Halo sadayana, nami abdi Konstantin Kuznetsov, abdi CEO sareng pangadeg RocketSales. Dina widang IT, aya carita anu cukup umum nalika departemén pamekaran hirup di jagat raya sorangan. Di jagat raya ieu, aya humidifier hawa dina unggal desktop, sakumpulan gadget sareng pembersih pikeun monitor sareng kibor, sareng, paling dipikaresep, tugas sareng sistem manajemén proyék sorangan.
Naon masalahna?
Panginten pikeun sababaraha henteu nanaon. Tapi urang lumpat kana masalah. Kami ngawangun sareng ngajadikeun otomatis sistem penjualan, ngalaksanakeun CRM, sareng nyiptakeun infrastruktur awan pikeun bisnis. Salian departemén pamekaran sareng produksi, proyék klien sering kalebet pemasar, tenaga penjualan, akuntan, sareng karyawan sanés. Sarta kami mimiti mikir ngeunaan kumaha carana ngatur hiji prosés manajemén proyék éféktif.
Upami pamekaran sareng prosés produksi diatur dina platform sapertos Jira atanapi GitLab, maka teu saurang ogé iwal ngembangkeun understands naon naon. Pikeun ngalibetkeun pagawe pihak-katilu dina hiji proyék, Anjeun kudu papanggih jeung manéhna, ngajelaskeun konteks, ngarekam tugas wae, teras ngawas darajat kesiapan dina obrolan gawe, meunang hasilna ngaliwatan obrolan, sarta asupkeun kana Jira. Jeung saterusna unggal waktu.
Pangwangunan dipotong tina departemén séjén perusahaan, aranjeunna henteu terang kumaha ngalibetkeun kami, sareng kami henteu terang upami aranjeunna peryogi partisipasi kami.
Sababaraha taun ka pengker kami mendakan platform Asana. Dina bahan ieu abdi hoyong ngabejaan Anjeun kumaha urang ngatur ngembangkeun sarta prosés manajemén produksi guna:
- sakabéh pausahaan digawé di hiji ékosistem,
- sadayana ngagaduhan fungsi anu cekap,
- ieu mungkin keur estimasi biaya unggal proyék dina jam jeung duit,
- gawé bareng klien éta jangka panjang: teu dina kerangka hiji tugas, tapi dina kerangka hiji sakabéh proyék kalawan backlog konstan gagasan.
Sakedik ngeunaan terang Asana
Kuring spent 10 taun néangan software merenah pikeun manajemén proyék. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 sareng puluhan pelacak tugas sanés henteu lulus uji kakuatan. Teras kuring mendakan Asana. Jeung sagalana digawé kaluar.
Numutkeun kami, ieu mangrupikeun platform anu pangsaéna sareng paling gancang pikeun ngokolakeun tugas sareng proyék. Kiwari, Asana mangrupikeun pamimpin dunya dina popularitas sareng kapuasan pangguna. Ieu dibuktikeun ku grafik rating g2.
Kami fans Asana, kami malah meunang Certified pikeun bisa nerapkeun eta pikeun klien kami.
Kuring bakal ngajelaskeun sakeudeung prosés ti dijual ka palaksanaan proyék
Kusabab kami ngajual jasa IT, corong kami rada panjang sareng, nuju tungtungna, asup kana produksi sareng, sakapeung, departemén pamekaran.
Departemén penjualan ngalaksanakeun manipulasi standar: Inok, persetujuan CP, nandatanganan perjanjian, transfer transaksi ka produksi. Produksi moal nampi kontrak: éta kedah nunjukkeun anggaran, tanggal transfer ka produksi, sareng dana waktos perkiraan pikeun palaksanaan proyek.
Hatur nuhun kana kombinasi amoCRM + Asana, nalika nransferkeun transaksi ti departemen penjualan ka produksi sareng deui, padamelan henteu kaganggu dimana waé. Biru nunjukkeun daérah tanggung jawab jabatan penjualan, oranyeu nunjukkeun jabatan produksi, sareng pink nunjukkeun jabatan pangembangan.
Kadé departemén pamekaran, teu sapertos departemén desain, henteu kalibet dina unggal proyék. Kadang-kadang nyetel sistem teu merlukeun solusi custom.
Janten, nalika manajer nampi proyék pikeun produksi, manajer penjualan angkat ka Asana dina 1 klik (screenshot). Tina amoCRM, proyék sacara otomatis didamel di Asana.
Tugas (tugas) sareng peta proyék sareng usulan komérsial sacara otomatis didamel dina dewan proyék klien umum. Sadaya klien anu ayeuna nuju produksi dipintonkeun di dieu. Di dieu manajer anu tanggung jawab ditunjuk, deadlines diatur, jinis padamelan dipilih sareng status tugas dirobih.
Pangatur tiasa ngaluncurkeun salah sahiji prosés bisnis otomatis anu diusulkeun dina tugas:
- Milarian / Jieun proyék Klién + Ngagantelkeun tugas di dinya
- Eusian tugas ku inpormasi transaksi
- Jieun deal tina tugas ayeuna
Proyék ieu ngeusi sadaya data anu dieusian dina amoCRM. Gumantung kana jinis jasa, sakumpulan subtugas langsung didamel pikeun ngalaksanakeun blok-blok padamelan anu saleresna. Manajer proyék tetep ngabubarkeun tugas anu lengkep, napelkeun tanggung jawab sareng wates waktu.
dewan ieu mantuan nyandak kana proyék anyar. Tapi ngawaskeun status ayeuna sareng ayana proyék-proyék anu résiko dina éta henteu pikaresepeun.
Kumaha urang ngagolongkeun tugas sareng proyék klien
Tina dewan umum sadaya proyék, manajer nambihan proyék ka 3 papan deui:
- dewan pribadi klien urang;
- portopolio klien aktip;
- portopolio manajer urang.
Hayu urang terang naha urang peryogi unggal éntitas.
Dina screenshot nu katingali dewan pribadi klien urang.
Naha papan ieu?
Saméméhna, urang mikir dina watesan tugas. Kuring réngsé tugas jeung indit ka ngalakukeun sejen. Tétéla yén kami ngalakukeun pikeun klien persis jumlah karya anu anjeunna dipénta. Tapi urang hayang ngawangun hubungan jangka panjang, jadi urang dipindahkeun jauh ti gawé bareng tugas ka gawé bareng klien.
Kami mastikeun nyerat sadaya ideu pikeun perbaikan pikeun klien. Sanaos éta mangrupikeun pamikiran anu teu kahaja dialungkeun kana hawa ku klien, kami ngalereskeunana sareng ngabéréskeunana. Ieu kumaha a backlog tina tugas kabentuk; gawé bareng klien teu mungkas.
Naon dina papan ieu?
Asana kami disambungkeun ka sababaraha layanan:
- Sistim CRM (pikeun interaksi jeung departemén jualan),
- TimeDoctor (pikeun nyukcruk waktos),
- Sistim ERP (pikeun aggregating sakabéh data dina panganteur tunggal).
Kami parantos ngenalkeun panel kontrol sumberdaya gancang di Asana. Anjeun nunjuk dina piring luhureun tugas tur tingal anu digawé dina tugas jeung sabaraha lila, sarta naon bonus aranjeunna earned.
Karya departemen produksi diperkirakeun ku jam, jadi éta penting pikeun mastikeun ngawas sabaraha waktos unggal pagawe spent ngarengsekeun masalah klien.
Naon mangpaat ngagunakeun papan?
Hasilna, dina sistem ERP urang tingali Laporan proyék. Status transaksi, pamilon proyék, anggaran proyék, jumlah jam gawé jeung deadlines.
Urang tiasa ngaduga biaya proyék pangwangunan anu sami, itungan KPI janten transparan pisan sareng teu aya rohangan pikeun ilusi yén pangwangunan ngan ukur sababaraha jam. Upami diperlukeun, urang salawasna boga panganteur nu urang bisa némbongkeun ka klien pikeun ngalaporkeun.
Asana Briefcases
Fungsionalitas ieu parantos dilaksanakeun di Asana salami lami. Tapi urang teu langsung ngahargaan eta. Mimitina, urang ngan saukur ngumpulkeun sadaya proyék manajer urang kana portofolio. Tétéla antukna di parusahaan Denis Kiselev digawé kalayan 61 klien.
Ieu keren uninga, tapi teu cukup pikeun menerkeun waktu spent ngumpulkeun éta. Sarta kami ngoleksi on briefcases. Sagalana robah nalika urang equated proyek di Asana hiji transaksi dina sistem CRM.
Saméméhna, manajer ngalanggan sadaya proyék sareng nampi béwara ngeunaan sadaya parobihan dina Koropak (feed bewara). Unggal apdet status sareng koméntar énggal ditampilkeun dina feed, dimimitian ku anu énggal. Dinten Senén, manajer calik sareng ngaréngsékeun tugas tina inbox sacara berurutan. Henteu aya omongan ngeunaan prioritas, sareng kadang-kadang tugas-tugas penting henteu kantos dihontal.
Ayeuna aya portopolio pagawe sareng portofolio departemén proyék. Anu kahiji, manajer ngatur proyék-proyék na, anu kadua masihan fungsionalitas kontrol manajer ngeunaan beban kerja ayeuna sadaya karyawan.
Portopolio departemén desain
Dina screenshot anjeun tiasa ningali proyék diurutkeun ku pagawe.
Saminggu sakali, manajer proyék ngamutahirkeun status unggal proyék. Nulis naon anu dilakukeun minggu kamari sareng naon anu direncanakeun pikeun minggu payun. Nyetél salah sahiji tina tilu tag: dina kontrol, di resiko, aya masalah.
Manajer tiasa gancang meunteun:
- volume klien ayeuna di jurusan desain,
- Jumlah proyék dina karya pikeun tiap manajer,
- Jumlah tugas anu telat dina proyék,
- ayana masalah sareng kabutuhan aub dina proyék,
- deadlines proyék, waktos spent, tahap corong jeung prioritas proyék.
Portfolios ogé mantuan kami ku ngalaporkeun. Saatos ngamutahirkeun status proyék, laporan ngeunaan karya réngsé sarta rencanana otomatis dikirim ka obrolan klien.
portopolio pagawe
Malah kapala departemen desain boga portopolio sorangan. Lamun, pah-pah-pah, anjeunna miceun wewenangna, jalma anyar bakal ningali sagala proyék dina kontrol na, nu anjeunna kudu terus diawaskeun.
Karyawan garis ogé ngahargaan genah tina perencanaan beban dina portopolio. Dina tab "Beban", Asana nganalisa volume tugas kalayan ngitung wates waktu sareng ngingetkeun upami karyawan parantos ngarencanakeun volume tugas anu kaleuleuwihan. Anjeun tiasa ngarobih wates waktu sareng nyaluyukeun detil tanpa ninggalkeun tab ieu.
Ngarengsekeun bug sareng pamekaran khusus
Simkuring boga tim misah jawab ngembangkeun. Salaku bagian tina prosés bisnis, éta nampi tugas dua jinis:
- bug,
- ngembangkeun anyar.
Bug dipariksa, ditaksir pikeun kritisitas sareng dialihkeun damel ku jasa dukungan téknis.
Tugas pamekaran asalna tina backlog produk internal perusahaan atanapi ti manajer proyék upami aya pamundut anu saluyu ti klien.
Prosés pangwangunan, sacara umum, sapertos kieu.
Tugas digolongkeun dina dewan ngembangkeun di asana. Di dieu manéhna.
Diréktur tugas milih jinis "Bug" atanapi "Fitur", netepkeun darajat kritis, nunjukkeun palanggan, sareng departemén internal perusahaan anu mangaruhan tugas. Nalika tugasna nyumponan sagala sarat tina peraturan internal, sutradara ngaklik ikon kilat dina bar luhur di luhur tugas sareng ngaluncurkeun prosés bisnis otomatis "Evaluasi dina pangwangunan".
Kapala departemén ngembangkeun narima bewara ngeunaan tugas anyar pikeun assessment, sarta tugas sorangan dipindahkeun ka dewan misah tina ngaran anu sarua pikeun durasi assessment nu.
Saatos penilaian, manajer mindahkeun tugas ka sprint anu cocog sareng bulan parantosan rencanana. Tugas sok aya dina sababaraha papan dina waktos anu sami:
- dina dewan pribadi manajer proyék,
- dina dewan rojongan teknis,
- dina dewan pangwangunan.
Sadaya pamilon sareng karyawan ngawaskeun tugas ningali kamajuan tugas, nampi béwara, sareng ngalaksanakeun diskusi langsung dina koméntar kana tugas éta. Nalika tugas parantos réngsé, manajer proyék atanapi spesialis dukungan téknis anu tanggung jawab "nyandak" ka sisi pikeun neraskeun damel dina proyék éta.
Naon anu lumangsung nalika urang nyangking departemén pamekaran sareng produksi deui kana lingkungan tunggal sareng tim?
firstly, proyék klien geus jadi leuwih jangka panjang. Kusabab backlog anu terus-terusan dieusi, tagihan rata-rata ningkat.
Bréh, kualitas proyék geus ningkat greatly, saprak departemén ngembangkeun bisa nanyakeun ka pamasaran, jualan, akuntansi, jsb iraha wae. Kami tiasa nyambungkeun kompeténsi tim anu diperyogikeun sareng nawiskeun solusi tingkat anu béda.
Katilu karyawan, manajer, sareng klien nampi transparansi pinuh dina tugas anu direncanakeun sareng réngsé. Urang diajar kumaha carana ngatur proyék jeung sadar yén ieu téh prosés kacida teknis ti mana faktor manusa bisa ampir sagemblengna ngaleungitkeun.
kaopat, tim geus jadi leuwih ngahiji. Saméméhna, pagawé teu boga pamanggih naon nu ngembangkeun mitis jeung departemén produksi.
Ayeuna, ningali prosés pangwangunan sareng konfigurasi téknis sistem:
- departemén penjualan mendakan ideu sareng inspirasi ngeunaan cara ngajual,
- pemasar rutin nyandak eusi mangpaat pikeun tulisan, artikel, positioning jeung téks iklan,
- manajer nganalisis pangabutuh jeung kabiasaan customer, nyaluyukeun strategi.
Hasilna nyaéta transformasi win-win-win dimana kami, klien kami, sareng mitra kami nguntungkeun. Abdi bungah upami anjeun ngabagi pendapat anjeun dina koméntar: naha aya anu mangpaat dina tulisan kuring sareng metode manajemén proyék naon anu anjeun anggo dina pangwangunan!
sumber: www.habr.com