Како смо распоређени тим од неколико стотина људи пребацили у СААС

Совместная работа — больное место традиционных офисных инструментов. Когда над файлом одновременно работает десять человек, больше времени и сил уходит уже не на правки, а на поиски изменений и их авторов. Это усложняется множеством приложений, которые не всегда совместимы. Один из способов решить эту проблему — перейти на облачные офисные пакеты. Их не так много, и мы расскажем, как преодолели консерватизм сотрудников Forex Club и смогли перевести на G Suite распределенную компанию с сотней офисов всего за пару месяцев.

Зашто сте одлучили да направите транзицију?

Форек Цлуб се обично памти у контексту онлајн трговања на девизним курсевима. Али ова компанија ради са неколико врста валутних инструмената у различитим земљама света. Због тога има веома сложену ИТ инфраструктуру са сопственом платформом за клијенте.

У време када смо се срели, позадинска канцеларија компаније користила је неколико различитих платформи и апликација. Главни алат за рад већине запослених био је Мицрософт оффице пакет и пошта на Зимбри. Изнад свега је то била надградња додатног складишта, резервних копија, антивируса, бројних конектора и интеграција, као и Мицрософт и Зимбра управљање лиценцама уз периодичне ревизије.

За ИТ одељење Форек клуба било је скупо одржавање овог система. Комплексна инфраструктура захтевала је изнајмљивање великог броја сервера, ДРП планове у случају гашења ових сервера или неуспеха интернет конекције, као и резервне копије. Да би се обезбедио несметан рад, временом је формирано посебно одељење администратора, који су и даље били задужени за ревизију лиценци.

Због обиља различитих програма, појавили су се проблеми међу обичним запосленима Форек клуба. Без праћења верзије документа, било је тешко пронаћи аутора неких ревизија и коначне верзије текста или табеле. 

У настојању да смањи трошкове одржавања, Форек Цлуб је тражио једноставнији начин да реши исте проблеме. Овде је почела наша интеракција.

Проналажење алтернативе

За имплементацију пуноправне сарадње, било је неопходно променити сам приступ - удаљити се од локалног складишта у облак. Форек Цлуб је почео да тражи заједничко решење у облаку за све канцеларијске апликације. Била су два кандидата: Оффице 365 и Г Суите. 

Оффице 365 је био приоритет, пошто су многе Мицрософт лиценце купљене од Форек клуба. Али Оффице 365 доноси само део функционалности канцеларијског пакета у облак. Корисници и даље треба да преузму апликацију са свог личног налога и да је користе за рад са документима по старој шеми: шаљу и поново чувају копије са индексима верзија.

Г Суите Гоогле Цлоуд-а има више функција за сарадњу и јефтинији је. У случају Мицрософт производа, морали бисте да користите Ентерприсе Агреемент, а ово је потпуно другачији ниво потрошње (чак и узимајући у обзир купљени софтвер). Уз нашу помоћ, имплементација Г Суите-а одвијала се у оквиру Гоогле програма, који је великим купцима надокнадио трошкове преласка на услуге компаније.

Планирано је да се већина услуга које користе запослени пренесу на Г Суите:

• Календар и е-пошта (Гмаил и Гоогле календар);
• Белешке (Гоогле Кееп);
• Чет и онлајн конференције (Цхат, Хангоутс);
• Оффице пакет и генератор анкета (Гоогле Доцс, Гоогле Формс);
• Дељено складиште (ГДриве).

Превазилажење негативности

Примена било ког алата, чак и најповољнијег, увек наилази на негативне реакције крајњих корисника. Главни разлог је конзервативизам, јер људи не желе ништа да мењају и навикавају се на нове приступе раду. Ситуацију је закомпликовала специфична перцепција присуства на вебу као једноставног ходања по сајтовима (али не и рад на овим сајтовима), уобичајена међу запосленима који нису ИТ. Једноставно нису разумели како да раде са тим.

На страни Форек ЦЛуб-а, Дмитриј Островерхов је био одговоран за имплементацију пројекта. Пратио је фазе имплементације, прикупљао повратне информације корисника и постављао приоритете задатака. Заједничка припрема, анкете запослених и објашњења правила компаније олакшали су нам почетак.

Главни задатак Софтлине-а у овом пројекту био је обука корисника и систем администратора и пружање техничке подршке у првој фази. Објаснили смо како производ треба да функционише кроз серију обука. Укупно смо спровели 15 тренинга од по 4 сата. Први - пре пилот - за систем администраторе који су припремали терен за трансформацију. А следеће су за обичне запослене. 

У оквиру главног програма обуке истакли смо предности, које су компензовале потешкоће крајњих корисника да се навикну на нови алат. А на крају сваке обуке, запослени су могли да смисле своја питања, чиме су отклоњене замке на почетку рада.

Иако Форек Цлуб спроводи тренинг семинаре за своје клијенте, компанија није могла самостално да покрене обуку о Г Суите-у због недостатка наставника са потребним компетенцијама. Да би проценио утицај наших тренинга, Форек клуб је спровео анкете студената пре тренинга и неко време након њега. Прво истраживање показало је углавном негативну перцепцију предстојећих промена. Други је, напротив, пораст позитивности. Људи су почели да схватају да се то односи на њихов рад.

Пилотска канцеларија

Пројекат је почео крајем 2017. године, када је десет системских администратора прешло на Г Суите. Ови људи су морали да постану пионири који су идентификовали предности и недостатке решења и поставили терен за трансформацију. Узели смо у обзир њихове повратне информације и препоруке и у јануару 2018. одабрали смо филијалу средње величине са локалним администратором система за прву пробну транзицију запослених који нису ИТ запослени.

Прелазак је извршен истовремено. Да, људима је тешко да пређу на нове алате, тако да ће се, с обзиром на избор између решења у облаку и десктоп апликације, корисници нагињати ка познатијој радној површини и успорити глобалне планове надоградње. Дакле, по завршетку обуке за пилот канцеларију, брзо смо пребацили све на Г Суите. Првих неколико недеља било је отпора, с тим се позабавио локални систем администратор, који је објаснио и показао све тешке тачке.

Након пилот канцеларије, комплетно смо ИТ одељење Форек клуба пренели на Г Суите.

Промена мреже експозитура

Након анализе искуства пилот пројекта, заједно са ИТ одељењем Форек Цлуб-а, развили смо план транзиције за остатак компаније. Првобитно је планирано да се процес одвија у две фазе. У првој фази, желели смо да обучимо производу само најлојалније запослене Форек Цлуб-а, који би промовисали пројекат у својим канцеларијама и помогли колегама да пређу на нову платформу у оквиру друге фазе. Да бисмо одабрали „еванђелисте“ у компанији, спровели смо анкету чији су резултати премашили сва очекивања: одговорило је око половине целог Форек клуба. Тада смо одлучили да не одуговлачимо процес и прескочили смо фазу „имплементације преко запослених“.

Као иу пилот пројекту, прво су мигриране централе, где постоји локални администратор система - он је помогао да се избори са насталим потешкоћама. У свакој канцеларији преласку на нове алате претходила је обука. Обуку је требало планирати према флексибилном распореду који је узео у обзир различите временске зоне и распоред рада. На пример, за канцеларије у Казахстану и Кини, обука је морала да почне у 5 часова по московском времену (узгред, Г Суите одлично функционише у Кини, без обзира на све).

Након централе, мрежа експозитура је прешла на Г Суите - око 100 поена. Посебност последње фазе пројекта била је у томе што у овим филијалама углавном раде продавци који много раде са табелама. За њих смо спроводили обуку две недеље како бисмо помогли у преносу података.

Истовремено, наши стручњаци су радили „у позадини“ подршке самом Форек клубу, пошто је одмах након преласка на Г Суите број позива техничкој подршци порастао како се очекивало. Врхунац захтева се десио током транзиције мреже експозитура, али је постепено број захтева почео да се смањује. Посебно су смањени захтеви за канцеларијским производима и електронском поштом, управљање софтверским лиценцама, рад са серверима и мрежном опремом, као и резервни комуникациони канали. То јест, имплементација је смањила оптерећење на првој линији подршке и позадинске канцеларије.

Укупно, пренос канцеларија је трајао око два месеца: у фебруару 2018. године завршен је посао у главним одељењима, ау марту - у целој мрежи експозитура.

Замке

Брзина миграције е-поште постала је велики проблем. Била је потребна 1 секунда за пренос једне е-поште са Зимбре на Гмаил помоћу ИМАП синхронизације. У стотину канцеларија Форек клуба ради око 700 запослених, а свака од њих има хиљаде писама (укупно опслужују више од 2 милиона клијената). Дакле, да бисмо убрзали миграцију, користили смо Г Суите Мигратион Тоол; са њим је процес копирања е-поште ишао брже. 

Није било потребе за преносом података из календара и задатака. Иако је било неких решења у старој инфраструктури, запослени их нису у потпуности користили. На пример, корпоративни календари су имплементирани у облику портала на Битриксу, што је незгодно, па су запослени имали своје алате, а запослени су сами вршили пренос података.

Такође, пренос оперативних докумената био је у рукама корисника (реч је само о подацима о текућем раду - за базу знања компаније користи се другачије решење). Овде није било питања. Само што је у једном тренутку повучена административна линија — одговорност за информације које се чувају локално пренета је на саме кориснике, док је безбедност и сигурност података на Гугл диску већ надгледано од стране ИТ одељења. 

Нажалост, није било могуће пронаћи аналоге у Г Суите-у за све токове посла. На пример, општи сандучићи, које су запослени у Форек Цлубу навикли да користе, немају филтере у Гмаил-у, па је тешко пронаћи одређено писмо. Постојала је слична потешкоћа са ССО ауторизацијом у Гоогле ћаскању, али је овај проблем решен захтевом Гоогле подршци.

Главни проблеми за кориснике односили су се на чињеницу да Гоогле сервиси још увек немају неке од функција конкурената, на пример, Скипе или Оффице 365. Хангоутс вам омогућава само да упућујете позиве, Гоогле ћаскање нема цитирање, а Гоогле табеле немају подршку за Мицрософт Екцел макрое.

Поред тога, Мицрософт и Гоогле Цлоуд производи различито приступају алатима за уређивање табела. Ворд датотеке које садрже табеле понекад се отварају у Гоогле документима са нетачним форматирањем.

Како смо се навикли на нову инфраструктуру, неке од потешкоћа су решаване алтернативним приступима. На пример, уместо макроа у табелама, користе се скрипте, што су запослени у Форек Цлубу сматрали још згоднијим. Није било могуће пронаћи аналог само за финансијско одељење Форек клуба, које се бави извештајима 1Ц (са скриптама, сложеним форматирањем). Зато је прешао на Гоогле Схеет само ради сарадње. За остале документе и даље се користи канцеларијски пакет (Екцел). 

Укупно, Форек Цлуб је задржао око 10% Мицрософт Оффице лиценци. То је нормална пракса за овакве пројекте: мањина запослених користи напредне функције канцеларијских пакета, па остали лако прихватају замену.

Треба напоменути да на остатку инфраструктуре нису вршене велике трансформације. Форек Цлуб није напустио Јира и Цонфлуенце, иако је имплементирао Гоогле Кееп за оперативне задатке. Да бисмо интегрисали Јира и Цонфлуенце са Г Суите-ом, применили смо додатке који вам омогућавају да брзо преносите податке. Систем за надзор је сачуван, као и многи додатни алати: Трелло, Теамуп, ЦРМ, Метрицс, АВС итд. Наравно, систем администратори су остали у филијалама.

Цхромебоок експеримент

Тражећи начин да смањи трошкове, Форек клуб је замислио да све пресели на мобилне радне станице које покрећу Цхромебоок-ови. Сам уређај је изузетно јефтин, а уз коришћење цлоуд сервиса на њему је било могуће брзо поставити радну станицу.

Тестирали смо мобилне радне станице на малој групи корисника од 25 људи у одељењу продаје. Запослени у овом одељењу нису имали задатке који би их спречили да раде само преко интернета, па је ова миграција за њих требало да прође без проблема. Али на основу резултата теста, показало се да хардвер јефтиног Цхромебоок-а није довољан за исправан рад свих корпоративних апликација Форек Цлуб-а. А скупљи модели који би одговарали техничким параметрима показали су се по цени упоредивим са класичним лаптоп рачунарима заснованим на Виндовс-у. Као резултат тога, одлучили су да напусте пројекат.

Шта се променило доласком Г Суите-а

Насупрот свим предрасудама и неповерењу, већ 3 месеца након обуке, 80% запослених је у анкетама приметило да им је Г Суите заиста олакшао рад са документима. Након транзиције, мобилност запослених се повећала и почели су више да раде користећи носиве уређаје:

Статистика коришћења мобилних уређаја према Форек Цлубу

Гоогле Формс је стекао велику популарност. Унутар одељења омогућавају брзо спровођење анкета које су раније захтевале коришћење поште, прикупљајући резултате ручно. Прелазак на Гоогле Цхат и Хангоутс Меет изазвао је највише питања и притужби, јер они углавном имају мање функција, али је њихова употреба омогућила да се напусте многи инстант мессенгери унутар компаније.

Резултате пројекта је формулисао Дмитриј Островерхов, са којим смо радили: „Пројекат је смањио трошкове Форек клуба за ИТ инфраструктуру и поједноставио његову подршку. Читав слој задатака одржавања процеса је нестао, пошто се ови проблеми решавају на Гоогле-овој страни. Сада се све услуге могу конфигурисати на даљину, подржава их неколико Гоогле администратора, а ИТ одељење је ослободило време и ресурсе за друге ствари.”

Извор: ввв.хабр.цом