Сада нас видите - 2. Лифехацкс за припрему за онлајн конференцију

Од школских часова до недеља високе моде, изгледа да су онлајн догађаји ту да остану. Чини се да не би требало да буде великих потешкоћа у преласку на онлајн формат: само одржите своје предавање не пред гомилом слушалаца, већ испред веб камере и пребаците слајдове на време. Али не :) Како се испоставило, онлајн догађаји – чак и скромне конференције, чак и интерни корпоративни састанци – имају своја „три стуба“: најбоље праксе, корисне савете и лајф хакове. Данас говоримо о њима у разговору са Денисом Цхураевим, вођом тима Вееам тима техничке подршке, Букурешт, Румунија (иако у свету рада од куће то није толико важно).

— Денисе, ове сезоне ти и твоје колеге учествовали сте на ВееамОН 2020 онлајн конференцији - новом Веематхон догађају. Реците нам мало детаљније шта је то било?

— Наши инжењери техничке подршке су добили ограничено време да покажу неко знање или способност да ураде нешто нестандардно за решавање проблема (решавање проблема) или конфигурационих задатака. Односно, дошло је до таквог блица за подршку да се покаже шта се још може урадити са Вееам производима, поред добро познатих задатака, и колико су наши момци кул.

У почетку [идеја Вееаматхон-а] је изгледала мало светлије јер није било затворених граница због вируса, а сви смо се надали да ћемо отићи и на лицу места одржати тако занимљиву емисију. Али на крају је прешао у онлајн формат, и то прилично добро.

- И како си то урадио? Да ли су то били разговори, онлајн демо или снимљени демои?

— Као што сам већ рекао, инжењери су били укључени у овај пројекат. У принципу, подршка нема проблема у комуникацији са клијентима, наши момци су веома технички потковани и добро говоре [стране језике], али неки се не осећају довољно пријатно да се представе пред великим бројем људи – а било је на хиљаде људи који су нам рекли су гледали (и онда се то такође снима и поново приказује).

Сходно томе, неко је припремио снимак уживо, монтирао га и, када су били задовољни резултатом, једноставно га поставио. Односно, као да је био стрим, а у ствари је био снимак. Али у исто време, аутор извештаја је био у самом стриму, а када су га људи питали у чету, одговарао је.

И постојао је формат где су људи представљали [своје наступе] уживо. На пример, мој случај: прво, нисам имао довољно времена да припремим и монтирам видео снимак, а друго, довољно сам сигуран у своје говорне способности, па сам говорио директно.

Једна глава је добра, али две боље

— Узмимо пример тимова (Денис је већ причао о њему поменути - прибл. ед.) - ово је био мој колега из Санкт Петербурга Игор Архангелски (он и ја смо заједно радили на припреми извештаја). Наступао је и уживо.

И на крају смо нас двојица помагали једно другом: са моје стране, ово је било решавање проблема са ВМваре-ом и ЕСКСи-јем – он је био мој крилни сарадник, да тако кажем, одговарао је на питања, а ја сам водио део уживо. И онда обрнуто: разменили смо се, односно причао је о враћању тимова и о томе шта може да се направи резервна копија, а ја сам у том тренутку одговарао на питања клијената и оних који су гледали снимак у ћаскању.

— Испоставило се да сте имали такав тандем.

- Да. Имали смо само 20 минута за сваку презентацију, а већина наших презентација је укључивала најмање 2 особе – јер нисмо желели да одвлачимо главног говорника од приче, али смо у исто време желели да одговоримо на питања што је могуће потпуније . Због тога смо се унапред синхронизовали по темама, сазнали детаље, размишљали о томе која би питања могла бити, а током стрима, током презентације, друга особа је била спремна да одговори ништа горе од прве.

Користан савет бр. 1: Слушаоци треба да имају прилику да постављају питања „у току” - то јест, овде и сада. На крају крајева, многи људи долазе на конференцију да добију одговоре на своја питања. А када је „воз отишао” (почео је други извештај), онда је човеку већ теже – треба да се пребаци, да напише негде посебно, па да сачека одговор, а хоћеш ли чекати... ово није оффлине конференција на којој можете да ухватите говорника на паузи за кафу. Често се оставља времена за питања на крају говора, где их изговара модератор, а на њих одговара говорник. Рад у тандему – један извештава, други одмах одговара на питања у ћаскању – такође је добра опција.

— Поменули сте да већ имате доста искуства у наступу. Шта је са другим инжењерима? Да ли често наступају за велику публику?

— О искуству – занимљиво је да га многи имају. Зато што смо у оквиру тима за подршку већ навикли да једни другима припремамо презентације тренинга. Цела наша процедура обуке заснива се на томе да сама подршка проналази кључне стручњаке који нешто разумеју и пружају обуку.

Напомена: Можете сазнати како је наша подршка уградила свој систем обуке чланак о Хабреу.

Слично је било и током припреме Виматона – доста људи се одазвало [позиву за учешће], а међу великом масом људи увек се нађе неко са занимљивим идејама. Односно, ако за све узмемо само једног одговорног, а он ће припремати теме, онда једна особа може бити ограничена својим хоризонтима. А када укључимо много људи одједном, долази до таквог мозгања, долази много занимљивих идеја.
Обуке радимо у истом формату: имамо и праксу да припремамо видео снимке говора, а колегама држимо предавања једноставно у току свакодневног рада.
И иако ни мој колега ни ја нисмо имали праксу да говоримо пред великим бројем људи, када говорите са екраном (не видите људе који седе испред вас), само замислите да говорите за разред или за групу. И ово ми је помогло да се не изгубим и да не будем нервозан.

Хаковање живота: Ако имате добру машту, можете замислити публику. Некима ће помоћи фотографија са гомилом колега или само веома позната слика многих људи:

"Пажња, питање!"

— Да ли је било шкакљивих питања на која нисте могли одмах да одговорите?

— Није било шкакљивих питања као таквих на тему, јер смо довољно добро познавали наше теме и могли смо да одговоримо на сва питања. Али из неког разлога су се појавила питања која нису била потпуно повезана са темом. (Односно, морали сте то да разрадите у глави неколико секунди, зашто вас та особа уопште пита за ово овде?) Таквима смо рекли или да чекају и траже одговор после седнице, или смо то рекли постоји још једна тема коју Имиарек представља, а у вези са вашим питањима, можете отићи тамо и питати стручњака који то боље разуме. Дали су неке везе до општих ресурса, документације итд.
На пример, из неког разлога током сесије обуке о томе како разумети брзину ВМваре дискова, питали су ме за Вим лиценце. Одговарам: момци, ево линка до документа, а можете ићи на презентацију о лиценцама, тамо ће вам такође рећи.

Користан савет бр. 2: А за говорнике (као и за слушаоце) потребан је мемо-програм догађаја, са темама свих извештаја и распоредом.

— Да ли сте наишли на потешкоће током припреме или имплементације? Шта је било најтеже?

— Ово је питање на које је најтеже одговорити:) О учешћу на овом догађају нам је речено још у фебруару. Сходно томе, имали смо доста времена за припрему: сви слајдови, тестови, лабораторије, снимци тестова направљени су неколико месеци унапред. У ствари, једва смо чекали да урадимо све ово како бисмо већ могли да видимо наше резултате. Односно, није било потешкоћа у начину на који је то организовано, колико нам је времена дато. На крају смо само чекали да се ВееамОН коначно догоди. Све смо већ избрусили 10 пута, пробали и више није било проблема.

О "осипању"

— Главно је било „да не изгорим“?

„Колико сам разумео, било је тешко онима који су одлучили да ли да иду [да учествују] након што се испоставило да не идемо у Лас Вегас. Чим је постало јасно ко је остао, сви који су остали већ су били заинтересовани за овај [онлајн догађај].

— То јест, било је људи који су желели да оду на догађај ван мреже?

— Чини ми се да се то увек дешава, јер је то ново искуство, комуникација са људима, умрежавање уживо... Занимљивије је него седети за компјутером и причати у екран. Али, колико се сећам, није много људи „отпало“. Сви говорници са којима ја лично комуницирам – сви су остали. И могу да објасним зашто је толико људи остало. Јер, прво, била је штета што сте већ припремили [материјал] - а ја бих то желео да покажем. И друго, ипак сам желео да Виматон буде успешан, да се понови следеће године. Ово је све било у нашем интересу.

— Колико сам разумео, ваше припреме су почеле зимус, односно позив за достављање радова био је почетком године?

- Да, само сам погледао датуме - било је то јако давно, имали смо доста времена. За то време, три пута сам разбио своју лабораторију, у којој сам урадио тест. То јест, имао сам времена да све у потпуности проверим. (Чак сам за себе пронашао много ствари које нисам укључио у презентацију, било је занимљиво.)

— Да ли је било неких посебних захтева, ограничења, било каквих нијанси у вези са извештајима?

— Да, могу рећи да су извештаји одабрани елиминацијом, пошто је било много пријављених.
Имамо групу Вееам Вангуардс, они су прилично напредни. Плус менаџери производа и други другови који добро познају упутства компаније. И тако су проверавали наше теме и сажетке да ли су у складу са темама ВееамОН-а.

Ево, на пример, мог говора: имао сам две различите теме уместо једне. Били су потпуно неповезани. Али нико од њих није био покривен за мене, нико ми није рекао: „Фокусирај се само на једно, немој да радиш друге!” И тамо и тамо добио сам минималне исправке.

У суштини, све се свело на неку врсту управљања временом и временског ограничења, јер је за 20 минута овај [садржај] превише - први пут сам дошао са огромним бројем идеја, хтео сам све да испричам, али је немогуће! Ипак, свима треба дати времена да говоре.
Тако да је мој преглед мало скраћен, на крају сам се фокусирао на јасније ствари, и то је вероватно боље. Зато што су људи тада давали повратне информације: „Ово је оно што сам тражио! То је нешто што би ме занимало да знам!” А када бих причао о више ствари, не бих могао да причам о томе.

Сходно томе, дали су нам неке препоруке, помогли нам да нешто исправимо, али смо у исто време имали прилично широку слободу у припремама.

Користан савет бр. 3: Тајминг је све за нас. Опште правило: ако има 30 слајдова у извештају од 20 минута, постоји велики ризик од одуговлачења презентације и уплитања у туђе време. Фокус је на најважнијим стварима. Уредничка екипа, па пробе. Резултат, као што видите, задовољава слушаоце и самог говорника.

О сликама

— Чак смо и сами направили слајдове, добили смо могућност да направимо сопствени дизајн (једино, добили смо одређену позадину и тако даље, односно дали су нам формат, слике, битмапе да цртамо ). Нико нас није ограничавао у ономе што смо тамо радили. Не волим, на пример, када направим неки кул тематски поверпоинт слајд, а онда га дизајнерски тим узме и преправи тако да на крају ни мени ништа није јасно. Односно, може изгледати лепше, наравно - али инжењеру је то несхватљиво. Па, није било никаквих проблема у вези са тим, све је било јако добро.

— Дакле, ви сте сами урадили све што се тиче дизајна?

— Сами, али смо ипак проверили са Каринн [Биссет], која је била водећи вођа целог пројекта. Дала нам је добре препоруке, јер већ има искуства у овој области, више пута је учествовала на ВееамОН-у, па нам је помогла да извршимо прилагођавања.

Користан савет бр. 4: Шаблони, наравно, знатно олакшавају живот. Али ако одржавате, на пример, интерну конференцију, онда је сасвим могуће дати говорницима неку креативну слободу. У супротном, замислите 5 извештаја у низу са апсолутно идентичним шаблоном, али прелепим слајдовима. Визуелно, највероватније, нико од њих неће "ухватити".

— Карин је, као што знам, деловала као идеолог и инспиратор.

— Она је у суштини била организатор, да. Односно, она је у почетку заинтересовала људе, привукла их, саставила листе и склопила систем. Не бисмо то могли без ње. Карин нам је много помогла.

— И на крају сте припремили чак 2 говора.

- Да, испричао сам две потпуно различите теме, и то у различито време. Један сам представио током [сесије за] амерички регион, а затим за [азијско-пацифички] АПГ регион (то јест, Азија и Европа су га играле касније), другом је речено током АПГ-а, а играло се за САД . Сходно томе, имао сам две презентације ујутру и увече. Чак сам и спавао између њих.

О публици

— Да ли сте већ тестирали ове презентације, ове теме на својим колегама, на јуниорима?

- Не. То је била таква идеја: намерно никоме ништа нисам показао, а онда рекао: „Момци, подржите ме!“ Желео сам да више људи дође и погледа ВееамОН, и на крају су ми се захвалили, били су заинтересовани.
Знате како се то понекад дешава: то би изгледало као неки занимљив догађај, али сте заузети, немате времена [да дођете на то]. (Ово је, иначе, опет питање управљања временом.) А онда су ми се они који су ме занимали касније захвалили, пошто су се мало одморили од такве рутине и урадили нешто друго, занимљиво.

— Дакле, довели сте своју циљну публику са собом?

- Па, делимично да, неколико менаџера, мојих колега и инжењера - погледали су. Нису сви гледали онлајн, неки су гледали на снимцима. А потврдили су и да је поновно скроловање у добром квалитету, видео је видљив, и све је у реду. Могли су да уживају у мојој презентацији у неко друго време када нису били толико заузети.

Лаифак за оне који планирају да присуствују онлајн догађају уживо:
Овде можете и треба да радите скоро све исто као на офлајн састанцима: планирајте време за учешће, припремајте се и постављајте питања, правите белешке, снимке екрана, дискутујте, делите искуства. Што је већа ваша укљученост, већа је ваша концентрација и, сходно томе, користи од учешћа. Ту су и награде за најбоље питање :)

— Да ли је било много руских учесника, поред ваших колега из Санкт Петербурга? Да ли је било слушалаца који говоре руски?

— Било је посетилаца, али је било мало говорника из Русије, и ја бих то исправио следеће године. Колико сам схватио, неки момци су пропустили прилику да учествују на догађају ове године. Зашто? Јер претходних година, као што сам рекао, овај догађај се тицао других ресора, али не толико подршке. И нису сви видели у огромном писму о ВееамОН-у да ће бити и Виматон за подршку. А када смо почели да повезујемо људе, нажалост, неки једноставно нису имали времена да припреме материјал. Али сада, након што су га момци погледали, већ има више заинтересованих. И сигуран сам да ћемо следеће године много активније укључити подршку (укључујући и руску подршку) по овом питању.

— Да ли сте добили повратну информацију?

— Да, сваком говорнику је послата Екцел датотека са одговорима на основу његове презентације, са личним повратним информацијама (анонимно, наравно) од свих који су је погледали. А пошто је тамо било на стотине људи, сви су добили огроман досије.

Колико ја знам и питам друге момке, сви [слушаоци] су били сасвим адекватни у разумевању неких техничких проблема (када је некоме нестао интернет, нешто друго), и сви су били веома задовољни самим садржајем.

Користан савет бр. 5: Направите кратак подсетник за слушаоце о решавању могућих проблема – најчешћа питања – који могу настати током догађаја. Иако ће вероватно и даље слати вапаје за помоћ на чет, боље је да свима унапред дате кратка упутства. Обезбедите подршку и за звучнике, посебно током наступа са демо снимака уживо (неко снима видео за такав случај). Размислите шта би могло поћи по злу и када, и смислите заобилазна решења. Најбоље је ако техничком подршком се бави посебна особа која ће помоћи, почевши од проба; Денис је причао о томе како је било на Вееаматхон-е пре.

— Повратна информација коју смо запамтили је да је 20 минута прекратко да бисмо покрили неку занимљиву тему. Односно, следеће године ћемо највероватније морати или да радимо дупле сесије - на пример, поделимо га на 2 дела - или да смањимо количину материјала да бисмо олакшали људима да га апсорбују. Пошто смо техничари, већ знамо много, говоримо технички, а можда је некоме требало мало увода или мало једноставнијег материјала.

Све у свему, било је много добрих тренутака који су натерали организаторе да размишљају о томе да следеће године направе хибридни формат. Дакле, колеге из Вееам-а сада могу да се припреме на то да ће позив за достављање радова бити за многе тимове, за различите регионе.

Лети припреми санке, а зими кола

— Видећи како неки момци нису имали времена да се пријаве за учешће, могу да кажем онима који су укључени у дељење знања: боље је унапред планирати за следећу годину на којим конференцијама желите да говорите и припремите се унапред. И онда можете мирно да сачекате ову конференцију. Много је мање стресно него када сте у последњој недељи припрема.

Некада сам имао принцип да сам заузет свиме, имам календар. А када сам давао извештаје, већ сам се припремао пре самих догађаја. Тако да сам се ове године много више забавио знајући да сам био унапред припремљен, све проверио и урадио. Како то кажеш? Само уради. Јер уобичајени проблем је како успети да направим слајдове и све остало. Али ми сами себи стварамо овај проблем. Ово је такође питање управљања временом. Нажалост, ни ја то раније нисам схватио, иако сам доста радио у овој области – а тек сада сам то схватио. Можда ће овај савет некоме помоћи.

Користан савет бр. 6 од Дениса: Да ли неко жели да учествује на конференцијама? Веома добра идеја: викендом или у слободно време урадите нешто за свој наступ најмање пола сата недељно. И нећете приметити како ће се материјал брзо акумулирати. Ово много помаже.

— Веома добар савет и није чак ни тежак за имплементацију, хвала!

— И такође, немојте се стресати. Јер, понављам, ако имате времена унапред, онда можете мирно да се припремите без икакве бриге, а да притом изгледате много професионалније од оних који су то урадили у последњем тренутку. Нажалост, то сам схватио тек сада, после Виматона, када се испоставило да једноставно имам много времена [да се припремим]. И схватио сам после чињенице - шта се догодило да ми је било тако пријатно и забавно да ово радим? И пошто ме нико није наговарао, имао сам доста времена, и то сам мирно урадио. Било је веома кул.

- Могу само да аплаудирам!

– Да, главно је да максимално искористимо сваку прилику, и све ће бити у реду.

Извор: ввв.хабр.цом