishmërisë në bisedat e punës, përmes asaj bisedë të marr rezultatin dhe ta regjistroj në Jira. Kështu çdo herë.
Zhvillimi është i ndarë nga departamentet e tjera të kompanisë, ata nuk e dinë se si të na angazhojnë, ndërsa ne nuk e dimë nëse na duhen në bashkëpunim.
Pak vite më parë ne zbuluam platformën Asana. Në këtë material dua të tregoj se si organizuam procesin e menaxhimit të zhvillimit dhe prodhimit, për t'u siguruar që:
- e gjithë kompania të punonte në një ekosistem të vetëm,
- të gjithë të kishin mjaft funksionalitete,
- të ishte e mundur të vlerësoheshin kostot e çdo projekti në orë e para,
- bashkëpunimi me klientët të ishte afatgjatë: jo vetëm për një detyrë, por për një projekt tërësor me një backlog të vazhdueshëm ide.
Pak rreth njohjes me Asana
Kam kaluar 10 vjet në kërkim të një softi të përshtatshëm për menaxhimin e projekteve. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 dhe dhjetëra menaxherë të tjerë të detyrave nuk e kaluan provimin e qëndrueshmërisë. Pastaj e gjeta Asana. Dhe gjithçka u bë e mundur.
Sipas mendimit tonë, kjo është platforma më e mirë dhe më e shpejtë në rritje për menaxhimin e detyrave dhe projekteve. Sot, Asana është lideri global në popullaritet dhe kënaqësinë e përdoruesve. Kjo konfirmohet nga grafiku i renditjes g2.
Ne jemi adhurues të Asana, madje kemi përfunduar një certifikim për ta implementuar atë te klientët tanë.
Do ta përshkruaj shkurt procesin nga shitja deri te realizimi i projektit
Duke qenë se ne shesim shërbime IT, funneli ynë është mjaft i gjatë dhe, afër fundit, kalon në departamentin e prodhimit dhe, ndonjëherë, të zhvillimit.
Departamenti i shitjeve kryen manipulative standarde: audit, miratim të ofertës, nënshkrim të kontratës, kalim të marrëveshjes në prodhim. Prodhimi mund të mos pranojë kontratën: përveçse budgeti, data e kalimit në prodhim dhe fondi llogaritar i kohës për realizimin e projektit duhet të jenë të shënuara.
Falë lidhjes amoCRM + Asana, kur kalon marrëveshja nga departamenti i shitjeve në prodhim dhe përsëri, puna nuk ndërpritet. Zona e përgjegjësisë së departamentit të shitjeve është e shënuar me ngjyrë blu, e departamentit të prodhimit me ngjyrë portokalli, dhe e departamentit të zhvillimit me ngjyrë rozë.
Është e rëndësishme që departamenti i zhvillimit, ndryshe nga departamenti i projektit, nuk merr pjesë në çdo projekt. Ndsometimes, konfigurimi i sistemit nuk kërkon zgjidhje të personalizuara.
Kështu, kur udhëheqësi merr projektin në prodhim, menaxheri i shitjeve me një klik kalon në Asana (screenshoti). Nga amoCRM, projekti krijohet automatikisht në Asana.
Një detyrë me hartën e projektit, ofertat tregtare krijohet automatikisht në bordin e përbashkët të projekteve të klientëve. Këtu shfaqen të gjitha klientët që janë aktualisht në prodhim. Këtu caktohet menaxheri përgjegjës, vendosen afatet dhe zgjidhet tipi i punës, si dhe ndryshojnë statuset e detyrave.
Menaxheri mund të nisë në detyrë cilindo nga proceset e biznesit automatike të propozuara:
- Gjëj/Krijo projektin e Klientit + Bashkangjit detyrën aty
- Plotëso detyrën me informacionin mbi marrëveshjen
- Krijo një marrëveshje nga detyra aktuale
Projekti plotësohet me të gjitha të dhënat e dhëna në amoCRM. Në varësi të tipit të shërbimeve, menjëherë krijohet një grup nën detyrash për realizimin e moduleve aktuale të punës. Menaxheri i projektit mbetet për detajizimin e detyrave të detajuara, për të caktuar përgjegjësit dhe afatet.
Ky тази tabelë ndihmon në pranimin e projekteve të reja në punë. Por, është e vështirë të kontrollosh statuset aktuale dhe projektet në zonën e rrezikut.
Si e grupojmë detyrat dhe projektet e klientëve
Nga tabela e përgjithshme të projekteve, menaxheri shton projektin edhe në 3 tabela të tjera:
- tabela personale e klientit;
- portofoli i klientëve aktivë;
- portofoli i menaxherit.
Të shqyrtojmë përse na nevojitet secila nga këto entitete.
Në screenshot shihni tabelën personale të klientit.
Pse na nevojitet kjo tabelë?
Më parë mendonim për detyra. Bënim një detyrë, pastaj shkonim të bënim një tjetër. Rezultati ishte se realizonim saktësisht sasinë e punës që kërkonte klienti. Por, dëshironim të nd nikim marrëdhënie afatgjata, prandaj u larguam nga puna me detyra në punën me klientët.
Ne gjithmonë regjistrojmë të gjitha idetë për përmirësime për klientin. Edhe nëse është një mendim, e hedhur rastësisht nga klienti, e regjistrojmë dhe e realizojmë. Kështu formohet backlog-u i detyrave, puna me klientin nuk mbaron.
Çfarë ka në këtë tabelë?
Asana jonë është e lidhur me disa shërbime:
- CRM-sistemi (për ndërveprimin me departamentin e shitjeve),
- TimeDoctor (për regjistrimin e kohës),
- ERP-sistema (për agregimin e të dhënave të gjitha në një ndërfaqe të vetme).
Ne kemi integruar një panel të kontrollit të shpejtë të burimeve në Asana. Kur sillni mouse-in mbi skedën përpara detyrës, shihni se kush dhe sa ka punuar mbi detyrën, çfarë shpërblimi ka fituar.
Ekipi i prodhimit vlerësohet sipas orëve, prandaj ishte e rëndësishme për ne të ndjekim saktësisht sa kohë i ka shkuar çdo punonjësi për të zgjidhur detyrat e klientit.
Çfarë ofron përdorimi i tabelës?
Në fund, në ERP-sistem ne shohim Raporti mbi projektet. Statusi i marrëveshjes, pjesëmarrësit e projektit, buxheti i projektit, numri i orëve të punuara dhe afatet.
Ne mund të parashikojmë koston e projekteve të ngjashme për zhvillim, llogaritja e KPI-ve bëhet plotësisht e qartë dhe nuk mbetet vend për iluzione se zhvillimi është thjesht disa orë. Në rast nevoje, gjithmonë kemi ndërfaqen që mund t'ia tregojmë klientit për raportim.
Portofolat Asana
Kjo funksionalitet është implementuar në Asana për një kohë të gjatë. Por ne nuk e kemi vlerësuar menjëherë. Fillimisht ne thjesht grumbulluam në portofola të gjitha projektet e menaxherëve tanë. Doli se gjatë kohës së punës në kompani, Denis Kiseleva ka punuar me 61 klientë.
Të dish këtë është interesant, por nuk është e mjaftueshme për të justifikuar kohën e shpenzuar për mbledhje. Dhe ne e lëmë pas dore portofolin. Çdo gjë ndryshoi kur ne e lidhëm projektin në Asana me një marrëveshje në sistemin CRM.
Më parë, menaxheri nënshkruante të gjitha projektet dhe merrte njoftime për të gjitha ndryshimet në Inbox (rrjedhën e njoftimeve). Çdo përditësim statusi, koment i ri shfaqej në rrjedhë, duke filluar nga më i fundit. Të hënën, menaxheri ulej dhe kryente detyrat nga inbox një për një. Nuk flitej për përparësitë, duke arritur ndonjëherë që të mos arrinim në detyrat më të rëndësishme.
Tani ka portofolin e punonjësit dhe portofolin e departamentit të projektit. Në të parin, menaxheri menaxhon projektet e tij, i dyti i jep menaxherit funksionalitetin kontrollues mbi ngarkesën aktuale të të gjithë punonjësve.
Portofoli i departamentit të projektit
Në screenshot shihni projektet e renditura sipas punonjësve.
Një herë në javë, menaxheri i projektit përditëson statusin e çdo projekti. Ai shkruan se çfarë është bërë javën e kaluar dhe çfarë planifikohet për javën pasuese. Vendos një nga tre etiketat: në kontroll, në zonë rreziku, ka probleme.
Menaxheri mund të vlerësojë shpejt:
- vëllimi aktual i klientëve në departamentin e projekteve,
- numri i projekteve në punë për çdo menaxher,
- numri i detyrave të kaluara për projekte,
- prania e problemeve dhe nevojës për t'u angazhuar në projekte,
- afatet e projekteve, koha e shpenzuar, faza e pipeline dhe prioriteti i projektit.
Portofolat gjithashtu na ndihmojnë të përgatisim raportet. Pas përditësimit të statusit të projektit, raporti mbi punën e përfunduar dhe të planifikuar dërgohet automatikisht në bisedën me klientin.
Portofoli i punonjësit
Një portofol personal ka edhe drejtori i departamentit të projekteve. Nëse, mos qoftë e keq, ai heq dorë nga kompetencat e tij, personi i ri do të shohë të gjitha projektet që i përkasin dhe që do të vazhdojnë të ndjekin.
Punonjësit e rregullt gjithashtu e vlerësuan lehtësinë e planifikimit të ngarkesës në portofol. Në tabin “Ngarkesa”, Asana analizon volumin e detyrave duke marrë parasysh afatet dhe paralajmëron nëse punonjësi ka planifikuar një ngarkesë tepër të madhe. Afatet dhe detajet mund të ndryshohen pa dalë nga ky tab.
Zgjidhja e defekteve dhe zhvillimi i personalizuar
Një ekip i veçantë merret me zhvillimin tek ne. Në kuadër të procesit të biznesit, atij i dorëzohen detyra të dy tipeve:
- gabim,
- zhvillim i ri.
Gabimet kontrollohen, vlerësohen për kriticitet dhe kalohen për punë në shërbimin e mbështetjes teknike.
Detyra për zhvillim vijnë ose nga backlog-u për produktet e brendshme të kompanisë, ose nga menaxheri i projektit nëse ka një kërkesë përkatëse nga klienti.
Procesi i zhvillimit, në përgjithësi, duket kështu.
Detyrat bien në tabelën e zhvillimit në Asana. Ja, ajo.
Shkresuesi i detyrës zgjedh llojin 'Gabim' ose 'Veçori', vendos nivelin e kriticitetit, tregon klientin, dhe departamentet e brendshme të kompanisë që preken nga detyra. Kur detyra i përmbush të gjitha kërkesat e rregullores së brendshme, shkresuesi klikoni në ikonën e shkëndijës në panelin e sipërm mbi detyrën dhe aktivizon procesin automatik të biznesit 'Vlerëso në zhvillim'.
Kryetari i departamentit të zhvillimit merr njoftim për një detyrë të re për vlerësim, dhe vetë detyra përkohësisht zhvendoset në një tabelë të veçantë me emrin e njëjtë.
Pas vlerësimit, menaxheri kalon detyrën në sprintin që i përshtatet muajit të planifikuar për përfundim. Detyrat gjithmonë janë në disa tabela njëkohësisht:
- në tabelën personale të menaxherit të projektit,
- në tabelën e mbështetjes teknike,
- në tabelën e zhvillimit.
Të gjithë pjesëmarrësit dhe punonjësit që mbikëqyrin detyrën shohin progresin e realizimit, marrin njoftime, dhe diskutojnë drejtpërdrejt në komentet e detyrës. Kur deteja përfundohet, menaxheri i projektit ose specialisti përgjegjës i mbështetjes teknike "e marrin" atë në anën e tyre për të vazhduar punën në projekt.
Çfarë ndodhi kur i kthyem departamentet e zhvillimit dhe prodhimit në një ambient të përbashkët me ekipin?
Së pari, projektet e klientëve u bëjnë më afatgjata. Falë një backlog-u që plotësohet vazhdimisht, u rrit mesatarja e faturës.
Së dyti, cilësia e projekteve u përmirësua ndjeshëm, pasi departamenti i zhvillimit në çdo moment mund të bënte një pyetje për marketingun, shitjet, llogaritin etj. Ne fituam mundësinë për të përfshirë në kohë kompetencat e nevojshme të ekipit dhe për të propozuar zgjidhje krejt ndryshe.
E treta, të gjithë punonjësit, drejtuesit dhe klientët e morën transparencën e plotë në detyrat e planifikuara dhe të realizuara. Ne mësuam të menaxhonim projektet, kuptuam se kjo është një proces krejtësisht teknik, nga i cili mund të përjashtohet pothuajse plotësisht elementi njerëzor.
Së katërti, ekipi është bërë më i bashkuar. Më parë, punonjësit kishin një njohuri të kufizuar mbi atë se çfarë bënin departamentet mitike të zhvillimit dhe prodhimit.
Tani, duke parë procesin e zhvillimit dhe konfigurimit teknik të sistemeve:
- departamenti i shitjeve gjen në atë ide dhe frymëzim për mënyrat e shitjes,
- marketerët rregullisht marrin përmbajtje të dobishme për postime, artikuj, pozicionim dhe tekstet reklamues,
- drejtuesit analizojnë nevojat dhe sjelljet e klientëve, duke korrigjuar strategjinë.
Kjo ka rezultuar në një transformim win-win-win, në të cilin fituam ne, klientët dhe partnerët tanë. Do të isha i lumtur nëse do të ndaheni mendimin tuaj në komentet: a kishte diçka të dobishme në artikullin tim dhe cilat metoda menaxhimi projekti përdorni në zhvillim!
Burimi: habr.com
