Неколико пута смо писали о томе како наше технологије помажу па чак и обрађују информације из било које врсте докумената и уносе податке у рачуноводствене системе. Данас ћемо вам рећи како смо имплементирали в – највећи снабдевач топлотом и топлом водом у Москви.
Замислите себе на месту обичног рачуновође. Разумемо да ово није лако, али ипак покушајте. Сваког дана добијате огроман број папирних рачуна, фактура, потврда и тако даље. А посебно много – у данима пре извештавања. Све детаље и износе потребно је брзо и пажљиво проверити, прекуцати и унети у рачуноводствени систем, ручно извршити трансакције и послати документе у архиву, како би се они одмах предали на проверу интерним ревизорима, пореској служби, тарифи. регулаторни органи и други. Тешко? Али ово је дугогодишња пословна пракса која постоји у многим компанијама. Заједно са МОЕК-ом, поједноставили смо овај мукотрпан посао и учинили га практичнијим. Ако вас занима како је било, добродошли у мачку.
На фотографији је московска ЦХПП-21, највећи европски произвођач топлотне енергије. Топлотом произведеном на овој станици МОЕК снабдева 3 милиона становника севера Москве. .
МОЕК има десетак и по експозитура у Москви. Опслужују 15 км топловодних мрежа, 811 термо станице и котларнице, 94 топлотних места и 10 пумпне станице, а граде и постављају нове системе за снабдевање топлотом. Компанија набавља разноврсну опрему и услуге за пословне активности: . Припрему документације у сваком одељењу које иницира куповину спроводе посебни запослени - уговорни надзорници.
Како функционишу уговори у великој компанији? Када кустоси склопе уговор, добијају многе важне папирне документе од својих партнера: отпремнице, потврде о пружању услуга, фактуре, сертификате, итд. Обично кустос скенира пословне папире, а затим их прилаже уз наруџбу у ресурсу предузећа систем управљања. Финансијски контролор ручно проверава све податке. Након тога, кустос носи оригиналне документе у рачуноводство. Или то уради курир, а онда премештање докумената може трајати дуже - од неколико сати до неколико дана.
И све би било у реду, али, као иу многим другим компанијама:
- Радови могу стићи у рачуноводство неколико дана пре подношења извештаја. Тада рачуновође морају да проводе дане и ноћи на свом радном месту. Потребно је ручно да проверите да ли су све фактуре, фактуре и сл. правилно попуњене.Потом, ако је све исправно, запослени поново уписује податке у рачуноводствени систем и врши књижења. Истовремено, 90% времена рачуновође троши на поновно штампање података - детаља, износа, датума, бројева ставки итд. Због тога постоји ризик од грешке.
- Документи могу стићи са грешкама. А понекад недостају неки рачуни или сертификати. Понекад то постане јасно последњих дана пре подношења извештаја. Због тога, време одобрења документа може бити одложено.
- Након књижења, рачуновође похрањују фактуре, рачуне и акте у одвојене папирне и електронске архиве. Зашто је ово тешко? На пример, МОЕК ради по тарифама и стога је у обавези да своје трошкове редовно извештава извршним органима. А када следећа државна или пореска ревизија дође у рачуноводство, запослени морају дуго да траже документе.
Овако је изгледало рачуноводство МОЕК-а:
МОЕК је био први у енергетској индустрији који је одлучио да обнови и поједностави ову шему како би брзо закључио трансакције и поднео извештаје, боље проценио промене на тржишту у набавкама и планирао своју финансијску стратегију. Није било лако самостално променити дугогодишњи систем рада рачуноводствене службе, па је компанија одлучила да га трансформише заједно са својим партнером - АББИИ.
Не пре речено него учињено
Тим АББИИ стручњака имплементирао је универзалну платформу за интелигентну обраду информација у МОЕК-у и конфигурисан:
- флексибилни описи (шаблони за екстракцију података) за обраду докумената. Шта је то и за шта је потребно, детаљно смо разговарали на Хабреу и . Користећи решење, МОЕК обрађује више од 30 врста докумената (на пример, сертификат о уграђеној опреми или уверење о агенцијским накнадама) и из њих извлачи преко 50 атрибута (број документа, укупан износ са ПДВ-ом, име купца, продавца, извођач радова, количина робе итд.);
- конектор за обављање провера и учитавање података, који је повезивао АББИИ ФлекиЦаптуре, САП и ОпенТект. Захваљујући конектору, постало је могуће аутоматски проверити податке из поруџбине и уговора помоћу различитих директоријума. О томе ћемо говорити у наставку;
- извоз докумената у електронску архиву засновану на ОпенТект-у. Сада се сви скенирани документи чувају на једном месту;
- нацрта рачуноводствених уноса у САП ЕРП-у са везама до скенираних слика докумената.
Затим су запослени у АББИИ-у и МОЕК-у развили формулар за претрагу како би рачуновођа за неколико секунди могао да пронађе важне рачуне по било ком атрибуту у електронској архиви и преда их на пореску инспекцију.
Претрага је могућа по 26 различитих критеријума (на слику се може кликнути):
Након што је МОЕК успешно тестирао цео систем, пуштен је у рад. Цео пројекат, укључујући одобрења, појашњења и побољшања, завршен је за 10 месеци.
Шема рада након имплементације АББИИ ФлекиЦаптуре:
Да ли се осећате као да се ништа није променило? Да, пословни процес остаје исти, само што већину функција сада обавља машина.
Ожичење, готово!
Како сада стоје ствари? Рецимо, кустос уговора је добио сет примарних докумената за трансакцију за набавку пумпи за термоелектране, или, на пример, изградњу топловодне мреже. Специјалиста више не мора сам да проверава комплетност и садржај докумената, позива курира и шаље оригиналне документе рачуноводству. Кустос једноставно скенира потписани скуп примарних докумената, а затим преузима технологија.
Користећи систем за мрежно скенирање, запослени шаље скениране слике у ТИФФ или ПДФ формату у своју врућу фасциклу или е-пошту. Затим отвара АББИИ ФлекиЦаптуре веб улазну станицу и бира тип документа који је подешен за обраду. На пример, „набавка радова/услуга уз агенцијске накнаде“, „пријем материјално-техничких средстава (МТР)“ или „рачуноводство имовине“.
Тип скупа одређује број и врсте потребних докумената и података које систем мора да класификује, препозна и провери.
Кустос поставља скениране слике за препознавање. Систем аутоматски проверава присуство свих докумената, садржај сваког папира, а сервер препознаје детаље - датум уговора, износ, адресу, порески идентификациони број, контролни пункт и друге податке. Иначе, МОЕК је прва енергетска компанија у Русији која користи овај приступ.
Ако кустос није поставио све документе или нека фактура не садржи све податке, систем то примети и одмах тражи од запосленог да исправи грешку:
Систем се жали и тражи да дода документе који недостају (у даљем тексту се могу кликнути на снимке екрана):
Систем је приметио да је документ истекао:
Дакле, запослени више не треба да утврђује да ли је документ исправно састављен. Ако је све тачно, онда се већина провера података одвија аутоматски на станици за унос на веб. Довољно је унети број поруџбине наведен у САП ЕРП-у. Након тога, признати подаци се упоређују са информацијама обрађеним у САП-у: ПИБ и КПП друге уговорне стране, бројеви уговора и износи, ПДВ, номенклатура производа или услуга. Обрада и провера једног документа траје само неколико минута.
Користећи детаље - ИНН и КПП - можете изабрати жељену компанију из именика:
Ако постоји грешка у фактури или фактури, то неће дозволити извоз документа у архиву. На пример, ако је документ погрешно састављен или је један од знакова погрешно препознат, систем ће то указати и тражити од запосленог да исправи све нетачности. Ево примера:
Систем је открио да Василек ЦЈСЦ није укључен у листу добављача МОЕК-а.
Ово омогућава запосленима да прате грешке пре него што документ стигне у рачуноводство.
Ако су све провере успешно обављене, онда се једним кликом скенирана копија документа шаље у електронску архиву ОпенТект, а у САП-у се појављује линк и картица са његовим метаподацима. Рачуновођа или кустос увек може да погледа у електронској архиви списак докумената за тражени редослед и информације о томе ко је обрадио документе, у ком року и са којим резултатом.
Пјотр Петрович је погледао у електронску архиву, ...
...да видите ко је поставио документе за налог бр.1111.
Након отпремања података и скенирања из АББИИ ФлекиЦаптуре у САП, појављује се нацрт трансакције са унапред попуњеним подацима и линковима до скенираних слика докумената.
Нацрт ожичења:
Затим рачуновођа добија обавештење е-поштом са везом до готовог нацрта и скенира. Специјалиста више не мора да се бори са папиром. Све што треба да уради је да провери на скенирањима укупан износ трансакције, присуство печата и потписа и изврши трансакцију. Рачуновођа сада троши мање од једног минута на то.
Резултати пројекта
- Користећи АББИИ технологије, МОЕК је поједноставио и убрзао не само рачуноводство, већ и финансијску контролу. Да би извршили књижење, запослени више не морају да чекају курира са оригиналним документима – све што треба да ураде је да једним кликом добију скенирање са већ провереним подацима из електронске архиве. Истина, папирни документ је и даље потребан. Али сада се може касније послати у рачуноводство. Када стигне тамо, запослени ће означити поље „Оригинал примљен“ у рачуноводственом систему.
- Запослени одмах добијају све потребне податке о трансакцији са скенирања, обављају трансакције на време и унапред припремају сву документацију за извештавање. Сада се не плаше ни унутрашњих ни спољних провера.
- Рачуновође обављају финансијске трансакције 3 пута брже, а МОЕК затвара извештајни период 10 дана раније.
- Све филијале МОЕК-а чувају рачуноводствену документацију у једној електронској архиви. Захваљујући томе, можете пронаћи било коју фактуру, уговор или акт о завршетку, као и све атрибуте из њих (износи, ПДВ, асортиман производа или услуга) 4 пута брже него раније.
- Решење обрађује више од 2,6 милиона страница докумената годишње.
Уместо закључка
МОЕК користи већ 2 године и за то време сам прикупљао статистику. Испоставило се да рачуновође праве 95% уноса без уношења измена у нацрте. То значи да се такве објаве могу потпуно аутоматски прескочити у будућности. Десило се да је овај производ заправо био први корак компаније ка увођењу елемената „вештачке интелигенције“ у пословне процесе компаније: МОЕК развија одговарајући програм.
Друге руске компаније такође аутоматизују рад рачуноводства: чинећи га једноставнијим и практичнијим. На пример, коришћењем АББИИ технологије, услуге финансијске контроле "» Прима важне пословне информације 2 пута брже и троши 20% мање времена на тражење потребних фактура и отпремница. Интелигентне технологије обраде информација помажу запосленима у рачуноводству холдинга "» одмах пронаћи потребну финансијску документацију током масовних пореских ревизија. У 2019. години стручњаци компаније планирају да обрађују око 10 милиона страница докумената.
Да ли желите да сазнате више о МОЕК и АББИИ пројекту? 3. априла у 11:00, заменик шефа Центра за информационе технологије МОЕК Владимир Феоктистов говориће о детаљима случаја на бесплатном . Придружите се ако желите да постављате питања.
Елизавета Титаренко,
АББИИ корпоративни блог уредник
Извор: ввв.хабр.цом