Pershendetje te gjitheve. Pas Kanë kaluar gjashtë muaj, kohë gjatë së cilës kam arritur të flas në dy konferenca të tjera dhe të mbaj leksione me temën e menaxhimit të njohurive në dy kompani të mëdha IT. Duke komunikuar me kolegët, kuptova se në IT është ende e mundur të flitet për menaxhimin e njohurive në nivelin "fillestar", ose më saktë, thjesht për të kuptuar se menaxhimi i njohurive është i nevojshëm nga çdo departament i çdo kompanie. Sot do të ketë një minimum të përvojës sime - do të doja të konsideroja standardet ekzistuese ndërkombëtare në fushën e menaxhimit të njohurive.
Le të fillojmë me ndoshta markën më të njohur në fushën e standardizimit - ISO. Imagjinoni, ekziston një standard i veçantë i dedikuar sistemeve të menaxhimit të njohurive (ISO 30401:2018). Por sot nuk do të ndalem në të. Përpara se të kuptoni "si" duhet të duket dhe të funksionojë një sistem i menaxhimit të njohurive, duhet të bini dakord se ai, në parim, është i nevojshëm.
Le të marrim për shembull ISO 9001: 2015 (Sistemet e menaxhimit të cilësisë). Siç sugjeron emri, ky është një standard i dedikuar për sistemet e menaxhimit të cilësisë. Për t'u certifikuar sipas këtij standardi, një organizatë duhet të sigurojë që proceset dhe produktet dhe/ose shërbimet e saj të biznesit të jenë transparente dhe pa probleme. Me fjalë të tjera, certifikata do të thotë që gjithçka në kompaninë tuaj funksionon qartë dhe pa probleme, ju kuptoni se çfarë rreziqesh paraqet organizimi aktual i proceseve, ju dini si t'i kontrolloni këto rreziqe dhe përpiqeni t'i minimizoni ato.
Çfarë lidhje ka me të menaxhimi i njohurive? Ja çfarë ka të bëjë me të:
7.1.6 Njohuri organizative
Organizata duhet të përcaktojë njohuritë e nevojshme për të operuar proceset e saj dhe për të arritur konformitetin e produkteve dhe shërbimeve.
Njohuritë duhet të ruhen dhe të vihen në dispozicion në masën e kërkuar.
Kur shqyrton nevojat dhe tendencat në ndryshim, organizata duhet të marrë parasysh njohuritë e saj ekzistuese dhe të përcaktojë se si të marrë ose të sigurojë akses në njohuri shtesë dhe ta përditësojë atë.
SHËNIM 1: Njohuria organizative është njohuri specifike për një organizatë; rrjedhin kryesisht nga përvoja.
Njohuria është informacion që përdoret dhe shkëmbehet për të arritur qëllimet organizative.
SHËNIM 2 Baza e njohurive të një organizate mund të jetë:
a) burimet e brendshme (p.sh. pronësia intelektuale; njohuritë e marra nga përvoja; mësimet e nxjerra nga projektet e dështuara ose të suksesshme; grumbullimi dhe shkëmbimi i njohurive dhe përvojave të padokumentuara; rezultatet e përmirësimeve të procesit, produktit dhe shërbimit);
b) burimet e jashtme (p.sh. standardet, akademia, konferencat, njohuritë e marra nga klientët dhe furnizuesit e jashtëm).
Dhe më poshtë, në bashkëngjitje:
Kërkesat e njohurive organizative janë futur në:
a) mbrojtja e organizatës nga humbja e njohurive, për shembull për shkak të:
- qarkullimi i stafit;
- pamundësia për të marrë dhe shkëmbyer informacion;
b) inkurajimi i organizatës për të marrë njohuri, për shembull nëpërmjet:
- të mësuarit duke bërë;
- mentorimi;
- krahasimi.
Pra, standardi ISO në fushën e menaxhimit të cilësisë thotë se për të siguruar cilësinë e aktiviteteve të saj, një ndërmarrje duhet të angazhohet në menaxhimin e njohurive. Kjo është e drejtë, nuk ka alternativë - "duhet". Përndryshe moskonformitet, dhe lamtumirë. Vetëm ky fakt duket të lë të kuptohet se ky nuk është një aspekt opsional në organizatë, pasi menaxhimi i njohurive në IT shpesh trajtohet, por një komponent i detyrueshëm i proceseve të biznesit.
Për më tepër, standardi përshkruan se cilat rreziqe është krijuar për të eliminuar menaxhimi i njohurive. Në fakt, ato janë mjaft të dukshme.
Le të imagjinojmë... jo, jo ashtu - ju lutem mbani mend një situatë nga karriera juaj kur ju nevojiteshin vërtet disa informacione për punë dhe transportuesi i vetëm i saj ishte në atë moment me pushime/udhëtim pune, u largua fare nga kompania ose thjesht ishte i sëmurë . Të kujtohet? Unë mendoj se pothuajse të gjithëve na është dashur të përballemi me këtë. Si u ndjetë në atë moment?
Nëse pas njëfarë kohe menaxhmenti i departamentit po shqyrton dështimin për të përmbushur afatet e projektit, ata, natyrisht, do të gjejnë dikë që të fajësojnë dhe të qetësohen për këtë. Por për ju personalisht, në momentin kur ju nevojiteshin njohuri, të kuptuarit se “fajin e ka RM, që shkoi në Bali dhe nuk la asnjë udhëzim në rast pyetjesh”. Sigurisht që fajin e ka ai. Por kjo nuk do të ndihmojë në zgjidhjen e problemit tuaj.
Nëse njohuritë dokumentohen në një sistem të aksesueshëm për njerëzit që mund të kenë nevojë për të, atëherë historia e përshkruar e "pushimit" bëhet pothuajse e pamundur. Kështu, sigurohet vazhdimësia e proceseve të biznesit, që do të thotë se pushimet, largimet e punonjësve dhe faktori famëkeq i autobusit nuk janë kërcënim për ndërmarrjen - cilësia e produktit/shërbimit do të mbetet në nivelin e zakonshëm.
Nëse kompania ka një platformë për shkëmbimin dhe ruajtjen e informacionit dhe përvojës, dhe gjithashtu ka krijuar një kulturë (zakon) të përdorimit të kësaj platforme, atëherë punonjësit nuk duhet të presin disa ditë për një përgjigje nga një koleg (apo edhe të kërkojnë për disa ditë për këtë koleg) dhe vini në pritje detyrat tuaja.
Pse po flas për zakonin? Sepse nuk mjafton të krijohet një bazë njohurish që njerëzit të fillojnë ta përdorin atë. Të gjithë jemi mësuar të kërkojmë përgjigje për pyetjet tona në Google dhe më shpesh e lidhim intranetin me aplikacionet për pushime dhe tabelat e njoftimeve. Ne nuk e kemi zakon të "kërkojmë informacion rreth kornizave Agile" (për shembull) në intranet. Prandaj, edhe nëse kemi bazën më të lezetshme të njohurive në një sekondë, askush nuk do të fillojë ta përdorë atë sekondën tjetër (ose edhe muajin tjetër) - nuk ka zakon. Ndryshimi i zakoneve është i dhimbshëm dhe kërkon shumë kohë. Jo të gjithë janë gati për këtë. Sidomos nëse ata "punuan në të njëjtën mënyrë" për 15 vjet. Por pa këtë, nisma e njohurive të kompanisë do të dështojë. Kjo është arsyeja pse ekspertët e KM lidhin pazgjidhshmërisht menaxhimin e njohurive me menaxhimin e ndryshimit.
Vlen gjithashtu t'i kushtohet vëmendje faktit se "Kur shqyrton nevojat dhe tendencat e ndryshimit, një organizatë duhet të marrë parasysh njohuritë e saj ekzistuese ...", d.m.th. zhvilloni një kulturë të referimit në përvojën e mëparshme kur merrni vendime në një botë në ndryshim. Dhe vini re përsëri "duhet".
Nga rruga, ky paragraf i vogël i standardit thotë shumë për përvojën. Zakonisht, kur bëhet fjalë për menaxhimin e njohurive, stereotipet fillojnë të sugjerojnë një pamje të një baze njohurish me qindra dokumente të vendosura në formën e skedarëve (rregullore, kërkesa). Por ISO flet për përvojën. Njohuritë e marra nga përvoja e kaluar e kompanisë dhe secilit prej punonjësve të saj janë ato që ju lejojnë të shmangni rrezikun e përsëritjes së gabimeve, të merrni menjëherë vendime më fitimprurëse dhe madje të krijoni një produkt të ri. Në kompanitë më të pjekura në fushën e menaxhimit të njohurive (përfshirë ato ruse, meqë ra fjala), menaxhimi i njohurive konsiderohet si një mjet për të rritur kapitalizimin e kompanisë, krijimin e produkteve të reja, zhvillimin e ideve të reja dhe optimizimin e proceseve. Kjo nuk është një bazë njohurish, është një mekanizëm për inovacion. Na ndihmon ta kuptojmë këtë në më shumë detaje Udhëzuesi PMBOK i PMI.
PMB OK është një udhëzues për tërësinë e njohurive mbi menaxhimin e projektit, një manual PM. Edicioni i gjashtë (2016) i këtij udhëzuesi prezantoi një seksion mbi menaxhimin e integrimit të projektit, i cili nga ana e tij përfshin një nënseksion mbi menaxhimin e njohurive të projektit. Ky paragraf është krijuar "bazuar në komentet e përdoruesve të manualit", d.m.th. u bë produkt i përvojës në përdorimin e versioneve të mëparshme të udhëzuesit në kushte reale. Dhe realiteti kërkonte menaxhim njohurish!
Prodhimi kryesor i artikullit të ri është "Regjistri i Mësimeve të Mësuara" (në standardin ISO të përshkruar më sipër, nga rruga, përmendet gjithashtu). Madje, sipas menaxhmentit, përpilimi i këtij regjistri duhet të kryhet gjatë gjithë zbatimit të projektit dhe jo në përfundim të tij, kur të vijë koha për të analizuar rezultatin. Sipas mendimit tim, kjo është shumë e ngjashme me retrospektivat në shkathtësi, por unë do të shkruaj një postim të veçantë për këtë. Teksti fjalë për fjalë në PMBOK lexohet kështu:
Menaxhimi i njohurive të projektit është procesi i përdorimit të njohurive ekzistuese dhe krijimit të njohurive të reja për të arritur qëllimet e projektit dhe për të promovuar të mësuarit në organizatë
Fusha e njohurive për menaxhimin e integrimit të projektit kërkon integrimin e rezultateve të marra nga të gjitha fushat e tjera të njohurive.
Tendencat në zhvillim në proceset e integrimit përfshijnë, por nuk kufizohen në:
...
• Menaxhimi i njohurive të projektit
Natyra gjithnjë e më e lëvizshme dhe në ndryshim e fuqisë punëtore kërkon gjithashtu një proces më rigoroz për përcaktimin e njohurive përgjatë ciklit jetësor të projektit dhe transferimin e saj tek audiencat e synuara në mënyrë që njohuritë të mos humbasin.
***
Përfitimet kryesore të këtij procesi janë se njohuritë e fituara më parë të organizatës përdoren për të marrë ose përmirësuar rezultatet e projektit, dhe njohuritë e fituara nga projekti aktual mbeten të disponueshme për të mbështetur operacionet e organizatës dhe projektet ose fazat e ardhshme të organizatës. Ky proces vazhdon gjatë gjithë projektit.
Nuk do ta kopjoj-ngjis të gjithë pjesën e madhe të manualit këtu. Ju mund të njiheni me të dhe të nxirrni përfundimet e duhura. Citimet e paraqitura më sipër, për mendimin tim, janë mjaft të mjaftueshme. Më duket se prania e një detaji të tillë në detyrën e Kryeministrit për të menaxhuar njohuritë e projektit tregon tashmë rëndësinë e këtij aspekti kur punoni në projekte. Nga rruga, shpesh dëgjoj tezën: "Kush ka nevojë për njohuritë tona në departamentet e tjera?" Dua të them, kujt i duhen këto mësime të nxjerra?
Në fakt, shihet shpesh se një njësi e sheh veten si një "njësi në vakum". Këtu jemi me bibliotekën tonë, por ka edhe pjesën tjetër të kompanisë dhe njohuritë për bibliotekën tonë nuk janë të dobishme për të. Rreth bibliotekës - ndoshta. Po në lidhje me proceset shoqëruese?
Një shembull i parëndësishëm: gjatë punës në projekt ka pasur ndërveprim me kontraktorin. Për shembull, me një stilist. Kontraktori rezultoi i tillë, humbi afatet dhe refuzoi të përfundonte punën pa pagesë shtesë. RM regjistroi në regjistrin e mësimeve të nxjerra se nuk ia vlente të punohej me këtë kontraktues jo të besueshëm. Në të njëjtën kohë, diku në marketing ata po kërkonin edhe një projektues dhe hasën në të njëjtin kontraktues. Dhe në këtë moment ka dy opsione:
a) nëse kompania ka një kulturë të vendosur mirë të ripërdorimit të përvojës, një koleg nga marketingu do të shikojë në regjistrin e mësimeve të nxjerra për të parë nëse dikush ka kontaktuar tashmë me këtë kontraktor, do të shohë reagime negative nga Kryeministri ynë dhe nuk do të humbasë kohë dhe paratë që komunikojnë me këtë kontraktues jo të besueshëm.
b) nëse kompania nuk ka një kulturë të tillë, tregtari do t'i drejtohet të njëjtit kontraktues jo të besueshëm, do të humbasë paratë, kohën e kompanisë dhe mund të prishë një fushatë të rëndësishme dhe urgjente promovuese, për shembull.
Cili opsion duket më i suksesshëm? Dhe vini re se nuk ishte informacioni për produktin që po zhvillohej ai që ishte i dobishëm, por për proceset që shoqëronin zhvillimin. Dhe doli të ishte e dobishme jo për një RM tjetër, por për një punonjës të një drejtimi krejtësisht të ndryshëm. Prandaj përfundimi: zhvillimi nuk mund të konsiderohet i ndarë nga shitjet, mbështetja teknike nga analitika e biznesit dhe IT nga menaxhimi administrativ. Të gjithë në kompani kanë përvojë pune që do të jetë e dobishme për dikë tjetër në kompani. Dhe këta nuk do të jenë domosdoshmërisht përfaqësues të fushave të lidhura.
Megjithatë, ana teknike e projektit mund të jetë gjithashtu e dobishme. Përpiquni të auditoni projektet në kompaninë tuaj gjatë viteve të fundit. Do të habiteni se sa biçikleta janë shpikur për të zgjidhur probleme të ngjashme. Pse? Sepse proceset e shkëmbimit të njohurive nuk janë krijuar.
Pra, menaxhimi i njohurive, sipas manualit të PMI, është një nga detyrat e PM-së. Siç mund ta shohim, dy organizata të njohura që kryejnë certifikime me pagesë sipas standardeve të tyre përfshijnë menaxhimin e njohurive në listat e tyre të mjeteve të domosdoshme për kontrollin e cilësisë dhe punën e projektit. Pse menaxherët në kompanitë e IT ende besojnë se menaxhimi i njohurive është dokumentacion? Pse ftohësi dhe dhoma e duhanit mbeten qendra të shkëmbimit të njohurive? E gjitha është çështje mirëkuptimi dhe zakonesh. Shpresoj që menaxherët e IT do të ndërgjegjësohen gradualisht për fushën e menaxhimit të njohurive dhe tradita gojore nuk do të shërbejë më si mjet për ruajtjen e njohurive në kompani. Studioni standardet tuaja të punës - ka shumë gjëra interesante në to!
Burimi: www.habr.com