У 20. веку живот и рад људи су текли по плану. На послу (да поједноставимо, можете замислити фабрику) људи су имали јасан план за недељу, за месец, за годину која је пред нама. Да поједноставимо: потребно је да исечете 20 делова. Нико неће доћи и рећи да сада треба исећи 37 делова, а поред тога написати чланак у коме ће размишљати зашто је облик ових делова баш такав – а по могућности јуче.
У свакодневном животу људи било је отприлике исто: виша сила је била права виша сила. Нема мобилних телефона, пријатељ не може да те назове и замоли да „хитно дођеш да помогнеш у решавању проблема“, живиш на једном месту скоро цео живот („селидба је као ватра“) и уопште си мислио о томе да помогнеш родитељима да „дођу у децембру на недељу дана“.
У тим условима формиран је културни код у коме се осећате задовољни ако сте обавили све задатке. И било је стварно. Неизвршавање свих задатака је одступање од норме.
Сада је све другачије. Интелигенција је постала оруђе рада, а у радним процесима потребно га је користити у различитим облицима. Савремени менаџер (посебно топ менаџер) током дана пролази кроз десетине задатака разних врста. И што је најважније, особа не може да контролише број „долазних порука“. Нови задаци могу поништити старе, променити њихов приоритет и променити саму поставку старих задатака. У овим условима, готово је немогуће унапред формулисати план, а затим га применити корак по корак. Не можете да одговорите на долазни задатак „имамо хитан захтев пореске управе, морамо да одговоримо данас, иначе ће бити новчана казна“ и рећи „Заказаћу за следећу недељу“.
Како живети са овим - да имате времена за живот ван посла? И да ли је могуће применити неке радне алгоритме управљања у свакодневном животу? Пре 3 месеца сам из корена променио цео систем постављања задатака и њиховог праћења. Желим да вам испричам како сам дошао до овога и шта се на крају догодило. Представа ће бити у 2 дела: у првом - мало о, да тако кажем, идеологији. А друга је у потпуности везана за праксу.
Чини ми се да нама није проблем што има много више задатака. Проблем је у томе што је наш социо-културни кодекс још увек постављен да заврши „све планиране задатке за данас“. Бринемо када се планови покваре, бринемо када не остваримо све што смо планирали. Истовремено, школе и универзитети и даље функционишу у оквиру претходног кодекса: постоји дат скуп лекција, јасно су планирани домаћи задаци, а дете формира модел у својој глави који претпоставља да ће живот и даље бити овако. Ако замислите тврду верзију, онда у животу, у ствари, на вашем часу енглеског почињу да говоре о географији, други час траје сат и по уместо четрдесет минута, трећи час се отказује, а четврти у средином часа те зове мајка и хитно тражи да купиш и донесеш храну кући.
Овај социо-културни код тера човека да се нада да је могуће променити долазни ток - и на тај начин побољшати свој живот, а горе описани живот је ненормалан, јер у њему нема јасног плана.
Ово је главни проблем. Морамо да схватимо и прихватимо да не можемо да контролишемо број долазних порука, можемо само да контролишемо како се односимо према њему и како заправо обрађујемо долазне поруке.
Нема потребе да бринете о чињеници да стиже све више захтева за изменама планова: више не радимо на машинама (са ретким изузецима), писма не стижу месец дана (да, оптимиста сам), а фиксни телефон је постао анахронизам. Дакле, потребно је да промените процес обраде порука, и прихватите садашњи живот какав јесте, и схватите да претходни социокултурни кодекс не функционише.
Шта можемо да урадимо да би било лакше? Веома је тешко „направити добар веб сајт“, али са јасним техничким спецификацијама (или бар само јаснијим описом задатка) постизање правог резултата (и уопште, постизање барем неког резултата) постаје много лакше.
Најбољи пример је мој сопствени, па ћу покушати да разложим своје жеље. Јасно разумем шта није у реду са обрадом животних и радних планова: сада је „лоше“, али желим да постане „добро“.
Шта је „лоше“ и „добро“ на „високом“ нивоу разлагања?
Лоше: осећам се анксиозно јер нисам сигуран да ћу моћи да урадим све што сам обећао другима или себи, узнемирен сам јер једноставно не могу да дођем до ствари које сам дуго планирао , јер се морају одложити или због горућих задатака, или им је претешко приступити; Не могу да радим све што је занимљиво, јер ми већину времена заузимају посао и свакодневни живот, лоше јер не могу да посветим време породици и опуштању. Засебна тачка: нисам у сталном режиму промене контекста, који је у великој мери одговоран за све горе наведено.
Добро: Не осећам анксиозност јер знам шта ћу да радим у блиској будућности, одсуство ове анксиозности ми омогућава да боље проводим слободно време, не осећам редован осећај умора (реч „ константа” није погодна за мене, само је уобичајена), не морам да се трзам и прелазим на било какву долазну комуникацију.
Генерално, много од онога што сам горе описао може се описати једноставном фразом: „смањење неизвесности и непознатог“.
Дакле, техничка спецификација постаје нешто попут:
- Модификовање обраде долазних задатака тако да се контекст промени.
- Рад са системом постављања задатака да се барем актуелни послови и идеје не забораве и да ће једног дана бити обрађене.
- Регулисање предвидљивости сутрашњице.
Пре него што било шта променим, морам да разумем шта могу да променим, а шта не.
Тежак и огроман задатак је схватити и признати да сам надолазећи ток не могу да променим, а тај ток је део мог живота у коме сам се нашао својом вољом; Предности таквог живота су веће од недостатака.
Можда би на првом нивоу решавања проблема требало да размислите: да ли уопште желите место у животу у коме се налазите или желите нешто друго? А ако вам се чини да желите нешто друго, онда можда вреди радити управо на томе паралелно са психологом/психоаналитичаром/психотерапеутом/гуруом/назвати их било којим именом – ово питање је толико дубоко и озбиљно да нећу иди овде.
Дакле, ту сам где јесам, свиђа ми се, имам компанију од 100 људи (увек сам желео да се бавим послом), радим интересантан посао (ово је интеракција са људима, укључујући и постизање радних циљева – и увек сам био заинтересовани за „друштвени инжењеринг“ и технологију), посао је изграђен на „решавању проблема“ (а увек сам волео да будем „поправљач“), осећам се добро као код куће. Свиђа ми се овде, осим „нуспојава“ наведених у „лошем“ делу.
С обзиром да ми се свиђа овај живот, не могу да променим (са изузетком делегирања задатака, о чему се говори у наставку) долазни ток, али могу да променим његову обраду.
Како? Ја сам присталица концепта да треба ићи од мањег ка више – прво решити најхитније проблеме, који се могу решити једноставним променама, и кренути ка већим променама.
Све промене које сам направио могу се свести на три области; Навешћу их од једноставних (за мене) промена до сложених:
1. Обрада и чување задатака.
Никада нисам био у стању да правилно (и још увек не могу) да водим папирне дневнике, записивање и формулисање задатка је веома тежак задатак за мене, а редовно седење у некој врсти задатака је веома тешко.
Прихватио сам ово, а мој главни концепт је био да су ствари које су у мојој глави најважније.
Моји задаци су обрађени у овом режиму:
- задатак којег се сећам је да га завршим чим се дочепам;
- долазећи задатак - ако се уради брзо, заврши га одмах како је примљен, ако траје дуго - обећај да ћу то урадити;
- задатке на које сте заборавили – урадите их само када се на њих подсетите.
Живео сам са овим мање-више нормално неко време, док се „задаци на које сам заборавио“ нису претворили у проблем.
Ово је постало проблем у два облика:
- Скоро сваког дана стизали су заборављени задаци које је требало данас да се заврше (хардкор, који је завршио - СМС порука од судских извршитеља о отпису новца са рачуна за казну саобраћајне полиције пре летења у Сједињене Државе и хитној потреби да се открије да ли бих уопште смео да излетим).
- Огроман број људи сматра да је некоректно поново питати о захтеву и задржати га за себе. Људи се увреде што сте нешто заборавили ако је то лични захтев, а ако је то радни захтев, то се на крају претвори у пожар који треба да се уради данас (види тачку један).
Морало је нешто да се уради у вези са овим.
Колико год ми били необични, почео сам све да записујем. Заправо све. Имао сам срећу да сам то смислио, али генерално, цела идеја је веома слична концепту .
Прва фаза је била једноставно истовар свих ствари из моје главе у најједноставнији систем за мене. Њој се испоставило : интерфејс је веома брз, процедура израде задатка је временски минимална, на телефону постоји једноставна апликација (прешао сам тада на Тодоист, али о томе више у другом, техничком делу).
Хвала Богу, бавим се ИТ менаџментом на овај или онај начин већ 10 година и разумем да је „креирање апликације“ задатак осуђен на пропаст, баш као и „одлазак код лекара“. Стога сам почео да делим задатке на декомпоноване задатке у облику акција.
Јасно разумем да сам особа веома зависна од позитивних повратних информација, које себи могу дати у облику повратне информације „погледај колико си данас урадио“ (ако је видим). Дакле, задатак „одласка код лекара” претвара се у задатке „одабрања код лекара”, „одабира времена када се иде код лекара”, „позива и заказивања”. У исто време, не желим да се напрежем: сваки од задатака се може завршити једног дана у недељи и бити срећан што сте већ завршили неку фазу задатка.
Кључна тачка: декомпоновање задатака и снимање задатака у облику кратких акција.
Докле год је задатак у твојој глави, све док мислиш да једном мора да се заврши, нећеш бити миран.
Ако још није записано, а ви сте га заборавили, патићете када га се сетите и сетите се да сте заборавили.
Ово се односи на све ствари, укључујући и оне у домаћинству: одлазак на посао и успут сећање да сте заборавили да баците смеће уопште није кул.
Ова искуства једноставно нису неопходна. Тако сам почео да записујем све што сам урадио.
Циљ је да, након што сте се обучили да отпремате све (апсолутно све) ствари на било који трагач, следећи корак је да почнете да престанете да размишљате о записаним стварима у својој глави.
Када схватите да је све што сте мислили да урадите записано и да ћете пре или касније доћи до тога, мени лично трема нестаје.
Престајете да се трзате јер се усред дана сетите да сте хтели да промените сијалице у ходнику, да разговарате са запосленим, или да напишете документ (и хитно пожурите да га напишете).
Минимизирањем броја заборављених (у овом контексту ненаписаних) задатака минимизирам анксиозност која настаје када се сетим тих најзаборављених задатака.
Не можете све да запишете или запамтите, али ако је раније било 100 таквих задатака, онда их је до одређеног тренутка остало 10 и једноставно је мање „инцидената“ забринутости.
Кључна ствар: записујемо све, све, чак и ако смо сигурни да ћемо запамтити.
Не можете се сетити свега: колико год то глупо звучало, све запишем, све до „прошетања пса“.
Шта сам одлучио на овај начин? Смањила се анксиозност због чињенице да сам се стално плашила да ћу нешто заборавити (у глави сам пролазила кроз планове, задатке, обећања итд.), и уопште, непотребно пребацивање у глави око „размишљања о чему још могао обећати” нестао.
2. Смањена реактивност.
Не можемо смањити проток инпута, али можемо променити начин на који реагујемо на њега.
Увек сам био реактивна особа и одушевљавао ме то, одмах сам одговарао на нечију молбу да урадим нешто преко телефона, трудио сам се да одмах извршим задатак који ми је додељен у животу или у свакодневном животу, генерално сам био брз као могуће, осетио сам узбуђење од овога. То није проблем, али постаје проблем када се таква реакција претвори у инстинкт. Престајете да разликујете где сте заиста потребни управо сада, а где људи могу лако да чекају.
Проблем је што то изазива и негативна осећања: прво, ако нисам имао времена да нешто урадим или заборавио да сам обећао да ћу реаговати, опет сам се јако узнемирио, али ово појединачно није било критично. Ово је постало критично у тренутку када је број задатака на које сам желео да моментално инстинктивно реагујем постао већи од физичке способности да то урадим.
Почео сам да учим да не реагујем на ствари одмах. У почетку је то била само чисто техничка одлука: на сваки долазни захтев „молим вас урадите то”, „молим вас помозите”, „да се нађемо”, „позовимо”, уместо да реагујем, па чак и уместо да анализирам када ћу то урадити, ја сам постао први Задатак је једноставно да обрадим овај долазни захтев и закажем када га завршим. Односно, први задатак у трацкеру није задатак да урадим оно што је тражено, већ задатак да „сутра прочитам шта је Вања написао у телеграму и схвати да ли могу то да урадим и када ћу то урадити, ако могу. ” Најтеже је борити се са својим инстинктима: велики број људи подразумевано тражи брз одговор, а ако сте навикли да живите у ритму таквог одговора, осећате се непријатно ако не одговорите на захтев особе. одмах.
Али десило се чудо: испоставило се да 9 од 10 људи који од вас траже да урадите нешто „јуче” може лако да сачека „сутра” када дођете до њиховог задатка, ако сте им само рекли да ћете га сутра обавити. Ово, заједно са записивањем ствари које треба урадити и држањем обећања да ћете тамо стићи, чини живот толико лакшим да почињете да се осећате као да сада живите у структурираном плану (а можда и јесте). Наравно, потребно вам је много обуке, али, у ствари, у условима када сте прихватили такво правило за себе, то можете брзо научити. И ово у великој мери решава проблеме промене контекста и неиспуњавања постављених планова. Трудим се да све нове задатке поставим за сутра, све захтеве на које сам претходно реаговао, поставио сам и за сутра, а већ „сутра“ ујутру смишљам шта се и када може учинити. Планови за „данас“ постају мање течни.
3. Одређивање приоритета и снимање неочекиваних задатака.
Као што сам рекао на почетку, признао сам себи да је ток задатака сваког дана више него што могу да поднесем. Још увек остаје сет реактивних задатака. Зато се свако јутро бавим задацима који су постављени за данас: који заиста треба да се ураде данас, који се могу одложити до сутра ујутру, да би се одлучило када треба да се ураде, које треба делегирати, а које може се сасвим избацити. Али ствар се ту не зауставља.
Огромна фрустрација настаје када увече схватите да нисте извршили критичне задатке планиране за данас. Али најчешће то настаје зато што су данас искрсле непланиране ствари, на које је, упркос свим настојањима да се реакција одложи, требало данас реаговати. Почео сам да записујем све ствари које сам данас урадио одмах након што сам их урадио. А увече сам погледао списак урађених задатака. Адвокат је ушао да разговара и записао, клијент је позвао и записао. Десила се несрећа на коју треба реаговати – записао сам. Звали су из аутосервиса и рекли да ауто треба данас да се довезе да би могао да се поправи до недеље – записао је. Ово ми омогућава да разумем зашто нисам стигао до задатака који су додељени за данас и да не бринем о томе (ако су изненадни задаци вредни тога), као и да забележим где могу мање реактивно да обрадим долазне задатке (реците служби да сам не могу то да урадим и ја ћу донети ауто тек сутра и сазнати да ће и даље бити могуће обавити га до недеље, чак и да га испоручим сутра). Трудим се да запишем апсолутно све обављене задатке, све до „потписаних два папира из рачуноводства” и минут разговора са колегом.
4. Делегација.
За мене најтежа тема. А овде ми је још више драго да примам него да дајем савет. Управо учим како да ово урадим исправно.
Проблем са делегирањем је организација процеса делегирања. Тамо где су ови процеси изграђени, лако преносимо задатке. Тамо где процеси нису отклоњени, делегирање се чини или предуго (у поређењу са оним када сами радите задатак), или једноставно немогуће (нико осим мене не може дефинитивно да изврши овај задатак).
Овај недостатак процеса ствара блокаду у мојој глави: ни помисао да могу делегирати задатак не пада ми на памет. Пре само неколико недеља, када сам одлучио да пређем са Трелло-а на Тодоист, затекао сам се како три сата преносим задатке са једног система на други, а да нисам ни помислио да неко други то може да уради.
Главни експеримент за мене је сада да превазиђем сопствени блок тражења од људи да ураде нешто у случајевима када сам сигуран да се неће сложити или не знају како то да ураде. Проведите време објашњавајући. Прихватите да ће ствари требати дуже да се ураде. Ако поделите своје искуство, биће ми веома драго.
Трапс
Све горе наведене промене описане су прилично техничким препорукама за рад са софтвером, о чему ћу писати у следећем делу, а на крају овог – о две замке у које сам упао током целог овог живота. реорганизација моје.
Концепт умора.
Због чињенице да радимо не физички, већ ментално, јавља се огроман и неочекиван проблем - схватити и ухватити тренутак када почнете да се уморите. Ово вам даје прилику да направите паузу на време.
Условни радник на машини у принципу није имао такав проблем. Прво, осећај физичког умора нам је разумљив од детињства, а осим тога, прилично је тешко наставити да се бавимо нечим физичким када тело за то није способно. Не можемо, пошто смо урадили 10 приступа у теретани, да урадимо још 5 „јер то је оно што морамо да урадимо“. Ова мотивација неће радити из врло очигледних биолошких разлога.
Ситуација са размишљањем је нешто другачија: никада не престајемо да размишљамо. Нисам покрио ову област, али генерално хипотезе су следеће:
- Особа која је у сталном лудилу не примећује одмах ментални замор. Ово се не дешава у облику „не могу више да мислим, легћу“ – прво утиче на емоционални спектар, на способност размишљања, затим на перцепцију, али негде овде можете осетити шта долази.
- Да бисте се искључили из тока, није довољно једноставно престати да радите. Приметио сам да ако, на пример, престанем да радим, лажем и буљим у телефон, читам, гледам, а мозак настави да ради, умор не нестаје. Заиста помаже да легнете и натерате себе да уопште не радите ништа (укључујући боцкање по телефону). Првих 10 минута је веома тешко изаћи из тока активности, у наредних 10 минута милион идеја пада на памет како да све урадите како треба, али онда је то чистоћа.
Важно је и неопходно да се мозак одмори, а пошто је веома тешко ухватити овај тренутак, само га треба редовно радити.
Време за одмор/живот/породицу.
Ја сам, као што сам већ написао, особа која зависи од позитивних повратних информација, али могу да их генеришем за себе: ово је и бонус и проблем.
Од тренутка када сам почео да пратим све своје задатке, хвалим себе што сам их завршио. У неком тренутку сам прешао из стања „сређеног радног живота“ у стање „сада сам суперхерој и могу да радим што је више могуће“, достигавши 60 задатака дневно.
Ускладио сам посао и кућне послове и побринуо се да убацим кућне послове на своју дневну листу, али проблем је био управо у томе што су то били кућни послови. И свакако вам треба време за одмор и породицу.
Радник је избачен из радионице у 6 сати, али и предузетник добија одушевљење када ради. Испоставило се да је то отприлике исти проблем као и са немогућношћу да ухватите тренутак „менталног умора“: у врхунцу завршених задатака заборављате да заправо треба да живите.
Веома је тешко испасти из тока када све функционише и када вас то нервира, такође морате да се натерате.
Умор не долази од жеље да се „леже“, већ од поремећаја емоција („све је досадно од самог јутра“), потешкоћа у перцепцији информација и погоршања способности промене контекста.
Критично је одвојити време за одмор, чак и ако је то незгодно. Важно је да то касније не утиче на вас. Није кул бити срећан због своје продуктивности два месеца, а онда бити у стању у коме је све досадно и не можете да видите људе.
На крају крајева, не живимо само за продуктивност, на свету постоји огроман број занимљивих и невероватних ствари 😉
Уопштено говорећи, ово су отприлике разматрања како, уопште, вреди (ре)организовати радне и нерадне процесе. У другом делу ћу вам рећи које сам алате користио за ово и који су резултати постигнути.
ПС Ова тема се показала толико важном за мене да сам чак покренуо и посебан телеграм канал где делим своја размишљања о овом питању, придружите нам се -
Извор: ввв.хабр.цом