Верујем да сви идемо у ресторан са пријатељима или колегама. И после забавног времена, конобар доноси чек. Тада се проблем може решити на неколико начина:
- Први метод, „џентлменски“. 10–15% „напојнице“ конобару додаје се износу чека, а добијени износ се подједнако дели на све мушкарце.
- Други метод је „социјалистички“. Чек се дели подједнако на све, без обзира колико су појели и попили.
- Трећи метод је „фер“. Свако укључује калкулатор на свом телефону и почиње да обрачунава цену свог посуђа плус одређену количину „бакшиша“, такође индивидуално.
Ситуација у ресторанима је веома слична ситуацији са ИТ трошковима у компанијама. У овом посту ћемо говорити о расподели трошкова између одељења.
Али пре него што заронимо у понор ИТ-а, вратимо се на пример ресторана. Сваки од горе наведених метода „алокације трошкова“ има предности и недостатке. Очигледан недостатак друге методе: један је могао јести вегетаријанску цезар салату без пилетине, а други би јести бифтек од рибежу, тако да су се количине могле значајно разликовати. Недостатак „фер“ методе је у томе што је процес бројања веома дуг, а укупан износ новца је увек мањи од онога што је у чеку. Уобичајена ситуација?
Сада замислимо да смо се забављали у ресторану у Кини, а чек је донет на кинеском. Све што је јасно ту је износ. Иако неки могу посумњати да то уопште није износ, већ тренутни датум. Или, претпоставимо да се ово дешава у Израелу. Читају с десна на лево, али како пишу бројеве? Ко може да одговори без Гугла?
Зашто је потребна алокација за ИТ и пословање?
Дакле, ИТ одељење пружа услуге свим одељењима компаније, а заправо продаје своје услуге пословним одељењима. И, иако можда не постоје формални финансијски односи између одељења унутар компаније, свака пословна јединица треба у најмању руку да разуме колико троши на ИТ, колико кошта лансирање нових производа, тестирање нових иницијатива итд. Очигледно је да модернизацију и проширење инфраструктуре не плаћа митски „модернизатор, покровитељ систем интегратора и произвођача опреме“, већ бизнис, који мора да разуме ефективност ових трошкова.
Пословне јединице се разликују по величини као и по интензитету коришћења ИТ ресурса. Дакле, подела трошкова надоградње ИТ инфраструктуре подједнако између одељења је други метод са свим својим недостацима. „Поштена“ метода је пожељнија у овом случају, али је превише радно интензивна. Чини се да је најоптималнија опција „квази-фер“ опција, када се трошкови не алоцирају на пени, већ са неком разумном тачношћу, баш као што у школској геометрији користимо број π као 3,14, а не цео низ бројева после децималног зареза.
Процена цене ИТ услуга је веома корисна у холдингима са јединственом ИТ инфраструктуром када се део холдинга спаја или одваја у посебну структуру. Ово вам омогућава да одмах израчунате трошкове ИТ услуга како бисте ове износе узели у обзир приликом планирања. Такође, разумевање трошкова ИТ услуга помаже у поређењу различитих опција за коришћење и поседовање ИТ ресурса. Када мушкарци у оделима од више хиљада долара говоре о томе како њихов производ може да оптимизује ИТ трошкове, повећа оно што треба да се повећа и смањи оно што треба да се смањи, процена текућих трошкова ИТ услуга омогућава ЦИО-у да не верује слепо маркетиншким обећањима , али да прецизно процени очекивани ефекат и контролише резултате.
За пословање, алокација је прилика да унапред разумеју цену ИТ услуга. Било који пословни захтев се не оцењује као повећање укупног ИТ буџета за толико процената, већ се утврђује као износ за одређени захтев или услугу.
Прави случај
Кључни „бол“ ЦИО-а велике компаније био је у томе што је било неопходно разумети како да се трошкови распореде између пословних јединица и понуди учешће у развоју ИТ-а сразмерно потрошњи.
Као решење, развили смо калкулатор ИТ услуга који је могао да распореди укупне ИТ трошкове прво на ИТ услуге, а затим на пословне јединице.
У ствари, постоје два задатка: израчунати цену ИТ услуге и распоредити трошкове међу пословним јединицама које користе ову услугу према одређеним покретачима („квазифер“ метод).
На први поглед, ово може изгледати једноставно ако су од самог почетка правилно описани ИТ сервиси, унесене информације у конфигурациону базу ЦМДБ и систем за управљање ИТ имовином ИТАМ, изграђени модели ресурса и услуга и каталог ИТ услуга развијена. Заиста, у овом случају, за било коју ИТ услугу могуће је одредити које ресурсе користи и колико ти ресурси коштају, узимајући у обзир амортизацију. Али ми имамо посла са обичним руским послом, и то намеће нека ограничења. Дакле, не постоје ЦМДБ и ИТАМ, постоји само каталог ИТ услуга. Свака ИТ услуга генерално представља информациони систем, приступ њему, корисничку подршку итд. ИТ сервис користи инфраструктурне услуге као што су „ДБ сервер“, „Апликацијски сервер“, „Систем за складиштење података“, „Мрежа података“ итд. Сходно томе, за решавање постављених задатака потребно је:
- утврђивање трошкова инфраструктурних услуга;
- распоредити трошкове инфраструктурних услуга на ИТ услуге и израчунати њихову цену;
- утврдити покретаче (коефицијенте) за расподелу трошкова ИТ услуга на пословне јединице и алоцирати трошкове ИТ услуга на пословне јединице, чиме се износ трошкова ИТ сектора распоређује између осталих сектора компаније.
Сви годишњи ИТ трошкови могу се представити као врећа новца. Нешто од ове торбе потрошено је на опрему, миграцијске послове, модернизацију, лиценце, подршку, плате запослених итд. Међутим, сложеност је у рачуноводственом поступку рачуноводства основних средстава и нематеријалне имовине у ИТ.
Узмимо пример пројекта модернизације САП инфраструктуре. У оквиру пројекта набављена је опрема и лиценце, а радови се изводе уз помоћ систем интегратора. Приликом затварања пројекта, руководилац мора да сачини папирологију тако да се рачуноводствена опрема урачунава у основна средства, лиценце у нематеријална улагања, а остали пројектантски и пуштајући радови отписују као одложени расходи. Проблем број један: када се региструје као основна средства, рачуновођи купца није важно како ће се звати. Дакле, у основним средствима добијамо средство „УпградеСАПандМигратион“. Ако је у оквиру пројекта модернизован дисковни низ, који нема везе са САП-ом, то додатно отежава потрагу за трошковима и даљу алокацију. У ствари, било која опрема може бити скривена иза „УпградеСАПандМигратион“ имовине, и што више времена пролази, теже је разумети шта је заправо тамо купљено.
Исто важи и за нематеријалну имовину која има много сложенију формулу обрачуна. Додатну сложеност додаје чињеница да се тренутак покретања опреме и стављања у биланс стања може разликовати за око годину дана. Плус, амортизација је 5 година, али у ствари опрема може радити мање или више, у зависности од околности.
Дакле, теоретски је могуће израчунати цену ИТ услуга са 100% тачности, али у пракси је ово дуга и прилично бесмислена вежба. Због тога смо изабрали једноставнији метод: трошкови који се лако могу приписати било којој инфраструктури или ИТ услузи приписују се директно одговарајућој услузи. Преостали трошкови се распоређују на ИТ сервисе према одређеним правилима. Ово ће вам омогућити да добијете тачност од приближно 85%, што је сасвим довољно.
У првој фази За расподелу трошкова за инфраструктурне услуге користе се финансијски и рачуноводствени извештаји за ИТ пројекте и „здрав волонтеризам“ у случајевима када није могуће приписати трошкове било којој инфраструктурној услузи. Трошкови се алоцирају или директно на ИТ услуге или на инфраструктурне услуге. Као резултат расподеле годишњих трошкова добијамо износ трошкова за сваку инфраструктурну услугу.
У другој фази коефицијенти расподеле између ИТ сервиса одређују се за такве инфраструктурне услуге као што су „Сервер апликација“, „Сервер базе података“, „Складиштење података“ итд. Неке инфраструктурне услуге, на пример, „Радна места“, „Ви-Фи приступ“, „Видео конференције“ се не дистрибуирају међу ИТ сервисима и додељују се директно пословним јединицама.
У овој фази почиње забава. Као пример, размотрите такву инфраструктурну услугу као што је „Сервери апликација“. Присутан је у скоро сваком ИТ сервису, у две архитектуре, са и без виртуелизације, са и без редунданце. Најједноставнији начин је да се трошкови распореде пропорционално коришћеним језграма. Да бисмо пребројали „идентичне папагаје“ и не бисмо мешали физичка језгра са виртуелним, узимајући у обзир прекомерну претплату, претпостављамо да је једно физичко језгро једнако три виртуелна. Тада ће формула расподеле трошкова за инфраструктурну услугу „Сервер апликација“ за сваку ИТ услугу изгледати овако:
,
где је Рсп укупна цена инфраструктурне услуге „Сервери апликација“, а Кк86 и Кр су коефицијенти који указују на удео сервера к86 и П-серије.
Коефицијенти се одређују емпиријски на основу анализе ИТ инфраструктуре. Цена кластерског софтвера, софтвера за виртуелизацију, оперативних система и апликативног софтвера обрачунава се као засебне инфраструктурне услуге.
Узмимо компликованији пример. Инфраструктурни сервис „Сервери базе података“. Укључује трошкове хардвера и трошкове лиценци базе података. Дакле, цена опреме и лиценци се може изразити у формули:
где су РХВ и РЛИЦ укупни трошкови опреме и укупни трошкови лиценци базе података, а КХВ и КЛИЦ су емпиријски коефицијенти који одређују удео трошкова за хардвер и лиценце.
Даље, са хардвером је слично претходном примеру, али са лиценцама је ситуација мало компликованија. Предузеће може да користи неколико различитих типова база података, као што су Орацле, МССКЛ, Постгрес, итд. Дакле, формула за израчунавање алокације одређене базе података, на пример, МССКЛ, одређеној услузи изгледа овако:
где је КМССКЛ коефицијент који одређује удео ове базе података у ИТ пејзажу компаније.
Ситуација је још компликованија са прорачуном и алокацијом система за складиштење података са различитим произвођачима низова и различитим типовима дискова. Али опис овог дела је тема за посебан пост.
Резултат?
Резултат ове вежбе може бити Екцел калкулатор или алатка за аутоматизацију. Све зависи од зрелости компаније, покренутих процеса, примењених решења и жеље менаџмента. Такав калкулатор или визуелни приказ података помаже у правилној расподели трошкова између пословних јединица и показује како и за шта се распоређује ИТ буџет. Исти алат може лако показати како побољшање поузданости услуге (редундантност) повећава њену цену, не по цени сервера, већ узимајући у обзир све повезане трошкове. Ово омогућава бизнису и ЦИО-у да „играју на истој табли“ по истим правилима. Приликом планирања нових производа, трошкови се могу унапред израчунати и проценити изводљивост.
Игор Тјукачев, консултант компаније Јет Инфосистемс
Извор: ввв.хабр.цом