Kami parantos nyerat sababaraha kali ngeunaan kumaha téknologi kami ngabantosan komo ngolah inpormasi tina sagala jinis dokumén sareng asupkeun data kana sistem akuntansi. Dinten ieu kami bakal ngabejaan ka maneh kumaha urang dilaksanakeun в - supplier pangbadagna panas sarta cai panas di Moscow.
Bayangkeun diri anjeun dina tempat hiji akuntan biasa. Urang ngarti yén ieu téh teu gampang, tapi coba atoh. Saban poé anjeun nampi sajumlah ageung invoice kertas, invoice, sertipikat sareng saterasna. Sarta hususna loba - dina poé saméméh ngalaporkeun. Sadaya rinci sareng jumlahna kedah gancang sareng taliti dipariksa, diketik deui sareng diasupkeun kana sistem akuntansi, sacara manual ngalaksanakeun transaksi sareng dikirim ka arsip, supados engké aranjeunna tiasa dikintunkeun pikeun verifikasi ka auditor internal, jasa pajak, otoritas pangaturan tarif sareng batur. Hese? Tapi ieu téh prakték bisnis lila-nangtung nu aya di loba pausahaan. Babarengan MOEK, kami parantos nyederhanakeun padamelan ieu sareng ngajantenkeun langkung merenah. Upami anjeun resep kumaha éta, wilujeng sumping ka ucing.
Gambar nyaéta Moscow CHPP-21, produsén énergi termal panggedéna di Éropa. Panas anu dibangkitkeun di stasion ieu disayogikeun ku MIPC ka 3 juta warga kalér Moscow. .
MOEK ngagaduhan belasan satengah cabang di Moskow. Aranjeunna ngalayanan 15 km jaringan pemanasan, 811 stasiun termal sareng imah boiler, 94 titik pemanasan sareng 10 stasiun pompa, ogé ngawangun sareng masang sistem pasokan panas énggal. Pausahaan mésér rupa-rupa alat sareng jasa pikeun kagiatan bisnis: . Nyiapkeun dokumén di unggal departemén initiating beuli dilumangsungkeun ku pagawé husus - pengawas kontrak.
Kumaha kontrak damel di perusahaan ageung? Nalika kurator asup kana hiji perjangjian, aranjeunna nampi seueur dokumén kertas penting ti counterparties: waybills, tindakan jasa, invoices, sertipikat, jsb Biasana, curator nyeken tulak bisnis lajeng nempelkeun scan kana urutan dina sistem manajemen sumberdaya perusahaan. Controller kauangan sacara manual mariksa sadaya data. Saatos ieu, kurator nyandak dokumén asli ka departemen akuntansi. Atanapi kurir ngalakukeun ieu, teras transfer dokumén tiasa langkung lami - ti sababaraha jam dugi ka sababaraha dinten.
Sareng sadayana bakal saé, tapi, sapertos di seueur perusahaan sanés:
- Makalah tiasa angkat ka departemen akuntansi sababaraha dinten sateuacan ngalaporkeun. Lajeng akuntan kudu méakkeun poé jeung peuting di gaw maranéhanana. Anjeun kedah mariksa sacara manual naha sadaya invoice, invoice, jsb dieusi leres, teras, upami sadayana leres, para karyawan ngetik deui data kana sistem akuntansi sareng ngadamel postingan. Dina waktos anu sami, 90% waktos akuntan nyéépkeun nyitak deui data - detil, jumlah, tanggal, nomer barang, jsb. Kusabab ieu, aya résiko nyieun kasalahan.
- Dokumén bisa waé aya kasalahan. Sarta kadangkala sababaraha tagihan atawa sertipikat leungit. Kadang-kadang tétéla dina poé panungtungan saméméh ngalaporkeun. Kusabab ieu, syarat persetujuan dokumén tiasa ditunda.
- Saatos ngeposkeun, akuntan nyimpen invoice, invoice sareng tindakan dina kertas sareng arsip éléktronik anu béda. Naha ieu hésé? Contona, MIPC jalan on tariffs, ku kituna wajib rutin ngalaporkeun waragad na ka otoritas eksekutif. Sareng nalika kaayaan salajengna atanapi Inok pajak sumping ka departemen akuntansi, karyawan kedah milarian dokumén anu lami.
Kumaha skéma gawé departemén akuntansi MIPC kasampak kawas saméméhna:
MIPC mangrupikeun anu munggaran dina industri énergi pikeun ngadesain ulang sareng nyederhanakeun skéma ieu pikeun nutup tawaran sareng ngirim laporan langkung gancang, langkung saé meunteun parobahan pasar dina ngayakeun sareng ngarencanakeun strategi kauangan na. Sacara mandiri, nyalira, éta teu gampang pikeun ngarobah skéma ngadegkeun jangka panjang gawé akuntansi, jadi parusahaan mutuskeun pikeun transformasi eta babarengan jeung pasangan - ABBYY.
Geuwat dikerjakeun saatos dicarioskeun
Tim spesialis ABBYY ngalaksanakeun platform universal pikeun ngolah inpormasi calakan di MIPC sareng dikonpigurasikeun:
- déskripsi fléksibel (témplat ékstraksi data) pikeun ngolah dokumén. Ngeunaan naon éta sareng naon éta, urang ngobrol sacara rinci ngeunaan Habré и . MIPC ngolah langkung ti 30 jinis dokumén nganggo solusi (contona, kalakuan alat anu dipasang atanapi kalakuan pikeun biaya agénsi) sareng ekstrak langkung ti 50 atribut ti aranjeunna (nomer dokumén, jumlah total sareng PPN, nami pembeli, seller, kontraktor, kuantitas barang, jsb.);
- konektor pikeun ngalakukeun cék sareng unggah data, anu nyambungkeun ABBYY FlexiCapture, SAP sareng OpenText. Hatur nuhun kana panyambungna, éta tiasa sacara otomatis pariksa data tina pesenan sareng kontrak nganggo sababaraha diréktori. Urang bakal ngobrol ngeunaan ieu di handap;
- ékspor dokumén ka arsip éléktronik dumasar kana OpenText. Ayeuna sadaya scan dokumén disimpen dina hiji tempat;
- draf éntri akuntansi di SAP ERP kalawan tumbu ka dokumén discan.
Teras karyawan ABBYY sareng MOEK ngembangkeun bentuk panéangan supados akuntan tiasa, dina sababaraha detik, mendakan akun penting ku atribut naon waé dina arsip éléktronik sareng ngalebetkeunana pikeun pamariksaan pajeg.
Pilarian tiasa nganggo 26 kriteria anu béda (gambar tiasa diklik):
Saatos MIPC hasil nguji sakabéh sistem, éta ieu nempatkeun kana operasi. Sakabéh proyék, kalebet persetujuan, klarifikasi sareng perbaikan, dilaksanakeun dina 10 bulan.
Skéma gawé sanggeus nerapkeun ABBYY FlexiCapture:
Naha anjeun ngarasa teu aya anu robih? Leres, prosés bisnis tetep sami, ngan ukur seueur fungsi anu ayeuna dilakukeun ku mesin.
Wiring, hayu!
Kumaha kaayaan ayeuna? Hayu urang nyebutkeun curator tina kontrak narima susunan dokumén primér pikeun urus suplai pompa pikeun pembangkit listrik termal, atawa, contona, pangwangunan jaringan pemanasan. Spésialis henteu kedah marios kasampurnaan sareng eusi dokumén nyalira, nyauran kurir sareng ngirimkeun dokumén asli ka departemen akuntansi. Kurator ngan saukur nyeken set dokumén primér anu ditandatanganan, teras téknologi nyandak alih.
Ngagunakeun sistem scanning jaringan, hiji pagawe ngirimkeun scan dina format TIFF atawa PDF kana folder panas atawa email na. Anjeunna teras muka ABBYY FlexiCapture Capture Web Station sareng milih jinis dokumén anu disetél pikeun diolah. Contona, "meuli karya / jasa kalawan fee agénsi", "resi bahan jeung sumberdaya teknis (MTR)", atawa "akuntansi pikeun milik".
Jinis set nangtukeun jumlah sareng jinis dokumén sareng data anu diperyogikeun anu kedah digolongkeun ku sistem, ngakuan sareng pariksa.
Kurator unggah scan pikeun pangakuan. Sistem otomatis mariksa ayana sadaya dokumén, eusi unggal kertas, sarta server ngakuan rinci - tanggal kontrak, jumlah, alamat, nomer idéntifikasi pajeg, papariksaan jeung data lianna. Ku jalan kitu, MOEK mangrupikeun perusahaan énergi munggaran di Rusia anu ngagunakeun pendekatan ieu.
Upami kurator henteu unggah sadaya dokumén atanapi sababaraha invoice henteu ngandung sadaya data, sistem perhatikeun ieu sareng langsung naroskeun karyawan pikeun ngabenerkeun kasalahan:
Sistem ngawadul sareng naroskeun pikeun nambihan dokumén anu leungit (salajengna screenshot tiasa diklik):
Sistem perhatikeun yén dokumén éta kadaluwarsa:
Ku kituna, para karyawan henteu kedah deui pikeun nangtoskeun naha dokumenna leres dieksekusi. Upami sadayana leres, maka seuseueurna cek data sacara otomatis lumangsung langsung dina stasiun input wéb. Ieu cukup pikeun nuliskeun nomer urutan dieusian dina SAP ERP. Saatos éta, data anu diakui dibandingkeun sareng inpormasi anu diolah dina SAP: TIN sareng KPP tina counterparty, nomer kontrak sareng jumlah, PPN, nomenklatur barang atanapi jasa. Ngolah sareng mariksa hiji dokumén ngan ukur peryogi sababaraha menit.
Nganggo detil - INN sareng KPP - anjeun tiasa milih perusahaan anu dipikahoyong tina diréktori:
Upami aya kasalahan dina invoice atanapi waybill, éta moal ngijinkeun dokumen éta diékspor ka arsip. Contona, upami hiji dokumen salah digambar up atawa salah sahiji karakter salah dipikawanoh, sistem bakal nunjukkeun ieu sarta ménta pagawe pikeun ngabenerkeun sagala kasalahan. Ieu conto:
Sistim nu kapanggih yén Vasilek CJSC teu kaasup dina daptar suppliers MOEK.
Hal ieu ngamungkinkeun para karyawan ngalacak kasalahan sateuacan dokumenna dugi ka departemen akuntansi.
Upami sadaya pamariksaan parantos réngsé, teras dina hiji klik salinan dokumen anu diseken dikirim ka arsip éléktronik OpenText, sareng tautan sareng kartu sareng metadata na muncul dina SAP. Akuntan atanapi kurator salawasna tiasa ningali dina arsip éléktronik daptar dokumén pikeun pesenan anu diperyogikeun sareng inpormasi ngeunaan saha anu ngolah dokumén, dina naon waktosna, sareng naon hasilna.
Pyotr Petrovich ningali kana arsip éléktronik, ...
...pikeun ningali saha nu unggah dokumén pikeun pesenan No. 1111.
Saatos unggah data sareng scan ti ABBYY FlexiCapture ka SAP, draf urus némbongan sareng data anu tos dieusian sareng tautan kana gambar anu diseken tina dokumén.
Draf kabel:
Teras akuntan nampi béwara email kalayan tautan kana draf anu réngsé sareng scan. Spesialis henteu deui kedah bajoang sareng kertas. Sadaya anu anjeunna laksanakeun nyaéta pariksa jumlah ahir transaksi dina scan, ayana segel, tanda tangan sareng ngadamel transaksi. Akuntan ayeuna méakkeun kirang ti hiji menit dina eta.
Hasil proyék
- Nganggo téknologi ABBYY, MOEK parantos nyederhanakeun sareng ngagancangkeun henteu ngan ukur akuntansi, tapi ogé kontrol kauangan. Pikeun ngadamel postingan, karyawan henteu kedah ngadagoan kurir sareng dokumén asli - sadayana anu kedah dilakukeun nyaéta nampi scan kalayan data anu parantos diverifikasi tina arsip éléktronik dina hiji klik. Leres, dokumén kertas masih diperyogikeun. Tapi ayeuna tiasa dikirim ka departemen akuntansi engké. Nalika dugi ka dinya, para karyawan bakal pariksa kotak "Asli nampi" dina sistem akuntansi.
- Karyawan langsung nampi sadaya data anu dipikabutuh ngeunaan transaksi tina scan, ngadamel transaksi dina waktosna sareng nyiapkeun sadaya dokumén pikeun ngalaporkeun sateuacanna. Ayeuna aranjeunna henteu sieun ku pamariksaan internal atanapi éksternal.
- Akuntan ngalaksanakeun transaksi kauangan 3 kali langkung gancang, sareng MOEK nutup periode pelaporan 10 dinten sateuacanna.
- Sadaya cabang MOEK nyimpen dokumén akuntansi dina hiji arsip éléktronik. Hatur nuhun kana ieu, anjeun tiasa mendakan invoice, kontrak atanapi kalakuan parantosan, kitu ogé atribut ti aranjeunna (jumlah, PPN, produk atanapi jasa) 4 kali langkung gancang tibatan sateuacanna.
- Solusina ngolah langkung ti 2,6 juta halaman dokumén per taun.
Gantina kacindekan
MOEK ngagunakeun salila 2 taun ayeuna jeung salila ieu kuring geus dikumpulkeun statistik. Tétéla yén akuntan ngadamel 95% éntri tanpa ngarobih draf. Sareng ieu hartosna postingan sapertos kitu di hareup tiasa diluncurkeun sacara otomatis. Éta kajadian yén produk ieu saleresna janten léngkah munggaran perusahaan dina cara ngenalkeun unsur "intelijen buatan" kana prosés bisnis perusahaan: MIPC ngembangkeun program anu pas.
Perusahaan Rusia anu sanés ogé ngajadikeun otomatis padamelan akuntansi: aranjeunna ngajantenkeun langkung saderhana sareng langkung merenah. Salaku conto, nganggo téknologi ABBYY, jasa kontrol kauangan "» Kéngingkeun inpormasi bisnis kritis dugi ka 2x langkung gancang sareng béakkeun 20% kirang waktos milarian invoice sareng catetan pangiriman anu leres. Téknologi pamrosésan inpormasi anu cerdas ngabantosan karyawan di departemen akuntansi ngayakeun "»Enggal milarian dokumén kauangan anu diperyogikeun salami pamariksaan pajak massal. Dina 2019, spesialis perusahaan ngarencanakeun pikeun ngolah sakitar 10 juta halaman dokumén.
Naha anjeun hoyong diajar langkung seueur ngeunaan proyék MIPC sareng ABBYY? Dina 3 April di 11:00, Vladimir Feoktistov, Wakil Kepala Pusat Téknologi Inpormasi MIPC, bakal ngobrol ngeunaan detil kasus dina gratis. . Miluan upami anjeun badé naroskeun patarosan.
Elizabeth Titarenko,
ABBYY redaktur blog perusahaan
sumber: www.habr.com