ЕРП систем: шта је то, зашто га треба имплементирати и да ли је потребан вашој компанији?

Приликом имплементације готових ЕРП система 53% предузећа доживљавање озбиљних изазова који захтевају промене у пословним процесима и организационим приступима, а 44% компанија се суочава са значајним техничким проблемима. У низу чланака објаснићемо шта је ЕРП систем, колико је користан, како утврдити потребу за његовом имплементацијом, шта треба да знате када бирате провајдера платформе и како га имплементирати.

Концепт ЕРП система долази из САД и буквално се преводи као планирање ресурса предузећа – Ентерприсе Ресоурце Планнинг. Академски, то изгледа овако: „ЕРП је организациона стратегија за интеграцију производње и операција, управљања радном снагом, финансијског управљања и управљања имовином, фокусирана на континуирано балансирање и оптимизацију ресурса предузећа кроз специјализовани, интегрисани апликативни софтверски пакет (софтвер) који обезбеђује заједнички модел података и процесе за све области делатности“.

Сваки добављач може да разуме систем који је развио на свој начин, на основу свог фокуса и задатака које треба решити. На пример, један ЕРП систем је погоднији за малопродају, али није погодан за рафинерију нафте. Штавише, свака компанија и њен запослени који користе платформу замишљају је другачије, на основу дела са којим долазе у контакт у свом раду.

У својој основи, ЕРП је информациони систем за управљање свим пословним процесима и ресурсима компаније заснован на јединственој бази података. 

Зашто вам је потребан ЕРП систем?

Као и сваки информациони систем, ЕРП ради са подацима. Сваки запослени и одељење стално ствара стотине мегабајта информација. У малој организацији, менаџер има директан приступ свим информацијама и времену за праћење процеса. Ако се велики обим података креира у оквиру једног или два пословна процеса, онда менаџеру треба само да их дигитализује циљаним ИТ решењима. Типично, организација купује рачуноводствени софтвер и, на пример, ЦРМ.

Како компанија расте, они појединачни процеси којима је раније било потребно минимално време за управљање се претварају у велике количине информација. У комбинацији са другим пословним процесима, различити токови информација захтевају огромно административно особље да их комбинује и анализира. Дакле, ЕРП систем није потребан малим, већ средњим и великим предузећима.

Како разумети да је компанији потребан ЕРП систем

Типична прича за наше купце иде овако. У неком тренутку постаје јасно да су сви главни процеси аутоматизовани, а ефикасност рада се не повећава. 

Испоставља се да се сваки процес налази у свом засебном информационом систему. Да би их повезали, запослени ручно уносе податке у сваки систем, а затим руководство ручно прикупља дуплиране податке како би анализирало активности целе компаније. У принципу, таква механика рада је продуктивна до одређене тачке. Главна ствар је да се утврди тренутак постизања максималне ефикасности пре него што се догоди, а не када је потребно променити механизме процеса у хитном режиму.

Ниједан информациони систем никада неће известити да је дошао тренутак када је компанија порасла до нивоа на којем је ЕРП систем неопходан. Светско искуство показује 4 главна знака који ће вам омогућити да ово разумете:

Нема довољно података за доношење информисане одлуке менаџмента.

Свака одлука у пословању има последице које на крају резултирају финансијским губицима или, обрнуто, приходима. Квалитет одлуке зависи од информација на којима се заснива. Ако су подаци застарели, непотпуни или нетачни, одлука ће бити нетачна или неуравнотежена. 

Главни разлози за недоследност информација: 

• критичне информације су расуте међу појединим запосленима и одељењима; 

• не постоје прописи за прикупљање података; 

• Информације прикупљају запослени са различитим улогама иу различито време.

Са ЕРП платформом која одговара вашим пословним процесима, можете централизовати све своје податке. Све информације креирају сваки запослени и одељење у јединственом систему у реалном времену. То значи да су подаци вама и било коме другом у компанији увек што је могуће тачнији и ажурнији.

Недостатак интеграције између ИТ система доводи до оперативних неуспеха и омета раст компаније.

Сваки ИТ систем има своје захтеве за формат података, изграђен у различито време и користећи различите технологије, принципе и програмске језике. То се огледа у раду запослених, који комуницирају као на различитим језицима, и у брзини интеракције. 

ЕРП систем комбинује појединачне функције у један интегрисани и лако разумљив простор. ЕРП систем делује као преводилац, говорећи више програмских језика како би се обезбедила сарадња и доследност.

Ваши клијенти су незадовољни услугом.

Ако се купци жале или оду, требало би да размислите о ефикасности. То је због тога што потражња надмашује понуду, кашњења у испоруци, спора услуга или само општи осећај да предузеће нема ресурсе или време да се брине о сваком купцу. 

Када предузеће нарасте на средњу или велику величину, ЕРП незадовољне купце претвара у лојалне. Купци почињу да осећају побољшање услуге и доживљавају промене заједно са компанијом.

Користите застареле системе.

Према истраживање Вееам 2020 Извештај о трендовима у заштити података, главна препрека трансформацији дигиталног пословања су застареле технологије. Ако компанија и даље ради са системима за ручни унос или папирним документима, онда ће у постпандемијском периоду сигурно бити остављена. 

Поред тога, ИТ системи компаније могу бити прилично модерни, али дезинтегрисани. У овом случају, свако одељење ствара свој информативни бункер, подаци из којих излазе у дозама или погрешно. Ако је интеграција појединачних система изузетно скупа или немогућа, онда их је потребно променити у један ЕРП систем.

Које предности ЕРП систем пружа предузећу?

ЕРП систем је производ који компанија купује о свом трошку. На његову имплементацију гледа се као на инвестицију која треба да донесе профит. Ниједан произвођач ЕРП система не гарантује да ће донети раст прихода компанији. И то се не односи само на ЕРП системе, већ и на било која ИТ решења. Међутим, све предности имплементације индиректно утичу на профит:

Уштеде на ИТ системима

Уместо да трошите ресурсе на неколико различитих система, од којих сваки захтева специјализовану подршку, инфраструктуру, лиценце и обуку запослених, све трошкове можете концентрисати на једну ЕРП платформу. Састоји се од модула који замењују различите системе интегрисаним деловима. 

Ако се ЕРП систем развија од нуле да би задовољио потребе одређене компаније, он може укључивати системе и услуге трећих страна који ће бити погодни за рад пословних партнера, добављача, клијената и других партнера.

Пуна транспарентност

ЕРП омогућава менаџменту потпун приступ сваком пословном процесу било ког одељења 24/7. На пример, можете пратити залихе на дневној бази, укључујући планиране испоруке и испоруке у транзиту. Поседовање комплетне слике нивоа залиха омогућава вам да прецизније контролишете обртни капитал.

Аутоматизовани извештаји и моћно планирање

ЕРП ствара јединствен, јединствен систем извештавања за све процесе. Аутоматски генерише корисне извештаје и аналитику у било ком тренутку. Уз то, менаџмент неће морати ручно да прикупља табеле и писма. 

Тако платформа ослобађа време за стратешко планирање, бољу анализу и поређење учинка одељења. ЕРП систем помаже да се пронађу трендови у аналитици који раније нису примећени, а нису ни имали прилике да се примете.

Повећана ефикасност

ЕРП сам по себи није панацеја. Важно је не само да се придржавате специфичности пословања, већ и да га правилно имплементирате. Према истраживање Са 315 готових добављача ЕРП система, удео имплементација које су биле само делимично успешне процењен је на између 25 и 41 проценат, у зависности од индустрије. Прави ЕРП значајно смањује време и труд утрошен на рутински рад. 

Обслуживание клиентов

Кориснички сервис је кључни део пословања. ЕРП систем помера фокус запослених са одржавања регистара купаца на изградњу и одржавање односа са купцима. 

Статистика показује да 84 одсто клијената су разочарани у компанији ако не добију довољно одговора на упите. ЕРП пружа запосленом све потребне информације и историју клијента одмах у тренутку контакта. Њиме се запослени не баве бирократијом, већ привлачењем и задржавањем клијената. Клијенти осећају предности његове примене, чак и не знајући за промене у компанији.

Заштита података

Тешко да постоји информациони систем који може да пружи апсолутну гаранцију безбедности података. Лични подаци купаца и запослених, мејлови, интелектуална својина, финансијски подаци, фактуре, уговори – што више система обрађује ове информације, теже је пратити ризике. ЕРП систем уводи јединствене стандарде за приступ, унос и излаз података и централизовано складиштење информација. 

Међутим, што је већи тржишни удео готовог ЕРП система, то је чешће подложан хакерским нападима. Било би пожељно да развијете сопствени ЕРП систем, чијој бази кодова ћете имати приступ само ви. Ако је ЕРП систем ваше компаније развијен од нуле, хакери неће моћи да пронађу копије система да би га прво тестирали на рањивости.

Продуктивност сарадње

Често интересовање за сарадњу између одељења или запослених нестаје јер пренос података захтева много рутинских операција или због психолошке климе у компанији. Јединствени систем аутоматизује приступ информацијама, елиминише негативно искуство људског фактора и убрзава комуникацију унутар компаније.

Обједињени пословни процеси

Унапред изграђени ЕРП системи су развијени у складу са најбољом индустријском праксом. Ово омогућава предузећима да стандардизују сопствене процесе. 

Међутим, у стварности, предузеће мора да направи тежак избор: или је потребно дуго и скупо време да се постави и модификује ЕРП систем како би задовољио стандарде предузећа, или је болно прилагођавати сопствене пословне процесе потребама. стандарди ЕРП система. 

Постоји и трећи начин - да у почетку развијете систем за сопствене пословне процесе.

Прилагодљивост

Без обзира да ли проширујете базу клијената, ширите се на нова тржишта, уводите нове процесе, одељења или производе или на други начин повећавате своје пословање, са правим добављачем, ваша ЕРП платформа може да се прилагоди променама.

Будући да се ЕРП систем имплементира у све процесе компаније, листа погодности се може повећати у зависности од специфичности. На тржишту су развијене десетине и стотине готових решења која терају купце у оквире претплате, брзине ажурирања и подршке, затворене функционалности и архитектуре - у оквиру једног добављача. Само развој сопственог ЕРП система пружа максималне могућности без икаквих ограничења. 

Прочитајте следеће чланке да бисте сазнали како да изаберете произвођача ЕРП система, која питања поставити да не бисте изгубили новац и шта треба узети у обзир приликом планирања имплементације.

Извор: ввв.хабр.цом