Ne kemi shkruar disa herë se si teknologjitë tona ndihmojnë dhe madje të përpunojnë informacionin nga çdo lloj dokumenti dhe të futin të dhënat në sistemet e llogarive. Sot do të flasim për mënyrën se si implementuam në – furnizuesin më të madh të ngrohjes dhe ujit të nxehtë në Moskë.
Para se të imagjinoni veten në vendin e një kontabilisti të zakonshëm. E kuptojmë, nuk është e lehtë, por secili përpiquni. Çdo ditë përshtatet një sasi e madhe faturash me letra, dërgesash, certifikata dhe kështu me radhë. Veçanërisht shumë – në ditët përpara dorëzimit të raporteve. Të gjitha të dhënat dhe shumat duhet të kontrollohen shpejt dhe me kujdes, të riprodhohen dhe të futen në sistemin e llogarive, të realizohen transaksionet manuale dhe të dërgohen dokumentet në arkiv, në mënyrë që më pas të ofrohen në kohë për verifikim për auditorët e brendshëm, shërbimin tatimor, organet e rregullimit të tarifave dhe të tjerë. E vështirë? Por kjo është një praktikë e gjatë biznesi që ekziston në shumë kompani. Së bashku me MOEK, ne e simplifikuam këtë punë të mundimshme dhe e bëmë atë më të përshtatshme. Nëse jeni të interesuar se si ndodhi, mirë se erdhët nën të.
Në foto – TEC-21 në Moskë, prodhuesi më i madh i energjisë termike në Europë. Ngrohja e prodhuar në këtë stacion, MOEK e furnizon për 3 milion banorë në veriun e Moskës. .
MOEK ka njëzet filiale në Moskë. Ato shërbejnë 15,811 km të rrjeteve të ngrohjes, 94 stacione dhe kotelë të ngrohjes, 10,000 pika ngrohje dhe 24 stacione pompimi, dhe gjithashtu ndërtuan dhe vendosën sisteme të reja të furnizimit me ngrohje. Kompania blen shumë pajisje dhe shërbime për aktivitetin e saj: . Rregullimi i dokumenteve në çdo njësinë-iniciatore të blerjes merret nga punonjësit e veçantë - kuratorët e kontratave.
Si janë të organizuara kontratat në një kompani të madhe? Kur kuratorët nënshkruajnë kontrata, ata marrin nga partnerët shumë dokumente të rëndësishme: fatura të mallrave, nëshkrime për shërbimet e ofruara, fatura, certifikata etj. Zakonisht, kuratori skanon dokumentet dhe më pas i bashkëngjit skanat e tyre në porosinë në sistemin e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes. Kontrolluesi financiar kontrollon manualisht të dhënat e gjitha. Pas kësaj, kuratori dërgon origjinalet e dokumenteve në zyrën e kontabilitetit. Ose këtë e bën një kurier, dhe atëherë shpërndarja e dokumenteve mund të zgjasë më shumë — nga disa orë deri në disa ditë.
Dhe gjithçka do të ishte mirë, por, siç ndodh në shumë kompani të tjera:
- Dokumentet mund të arrijnë në zyrën e kontabilitetit disa ditë para dorëzimit të raportit. Atëherë, kontabilistët janë të detyruar të kalojnë ditë e natë në vendin e punës. Duhet të kontrollojnë manualisht nëse të gjitha faturat, dërgesat etj. janë plotësuar saktë. Më pas, nëse gjithçka është në rregull, punonjësi rishtyp të dhënat në sistemin e kontabilitetit dhe bën regjistrimet. Në këtë mënyrë, 90% e kohës së kontabilistit zë rishtypja e të dhënave — detajeve, shumave, datave, numrave të nomenklaturave etj. Për këtë arsye, rreziku i gabimit ndodh.
- Dokumentet mund të vijnë tashmë me gabime. Ndonjëherë mungojnë disa fatura ose certifikata. Ndonjëherë kjo zbulohet në ditët e fundit para dorëzimit të raportimeve. Për këtë arsye, afatet e pajtimit të dokumenteve mund të zgjaten.
- Pas kryerjes së regjistrimeve, kontabilistët ruajnë dërgesat, faturat dhe aktet në arkiva të ndryshme, si në letër ashtu edhe elektronikisht. Pse kjo sjell vështirësi? Për shembull, MOEK punon me tarifa, prandaj është e detyruar të raportojë rregullisht për shpenzimet e saj para organeve qeveritare. Dhe kur në kontabilitet arrin një audit të ri shtetëror ose taksor, punonjësit detyrohen të kërkojnë gjatë për dokumentet.
Si dukej më parë skema e punës së kontabilitetit të MOEK:
MOEK ishte e para në sektorin energjetik që vendosi të ristrukturonte dhe thjeshtonte këtë skemë, për të përshpejtuar mbylljen e marrëveshjeve dhe paraqitjen e raportimeve, si dhe për të vlerësuar më mirë ndryshimet e tregut gjatë blerjeve dhe për të planifikuar strategjinë e saj financiare. Të ndryshosh një skemë të punës të krijuar prej vitesh vetëm, ishte e vështirë, prandaj kompania vendosi ta transformonte atë në bashkëpunim me partnerin – ABBYY.
Thënë e bërë
Ekipi i specialistëve të ABBYY zbatoi në MOEK një platformë universale për përpunimin inteligjent të informacionit dhe konfiguruan:
- përshkrime fleksibile (shabllone për nxjerrjen e të dhënave) për përpunimin e dokumenteve. Rreth asaj se çfarë është dhe për çfarë nevojitet, flasim në detaje në Habr dhe . MOEK përpunon me zgjidhjen e saj më shumë se 30 lloje dokumentesh (për shembull, aktin e pajisjeve të instaluara ose aktin e shpërblimit të agjentit) dhe nxjerr nga ato mbi 50 atribute (numri i dokumentit, shuma totale me TVSH, emri i blerësit, shitësit, kontraktorit, sasia e mallrave etj.);
- njësia për kryerjen e kontrollimeve dhe shkarkimin e të dhënave, e cila lidh ABBYY FlexiCapture, SAP dhe OpenText. Falë këtij lidhësi, tani është e mundur verifikimi automatik i të dhënave nga porosia dhe kontrata sipas katalogëve të ndryshëm. Më shumë në lidhje me këtë do të flasim më poshtë;
- eksporti i dokumenteve në arkivin elektronik në bazë të OpenText. Tani të gjitha skanat e dokumenteve ruhen në një vend;
- projektet e llogarive në SAP ERP me lidhje në skan-et e dokumenteve.
Pastaj punonjësit e ABBYY dhe MOEK zhvilluan një formë kërkimi, në mënyrë që accountant-i të mund të gjejë në sekonda llogaritë e rëndësishme në arkivin elektronik sipas çdo atributi dhe t'i ofrojë ato për kontrollet e inspektimeve tatimore.
Kërkimi është i mundur sipas 26 kritereve të ndryshme (imazhi është klikues):
Pas suksesit të testimit të gjithë sistemit nga MOEK, ai u nisi në përdorim. I gjithë projekti, duke përfshirë miratimet, sqarimet dhe përmirësimet, u realizua brenda 10 muajve.
Skema e punës pas implementimit të ABBYY FlexiCapture:
Ju duket se nuk ka ndryshuar asgjë? Po, procesi i biznesit ka mbetur i njëjtë, thjesht shumica e funksioneve tani kryhen nga makina.
Llogaria, të jetë bërë!
Si ndodhen gjërat tani? Supozoni, kujdestari i kontratës ka marrë një grup dokumentesh fillestare për marrëveshjen për furnizimin e pompave për TPP, ose, për shembull, ndërtimin e rrjeteve të ngrohjes. Specialistit nuk i nevojitet më të kontrollojë vetë plotësinë dhe përmbajtjen e dokumenteve, të thërrasë një kurier dhe të dërgojë origjinalet në kontabilitet. Kujdestari thjesht skanon grupin e nënshkruar të dokumenteve fillestare dhe më pas merret me punën teknologjia.
Me ndihmën e sistemit të skanimit rrjet, punonjësi dërgon skanat në format TIFF ose PDF në dosjen e tij të nxehtë ose në emailin e tij. Pastaj ai hap stacionin e hyrjes në web ABBYY FlexiCapture dhe zgjedh llojin e paketës së dokumenteve për përpunim. Shembuj janë 'blere shërbime/punë me shpërblim agjencie', 'pranimi i burimeve materiale-teknike (MTR)' ose 'menaxhimi i pasurive'.
Nga lloji i paketës varet numri dhe llojet e dokumenteve dhe të dhënave që sistemi duhet të klasifikojë, njohë dhe verifikojë.
Kuratori ngarkon skanat për njohje. Sistemi kontrollon automatikisht praninë e të gjithë dokumenteve, përmbajtjen e çdo letre, dhe në server ndodhet njohja e detajeve – datës së kontratës, shumës, adresës, INN, KPP dhe të dhënave të tjera. Sidomos, MOEK është kompania e parë energjetike në Rusi që përdor një qasje të tillë.
Nëse kuratori ka ngarkuar jo të gjithë dokumentet ose në ndonjë faturë janë të dhëna të paplota, sistemi e vë re këtë dhe menjëherë kërkon nga punonjësi të korrektojë gabimin:
Sistemi ankohet dhe kërkon të shtohen dokumentet e munguar (këtu dhe më tej screenshots janë klikueshme):
Sistemi vuri re se dokumenti është i skaduar:
Kështu, punonjësi nuk ka më nevojë të përcaktojë nëse dokumenti është përgatitur siç duhet. Nëse gjithçka është e saktë, shumica e kontrolleve të të dhënave bëhen automatikisht në stacionin e hyrjes në web. Mjafton të shtypni numrin e porosisë, i cili është përcaktuar në SAP ERP. Pas kësaj, ndodhet përputhja e të dhënave të njohura me informacionin që po përpunohen në SAP: NIPT-in dhe KPP-në e kontraktorit, numrat dhe shumtat e kontratës, TVSH-në, nomenklaturën e produktit ose shërbimit. Procesimi dhe verifikimi i një dokumenti zgjat vetëm disa minuta.
Duke përdorur të dhënat – NIPT-in dhe KPP-në – mund të zgjidhni kompaninë e nevojshme nga lista.
Nëse ka një gabim në faturë ose dërgesë, dokumenti nuk do të kalojë për eksport në arkiv. Për shembull, nëse dokumenti është përgatitur gabimisht ose një nga simbolet është njohur gabim, sistemi do ta theksojë këtë dhe do t'i kërkojë punonjësit të korrigjojë të gjitha pasaktësitë. Të japim një shembull:
Sistemi gjeti se OJSC 'Vasilok' nuk është në listën e furnizuesve të MOEK.
Kjo u lejon punonjësve të ndjekin gabimet edhe para se dokumenti të arrijë në kontabilitet.
Nëse të gjitha kontrollet kalojnë me sukses, një kopje skenuar e dokumentit dërgohet me një klikim në arkivin elektronik OpenText, dhe në SAP shfaqet lidhja dhe karta me metadatat e tij. Kontabilisti ose kujdestari mund ta shikojnë gjithmonë në arkivin elektronik listën e dokumenteve për porosinë e nevojshme dhe informacionin se kush, në cilat afate, me çfarë rezultati ka përpunuar dokumentet.
Pjetër Pjetërvici hapi arkivin elektronik, …
…për të parë kush e ngarkoi dokumentet për porosinë №1111.
Pas eksportimit të të dhënave dhe skaneve nga ABBYY FlexiCapture, në SAP shfaqet një skicë e regjistrimit me të dhëna të mbushura paraprakisht dhe lidhje me skan-kopjet e dokumenteve.
Skica e regjistrimit:
Pastaj kontabilisti merr një njoftim në email me një lidhje për skicën e gatshme dhe skanimet. Specialistit nuk i nevojitet më të shqetësohet me dokumentet. I mbetet vetëm të verifikojë në skane shumën përfundimtare të marrëveshjes, praninë e vulës, nënshkrimin dhe të realizojë regjistrimin. Tani kontabilisti e kalon atë për më pak se një minutë.
Përmbledhja e projektit
- Me teknologjit ABBYY, MOEK ka thjeshtuar dhe përshpejtuar jo vetëm kontabilitetin por edhe kontrollin financiar. Për të bërë një transaksion, punonjësit nuk kanë më nevojë të presin kurierin me origjinalet e dokumenteve – mjafton të marrin me një klikim skaninë me të dhënat e verifikuara nga arkiva elektronike. Megjithatë, dokumenti papir gjithsesi është ende i nevojshëm. Por tani mund të dërgohet në kontabilitet më vonë. Kur ai të arrijë atje, punonjësi do të vendosë në sistemin e kontabilitetit shenjën "Origjinali u mor".
- Punonjësit menjëherë marrin të gjithë të dhënat e nevojshme për transaksionin nga skanat, kryejnë transaksionet në kohë dhe përgatisin paraprakisht të gjitha dokumentet për raportimin. Tani as kontrolli i brendshëm dhe as ai i jashtëm nuk i tremb.
- Kontabilistët kryejnë operacionet financiare 3 herë më shpejt, dhe MOEK përfundon periudhën e raportimit 10 ditë më herët.
- Të gjitha degët e MOEK ruajnë dokumentet kontabël në një arkiv të vetëm elektronik. Falë kësaj, gjetja e çdo fature, kontrate ose akti të kryer, si dhe çdo atribut nga ato (shumat, TVSH, nomenklaturat e produkteve ose shërbimeve) mund të bëhet 4 herë më shpejt se më parë.
- Në vit, zgjidhja përpunon më shumë se 2.6 milion faqe dokumentesh.
Në vend të përfundimit
MOEK përdor prej 2 vitesh dhe gjatë kësaj kohe ka mbledhur statistika. Doli se kontabilistët bëjnë 95% të transaksioneve pa bërë ndryshime në skicat. Kjo do të thotë se të tilla transaksione në të ardhmen mund të kalojnë plotësisht në mënyrë automatike. Kështu ndodhi që ky produkt u bë në fakt hapi i parë i kompanisë në përpjekjet për të implementuar në proceset e saj biznesore elemente të "inteligjencës artificiale": MOEK po zhvillon programin përkatës.
Edhe kompanitë e tjera ruse po automatizojnë punën e kontabilitetit: e bëjnë atë më të thjeshtë dhe më të përshtatshme. Për shembull, me ndihmën e teknologjive ABBYY, shërbimi i kontrollit financiar "" merr informacione të rëndësishme për biznesin dyfish më shpejt dhe shpenzon 20% më pak kohë për të gjetur faturat dhe dokumentet e mallrave të kërkuara. Teknologjitë e përpunimit inteligjent të informacionit ndihmojnë punonjësit e kontabilitetit të grupit "" të gjejnë menjëherë dokumentet financiare të nevojshme gjatë inspektimeve masive të taksave. Në vitin 2019, specialistët e kompanisë planifikojnë të përpunojnë rreth 10 milion faqe dokumentesh.
A doni të mësoni më shumë rreth projektit MOEK dhe ABBYY? Më 3 prill në 11:00, zëvendës drejtori i Qendrës së Teknologjisë së Informacionit të MOEK, Vladimir Feoktistov, do të flasë për detajet e rastit në një . Bashkohuni nëse dëshironi të bëni pyetje.
Elizaveta Titarenko,
redaktore e blogut korporativ ABBYY
Burimi: habr.com
