Kam pĂ«rpjekur tĂ« sistemoj detyrat, ndoshta 20-25 herĂ«. Ădo pĂ«rpjekje ka dĂ«shtuar, siç e kuptoj tani, pĂ«r dy arsye.
E para, për të rezervuar kohë për menaxhimin e detyrave, duhet të kuptosh se përse po e bën këtë.
Fillon tĂ« menaxhosh detyrat, harxhon kohĂ« pĂ«r to, bĂ«n mĂ« pak detyra, dhe gjithçka fillon tĂ« grumbullohet â pĂ«r çfarĂ« Ă«shtĂ« kjo?
Ădo punĂ« Ă«shtĂ« e vĂ«shtirĂ« tĂ« menaxhohet kur nuk e kupton pĂ«rse. "TĂ« organizosh jetĂ«n" â nuk Ă«shtĂ« njĂ« qĂ«llim i pĂ«rshtatshĂ«m, pasi "jeta e organizuar" Ă«shtĂ« njĂ« koncept mjaft i paqartĂ«. Por "tĂ« ulĂ«sh nivelin e ankthit duke e zvogĂ«luar nivelin e panjohurive" â Ă«shtĂ« njĂ« qĂ«llim shumĂ« mĂ« konkret dhe mĂ« i mirĂ«, pĂ«r tĂ« cilin me tĂ« vĂ«rtetĂ« mund tĂ« harxhosh njĂ« orĂ« nĂ« ditĂ«.
E dyta, tĂ« gjitha metodologjitĂ« qĂ« kam lexuar pĂ«rshkruajnĂ« menjĂ«herĂ« gjendjen pĂ«rfundimtare tĂ« procesit. "Duhet tĂ« marrĂ«sh ToDoIst, tĂ« ndash sipas projekteve, tĂ« integroshtĂ« me kalendarin, tĂ« bĂ«sh rishikimin e detyrave pĂ«r javĂ«n, t'i japĂ«sh prioritet..." Kjo Ă«shtĂ« e vĂ«shtirĂ« tĂ« fillosh ta bĂ«sh menjĂ«herĂ«. Ashtu si nĂ« zhvillimin e softuerĂ«ve, mendoj se duhet tĂ« pĂ«rdorim â nĂ« mĂ«nyrĂ« iteruese.
Prandaj do të flas për "iteracionet" e mia, dhe ndoshta në këtë formë do t'ju ndihmojë edhe juve. Pas të gjitha, çfarë është më e mirë sesa të përdorësh pushimet e majit për të filluar të punosh duke përdorur një paradigëm të re (relativisht)?
Për se si kam arritur aty, mund të lexoni .
Trello, disa lista
Krijojmë vetëm 4 lista, përdorim aplikacionin desktop dhe mobil.
Listat:
- Detyrat â tĂ« gjitha detyrat qĂ« iu vijnĂ« nĂ« mendje, shĂ«noni kĂ«tu. Dhe shĂ«noni menjĂ«herĂ« sapo t'ju vijnĂ« nĂ« mendje. "TĂ« hedhĂ«sh mbeturinat" â detyrĂ«. "TĂ« lajĂ« enĂ«t" â detyrĂ«. "TĂ« caktoj njĂ« takim" â detyrĂ«. Po ashtu e veçanta. Edhe gjĂ«rat mĂ« tĂ« dukshme ose mĂ« tĂ« rĂ«ndĂ«sishme mund tĂ« harrohen, nĂ«se ndodh ndonjĂ« gjĂ« befasuese apo thjesht ka qenĂ« njĂ« ditĂ« e vĂ«shtirĂ«.
- Detyrat pĂ«r sot â çdo mbrĂ«mje i transferoj detyrat nga tabela "Detyrat" nĂ« tabelĂ«n "Detyrat pĂ«r sot". NĂ«se deri nĂ« mbrĂ«mje ndonjĂ« detyrĂ« mbetet aty â Ă«shtĂ« nĂ« rregull, pĂ«r kĂ«tĂ« pak mĂ« poshtĂ«. Me kalimin e kohĂ«s fillon tĂ« kuptosh, sa detyra mund tĂ« jenĂ« nĂ« listĂ«, qĂ« pjesa mĂ« e madhe e tyre tĂ« mund tĂ« realizohet nĂ« ditĂ«n e planifikuar.
- E bĂ«rĂ« sot. Kjo tablo Ă«shtĂ« mĂ«nyra kryesore pĂ«r tĂ« reduktuar ankthin "nuk kam bĂ«rĂ« asgjĂ« sot" dhe njĂ« mĂ«nyrĂ« e mirĂ« pĂ«r reflektimin e mĂ«tejshĂ«m mbi vetĂ«-organizimin. Regjistroj kĂ«tu detyrat qĂ« kam pĂ«rfunduar sot, edhe nĂ«se nuk janĂ« nga lista e planifikuar. "I telefonova VasĂ«s pĂ«r dokumentet" â e regjistrova. "Na kĂ«rkuan tĂ« nĂ«nshkruajmĂ« dokumentet" â e regjistrova. "Diskutuam me Antonin pĂ«r kontratĂ«n" â e regjistrova. KĂ«shtu, nĂ« fund tĂ« ditĂ«s do tĂ« kuptoni se pĂ«r çfarĂ« keni humbur nĂ« fakt kohĂ« dhe çfarĂ« mund tĂ« mos e bĂ«nit vetĂ«m pĂ«r tĂ« pĂ«rmbushur planin.
- E gatshme â lista e tĂ« gjitha detyrave tĂ« pĂ«rfunduar. NĂ« fillim ose nĂ« fund tĂ« ditĂ«s unĂ« i transferoj ato nga "E bĂ«rĂ« sot" nĂ« "E gatshme". NĂ« thelb, kjo Ă«shtĂ« njĂ« mbeturinĂ«, ku mund tĂ« gjeni thjesht detyrat e pĂ«rfunduara, dhe pĂ«r kĂ«tĂ« arsye kĂ«rkon pastrim tĂ« rregullt.
Trello, "mini-kalendar"
Në një moment bëhet e qartë se disa detyra janë të lidhura me kohën, dhe nuk dëshiroj të harroj për to gjatë javës, që të mos planifikoj diçka tjetër në atë kohë. Kam pasur gjithmonë vështirësi me kalendarin, prandaj kam shtuar disa tabela me emrat "Detyrat për të hënën", "Detyrat për të martën" etj., në të cilat kam filluar të regjistroj detyrat e lidhura me kohën.
NĂ« kĂ«tĂ« mĂ«nyrĂ«, kur dikush mĂ« pyet: "A mund tĂ« flasim tĂ« enjten nĂ« orĂ«n 16:00?" â unĂ« thjesht shkoj nĂ« tabelĂ«n pĂ«rkatĂ«se dhe shoh çfarĂ« kemi tĂ« regjistruar pĂ«r atĂ« kohĂ«. Dhe nuk duhet tĂ« harroj tĂ« kaloj nĂ« kohĂ« detyrat midis listave gjatĂ« javĂ«s: pĂ«r shembull, "detyrat pĂ«r tĂ« enjten" nĂ« hyrjen e sĂ« enjtes â nĂ« "detyrat pĂ«r sot".
Pse jo kalendari? PĂ«r mua eshte shumĂ« e vĂ«shtirĂ« tĂ« pĂ«rdor dy mjete njĂ«kohĂ«sisht. NĂ«se do tĂ« pĂ«rdorja kalendarin pĂ«r kĂ«tĂ« â do tĂ« duhet tĂ« hyj atje, ta plotĂ«soj, tĂ« hyj rregullisht pĂ«r tĂ« kontrolluar nĂ«se kam harruar diçkaâŠ
Në këtë moment, arrita në kufijtë e Trello. Problemi kryesor ishte se për çdo ditë regjistroheshin më shumë se 50 detyra, dhe kishte një numër të konsiderueshëm detyrash të lidhura si me listën e përgjithshme ashtu edhe me listat e lidhura me ditët. Si të kuptoj që detyra që duhet të bëj e kam regjistruar tashmë? Filluan të shfaqen kopje. Si të prioritizoj të gjitha detyrat për një nga projektet? Si t'u jap të tjerëve mundësinë të shohin planet e tua të kalendarit?
Më nevojite një sistem që, duke ruajtur lehtësinë relative:
- Të kishte mundësinë të gruponte detyrat sipas projekteve.
- Të kishte lidhje me kalendarin (të realizohej nesër), dhe automatikisht të transferonte këtë në detyrat e sotme, me ardhjen e ditës.
- TĂ« integrohej me Google Calendar.
Këtu u ktheva te ToDoist, dhe në këtë fazë ai u tregua zgjidhja më e përshtatshme.
Fluksi aktual në ToDoist
Inbox
Ădo detyrĂ« e ardhur e shkruaj nĂ« Inbox, tĂ« cilin pĂ«rpiqem ta shqyrtoj menjĂ«herĂ«. Me shqyrtim nĂ«nkuptohet:
- Përcaktimi i datës kur do të realizohej detyra (për detyra të shkurtra, më së shpeshti e vendos sot, dhe më vonë kuptoj kur, në të vërtetë, mund ta bëj).
- Përcaktimi i projektit, të cilit mund t'i përkasë detyra (për statistika dhe mundësinë që me ndonjë mënyrë të ndryshoj prioritetin e të gjitha detyrave sipas projektit).
Detyrat qĂ« mĂ« vijnĂ« nĂ« mendje dhe qĂ« nuk janĂ« patjetĂ«r pĂ«r t'u bĂ«rĂ« nĂ« afat tĂ« shkurtĂ«r, shkojnĂ« nĂ« projekte. Uncategorized Personal ("tĂ« marr mbajtĂ«set e gotave nĂ« makinĂ«") dhe Uncategorized Work ("tĂ« mendoj, kur mund tĂ« organizojmĂ« sesionin strategjik pĂ«r PR"). NĂ« ToDoist mund tĂ« caktohen detyra pĂ«r t'u pĂ«rsĂ«ritur: kĂ«shtu, çdo fundjavĂ« kam njĂ« detyrĂ« "TĂ« shqyrtoj Uncategorized Personal", dhe çdo tĂ« hĂ«nĂ« â "TĂ« shqyrtoj Uncategorized Work."
Integrimi me kalendarin
ToDoist integrohet shkëlqyeshëm me Google Calendar, dhe kjo në të dyja drejtimet. Kalendarin e kam të ndarë me kolegët, në mënyrë që ata të mund të shohin se kur nuk janë në gjendje të më kontaktojnë.
Megjithatë, detyrat nga kalendari transferohen gjithashtu në anën tjetër: mund të them "Seroga, shiko sipas kohës time për të premten dhe shkruaj atje një takim", i cili do të shfaqet dhe në kalendar dhe në ToDoist. Pra, në të vërtetë, fillova ta përdor kalendarin, pa patur nevojë të krijoja ngjarje në të.
Përpunimi i detyrave të ardhura që nuk janë urgjente
UnĂ« nuk e detyroj veten tĂ« filloj tĂ« bĂ«j detyra menjĂ«herĂ«, pĂ«rveç detyrave ku urgjenca Ă«shtĂ« e qartĂ«. "Na nevojitet urgjentisht tĂ« kontaktojmĂ« drejtuesit e kompanisĂ« ABC, pasi serveri Ă«shtĂ« i palodhshĂ«m, dhe nuk kemi pĂ«rgjigje nga punonjĂ«sit e saj" â kjo Ă«shtĂ« njĂ« detyrĂ« e qartĂ« urgjente qĂ« nuk mund tĂ« vonohet, ndĂ«rsa "Zhenya, mund tĂ« tĂ« telefonoj tani pĂ«r tĂ« folur pĂ«r njĂ« projekt tĂ« ri" kthehet nĂ« "TĂ« planifikohet kur mund tĂ« flasim me X pĂ«r Y", qĂ« mĂ« pas shndĂ«rrohet nĂ« detyrĂ«n "TĂ« them X se mund tĂ« flasim atĂ«herĂ«" dhe detyrĂ«n "TĂ« flas me X pĂ«r Y", e cila tashmĂ« Ă«shtĂ« e lidhur me kohĂ«n. Praktikisht çdo detyrĂ« hyrĂ«se shndĂ«rrohet fillimisht nĂ« "TĂ« planifikohet...".
Priorizimi i detyrave
Të gjitha detyrat e përfshira në ditë nuk mund të përfundohen. Duke vëzhguar veten, kuptova se (çdo numër do të ketë të tjera, por e rëndësishmja është të arrijmë në konkluzionet).
- Për çdo ditë, kam rreth 50-70 detyra të regjistruara.
- Për veten time (pa ndier lodhje të plotë në fund të ditës), mund të përfundoj deri në 30 detyra.
- Duke përfunduar deri në 50 detyra, do të lodhem, por nuk do të jetë kritike.
- Mund të përfundoj 70 detyra, por pas kësaj do të jetë e vështirë të dal nga "rrjedha e punës", do të kem vështirësi për të fjetur dhe në përgjithësi do të jem pak social.
Duke u bazuar nĂ« kĂ«tĂ«, unĂ« vendos se çfarĂ« do tĂ« bĂ«j sot. NĂ« ToDoist, ka prioritizim pĂ«r çdo detyrĂ«, prandaj nĂ« mĂ«ngjes zgjedh detyrat kritike pĂ«r tĂ« pĂ«rfunduar dhe tĂ« tjerat i kryej duke u bazuar nĂ« mundĂ«si dhe dĂ«shirĂ«. Ădo ditĂ«, kam rreth 40-20 detyra qĂ« i kaloj pĂ«r nĂ« ditĂ«n tjetĂ«r: ajo qĂ« Ă«shtĂ« interesante Ă«shtĂ« se pĂ«rsĂ«ri detyrat pĂ«r ditĂ«n tjetĂ«r bĂ«hen 60-70.
Mbajtja e statistikave
Shumë dëshiroj të kuptoj në përgjithësi sa kohë e kam kaluar sot në punë, dhe në cilat të veçanta. për këtë përdor aplikacionin , i cili është në telefon dhe në laptop, dhe Google Maps Location History (po, nuk jam paranojak).
Ne jetojmë përtej qytetit, prandaj koha e kaluar në udhëtim mund të përdoret me mend. Tani, kur nuk jam i lodhur, në rrugë dëgjoj audiok libri për të përdorur ndonjëherë këto 40 minuta.
TĂ« dhĂ«nat nuk i aggregoj ende, duke krijuar njĂ« lloj personal Data Lake; do tĂ« vijĂ« koha â do tĂ« merrem me kĂ«tĂ«.
Nuk do të ketë konkluzione
- Jeta e njeriut modern është një rrjedhë e madhe detyrash hyrëse. Nuk do të mund ta zvogëlojmë; duhet të mësojmë të menaxhojmë këtë rrjedhë.
- Shumica e shqetësimeve vijnë nga e panjohura e së ardhmes. Nëse do të kuptojmë se çfarë na pret në ditët në vijim, shqetësimet do të jenë ndjeshëm më pak.
- Për këtë vlen të shpenzohet kohë për organizimin e ditës. Unë e di se çfarë do të ndodhë sot, çfarë do të ndodhë nesër dhe nuk e harroj për detyrat që më parë i kisha harruar.
- Menaxhimi i detyrave nuk është një qëllim në vetvete, por, nëse dëshironi, një mënyrë vetëedukimi. Gjërat që më parë dija se ishin të lodhshme për t'u bërë ose ato për të cilat nuk kisha pasur guximin, tani bëhen shumë më të lehta për t'u realizuar. Shumë njerëz (dhe unë mes tyre) ndihen më mirë në përgjithësi kur detyrat vendosen nga një botë e jashtme. Menaxhimi i detyrave është një mënyrë për të vendosur qëllime për veten dhe për të mësuar të jetosh sipas dëshirave të tua.
- Puna nuk është një qëllim në vetvete. Qëllimi është të organizosh orarin tënd të punës në mënyrë që të kesh kohë të parashikueshme të lirë, kur mund të merresh me veten, familjen, dhe interesat e tua.
Burimi: habr.com
