Како радити заједно док радите одвојено

Медији су пуни вести о епидемиолошкој ситуацији и препорукама за самоизолацију.

Али не постоје једноставне препоруке у вези са пословањем. Менаџери компанија били су суочени са новим изазовом – како запосленима превести на даљину уз минималне губитке у продуктивности и структурирати њихов рад тако да све буде „као и раније“.

Оно што је радило у канцеларији често не ради на даљину. Како дистрибуирани тимови могу одржавати ефикасну сарадњу и комуникацију унутар и ван тима?

Доступност мобилних комуникација, брзог интернета, практичних апликација и других савремених технологија, уопште, помажу да се превазиђу многе баријере и изгради продуктиван рад са партнерима или колегама.

Али морамо се припремити.

Све ће ићи по плану. Ако је он

Рад на даљину захтева посебну конструкцију интерних процеса и комуникација. А припремна фаза може елиминисати многа питања и проблеме пре него што се појаве.

И у канцеларији иу условима рада на даљину, све је изграђено на четири стуба:

• Планирање
• Организација
• Контролишите
• Мотивација

Пре свега, ви и ваш тим морате да поставите праве циљеве, поново изградите систем извештавања и правилно комбинујете асинхроне и синхроне комуникације унутар тима. Асинхрона комуникација укључује писма, ћаскање, ажурирано извештавање и све опције комуникације које не захтевају хитан одговор. Синхрона комуникација је комуникација у реалном времену са брзим повратним информацијама.

Веома је важно запамтити да када радите на даљину, планирање захтева редовност. Неопходно је одржавати равнотежу рада са стратешким и оперативним задацима, одређујући темпо рада на приоритетним задацима недељно или чак дневно. Правилно планирање и постављање циљева ће учинити посао јаснијим и помоћи да се избегне изгарање запослених. Неће се осећати изоловано од процеса.

Видео конференције: алат број један

Изолација удаљених запослених је више информативна него друштвена. Не недостаје им толико да седе поред некога (иако то варира) већ их највише брине недостатак брзог приступа информацијама и комуникација са колегама. Немају прилику да колегама поставе питање и одмах добију одговор, да прославе малу победу или дебрифинг, да размишљају или само разговарају о плановима за викенд.

Овај дефицит је делимично надокнађен услугама видео конференција.

Видео конференције омогућавају једној или више људи да разговарају у реалном времену, било преко телефона или преко платформи за видео конференције на мрежи. Позиви су синхрони комуникациони канал, али се такође могу користити када само једна особа разговара са групом - на пример, да води вебинари. Примери таквих услуга: ОВКС из МегаФона, Зоом, БлуеЈеанс, ГоТоМеетинг.

Предности:

1. Видео позиви преносе интонацију, емоције, фацијалне и друге вербалне сигнале саговорника и на тај начин помажу да се разјасни и разуме његово расположење.
2. Додатне информације чине поруке јаснијим, додају емоционални садржај и помажу у изградњи везе и поверења.

Мане:

1. Координација током времена. Позиви се могу одвијати само у реалном времену, што отежава комуникацију тиму у различитим временским зонама.
2. Ток комуникације није ни на који начин документован. Изазови не остављају писани резултат.
3. Интерпретација. Квалитет комуникације није оптималан за све (посебно за оне који су у самоизолацији у земљи). Речи се не перципирају увек исправно.

Када користити видео конференције?

• Редовни састанци, и један на један и групни
• Тимски састанци
• Планирање и размишљање (најбоље уз видео)
• Решавање неспоразума или решавање ескалирајућих или емоционалних ситуација са других канала (као што су е-пошта, ћаскање)

Ако мислите да ваш тимски рад на даљину није довољно продуктиван, не губите време – покушајте да промените ситуацију.

1. Уведите дневне пријаве са тимом.
2. Стриктно пратите тајминг и циљеве састанка, запишите их у позиву и подсетите их на самом почетку.
3. Уради свој домаћи задатак. Припремите се за састанак и запишите на папир које су вас идеје довеле до овог састанка, каква очекивања имате од учесника, а шта они од вас?
4. Замолите учеснике да поделе улоге (прављење белешки, представљање информација, деловање као модератор састанка).
5. Немојте одржавати састанке за велики тим (више од 8 људи).
6. Не заборавите да синхронизујете састанке са временском зоном учесника.

Када су сви заједно: како организовати опште састанке компаније

Састанци свих запослених у компанији постали су популаран начин размене информација.

Постоји неколико савета о томе како их најбоље организовати:

1. Време. За компаније у Русији најбоље је одржавати такве састанке у 11-12 часова. Покушајте да изаберете време које је погодно за што већи број запослених. Обавезно снимите састанак. На многим платформама, укључујући МегаФон, ово се може урадити једним кликом, а затим учитати у мп4 формату.
2. Ливе Стреам. Ово можда није неопходно за мале компаније, али за велике са дистрибуираном мрежом филијала, има смисла водити директне преносе.
3. Питања и одговори. Можете замолити људе да унапред постављају питања која их се тичу, а затим можете припремити информације које су релевантне за публику.
4. Не заборавите на хумор. Ово није постава у школи, већ прилика да се обезбеди лична веза и помогне у изградњи поверења између распоређених тимова.

Браинсторминг: Уклоните конфузију

Када је у питању браинсторминг, важно је да дистрибуирани тимови користе уобичајени дигитални алат. Омогућава вам да прикупљате, групишете и категоризујете идеје током браинсторминга.

Ево неколико важних савета који ће вам помоћи да ефикасно нападате:

1. Удаљени тим може изабрати колаборативни алат за управљање пројектима који подржава канбан-боард функционалност са којом су многи тимови већ упознати, као што је Трелло.
2. Алтернатива би могла бити она коју нуди платформа. Вебинари Алат је табла за цртање коју свако може да види и коју може уређивати било ко од учесника.
3. Користите опцију гласања да процените која је идеја најинтересантнија за имплементацију. Све статистике се могу касније преузети у цсв или клск формату.

   
   
   

4. Искуство показује да је боље унапред упозорити запослене на напад како би имали времена да размисле о идејама. Када се група окупи, учесници више неће долазити празних руку.

Синхроне комуникације, као што су видео позиви, када се користе правилно, могу бити одличан алат за вођење тимског рада, праћење његових резултата и пружање емоционалне подршке свим члановима тима. А када се комбинују са асинхроним алатима, они помажу дистрибуираним учесницима у процесу да буду једнако (а понекад и продуктивнији) од својих колега у канцеларији.

Извор: ввв.хабр.цом