Kolaborasi mangrupikeun titik nyeri tina alat kantor tradisional. Nalika sapuluh urang ngerjakeun file dina waktos anu sami, langkung seueur waktos sareng usaha henteu dianggo pikeun éditan, tapi pikeun milarian parobihan sareng pangarangna. Ieu nyusahkeun ku seueur aplikasi anu henteu salawasna cocog. Salah sahiji cara pikeun ngabéréskeun masalah ieu nyaéta ngalih ka suite kantor dumasar-awan. Henteu seueur di antarana, sareng kami bakal nyarioskeun ka anjeun kumaha urang ngatasi konservatisme karyawan Forex Club sareng tiasa nransferkeun perusahaan anu disebarkeun sareng saratus kantor ka G Suite dina ngan ukur sababaraha bulan.
Naha anjeun mutuskeun nyieun transisi?
Klub Forex biasana émut dina kontéks dagang online dina kurs mata uang asing. Tapi pausahaan ieu jalan kalawan sababaraha jenis instrumen mata uang di nagara béda di dunya. Kusabab ieu, éta ngagaduhan infrastruktur IT anu kompleks sareng platform sorangan pikeun klien.
Dina waktos urang tepang, kantor tukang perusahaan nganggo sababaraha platform sareng aplikasi anu béda. Alat kerja utama pikeun kalolobaan karyawan nyaéta suite kantor Microsoft sareng surat dina Zimbra. Luhureun sadaya ieu mangrupikeun superstruktur panyimpenan tambahan, cadangan, antipirus, seueur panyambung sareng integrasi, ogé manajemén lisénsi Microsoft sareng Zimbra kalayan pamariksaan périodik.
Éta mahal pikeun departemén IT Forex Club pikeun ngajaga sistem ieu. Infrastruktur kompléks diperlukeun nyéwa sajumlah ageung server, rencana DRP upami pareum server ieu atanapi gagal sambungan Internét, sareng cadangan. Pikeun mastikeun operasi bébas gangguan, kana waktu, departemén husus pangurus dibentuk, anu masih boga muatan jeung tugas audits lisénsi.
Kusabab seueur program anu béda-béda, masalah timbul diantara karyawan Forex Club biasa. Tanpa tracking versi dokumen, hese neangan panulis sababaraha révisi jeung versi ahir téks atawa tabel.
Dina usaha pikeun ngirangan biaya pangropéa, Forex Club milarian cara anu langkung saderhana pikeun ngabéréskeun masalah anu sami. Ieu tempat interaksi urang dimimitian.
Neangan alternatif
Pikeun ngalaksanakeun kolaborasi anu lengkep, éta kedah ngarobih pendekatan sorangan - ngajauhan tina panyimpenan lokal ka méga. Forex Club mimiti milarian solusi awan umum pikeun sadaya aplikasi kantor. Aya dua calon: Office 365 sareng G Suite.
Office 365 mangrupikeun prioritas, sabab seueur lisensi Microsoft anu dibeuli ti Forex Club. Tapi Office 365 ngan ukur nyangking bagian tina fungsionalitas suite kantor ka méga. Pamaké masih kedah ngaunduh aplikasi tina akun pribadina sareng dianggo pikeun ngerjakeun dokumén dumasar kana skéma anu lami: ngirim sareng nyimpen deui salinan nganggo indéks versi.
G Suite Google Cloud gaduh seueur fitur kolaborasi sareng langkung mirah. Dina hal produk Microsoft, anjeun kedah nganggo Pasatujuan Perusahaan, sareng ieu mangrupikeun tingkat belanja anu béda-béda (sanaos nyandak parangkat lunak anu dibeli). Sareng kalayan bantosan kami, palaksanaan G Suite lumangsung dina program Google, anu ngimbangan palanggan ageung pikeun biaya ngalih ka jasa perusahaan.
Direncanakeun pikeun nransferkeun kalolobaan jasa anu dianggo ku karyawan ka G Suite:
- Almenak sareng email (Gmail sareng Google Calendar);
- Catetan (Google Keep);
- Ngobrol sareng konperénsi online (Ngobrol, Hangouts);
- Suite kantor sareng generator survey (Google Docs, Google Forms);
- Panyimpenan dibagikeun (GDrive).
Overcoming negativity
Palaksanaan alat naon waé, bahkan anu pangmerenahna, sok nyanghareupan réaksi négatip tina pangguna akhir. Alesan utama nyaéta konservatisme, sabab jalma-jalma henteu hoyong ngarobih nanaon sareng ngabiasakeun pendekatan énggal pikeun damel. Kaayaan ieu nyusahkeun ku persepsi husus ayana web sakumaha saukur leumpang dina situs (tapi teu bisa dipake dina situs ieu), umum diantara pagawé non-IT. Aranjeunna ngan teu ngartos kumaha carana dianggo kalayan eta.
Di sisi Forex CLub, Dmitry Ostroverkhov tanggung jawab palaksanaan proyek. Anjeunna ngawaskeun tahapan palaksanaan, ngumpulkeun tanggapan pangguna sareng tugas prioritas. Persiapan babarengan, survey karyawan, sareng katerangan ngeunaan aturan perusahaan ngagampangkeun urang pikeun ngamimitian.
Tugas utama Softline dina proyék ieu nyaéta ngalatih pangguna sareng pangurus sistem sareng nyayogikeun dukungan téknis dina tahap kahiji. Kami ngajelaskeun kumaha produkna kedah dianggo ngaliwatan sababaraha pelatihan. Dina total, urang ngalaksanakeun 15 palatihan masing-masing 4 jam. Anu kahiji - sateuacan pilot - pikeun pangurus sistem anu nyiapkeun taneuh pikeun transformasi. Sareng anu salajengna pikeun pagawé biasa.
Salaku bagian tina program latihan utama, urang emphasized mangpaat, nu ngimbangan kasusah pamaké tungtung 'dina meunang dipaké pikeun alat anyar. Sarta di ahir unggal latihan, karyawan bisa datang nepi ka patarosan sorangan, nu ngaleungitkeun pitfalls di awal gawé.
Sanajan Forex Club ngalaksanakeun seminar palatihan pikeun klien sorangan, pausahaan teu bisa ngajalankeun latihan on G Suite sorangan alatan kurangna guru jeung kompetensi diperlukeun. Pikeun meunteun dampak palatihan kami, Forex Club ngalaksanakeun survey murid sateuacan palatihan sareng sababaraha waktos saatosna. Survei munggaran nunjukkeun persepsi anu paling négatip tina parobihan anu bakal datang. Anu kadua nyaéta, sabalikna, naékna positip. Jalma mimiti nyadar yén ieu dilarapkeun kana karya maranéhanana.
Kantor pilot
Proyék éta dimimitian dina ahir taun 2017, nalika sapuluh pangurus sistem ngalih ka G Suite. Jalma-jalma ieu kedah janten panaratas anu ngaidentipikasi pro sareng kontra ngeunaan solusi sareng nyetél panggung pikeun transformasi. Kami nganggap eupan balik sareng saran na sareng dina Januari 2018 kami milih cabang ukuran sedeng sareng administrator sistem lokal pikeun transisi sidang munggaran karyawan non-IT.
Transisi dilakukeun sakaligus. Leres, sesah pikeun jalma-jalma ngalih ka alat énggal, janten upami aya pilihan antara solusi awan sareng aplikasi desktop, pangguna bakal condong kana desktop anu langkung akrab sareng ngalambatkeun rencana pamutahiran global. Janten saatos pelatihan kantor pilot, urang gancang ngalihkeun sadayana ka G Suite. Salila sababaraha minggu kahiji, aya sababaraha résistansi; éta diurus ku administrator sistem lokal, anu ngajelaskeun sareng nunjukkeun sadaya titik anu sesah.
Saatos kantor pilot, kami ngalihkeun sadayana jurusan IT Forex Club ka G Suite.
Ngarobah jaringan cabang
Saatos nganalisa pangalaman pilot project, babarengan sareng departemén IT Forex Club, kami ngembangkeun rencana transisi pikeun sésa perusahaan. Tadina direncanakeun yén prosésna bakal lumangsung dina dua tahap. Dina tahap kahiji, urang hayang ngalatih ngan karyawan Forex Club paling satia kana produk, anu bakal ngamajukeun proyék di kantor maranéhanana sarta mantuan kolega pindah ka platform anyar salaku bagian tina tahap kadua. Pikeun milih "evangelist" di perusahaan, kami ngalaksanakeun survey, hasilna ngaleuwihan sadaya ekspektasi: kira-kira satengah tina sakabéh Forex Club ngaréspon. Teras we mutuskeun teu nyered kaluar prosés jeung skipped "palaksanaan ngaliwatan karyawan" tahap.
Sapertos dina proyék pilot, kantor pusat mimiti hijrah, dimana aya administrator sistem lokal - anjeunna ngabantosan pikeun ngatasi kasusah anu muncul. Dina unggal kantor, transisi ka parabot anyar ieu dimimitian ku latihan. Pelatihan kedah direncanakeun dumasar kana jadwal anu fleksibel anu nganggap zona waktos sareng jadwal kerja anu béda. Contona, pikeun kantor di Kazakhstan jeung Cina, latihan kudu dimimitian dina 5 a.m. waktu Moscow (ku jalan kitu, G Suite jalan hébat di Cina, euweuh urusan naon).
Saatos kantor pusat, jaringan cabang ngalih ka G Suite - sakitar 100 poin. The peculiarity tina tahap panungtungan proyék éta cabang ieu utamana staffed ku jalma jualan anu dianggo pisan kalawan spreadsheets. Urang ngalaksanakeun latihan pikeun aranjeunna salila dua minggu pikeun mantuan mindahkeun data.
Dina waktos anu sami, spesialis kami damel "di tukang" pikeun ngadukung Forex Club sorangan, sabab langsung saatos transisi ka G Suite, jumlah telepon ka dukungan téknis ningkat sapertos anu diharapkeun. Puncak requests lumangsung salila transisi jaringan cabang, tapi laun jumlah requests mimiti ngurangan. Requests pikeun produk kantor jeung e-mail, manajemén lisénsi software, gawé bareng server jeung alat jaringan, kitu ogé saluran komunikasi cadangan geus utamana turun. Nyaéta, palaksanaan parantos ngirangan beban dina garis pangrojong sareng kantor tukang.
Dina total, mindahkeun kantor nyandak ngeunaan dua bulan: dina bulan Pebruari 2018, karya ieu réngsé dina departemén sirah, sarta dina Maret - sapanjang sakabéh jaringan cabang.
Pitfalls
Laju migrasi email parantos janten masalah utama. Butuh 1 detik kanggo nransper hiji email ti Zimbra ka Gmail nganggo IMAP Sync. Sakitar 700 karyawan damel di saratus kantor Forex Club, sareng masing-masing gaduh rébuan hurup (total aranjeunna ngalayanan langkung ti 2 juta klien). Janten, pikeun nyepetkeun migrasi, kami nganggo Alat Migrasi G Suite; sareng éta, prosés nyalin email langkung gancang.
Teu aya kabutuhan pikeun mindahkeun data tina almenak sareng tugas. Sanajan aya sababaraha solusi dina infrastruktur heubeul, aranjeunna teu pinuh dipaké ku pagawé. Salaku conto, kalénder perusahaan dilaksanakeun dina bentuk portal dina Bitrix, anu henteu pikaresepeun, janten karyawan ngagaduhan alat sorangan, sareng karyawan ngalaksanakeun transfer data nyalira.
Ogé, transfer dokumén operasional aya dina panangan pangguna (urang ngan ukur nyarioskeun data ngeunaan padamelan ayeuna - solusi anu béda dianggo pikeun pangkalan pangaweruh perusahaan). Henteu aya patarosan di dieu. Ngan dina sababaraha waktos garis administratif ditarik - tanggung jawab inpormasi anu disimpen sacara lokal diteruskeun ka pangguna sorangan, sedengkeun kasalametan sareng kaamanan data dina Google Drive parantos diawaskeun ku departemen IT.
Hanjakalna, teu mungkin mendakan analog dina G Suite pikeun sadaya alur kerja. Salaku conto, kotak surat umum, anu biasa dianggo ku karyawan Forex Club, henteu gaduh saringan dina Gmail, janten sesah milarian surat khusus. Aya kasusah anu sami sareng otorisasi SSO di Google Chat, tapi masalah ieu direngsekeun ku pamundut ka dukungan Google.
Masalah utama pikeun pangguna aya hubunganana sareng kanyataan yén jasa Google henteu acan gaduh sababaraha fungsi pesaing, contona, Skype atanapi Office 365. Hangouts ngan ukur ngamungkinkeun anjeun pikeun nelepon, Google Chat kurang kutipan, sareng Google Sheets henteu ngadukung. pikeun macros Microsoft Excel.
Salaku tambahan, produk Microsoft sareng Google Cloud ngadeukeutan alat ngedit méja béda. File Word anu ngandung tabel sakapeung dibuka dina Google Docs kalayan pormat anu salah.
Nalika urang biasa kana infrastruktur anyar, sababaraha kasusah direngsekeun ku cara alternatif. Contona, tinimbang macros dina spreadsheets, Aksara dipaké, nu karyawan Forex Club kapanggih malah leuwih merenah. Teu mungkin mendakan analog ngan ukur pikeun departemén kauangan Forex Club, anu ngurus laporan 1C (kalayan naskah, pormat kompleks). Janten anjeunna ngalih ka Google Sheet ngan ukur pikeun kolaborasi. Pikeun dokumén séjénna, pakét kantor (Excel) masih dipaké.
Dina total, Forex Club nahan sakitar 10% tina lisensi Microsoft Office. Ieu prakték normal pikeun proyék-proyék sapertos kitu: minoritas pagawé ngagunakeun fungsi canggih tina suites kantor, jadi sésana gampang narima ngagantian nu.
Perlu dicatet yén henteu aya transformasi skala ageung anu dilakukeun dina sesa infrastruktur. Forex Club henteu ngantunkeun Jira sareng Confluence, sanaos parantos ngalaksanakeun Google Keep pikeun tugas operasional. Pikeun ngahijikeun Jira sareng Confluence sareng G Suite, kami nyebarkeun plugins anu ngamungkinkeun anjeun mindahkeun data gancang. Sistim ngawaskeun geus dilestarikan, kitu ogé loba parabot tambahan: Trello, Teamup, CRM, metrics, AWS, jsb Alami, administrator sistem tetep dina cabang.
ékspérimén Chromebook
Milarian cara pikeun ngirangan biaya, Forex Club ngabayangkeun pikeun mindahkeun sadayana ka stasiun kerja mobile anu didamel ku Chromebook. Alatna sorangan pisan murah, sareng nganggo jasa awan tiasa gancang nyebarkeun workstation di dinya.
Urang nguji workstations mobile dina grup leutik pamaké 25 urang di departemen jualan. Karyawan di departemén ieu henteu ngagaduhan tugas anu bakal nyegah aranjeunna damel ngan ukur ngalangkungan wéb, janten migrasi ieu kedah lancar pikeun aranjeunna. Tapi dumasar kana hasil tés, tétéla yén hardware tina Chromebook murah henteu cekap pikeun operasi anu leres tina sadaya aplikasi perusahaan Forex Club. Sareng model anu langkung mahal anu cocog sareng parameter téknis tétéla sabanding hargana sareng laptop klasik Windows. Hasilna, aranjeunna mutuskeun pikeun abandon proyék.
Naon anu robih sareng datangna G Suite
Sabalikna sadaya prasangka sareng teu percanten, parantos 3 bulan saatos pelatihan, 80% karyawan nyatet dina survey yén G Suite leres-leres ngagampangkeun aranjeunna damel sareng dokumén. Saatos transisi, mobilitas karyawan ningkat sareng aranjeunna mimiti damel langkung seueur nganggo alat anu tiasa dianggo:
Statistik pamakean alat sélulér nurutkeun Forex Club
Bentuk Google parantos kéngingkeun popularitas anu saé. Dina departemén, aranjeunna ngamungkinkeun pikeun gancang ngalaksanakeun survey anu sateuacana ngabutuhkeun panggunaan surat, ngumpulkeun hasil sacara manual. Transisi ka Google Chat sareng Hangouts Meet nyababkeun seueur patarosan sareng keluhan, sabab umumna gaduh fungsi anu langkung sakedik, tapi panggunaanana ngamungkinkeun pikeun ngantunkeun seueur utusan instan dina perusahaan.
Hasil proyék dirumuskeun ku Dmitry Ostroverkhov, sareng urang damel: "Proyék ngirangan biaya Forex Club pikeun infrastruktur IT sareng nyederhanakeun dukunganana. Sakabeh lapisan tugas pangropéa prosés ngaleungit, sabab masalah ieu direngsekeun di sisi Google. Ayeuna sadaya jasa tiasa dikonpigurasi jarak jauh, aranjeunna dirojong ku sababaraha pangurus Google, sareng departemen IT parantos ngabébaskeun waktos sareng sumber daya pikeun hal-hal sanés.
sumber: www.habr.com