Упркос популарности теме електронског управљања документима, у руским банкама и у финансијском сектору уопште, већина трансакција се обавља на старински начин, на папиру. И овде није поента толико у конзервативизму банака и њихових клијената, колико у недостатку адекватног софтвера на тржишту.
Што је трансакција сложенија, мања је вероватноћа да ће она бити спроведена у оквиру ЕДИ. На пример, лизинг трансакција је сложена по томе што укључује најмање три стране – банку, примаоца лизинга и добављача. Често им се додају јемац и залогодавац. Одлучили смо да се такве трансакције могу потпуно дигитализовати, за шта смо креирали Е-Леасинг систем - прву услугу у Русији која у потпуности обезбеђује ЕДИ у таквим сценаријима. Као резултат тога, почетком јула 2019. 37% од укупног броја лизинг трансакција иде преко Е-Леасинга. У наставку ћемо анализирати Е-Леасинг са становишта функционалности и техничке имплементације.
Почели смо да развијамо систем почетком 2017. Најтежи део је био почетак: формулисање захтева за производ, претварање идеја у специфичне техничке спецификације. Следи потрага за извођачем радова. Припрема техничких спецификација, консултације - све ово је трајало око четири месеца. Још четири месеца касније, у новембру 2017. године, изашло је прво издање система, што је прилично брзо за тако амбициозан пројекат. Прва верзија Е-Леасинга имала је функције тражења и потписивања докумената – не само главних, већ и уговора о јемству и других додатних уговора који могу бити потребни у процесу рада по уговору о лизингу. У марту 2018. додали смо могућност тражења докумената у склопу мониторинга, а у јулу исте године додали смо могућност слања електронских рачуна.
Како функционише Е-леасинг?
Почели смо да развијамо систем почетком 2017. Цео пут од формулисања захтева за производ до избора извођача и издавања првог издања трајао је мање од годину дана – дипломирали смо у новембру.
Захтеви за пакет докумената од уговорних страна врше се из нашег пословног система базираног на Цорус СКЛ бази података и Мицрософт Динамицс НАВ 2009. Сва документа која су учесници дали у склопу трансакције такође се шаљу тамо на складиштење. Фронтенд је Е-Леасинг портал који омогућава добављачима и клијентима да траже, преузимају, штампају документе и потпишу их помоћу ЕЦЕС-а (побољшани квалификовани електронски потпис).
Погледајмо сада детаљније рад система према дијаграму изнад.
Захтев се генерише из ентитета „Картица друге стране“ или „Пројекат“. Када се пошаље захтев, записи се генеришу у табели захтева. Садржи опис захтева и параметара. Објект цодеунит је одговоран за генерисање захтева. Унос у табели се креира са статусом Реади, што значи да је захтев спреман за слање. Табела захтева садржи опис тела захтева. Сви тражени документи налазе се у табели докумената. Када се тражи документ, поље „ЕДС Статус“ је постављено на „Захтевано“.
Посао на ЦОРУС серверу који ради на СКЛ агенту прати записе са статусом Реади у табели упита. Када се такав запис пронађе, задатак шаље захтев порталу Е-Леасинг. Ако је слање било успешно, унос се у табели означава статусом Одговорио, а ако није, статусом Грешка. Резултат одговора се бележи у различитим табелама: код одговора са сервера и опис грешке, ако захтев није могао да се пошаље, у једној табели; записи који описују тело одговора - у други, а у трећи - записи са фајловима примљеним као резултат захтева, са вредношћу Креирај у пољу Статус и вредношћу Провери у пољу Статус скенирања. Поред тога, задатак прати догађаје са портала Е-Леасинг и генерише упите у табелама упита које сам обрађује.
Други посао прати уносе у табели примљених докумената са вредношћу Креирај у пољу Статус и Верификованом вредношћу у пољу Статус скенирања. Задатак се покреће сваких 10 минута. Антивирус је одговоран за поље Статус скенирања, а ако је скенирање било успешно, бележи се Верифиед вредност. Ова функционалност се односи на услугу информационе безбедности. Објект цодеунит је одговоран за обраду записа. Ако је унос у табелу прихваћених докумената успешно обрађен, онда се он у пољу Статус обележава вредношћу Успешно и тражени документ у пољу „ЕДС Статус“ у табели докумената добија статус „Примљено“. Уколико није било могуће обрадити унос у табели прихваћених докумената, он се означава у пољу Статус са вредношћу Фаил и уписује се у поље „Текст грешке“ опис грешке. Ништа се не мења у табели докумената.
Трећи задатак надгледа све записе у табели докумената који имају статус који није празан или „Прихваћено“. Задатак се покреће једном дневно у 23:30 и опозива сву уговорну документацију која није потписана у току текућег дана. Задатак генерише захтев за брисање уговорне документације у табелама захтева и одговора и мења поље „Статус“ у вредност „Повучено“ у табели докумената.
Е-леасинг са стране корисника
За корисника, све почиње добијањем позива да се придружи ЕДФ-у од нашег клијент менаџера. Клијент добија писмо и пролази кроз једноставну процедуру регистрације. Потешкоће могу настати само ако радно место корисника није спремно за рад са електронским потписима. Значајан део позива техничкој подршци је повезан са овим. Систем омогућава другој страни да дозволи приступ свом личном рачуну својим запосленима - на пример, рачуновођама да раде са фактурама итд.
регистрација
Даља шема рада је такође што једноставнија за сваку од страна. Захтевање документације за трансакцију, као и потписивање уговорне документације, одвија се кроз постављање задатака у нашем интерном систему.
Захтев за досије
Након слања било каквог захтева или докумената за потписивање клијенту, на његову емаил адресу се шаље обавештење да је одговарајућа активност генерисана на његовом личном налогу. Из свог интерфејса, клијент учитава пакет докумената у систем, ставља електронски потпис и можемо да прегледамо трансакцију. Након тога се потписује уговорна документација на релацији „Добављач – Клијент – Сбербанк Леасинг“.
Тренутни споразум
Електронско управљање документима у нашем случају не подразумева нужно било какве радње клијента од почетка до краја. Можете се повезати са системом у било којој фази трансакције. На пример, клијент је дао досије на папиру, а затим одлучио да потпише уговор у ЕДИ - овај сценарио је сасвим могуће применити. На исти начин, клијенти који имају важећи уговор о лизингу са Сбербанк Леасинг-ом могу да се повежу на Е-Леасинг и добијају рачуне електронским путем.
Пошто смо израчунали економски ефекат коришћења Е-Леасинга, клијентима смо понудили додатни попуст за коришћење услуге. Испоставило се да нема потребе да се иде код наручиоца и добављача на потписивање, као и штампање и спајање уговора, на крају смањује трошкове трансакције (креирање и подршка) за 18%.
Како ће се пројекат развијати
Тренутно Е-Леасинг ради стабилно, али не и беспрекорно. Механизам за слање електронских фактура за наше запослене још увек није довољно једноставан за коришћење. Проблем се објашњава чињеницом да је сама ова процедура прилично сложена, пошто је ЕДФ оператер стално укључен у њу. Он издаје признаницу да је издао рачун, а менаџер потписује ову потврду. Затим корисник са друге стране (клијент) потписује обавештење и признанице, које опет пролазе преко оператера електронског управљања документима. У будућим верзијама покушаћемо да овај процес учинимо практичнијим. „Развојна зона“ укључује и функционалност за тражење докумената за праћење, што је прилично релевантно за велике клијенте.
У наредних шест месеци планирамо да систем преместимо на нову платформу, која ће нам омогућити да оптимизујемо рад са електронским управљањем документима, учинимо интерфејс разумљивијим и лакшим за коришћење и проширимо функционалност личног налога. Такође додајте нове функције - од генерисања захтева до прегледа докумената о свим трансакцијама које је клијент обавио преко Е-Леасинга. Надамо се да ће систем, коме се већ активно прикључују клијенти, добављачи и жиранти, постати још погоднији за све.
Извор: ввв.хабр.цом