Unë u përpoqa të menaxhoj detyrat në mënyrë sistematike ndoshta 20-25 herë. Dhe çdo përpjekje dështoi, siç e kuptoj tani, për dy arsye.
Së pari, në mënyrë që t'i kushtoni kohë përfundimit të detyrave, duhet të kuptoni pse po bëhet kjo.
Ju filloni të menaxhoni detyrat, të shpenzoni kohë për to, të bëni më pak detyra, gjithçka fillon të grumbullohet - për çfarë?
Çdo punë është e vështirë për t'u bërë kur nuk e kupton pse. "Të urdhërosh jetën tënde" nuk është qëllimi më adekuat, pasi "jeta e rregullt" është një fenomen mjaft i paqartë. Por "ulni nivelin e ankthit duke ulur nivelin e pasigurisë" është një qëllim shumë më specifik dhe më i mirë, i cili lehtë mund të shpenzohet një orë në ditë.
Së dyti, të gjitha metodologjitë që kam lexuar përshkruajnë menjëherë gjendjen përfundimtare të procesit. “Duhet të merrni ToDoIst, ta zbërtheni në projekte, të integroheni me kalendarin, të rishikoni detyrat për javën, t'i jepni përparësi atyre...” Është e vështirë të filloni ta bëni menjëherë. Ashtu si në zhvillimin e softuerit, unë besoj se ju duhet të përdorni - në mënyrë të përsëritur.
Prandaj, unë do të kaloj nëpër "përsëritjet" e mia dhe mbase në të njëjtën formë do të jetë e dobishme për ju. Në fund të fundit, cila është një arsye e mirë për të përdorur pushimet e majit për t'u kthyer në punë duke përdorur një paradigmë (relativisht) të re?
Ju mund të lexoni se si arrita në këtë .
Trello, disa lista
Ne krijojmë vetëm 4 lista, përdorim aplikacione desktop dhe celular.
Listat:
- Detyrat - shkruani të gjitha detyrat që ju vijnë në mendje këtu. Dhe shkruani ato sapo t'ju vijnë ndërmend. "Hedhja e plehrave" është një detyrë. "Të lani enët" është një detyrë. "Planifikoni një takim planifikimi" është një detyrë. Epo, e kështu me radhë. Edhe gjërat më të dukshme ose më të rëndësishme mund të harrohen nëse ndodh diçka e papritur ose thjesht keni pasur një ditë të vështirë.
- Detyrat për sot - çdo mbrëmje i lëviz gjërat nga tabela "Për të bërë" në tabelën "Për të bërë për Sot". Nëse një pjesë e punës suaj mbetet atje në mbrëmje, kjo është normale; më shumë për këtë më poshtë. Me kalimin e kohës, ju filloni të kuptoni se sa detyra mund të jenë në listë, në mënyrë që shumica e tyre të mund të përfundojnë në ditën e planifikuar.
- Bërë sot. Ky bord është mënyra kryesore për të reduktuar ankthin e "nuk bëra asgjë sot" dhe një mënyrë e mirë për reflektim të mëtejshëm rreth vetëorganizimit. Po shkruaj këtu të gjitha detyrat që bëra sot, edhe ato që nuk janë në listën e planifikuar. "E thirra Vasya për dokumentet," e shkroi ai. “Më kërkuan të firmosja letrat”, shkrova unë. "Ne diskutuam marrëveshjen me Antonin," shkroi ai. Në këtë mënyrë, deri në fund të ditës, do të kuptoni se për çfarë keni shpenzuar në të vërtetë kohën tuaj dhe çfarë mund të kishit lënë jashtë atyre detyrave vetëm për hir të përfundimit të planit.
- U krye—një listë e të gjitha detyrave të përfunduara. Në fillim ose në fund të ditës, i zhvendos ato nga "U krye sot" në "U krye". Në thelb, është një kosh plehrash ku thjesht mund të gjeni detyra të përfunduara, dhe për këtë arsye ka nevojë për pastrim të rregullt.
Trello, "mini-kalendar"
Në një moment, bëhet e qartë se disa detyra janë saktësisht të kufizuara në kohë dhe nuk doni t'i harroni ato gjatë javës, në mënyrë që të mos planifikoni diçka tjetër për këtë kohë. Gjithmonë e kam pasur të vështirë kalendarin, kështu që shtova disa dërrasa me emrat "Dëshirat për të hënën", "Detyrat për të martën", etj., në të cilat fillova të listoj me kohë të lidhura me- dos.
Kështu, kur njerëzit më pyesin: "A mund të flasim të enjten në orën 16:00?" - Thjesht shkoj në bordin përkatës dhe shoh se çfarë kemi shkruar atje për këtë kohë. Dhe nuk duhet të harrojmë të transferojmë detyrat midis listave në kohë gjatë javës: për shembull, "për të bërë për të enjten" kur vjen e enjtja - në "për të bërë për sot".
Pse jo një kalendar? Për mua, është jashtëzakonisht e vështirë të përdor dy shërbime në të njëjtën kohë. Nëse përdor një kalendar për këtë, do të më duhet të hyj në të, ta plotësoj, ta kontrolloj rregullisht për të kontrolluar nëse kam harruar diçka...
Në këtë pikë unë kam arritur kufijtë e Trello. Problemi kryesor ishte se më shumë se 50 detyra regjistroheshin në ditë, dhe kishte një grup mjaft të madh detyrash të lidhura si me listën e përgjithshme ashtu edhe me listat e lidhura me ditët. Si ta kuptoj që e kam shkruar tashmë detyrën që duhet të bëj? Filluan të shfaqen dublikatë. Si të prioritizohen njëkohësisht të gjitha detyrat për një nga projektet? Si t'u jepni njerëzve të tjerë mundësinë për të parë planet tuaja të kalendarit?
Më duhej një sistem që, duke ruajtur lehtësinë relative:
- Unë mund të grupoj detyrat sipas projekteve.
- Keni një lidhje kalendarike (bëjeni nesër) dhe transferojeni automatikisht në detyrat për sot, kur të vijë dita.
- Do të integrohej me kalendarin e Google.
Këtu u ktheva në ToDoist dhe në këtë fazë doli të ishte zgjidhja më e përshtatshme.
Tema aktuale në ToDoist
Inbox
Unë shkruaj çdo detyrë hyrëse në Inbox, të cilat përpiqem t'i zgjidh menjëherë. Parimi do të thotë:
- Përcaktimi i datës kur do të përfundojë detyra (për detyra të shkurtra, më së shpeshti caktoj Sot, dhe deri në mbrëmje e kuptoj kur, në fakt, mund të bëhet).
- Përcaktimi i projektit të cilit mund t'i atribuohet detyra (për statistikat dhe aftësinë për të ndryshuar disi prioritetin e të gjitha detyrave në projekt).
Detyrat që vijnë në mendje dhe që nuk duhet të kryhen në të ardhmen e afërt kalojnë në projekte Personal të pakategorizuar (“merr mbajtëset e filxhanëve në makinë”) dhe Punë e pakategorizuar (“mendoni se kur mund të organizojmë një sesion strategjik PR”). ToDoist ju lejon të caktoni detyra të përsëritura, kështu që çdo fundjavë kam një detyrë të quajtur "Personale e pakategorizuar" dhe çdo të hënë "Punë e pakategorizuar".
Integrimi i kalendarit
ToDoist integrohet në mënyrë të përkryer me Google Calendar, në të dy drejtimet. Unë e ndaj kalendarin tim me kolegët e mi, në mënyrë që ata të shohin kur nuk mund të më kontaktojnë.
Në të njëjtën kohë, detyrat nga kalendari transferohen në drejtim të kundërt: mund të them "Seryoga, shikoni kohën time për të Premten dhe shkruaj një takim atje", i cili do të shfaqet si në kalendar ashtu edhe në ToDoist. Pra, në fakt, fillova të përdor një kalendar për herë të parë pa pasur nevojë të krijoj ngjarje në të.
Përpunimi i detyrave hyrëse jo-operative
Unë me forcë nuk nxitoj për të kryer detyrat menjëherë, përveç atyre detyrave ku zjarri është i dukshëm. "Ne duhet urgjentisht të kontaktojmë menaxhimin e kompanisë ABC, pasi serveri është i dëmtuar dhe nuk ka përgjigje nga punonjësit e tij" është padyshim një detyrë e ngutshme që nuk mund të shtyhet, por "Zhenya, a mund të të telefonoj tani për të folur për një projekti i ri" kthehet në "Oraro kur mund të flasësh me X për Y", e cila tashmë do të kthehet në detyrën "Thuaji X se ne mund të flasim atëherë" dhe detyrën "Flisni me X rreth Y", tashmë e kufizuar në kohë. Pothuajse çdo detyrë hyrëse fillimisht kthehet në "Orari...".
Prioriteti i detyrave
Të gjitha detyrat e përfshira në ditë nuk mund të kryhen. Duke vëzhguar veten, kuptova sa vijon (çdo numër do të jetë i ndryshëm, por gjëja kryesore është të arrijmë në përfundime).
- Për çdo ditë shkruaj rreth 50-70 detyra.
- Unë mund të bëj deri në 30 detyra të qetë (pa ndier plotësisht i lodhur në fund të ditës).
- Pasi të kryej deri në 50 detyra, do të lodhem, por jo në mënyrë kritike.
- Unë mund të kryej 70 detyra, por pas kësaj do të kem vështirësi të dal nga “rrjedha e punës së çoroditur”, do të kem vështirësi të bie në gjumë dhe, në përgjithësi, do të jem pak social.
Bazuar në këtë, vendos se çfarë të bëj sot. ToDoist ka një prioritet për çdo detyrë, kështu që në mëngjes unë zgjedh detyrat kritike për të përfunduar dhe përfundoj pjesën tjetër bazuar në aftësitë dhe dëshirat e mia. Çdo ditë transferoj rreth 40-20 detyra në tjetrën: ajo që është interesante është se detyrat e ditës së nesërme përsëri bëhen 60-70.
Ruajtja e statistikave
Unë me të vërtetë dua të kuptoj në përgjithësi se sa kohë është shpenzuar sot për çështjet që lidhen me punën dhe për cilat. Për këtë unë përdor aplikacionin , i cili është si në telefon ashtu edhe në laptop, dhe Historia e vendndodhjes së Google Maps (po, nuk jam paranojak).
Ne jetojmë jashtë qytetit, kështu që koha e kaluar në rrugë mund të përdoret me mençuri. Tani, kur nuk jam i lodhur, dëgjoj libra audio në lëvizje, që t'i shfrytëzoj disi këto 40 minuta.
Nuk i grumbulloj ende të dhënat, duke krijuar një lloj Liqeni të të Dhënave personale; Kur të vijë koha, do ta arrij.
Nuk do të ketë asnjë përfundim
- Jeta e një personi modern është një rrjedhë e madhe detyrash hyrëse. Nuk do të jetë e mundur të zvogëlohet; ne duhet të mësojmë ta menaxhojmë këtë rrjedhë.
- Pjesa më e madhe e ankthit vjen nga e panjohura e së ardhmes. Nëse kuptojmë se çfarë na pret në ditët në vijim, do të ketë dukshëm më pak ankth.
- Për këtë arsye, ju mund të kaloni kohë duke organizuar ditën tuaj. Unë e di se çfarë do të ndodhë sot, çfarë do të ndodhë nesër dhe nuk i harroj ato detyra që dikur i harroja.
- Kryerja e gjurmimit të detyrave nuk është një qëllim në vetvete, por, nëse dëshironi, një mënyrë vetë-edukimi. Gjërat që më parë keni qenë shumë dembel për t'i bërë ose gjërat që nuk keni arritur t'i bëni kurrë, bëhen shumë më të lehta për t'u bërë. Shumë njerëz (përfshirë mua) në përgjithësi ndihen më mirë kur vendosen detyra nga bota e jashtme. Ndjekja e detyrave është një mënyrë për të vendosur detyra për veten tuaj dhe për të mësuar të jetoni sipas dëshirave tuaja.
- Puna nuk është qëllim në vetvete. Qëllimi është të organizoni orarin tuaj të punës në mënyrë që të keni kohë të lirë të parashikueshme kur të mund të kujdeseni për veten, familjen dhe interesat tuaja.
Burimi: www.habr.com