Përshëndetje të gjithëve. Pas ka kaluar tashmë gjysmë viti, gjatë këtij periudhe kam pasur mundësinë të flas në dy konferenca të tjera dhe të mbaj ligjërata mbi menaxhimin e njohurive në dy kompani të mëdha IT. Në bisedat me kolegët, kuptova se në IT ende mund të flitet për menaxhimin e njohurive në nivelin e "fillestarit", pra, thjesht të kuptohet se menaxhimi i njohurive është i nevojshëm për çdo degë të çdo kompanie. Sot do të flas më pak për përvojën time personale – do doja të shqyrtoja standardet ndërkombëtare ekzistuese në fushën e menaxhimit të njohurive.
Le të fillojmë, ndoshta, me markën më të njohur në fushën e standardizimit – ISO. Imagjinoni, ekziston një standard i veçantë që merret me sistemet e menaxhimit të njohurive (ISO 30401:2018). Por sot nuk do të ndalem te ai. Para se të kuptojmë "si" duhet të duket dhe të funksionojë një sistem menaxhimi të njohurive, duhet të biem dakord që ai, në parim, është i nevojshëm.
Marrim, për shembull, ISO 9001:2015 (Sistemet e menaxhimit të cilësisë). Siç e tregon emri, ky është një standard që i kushtohet sistemit të menaxhimit të cilësisë. Për të u certifikuar sipas këtij standardi, organizata duhet të sigurojë transparencën dhe vazhdimësinë e proceseve të punës dhe produkteve dhe/o shërbimeve të ofruara. Në fjalë të tjera, certifikata do të thotë se në kompaninë tuaj çdo gjë funksionon qartë, në harmoni, ju kuptoni rreziqet që sjell organizata aktuale e proceseve, e dini se si t'i kontrolloni këto rreziqe dhe përpiqeni t'i minimizoni.
Çfarë ka të bëjë menaxhimi i njohurive me këtë? Ja se çfarë:
7.1.6 Njohuritë e organizatës
Organizata duhet të përcaktojë njohuritë e nevojshme për funksionimin e proceseve të saj dhe për arritjen e përputhshmërisë së produkteve dhe shërbimeve.
Njohuritë duhet të mbështeten dhe të jenë të disponueshme në sasinë e nevojshme.
Duke marrë parasysh nevojat në ndryshim dhe trendet, organizata duhet të marrë parasysh njohuritë që ka dhe të përcaktojë se si të fitojë ose të sigurojë akses në njohuri shtesë dhe përditësimin e tyre.
SHENIMI 1. Njohuritë e organizatës – janë njohuritë specifike për organizatën; në shumicë të bazuara në përvojë.
Njohuritë janë informacion që përdoret dhe ndahet për të arritur qëllimet e organizatës.
SHENIMI 2. Baza e njohurive të organizatës mund të jetë:
a) burimet e brendshme (për shembull, pronësia intelektuale; njohuri të fituara nga përvoja; përfundime të nxjerra nga projekte të pasuksesshme ose të suksesshme; mbledhja dhe shkëmbimi i njohurive dhe përvojave të pa dokumentuara; rezultatet e përmirësimeve të proceseve, produkteve dhe shërbimeve);
b) burimet e jashtme (për shembull, standardet, komuniteti shkencor, konferencat, njohuri të fituara nga konsumatorët dhe furnizuesit e jashtëm).
Dhe më poshtë, në aplikacione:
Kërkesat që lidhen me njohuritë e organizatës u miratuan me qëllim:
a) mbrojtjen e organizatës nga humbja e njohurive, për shembull, për shkak të:
- shkëmbimit të stafit;
- pamundësisë për të marrë dhe shkëmbyer informacion;
b) inkurajimin e organizatës për të fituar njohuri, për shembull, mbi bazën e:
- mësimit nga përvoja e vet;
- mentorshipit;
- benchmarkingut.
Pra, standardi ISO në fushën e menaxhimit të cilësisë pohon se për të garantuar cilësinë e aktivitetit të saj, një ndërmarrje duhet të merret me menaxhimin e njohurive. Kështu, pa asnjë alternativë - "duhet". Përndryshe, nonconformity, dhe lamtumirë. Që ky fakt e aludon, se nuk është një aspekt fakultativ në organizatë, siç shpesh e shohim menaxhimin e njohurive në IT, por një përbërës të domosdoshëm të proceseve të biznesit.
Më shumë, standardi tregon se cilat rreziqe menaxhimi i njohurive është i destinuar të eliminojë. Në të vërtetë, ato janë mjaft të dukshme.
Le të imagjinojmë… jo, nuk është kështu - ju lutem kujtoni ndonjëherë situatën nga karriera juaj, kur ju nevojitej shumë një informacion për punë, dhe e vetmja mbajtëse e saj ishte në atë moment në pushim/nga puna, u largua nga kompania ose thjesht ishte i sëmurë. A e keni kujtuar? Mendoj se pothuajse çdo njëri prej nesh ka pasur përballje me këtë. Çfarë ndiheshit në atë moment?
Nëse pas disa kohësh drejtori i një departamenti do të analizonte vonesën në projekt, sigurisht që do të gjejë fajtorin dhe do të qetësohej me këtë. Por ju personalisht në atë moment, kur njohuritë ishin të nevojshme, s’kishit asnjë ndihmë me kuptimin se "fajtor është PM, i cili shkoi në Bali dhe nuk la asnjë instruksion në rast pyetjeve". Sigurisht, ai është fajtor. Por kjo nuk do t'ju ndihmojë në zgjidhjen e problemit tuaj.
Nëse njohuritë janë dokumentuar në një sistem që është i qasshëm për njerëzit që mund t'i kenë nevojë, historia e përshkruar "pushimore" bëhet praktikisht e pamundur. Kështu sigurohet kontinuiteti i proceseve biznesore, kështu që pushimet, largimet e punonjësve dhe ai faktor i njohur bus faktor nuk e rrezikojnë kompaninë – cilësia e produktit/shërbimit do të mbetet në nivelin e saj të zakonshëm.
Nëse në kompani ekziston një platformë për shkëmbimin dhe ruajtjen e informacionit dhe përvojës, si dhe është formuar një kulturë (zakon) përdorimi të kësaj platforme, punonjësit nuk duhet të presin disa ditë për përgjigje nga një koleg (apo madje të kërkojnë për disa ditë këtë koleg) dhe të vënë kështu në hold detyrat e tyre.
Pse po flas për zakonin? Sepse është e pamjaftueshme të krijosh një bazë njohurish që të fillojë të përdoret. Ne të gjithë jemi të zakonshëm të kërkojmë përgjigje për pyetjet tona në Google, ndërsa intranet shpesh na asociohet me aplikimet për pushim dhe tabelat e njoftimeve. Nuk kemi zakon të "kërkojmë informacion për kornizat Agile" (për shembull) në intranet. Prandaj, edhe nëse në një çast na krijohet një bazë njohurish fantastike, askush nuk do ta përdorë atë në sekondën tjetër (madje as në muajin tjetër) – nuk ka zakon. Të ndryshosh zakonet e tua është vështirë dhe kërkon kohë. Jo të gjithë janë të gatshëm për këtë. Veçanërisht nëse kanë punuar "në këtë mënyrë" për 15 vjet. Por pa këtë, nismat për menaxhimin e njohurive në kompani e presin dështimin. Kështu që, mjeshtrit në fushën e UZ e lidhin menaxhimin e njohurive ngushtësisht me menaxhimin e ndryshimeve (change management).
Është gjithashtu e rëndësishme të theksohet se "Kur shqyrtohen nevojat dhe tendencat e ndryshueshme, organizata duhet të marrë parasysh njohuritë që ka...", domethënë, të zhvillojë një kulturë që i referohet përvojës së mëparshme në marrjen e vendimeve në kushte të një bote në ndryshim. Dhe vëreni, sërish "duhet".
Në fakt, në këtë pikë të vogël të standardit flitet shumë për përvojën. Zakonisht, kur bëhet fjalë për menaxhimin e njohurive, stereotipet fillojnë të paraqesin imazhin e një baze njohurish me qindra dokumente të vendosura si skedarë (rregullore, kërkesa). Por ISO flet për përvojën. Njohuritë e marra mbi baza të përvojës së kaluar të kompanisë dhe të çdo punonjësi të saj, janë ato që lejojnë evitimin e rrezikut për të bërë gabime të përsëritura, të marrin vendime më të favorshme dhe madje të krijojnë një produkt të ri. Në kompanitë më të zhvilluara në fushën e menaxhimit të njohurive (përfshirë ato ruse, për të qenë i saktë), menaxhimi i njohurive konsiderohet si një mjet për rritjen e kapitalizimit të kompanisë, krijimin e produkteve të reja, zhvillimin e ideve të reja dhe optimizimin e proceseve. Kjo nuk është një bazë njohurish, është një mekanizëm për inovacione. Të kuptojmë këtë më thellë na ndihmon Udhezimi PMBOK i organizatës PMI.
PMBOK është udhëzuesi për një koleksion njohurish mbi menaxhimin e projekteve, libri i tavolinës së PM. Në botimin e gjashtë (2016) të këtij udhëzuesi u fut një kapitull që i kushtohet menaxhimit të integrimit të projektit, i cili, po ashtu, përfshin një nënkapitull mbi menaxhimin e njohurive të projektit. Ky pikë u krijua 'në bazë të komenteve të përdoruesve të udhëzuesit', dmth bëhet fjalë për një produkt të përvojës së përdorimit të versioneve të mëparshme të udhëzuesit në kushte reale. Dhe realiteti kërkoi menaxhimin e njohurive!
Të arriturat kryesore të pikës së re janë 'Regjistri i mësimeve të nxjerra' (në standardin e përmendur më sipër ISO, po ashtu, përmendet). Në fakt, sipas udhëzimit, përgatitja e këtij regjistri duhet të bëhet gjatë tërë zbatimit të projektit, dhe jo pas përfundimit të tij, kur vjen koha për të analizuar rezultatin. Sipas mendimit tim, kjo përputhet shumë me retrospektivat në agile, por për këtë do të shkruaj një postim të veçantë. Teksti në PMBOK tingëllon kështu:
Menaxhimi i njohurive të projektit është një proces përdorimi të njohurive ekzistuese dhe krijimit të njohurive të reja për arritjen e qëllimeve të projektit dhe për të ndihmuar në mësim në organizatë
Fusha e njohurive 'menaxhimi i integrimit të projektit' kërkon bashkimin e rezultateve të arritura në të gjitha fushat e tjera të njohurive.
Tendencat në zhvillim në proceset e integrimit përfshijnë, midis të tjerash:
…
• Menaxhimi i dijes së projektit
Natyrisht më mobile dhe të ndërrueshme e forcës punëtore kërkon një proces më të rreptë për përcaktimin e dijes gjatë gjithë ciklit të jetës së projektit dhe transferimin e saj tek audiencat e synuara në mënyrë që të shmangen humbjet e dijes.
***
Pikat kyçe të këtij procesi përfshijnë përdorimin e njohurive të marra më parë nga organizata me qëllim për të arritur ose përmirësuar rezultatet e projektit, dhe njohuritë e marra gjatë realizimit të projektit aktual mbeten në dispozicion për të siguruar operacionet e organizatës dhe projektet e ardhshme ose fazat e tyre. Ky proces zhvillohet gjatë gjithë projektit.
Nuk do të kopjoj këtu të gjithë seksionin e madh të udhëzimeve. Mund ta konsultoni vetë dhe të bëni përfundimet përkatëse. Citatet e paraqitura më sipër, në mendimin tim, janë plotësisht të mjaftueshme. Më duket se pranimi i këtij niveli detajesh në detyrën e PM-së për menaxhimin e dijes së projektit është një tregues i rëndësisë së këtij aspekti gjatë punës në projekte. Në fakt, shpesh dëgjoj tezën: "Kush ka nevojë për njohuritë tona në departamente të tjera?" Që do të thotë, kush ka nevojë për këto mësime të marra?
Në të vërtetë, shpesh mund të shohim se një njësit është duke e konsideruar veten si "njësi në vakuum". Kështu që ekzistojmë ne me bibliotekën tonë, dhe ka gjithë kompaninë tjetër, dhe njohuritë për bibliotekën tonë nuk i nevojiten aspak atyre. Për bibliotekën – ndoshta. Po për proceset shoqëruese?
Një shembull banal: gjatë punës në projekt ka pasur bashkëpunim me një kontraktues. Për shembull, me një dizajner. Kontraktuesi doli të kishte një performancë të dobët, i vononte afatet, refuzonte të punonte pa pagesë shtesë. PM regjistroi në regjistrin e mësimeve të nxjerra se nuk duhet punuar me këtë kontraktues të pasigurt. Në të njëjtën kohë, ndonjëherë në marketing po kërkonin një dizajner dhe u ndeshën me të njëjtin kontraktues. Dhe në atë moment ka dy mundësi:
a) nëse në kompani është mirë e vendosur kultura e ripërdorimit të përvojës, kolegu nga marketingu do të kërkojë në regjistrin e mësimeve të nxjerra, nëse dikush ka punuar me këtë kontraktues më parë, do të shohë feedback negativ nga PM jonë dhe nuk do të humbasë kohë dhe para duke komunikuar me këtë kontraktues të pasigurt.
б) nëse në kompani nuk ekziston një kulturë e tillë, marketeri do t'i kthehet atij ofruesi të pa besueshëm, do të humbasë para për kompaninë, kohën dhe mund të dështojë një fushatë promovuese të rëndësishme dhe urgjente, për shembull.
Cili variant duket më i suksesshëm? Dhe vëreni se informacioni i dobishëm nuk ishte për produktin në zhvillim, por për proceset që e shoqërojnë atë zhvillim. Dhe ai informacion ishte i dobishëm jo për një tjetër PM, por për një punonjës krejt tjetër. Nga kjo, mund të përfundojmë se nuk mund të shikojmë zhvillimin veçmas nga shitjet, mbështetje teknike nga analiza biznesore, dhe IT-në nga AHU. Të gjithë në kompani kanë përvojë pune që do të jetë e dobishme për dikë tjetër në kompani. Dhe nuk është aspak e domosdoshme që këta të jenë përfaqësuesit e fushave përkatëse.
Megjithatë, edhe ana teknike e projektit mund të jetë e dobishme. Provoni të bëni një audit të projekteve në kompaninë tuaj gjatë disa viteve të fundit. Do të habiteni se sa shumë biçikleta janë shpikur kur janë zgjidhur probleme të ngjashme. Pse? Sepse nuk janë vendosur proceset e shkëmbimit të njohurive.
Pra, menaxhimi i njohurive, sipas udhëzimeve të PMI, është një nga detyrat e PM. Siç e shohim, dy organizata të njohura që ofrojnë certifikata me pagesë sipas standardeve të tyre e përfshijnë menaxhimin e njohurive në listat e mjeteve të domosdoshme për kontrollin e cilësisë dhe punën mbi projektet. Pse menaxherët në kompanitë IT vazhdojnë të mendojnë se menaxhimi i njohurive është thjesht dokumentimi? Pse qendrat për shkëmbimin e njohurive mbeten burgu dhe vendi për të pirë? E gjithë kjo për shkak të kuptimeve dhe zakoneve. Shpresoj se ngadalë kuptimi i fushës së menaxhimit të njohurive do të rritet gjithnjë e më shumë te menaxherët e IT-së, dhe tradita gojore nuk do të shërbejë më si një mjet për ruajtjen e njohurive në kompani. Studiojini standardet e punës suaj - ka shumë çka interesante aty!
Burimi: habr.com
