Уради сам дигитална трансформација малих предузећа

Честа грешка привредника почетника је што не посвећују довољно пажње прикупљању и анализи података, оптимизацији радних процеса и праћењу кључних индикатора. Ово резултира смањеном продуктивношћу и неоптималним губитком времена и ресурса. Када су процеси лоши, исте грешке морате исправљати неколико пута. Како се број клијената повећава, услуга се погоршава, а без анализе података нема јасног разумевања шта треба побољшати. Као резултат тога, одлуке се доносе из хира.

Да би било конкурентно, савремено пословање, поред квалитетних производа и услуга, мора имати транспарентне процесе и прикупљати аналитичке податке. Без тога је тешко разумети право стање у пословању и донети исправне одлуке. Због тога је важно да у свом арсеналу имате неопходне алате који не само да су погодни за коришћење, већ вам такође омогућавају да поједноставите свој рад и креирате најтранспарентније могуће процесе.

Данас постоји огроман број алата и решења. Али већина предузетника их не користи јер или не виде вредност у њима, или не разумеју како да их користе, или су скупи, или компликовани, или још 100500. Али они који су то схватили, пронашли или створили такве алате за себе већ имају предност на средњи рок.

Више од 10 година стварам ИТ производе и решења која помажу предузећима да повећају профит кроз аутоматизацију и дигиталну трансформацију процеса. Помогао сам у проналажењу десетина стартапова и креирао десетине онлајн алата које користе стотине хиљада људи широм света.

Ево једног од добрих примера у мојој пракси који показује предности дигиталне трансформације. За једну малу америчку адвокатску фирму, мој тим и ја смо креирали алат за генерисање правних докумената, омогућио је адвокатима да брже генеришу документе. А касније, проширивши функционалност овог алата, направили смо онлајн услугу и потпуно трансформисали компанију. Сада служе купцима не само у свом граду, већ и широм земље. Током три године, капитализација компаније је порасла неколико пута.

У овом чланку ћу са вама поделити право искуство стварања транспарентног система за праћење кључних показатеља пословања. Покушаћу да усадим вредност коришћења дигиталних решења, показаћу да то није тешко и није увек скупо. Па идемо!

Како је све почело

Ако желите да имате нешто што никада нисте имали, мораћете да урадите нешто што никада нисте.
Цоцо Цханел

Моја жена је била уморна од породиљског одсуства и одлучили смо да отворимо мали бизнис - дечију играоницу. Пошто имам свој бизнис, моја жена у потпуности брине о играоници, а ја помажем око стратешких питања и развоја.

Детаљи отварања бизниса су сасвим друга прича, али у фази прикупљања података и анализе конкурената, поред истицања специфичних проблема овог посла, обратили смо пажњу и на проблеме интерних процеса са којима се већина конкурената није борила. .

На моје изненађење, у 21. веку скоро нико није водио ЦРМ у било ком облику; Истовремено, сами власници су се жалили да запослени краду, греше у обрачуну и морају да троше доста времена на прерачунавање и проверу са уписима у књиговодствену књигу, губе се подаци о резервацијама и депозитима, клијенти одлазе из непознатих разлога. њих.

Анализирајући прикупљене податке, схватили смо да не желимо да понављамо њихове грешке и потребан нам је транспарентан систем који ће ове ризике свести на минимум. Пре свега, почели смо да тражимо готова решења, али нисмо могли да нађемо она која у потпуности задовољавају наше захтеве. А онда сам одлучио да направим свој систем, иако не идеалан, али функционалан и јефтин (скоро бесплатан).

Приликом одабира алата узео сам у обзир следеће критеријуме: требало би да буде јефтин, да буде флексибилан и приступачан и да буде једноставан за коришћење. Могао бих да напишем пуноправан, моћан и скуп систем за овај посао, али имали смо мало времена и мали буџет, плус нисмо у потпуности разумели да ли ће наш пројекат функционисати и било би неразумно трошити много средстава на овај систем. Због тога сам, у време тестирања хипотезе, одлучио да почнем са МВП-ом (Минимум Виабле Продуцт – минимум виабле продуцт) и направим радну верзију у најкраћем могућем року уз минимална улагања, а временом је завршим или прерадим.

Као резултат тога, мој избор је пао на Гоогле услуге (Диск, Табеле, Календар). Главни извор улазно/излазних информација су Гоогле табеле, пошто моја жена има искуства у раду са табелама, може сама да унесе измене ако је потребно. Узео сам у обзир и чињеницу да ће алат користити и запослени који можда нису баш добри у коришћењу рачунара, а научити их како да уносе податке у табелу биће много лакше него да их научите како да раде са неким специјализованим програм попут 1Ц.

Подаци који се уносе у табеле се мењају у реалном времену, односно у сваком тренутку можете видети стање послова компаније, уграђена је сигурност, можете ограничити приступ одређеним особама.

Развој архитектуре и структуре података

Дечја играоница пружа неколико основних услуга.

• Стандардна посета — када клијент купује време проведено у играоници своје деце.
• Посјета под надзором — када клијент купује време проведено у играоници своје деце и додатно плаћа надзор. Односно, клијент може да остави дете и да се бави својим послом, а собни радник ће гледати и играти се са дететом током родитељског одсуства.
• Отворени рођендан — клијент изнајмљује посебан сто за храну и седење гостију и плаћа стандардну посету играоници, док соба ради као и обично.
• Затворен рођендан — клијент изнајмљује читав простор током периода закупа собе не прима друге клијенте;

Важно је да власник зна колико је људи посетило собу, колико су година, колико су времена провели, колико новца су зарадили, колико је било трошкова (често се дешава да администратор нешто мора да купи или плати). за нешто, на пример, испоруку или воду), Колико је рођендана било?

Као и сваки ИТ пројекат, почео сам размишљањем о архитектури будућег система и разрадом структуре података. Пошто је супруга задужена за посао, она зна све што треба да види, контролише и влада, па се понашала као муштерија. Заједно смо спровели размишљање и израдили захтеве за систем, на основу којих сам размислио о функционалности система и направио следећу структуру датотека и фасцикли у Гоогле диску:

Документ „Резиме“ садржи опште информације о компанији: приходе, расходе, аналитику

Документ о трошковима садржи информације о месечним трошковима компаније. Ради веће транспарентности, подељено у категорије: канцеларијски трошкови, порези, трошкови особља, трошкови рекламирања, остали трошкови.

Месечни трошкови

Збирна табела трошкова за годину

Фасцикла Приход садржи 12 датотека Гоогле табела, по једну за сваки месец. Ово су главна радна документа коју запослени свакодневно попуњавају. Садрже обавезну картицу и картице за контролну таблу за сваки радни дан. Картица контролне табле приказује све потребне информације за текући месец за брзо разумевање послова, а такође вам омогућава да поставите цене и додате услуге.

Картица контролне табле

Дневни таб

У процесу развоја пословања почеле су да се појављују додатне потребе у виду попуста, претплата, додатних услуга, догађаја. Све ово смо такође имплементирали током времена, али овај пример показује основну верзију система.

Креирање функционалности

Након што сам схватио главне индикаторе, разрадио архитектуру и размену података између ентитета, почео сам са имплементацијом. Прва ствар коју сам урадио је да направим Гоогле Схеет документ у фасцикли Приходи. Направио сам две картице у њему: контролну таблу и први дан у месецу, у које сам додао следећу табелу.

Главни радни лист

Ово је главни радни лист са којим ће администратор радити. Само треба да попуни потребна поља (означена црвеном бојом), а систем ће аутоматски израчунати све потребне индикаторе.

Да би се смањиле грешке у уносу и погодност, поље „Врста посете“ је имплементирано као падајућа листа пружених услуга, коју можемо уређивати на страници контролне табле. Да бисмо то урадили, овим ћелијама додајемо верификацију података и указујемо на опсег из којег треба узети податке.

Да бих смањио људску грешку у прорачунима, додао сам аутоматску калкулацију сати које је клијент провео у соби и износ доспелог новца.

Да би то урадио, администратор мора једноставно означити време доласка клијента (колона Е) и време одласка (колона Ф) у формату ХХ: ММ. Да бих израчунао укупно време које клијент проведе у соби за игру, користим ову формулу:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

Да бисмо аутоматски израчунали износ новца за коришћење услуга, морали смо да користимо сложенију формулу, пошто цена сата може да варира у зависности од врсте услуге. Због тога сам морао да повежем податке са табелом услуга на страници контролне табле користећи КУЕРИ функцију:

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

Поред главних радњи, додао сам додатне функције за отклањање нежељених грешака ИФЕРРОР или ИСБЛАНК, као и функцију РОУНДДОВН - да се не замарам ситницама, заокружио сам коначан износ наниже, према клијенту.

Поред главног прихода (време изнајмљивања), у дечијој играоници постоје додатни приходи у виду услуга или продаје играчака, а запослени праве и неке мале трошкове, на пример, плаћају воду за пиће или купују слаткише за комплименте, све се то такође мора узети у обзир.

Стога сам додао још две табеле у које ћемо забележити ове податке:

Да бих олакшао рад са знацима, обојио сам их и додао условно обликовање ћелијама.

Главне табеле су спремне, сада треба да ставите главне индикаторе у посебну табелу како бисте јасно видели колико сте зарадили у једном дану и колико је овог новца у каси, а колико на картици.

Да бих збројио новац према врсти плаћања, поново сам користио функцију КУЕРИ:

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

На крају радног дана, администратор треба само још једном да провери приход и не мора да ради ручно прерачунавање. Не терамо човека на додатне послове, а власник у сваком тренутку може да погледа и контролише ситуацију.

Све потребне табеле су спремне, сада ћемо само дуплирати картицу за сваки дан, нумерисати је и добити следеће.

Велики! Скоро све је спремно, остаје само да се на картици контролне табле прикажу сви главни индикатори за месец.

Да бисте добили укупан приход за месец, можете написати следећу формулу

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

где је Д1 ћелија са дневним приходом, а '1', '2' и тако даље су назив картице. На потпуно исти начин добијам податке о додатним приходима и расходима.

Ради јасноће, одлучио сам да прикажем укупну профитабилност по категоријама. Да бих то урадио, морао сам да направим сложен избор и груписање са свих картица, а затим филтрирам и уклоним празне и непотребне линије.

Профитабилност по категоријама

Главни алат за обрачун прихода је спреман, сада ћемо само дуплирати датотеку за сваки месец у години.

Након што сам направио алат за обрачун и праћење прихода, кренуо сам са креирањем табеле расхода у којој ћемо узети у обзир све месечне трошкове: кирију, плате, порезе, куповину робе и друге трошкове.

У фолдеру за текућу годину направио сам Гоогле Схеет документ и додао му 13 картица, контролну таблу и дванаест месеци.

Картица контролне табле

Ради јасноће, на картици контролне табле сумирао сам све потребне информације о финансијским трошковима за годину.

И у свакој месечној картици направио сам табелу у којој ћемо пратити све готовинске трошкове компаније по категоријама.

Картица месеца

Испоставило се да је веома згодно, сада можете да видите и контролишете све трошкове компаније, а ако је потребно, погледајте историју, па чак и урадите аналитику.

Пошто се подаци о приходима и расходима налазе у различитим фајловима и нису баш згодни за праћење, одлучио сам да направим једну датотеку у којој сам сакупио све релевантне информације потребне власнику за контролу и управљање компанијом. Ову датотеку сам назвао „Резиме“.

ротациона табела

У овој датотеци сам направио табелу која прима месечне податке из табела, за ово сам користио стандардну функцију:

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

где прослеђујем ИД документа као први аргумент, а увезени опсег као други параметар.

Онда сам саставио годишњи биланс: колико је зарађено, колико је потрошено, колика је била добит, рентабилност. Визуелизовани потребни подаци.

А ради погодности, тако да власник предузећа може да види све податке на једном месту и да не пролази кроз датотеке, интегрисао сам могућност избора било ког месеца у години и приказа кључних индикатора у реалном времену.

Да бих то урадио, направио сам везу између месеца и ИД документа

Затим сам направио падајућу листу користећи „Подаци -> Валидација података“, одредио опсег везе и конфигурисао увоз са динамичком везом до документа

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

Закључак

Као што видите, побољшање процеса у вашем пословању није тако тешко као што се чини, и не морате имати никакве супер вештине да бисте то урадили. Наравно, овај систем има доста недостатака, и како посао расте биће га немогуће користити, али за мала предузећа или у старту при тестирању хипотезе, ово је одлично решење.

Ова играоница ради на овом решењу већ трећу годину, а тек ове године, када већ јасно разумемо све процесе, познајемо нашег клијента и тржиште. Одлучили смо да креирамо пуноправни алат за управљање пословањем на мрежи. Демо апликација на Гоогле диску

ПС

Коришћење Гоогле табела за праћење пословања није баш згодно, посебно са телефона. Па ја јесам ПВА апликација, који приказује све кључне показатеље пословања у реалном времену у погодном формату

Извор: ввв.хабр.цом