Ne kemi shkruar disa herë se si teknologjitë tona ndihmojnë dhe madje të përpunojnë informacionin nga çdo lloj dokumenti dhe të fusin të dhënat në sistemet e llogarive. Sot do të flasim se si e implementuam në - furnizuesi më i madh i ngrohjes dhe ujit të nxehtë në Moskë.
Imagjinoni se jeni në vendin e një kontabilisti të zakonshëm. E kuptojmë, nuk është e lehtë, por përpiquni megjithatë. Çdo ditë merrni një numër të madh faturash të shkruara me dorë, faturash, certifikatash dhe kështu me radhë. Veçanërisht shumë gjatë ditëve të paraqitjes së raporteve. Të gjitha të dhënat dhe shumat duhet të kontrollohen shpejt dhe me kujdes, të përshtaten dhe të futen në sistemin e llogarive, të realizohen manualisht transaksionet dhe të dërgohen dokumentet në arkiv, për t'iu ofruar në kohë auditorëve të brendshëm, shërbimit të tatimeve, organeve të rregullimit të tarifave dhe të tjerëve për verifikim. E vështirë? Por kjo është një praktikë shumëvjeçare biznesi që ekziston në shumë kompani. Së bashku me MOEK-un ne e thjeshtuam këtë punë të mundimshme dhe e bëmë atë më të rehatshme. Nëse jeni të interesuar se si ndodhi, mirëseerdhët nën kat.
Në foto – TPP-21 e Moskës, prodhuesi më i madh i energjisë termike në Evropë. Ngrohja e prodhuar në këtë stacion, MOEK e ofron për 3 milion banorë të veriut të Moskës. .
MOEK ka në Moskë njëzet e pesë filiale. Ato shërbejnë 15,811 km rrjete termike, 94 stacione të ngrohjes dhe kazanë, 10,000 pika ngrohjeje dhe 24 stacione pompimi, dhe po ashtu ndihmojnë në ndërtimin dhe pajisjen e sistemeve të reja të ngrohjes. Kompania blen një sasi të madhe pajisjesh dhe shërbimesh për aktivitetet e saj: . Dokumentacionin në çdo njësi-initiator të blerjes e menaxhojnë punonjës të veçantë – kujdestarët e marrëveshjeve.
Si ka është organizimi i marrëveshjeve në një kompani të madhe? Kur koordinuesit nënshkruajnë një marrëveshje, ata marrin nga partnerët shumë dokumente të rëndësishme: fatura, konfirmime të shërbimeve, faktura, certifikata dhe të tjera. Zakonisht, koordinuesi skanon dokumentet e biznesit dhe më pas i bashkëngjit skanat në porosi në sistemin e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes. Kontrolluesi financiar kontrollon manualisht të dhënat. Pas kësaj, koordinuesi dërgon origjinalet e dokumenteve në kontabilitet. Ose një kurier merret me këtë, dhe atëherë transferimi i dokumenteve mund të marrë më shumë kohë - nga disa orë deri në disa ditë.
Dhe gjithçka do të ishte në rregull, por si në shumë kompani të tjera:
- Dokumentet mund të arrijnë në kontabilitet disa ditë para dorëzimit të raportimeve. Atëherë, kontabilistët duhet të qëndrojnë ditë e natë në vendin e punës. Duhet kontrolluar manualisht nëse të gjitha faturat, fletëdëftesat etj. janë plotësisht të mbushura siç duhet. Më pas, nëse gjithçka është korrekte, punonjësi rishkruan të dhënat në sistemin e llogarive dhe realizon transaksionet. Në këtë proces, 90% e kohës së kontabilistit përmban rishkrimin e të dhënave - të dhënat e identifikimit, shumave, datave, numrave të produkteve etj. Kjo krijon një rrezik për gabime.
- Dokumentet mund të vijnë tashmë me gabime. Disa herë mungojnë disa fatura ose certifikata. Ndonjëherë kjo zbulohet në ditët e fundit para dorëzimit të raportimeve. Kjo bën që afatet për miratimin e dokumenteve të mund të zgjaten.
- Pas realizimit të transaksioneve, kontabilistët ruajnë fletëdëftesat, faturat dhe aktet në arkiva të ndryshme, si ato të paper, ashtu edhe ato elektronike. Pse kjo shkakton vështirësi? Për shembull, MOEK punon me tarifa, prandaj është e detyruar të raportojë rregullisht për shpenzimet e saj para autoriteteve ekzekutive. Dhe kur në kontabilitet arrin një kontroll të radhës nga shteti ose tatimet, punonjësit duhet të kërkojnë gjatë për dokumentet.
Si ishte më parë skema e punës së kontabilitetit të MOEK:
MOEK ishte e para në industrinë energjetike që vendosi të riparojë dhe thjeshtojë këtë skemë, për të mbyllur më shpejt kontratat dhe për të dorëzuar raportet, për të vlerësuar më mirë ndryshimet në treg gjatë blerjeve dhe për të planifikuar strategjinë e saj financiare. Të ndryshosh një skemë të vendosur për një periudhë të gjatë, vetëm me forcat e veta, ishte e vështirë, prandaj kompania vendosi ta transformojë atë së bashku me partnerin e saj – ABBYY.
Së bërë
Ekipa e specialistëve të ABBYY ka implementuar një platformë univerzale për përpunimin e informacionit inteligjent në MOEK dhe e ka konfiguruar:
- përshkrimet fleksible (templatet e nxjerrjes së të dhënave) për përpunimin e dokumenteve. Ne kemi folur hollësisht për çfarë është kjo dhe përse është e nevojshme në Habrë dhe . MOEK përpunon më shumë se 30 lloje dokumentesh (për shembull, aktin e pajisjeve të montuara ose aktin për shpërblimin agjent) dhe nxjerr më shumë se 50 atribute (numri i dokumentit, shuma përfundimtare me TVSH, emri i blerësit, shitësit, kontraktorit, sasia e mallrave etj.);
- një konektor për kryerjen e kontrollimeve dhe shkarkimin e të dhënave, i cili lidh ABBYY FlexiCapture, SAP dhe OpenText. Falë konektorit, kontrollet automatike të të dhënave nga porosia dhe kontrata janë bërë të mundshme përmes listave të ndryshme. Për këtë do të flasim pak më poshtë;
- eksporti i dokumenteve në arkivin elektronik të bazuar në OpenText. Tani të gjitha skanat e dokumenteve ruhen në një vend;
- draftet e transaksioneve të kontabilitetit në SAP ERP me referenca në imazhet skan të dokumenteve.
Pastaj, punonjësit e ABBYY dhe MOEK zhvilluan një formular kërkimi, në mënyrë që kontabilisti të mund të gjejë në sekonda llogaritë e rëndësishme në arkivin elektronik për çdo atribut dhe t'i paraqesë ato për kontrollimet në inspektoratet tatimore.
Kërkimi është i mundur përmes 26 kritereve të ndryshme (imazhi është klikues):
Pas testimit të suksesshëm të gjithë sistemit nga MOEK, ai u vendos në përdorim. I gjithë projekti, përfshirë miratimet, sqarimet dhe përmirësimet, u zbatua për 10 muaj.
Skema e funksionimit pas implementimit të ABBYY FlexiCapture:
Ju duket se asgjë nuk ka ndryshuar? Po, procesi i biznesit ka mbetur i njëjtë, thjesht një pjesë e madhe e funksioneve tani ekzekutohet nga makina.
Transaksioni, përfundo!
Si po shkojnë tani punët? Le të supozojmë se koordinatori i kontratës ka marrë një grup dokumentesh fillestare për një marrëveshje për furnizimin me pompa për termocentralet, ose, për shembull, ndërtimin e rrjeteve të ngrohjes. Specialistit nuk i nevojitet më të verifikojë vetë komplekset dhe përmbajtjen e dokumenteve, të thërrasë kurierin dhe të dërgojë kopjet origjinale të dokumenteve në kontabilitet. Koordinatori thjesht skanon paketën e nënshkruar të dokumenteve fillestare, dhe pastaj merret me punën teknologjia.
Me sistemin e skanimit në rrjet, punonjësi dërgon skanat në format TIFF ose PDF në dosjen e tij të nxehtë ose në email. Më pas ai hap stacionin e inputit ABBYY FlexiCapture dhe zgjedh llojin e paketës së dokumenteve për përpunim. Për shembull, "blerje punësh/shërbimesh me komision agjencial", "pranimi i burimeve materiale-teknike (MTR)" apo "kontrolli i pasurive".
Nga lloji i paketës varet numri dhe llojet e dokumenteve dhe të dhënave të nevojshme që sistemi duhet të klasifikojë, njohë dhe verifikojë.
Kuratori ngarkon skanat për njohje. Sistemi kontrollon automatikisht praninë e të gjithë dokumenteve, përmbajtjen e çdo letre, dhe në server ndodh njohja e të dhënave – datat e kontratës, shumën, adresën, INN, KPP dhe të dhëna të tjera. Për shembull, MOEK është kompania e parë energjetike në Rusi që përdor një qasje të tillë.
Nëse kuratori ka ngarkuar jo të gjitha dokumentet ose në ndonjë faturë janë shënuar jo të gjitha të dhënat, sistemi e vëren këtë dhe menjëherë kërkon nga punonjësi të korrigjojë gabimin:
Sistemi ankohesh dhe kërkon të shtohen dokumentet që mungojnë (këtu dhe më tej, skrinshotet janë klikues):
Sistemi vuri re se dokumenti është i skaduar:
Kështu, punonjësi më nuk ka nevojë të përcaktojë nëse dokumenti është korrekt. Nëse gjithçka është e saktë, atëherë përmes stacionit të inputit ndodhin automatikisht shumica e verifikimeve të të dhënave. Mjafton të futni numrin e porosisë, i cili është shënuar në SAP ERP. Pas kësaj, ndodh përputhja e të dhënave të njohura me informacionin që trajtohet në SAP: INN dhe KPP e palës kontraktuese, numrat dhe shumën e kontratës, TVSH, nomenklaturën e produktit ose shërbimit. Përdorimi dhe verifikimi i një dokumenti zë vetëm disa minuta.
Nga të dhënat – INN dhe KPP – mund të zgjidhni kompaninë e nevojshme nga lista:
Nëse në faturë ose në mënyrë ka ndonjë gabim, ajo nuk do ta lejojë dokumentin të eksportohet në arkiv. Për shembull, nëse dokumenti është përgatitur në mënyrë të papërshtatshme ose një nga simbolet nuk është njohur saktë, sistemi do të tregojë këtë dhe do t'i kërkojë punonjësit të korrigjojë të gjitha pasaktësitë. Le të japim një shembull:
Sistemi zbuloi se ZAO "Vasiljek" nuk është në listën e furnizuesve të MOEK.
Kjo u lejon punonjësve të ndjekin gabimet para se dokumenti të arrijë në kontabilitet.
Nëse të gjitha verifikimet kalojnë me sukses, atëherë me një klik, kopja skanografike e dokumentit dërgohet në arkivin elektronik OpenText, dhe në SAP shfaqet një lidhje dhe një kartelë me metadatën e saj. Kontabilisti ose kujdestari gjithmonë mund të shikojnë në arkivin elektronik listën e dokumenteve për porosinë përkatëse dhe informacionin se kush, brenda cilave afate, me cilin rezultat e ka përpunuar dokumentet.
Pjotr Petroviç hyri në arkivin elektronik, …
…për të parë se kush ka ngarkuar dokumentet për porosinë №1111.
Pas eksportimit të të dhënave dhe skanimeve nga ABBYY FlexiCapture në SAP shfaqet një draft kontabiliteti me të dhëna të paraplotësuara dhe lidhje me skan-obrezat e dokumenteve.
Drafti i kontabilitetit:
Pastaj, kontabilisti merr një lajmërim në e-mail me një lidhje për draftin e përfunduar dhe skanët. Specialistit nuk i nevojitet më të mundohesh me letër. Ai mbetet vetëm të kontrollojë në skanët shumen përfundimtare të transaksionit, praninë e vulës, nënshkrimit dhe të realizojë kontabilitetin. Tani kontabilisti shpenzon me pak më pak se një minutë për të bërë këtë.
Përfundimet e projektit
- Me teknologjitë ABBYY, MOEK ka thjeshtuar dhe përshpejtuar jo vetëm kontabilitetin, por edhe kontrollin financiar. Për të realizuar kontabilitetin, punonjësit nuk kanë nevojë më të presin kurierin me origjinalet e dokumenteve – mjafton që me një klik të marrin skanin me të dhënat tashmë të verifikuara nga arkivi elektronik. Megjithatë, dokumenti fizik akoma ka nevojë. Por tani ai mund të dërgohet në kontabilitet më vonë. Kur ai të mbërrijë atje, punonjësi do të vërë në sistemin e kontabilitetit shenjën "Origjinali u mor".
- Punonjësit menjëherë marrin të gjitha të dhënat e nevojshme për transaksionin nga skanët, realizojnë kontabilitetin me kohë dhe përgatitin paraprakisht të gjithë dokumentet për raportim. Tani ata nuk frikësohen më as nga kontrollin e brendshëm, as nga ai i jashtëm.
- Kontabilistët realizojnë operacione financiare 3 herë më shpejt, dhe MOEK e përmbyll periudhën e raportimit 10 ditë më herët.
- Të gjitha degët e MOEK ruajnë dokumentet kontabël në një arkiv elektronik të përbashkët. Falë kësaj, të gjesh çdo faturë, marrëveshje ose akt të punëve të kryera, si dhe çdo atribut nga ato (shuma, VAT, nomenklaturat e mallrave ose shërbimeve) mund të jetë 4 herë më e shpejtë se më parë.
- Në vit, zgjidhja përpunon më shumë se 2.6 milion faqe dokumentesh.
Në përfundim
MOEK përdor Tani janë bërë 2 vjet dhe gjatë kësaj kohë kam grumbulluar statistika. Ka rezultuar se kontabilistët bëjnë 95% të transaksioneve pa bërë ndryshime në skicat. Kjo do të thotë se këto transaksione në të ardhmen mund të kalohen plotësisht automatikisht. Kështu ndodhi që ky produkt u bë praktikisht hapi i parë i kompanisë në rrugën për të futur në proceset e biznesit elemente të "inteligjencës artificiale": MOEK po zhvillon një program të tillë.
Edhe kompanitë e tjera ruse po automatizojnë punën e kontabilitetit: e bëjnë atë më të thjeshtë dhe më të përshtatshme. Për shembull, me ndihmën e teknologjive ABBYY, shërbimi i kontrollit financiar "" merr informacionin e rëndësishëm të biznesit 2 herë më shpejt dhe kalon 20% më pak kohë në kërkimin e faturave dhe marchandizave. Teknologjitë e përpunimit inteligjent të informacionit ndihmojnë punonjësit e kontabilitetit të grupit "" të gjejnë menjëherë dokumentet financiare të nevojshme gjatë kontrollit masiv të taksave. Në vitin 2019, specialistët e kompanisë planifikojnë të përpunojnë rreth 10 milion faqe dokumentesh.
Doni të dini më shumë rreth projektit MOEK dhe ABBYY? Më 3 prill në 11:00, zv.drejtoresha e Qendrës së Teknologjive Informative të MOEK, Vladimir Feoktistov, do të flasë për detajet e rastit në një Bashkohuni, nëse dëshironi të bëni pyetje.
Elizaveta Titarenko,
redaktore e blogut korporativ ABBYY.
Burimi: habr.com
