Det var 2013. Jag började arbeta för ett av företagen som utvecklar programvara för privatpersoner. Jag hörde mÄnga saker, men jag förvÀntade mig minst av allt att se vad jag sÄg: 32 obetalda virtuella servrar pÄ en hyra som dÄ var orimligt dyr, tre 'fria' Photoshop-licenser, 2 Corel, betald och oanvÀnd kapacitet för IP-telefoni och lite annat smÄtt och gott. Under den första mÄnaden "sÀnkte" jag infrastrukturkostnaderna med 230 000 rubel, under den andra med nÀstan 150 000 (rubel), sedan tog hjÀltemodet slut, optimeringar började och i slutÀndan sparade vi en halv miljon pÄ ett halvÄr.
Erfarenheten inspirerade oss och vi började leta efter nya sÀtt att spara. Nu arbetar jag pÄ en annan plats (gissa var), sÄ jag kan med gott samvete dela med mig av min erfarenhet till vÀrlden. Och ni, dela gÀrna med er, lÄt oss göra IT-infrastruktur billigare och mer effektiv!
"Den sista ullen skrapade ni frÄn era kostnader för servrar, licenser, IT-tillgÄngar och outsourcing", muttrade finanschefen och krÀvde planering och budgetering.
1. Var trĂ„kiga â planera och budgetera.
Budgetplanering för er IT-miljö Àr en trÄkig uppgift och godkÀnnande kan till och med bli farligt ibland. Men sjÀlva faktumet att ni har en budget skyddar er praktiskt taget garanterat frÄn:
- att skÀra ner pÄ kostnaderna för att utveckla teknik- och programvaruplattformen (Àven om det finns kvartalsvisa optimeringar, dÀr kan man stÄ upp för sin position)
- missnöje frÄn finanschefen eller ekonomiinstitutionen vid inköp eller uthyrning av nÀsta del av infrastrukturen.
- vrÄl frÄn chefen pÄ grund av ovÀntade kostnader.
Det Ă€r nödvĂ€ndigt att upprĂ€tta en budget inte bara i stora företag â utan bokstavligen i alla. Samla krav pĂ„ mjukvara och hĂ„rdvara frĂ„n alla avdelningar, berĂ€kna nödvĂ€ndiga resurser, ta hĂ€nsyn till förĂ€ndringar i personalstyrkan (till exempel om ni har en callcenter eller support som ökar under högsĂ€song och minskar under lĂ„gsĂ€song), motivera utgifterna och utveckla en budgetplan med en uppdelning över perioder (idealiskt â mĂ„nadsvis). PĂ„ sĂ„ sĂ€tt kommer ni att veta exakt hur mycket pengar ni fĂ„r för era resurskrĂ€vande uppgifter och optimera kostnaderna.
2. AnvÀnd budgeten pÄ rÀtt sÀtt.
NĂ€r budgeten har godkĂ€nts och undertecknats, finns det en himmelsk frestelse att omfördela kostnaderna och till exempel investera hela budgeten i en dyr server dĂ€r hela DevOps kan drivas med övervakning och gateways đ. I sĂ„ fall kan du hamna i en situation med brist pĂ„ resurser för andra uppgifter och fĂ„ en överskridning. SĂ„ riktar dig enbart efter verkliga behov och affĂ€rsuppgifter som krĂ€ver berĂ€kningskraft.
3. Uppdatera servrar i tid
Utdaterad hĂ„rdvaru- och virtuella servrar bidrar inte till organisationens nytta â de vĂ€cker frĂ„gor om sĂ€kerhet, hastighet och intelligens. Du lĂ€gger mer tid, anstrĂ€ngning och pengar pĂ„ att kompensera för bristande funktionalitet, Ă„tgĂ€rda sĂ€kerhetsproblem och anvĂ€nda temporĂ€ra lösningar för hastighetsökning. SĂ„ uppgradera dina hĂ„rdvara och virtuella resurser â du kan till exempel göra det direkt nu med vĂ„rt erbjudande. , priser som inte skĂ€ms för att visas pĂ„ HabrĂ©.
Jag har flera gÄnger stött pÄ situationer dÀr en hÄrdvaruserver pÄ kontoret var en helt ogrundad lösning: de flesta smÄ och medelstora företag kan lösa alla uppgifter med virtuella resurser och spara mycket pengar.
4. Optimera arbetet för vanliga anvÀndare
FÄ alla dina anvÀndare att spara elektricitet och anvÀnda infrastrukturen varsamt. HÀr Àr exempel pÄ typisk överkonsumtion pÄ anvÀndarsidan:
- Installation av onödiga applikationer enligt principen «för hela avdelningen» â anvĂ€ndare ber om att installera mjukvara som deras grannar har, för de behöver den eller sĂ„ skapas en begĂ€ran som «7 licenser Photoshop för designavdelningen». Detta trots att endast fyra personer i designavdelningen arbetar med Photoshop, medan de andra tre Ă€r formgivare och anvĂ€nder det en gĂ„ng tvĂ„ gĂ„nger om Ă„ret. I sĂ„ fall Ă€r det bĂ€ttre att köpa 4 licenser och lösa 1-2 uppgifter per Ă„r med hjĂ€lp av kollegor. Men oftare hĂ€nder detta med kontorsprogramvara (specifikt MS Office-paketet som alla absolut behöver i full omfattning). I verkligheten kan övervĂ€gande delen av medarbetarna klara sig med open source-redaktörer eller praktiska Google Docs.
- AnvĂ€ndare tar upp virtuella resurser och Ă€ter metodiskt upp all uthyrd kapacitet â till exempel Ă€lskar testare att skapa överbelastade virtuella maskiner och glömma att stĂ€nga av dem, detta gör Ă€ven utvecklare. Receptet Ă€r enkelt: stĂ€ng av alla nĂ€r du gĂ„r đ
- AnvĂ€ndare anvĂ€nder företagets servrar som global lagring: de laddar upp foton (i RAW), video, lĂ€gger ut gigabyte musik, och de mest hĂ€ngivna kan till och med skapa en liten spelserver pĂ„ arbetskapaciteten (detta har vi fördömt pĂ„ företagsportalen med humor â det fungerade riktigt bra).
- KÀra anstÀllda, i alla bemÀrkelser, tar med sig piratprogramvara till jobbet, och hÀr Àr de, böter, problem med polisen och leverantörer. Arbeta med tillgÄngarna och policies, för de kommer ÀndÄ att dra in dem, Àven om du hÄller tÄrdrypande tal i personalmatsalen och skriver motiverande affischer.
- AnvĂ€ndare anser att de har rĂ€tt att krĂ€va vilket verktyg som helst som passar dem. SĂ„ jag hade en uppsĂ€ttning av tjĂ€nster som Trello, Asana, Wrike, Basecamp och Bitrix24. För varje projektledare valde sin avdelning det bekvĂ€ma eller vĂ€lbekanta verktyget. Resultatet blev 5 lösningar pĂ„ supporten, 5 olika prislappar, 5 fakturor, 5 olika marknadsplatser och anpassningar etc. Ingen integration, enhetlighet eller genomgĂ„ende automatisering â bara en stor cerebral huvudvĂ€rk. Slutligen, efter samrĂ„d med VD:n, stĂ€ngde jag ner det hela, valde Asana, hjĂ€lpte till att migrera data, utbildade mina tuffa kollegor och sparade mycket, inklusive kraft och nerver.
Sammanfattningsvis, kom överens med anvĂ€ndarna, utbilda dem, hĂ„ll workshops och strĂ€va efter att underlĂ€tta bĂ„de deras och ditt arbete. Slutligen kommer de att vara tacksamma för ordning i affĂ€rerna, och cheferna för minskade kostnader. Och kanske har ni, mina kĂ€ra proffs frĂ„n Habr, mĂ€rkt att lösningen pĂ„ de nĂ€mnda problemen Ă€r ingenting annat Ă€n att skapa företagsinformation sĂ€kerhet. För det, ett sĂ€rskilt tack till systemadministratören (man fĂ„r inte glömma sig sjĂ€lvâŠ).
5. Kombinera moln- och skrivbords lösningar
UtifrĂ„n att jag arbetar pĂ„ en hostingleverantör och i slutet av artikeln Ă€r ivrig att berĂ€tta för dig om en fantastisk rea pĂ„ serverkapacitet för företag av alla storlekar, kĂ€nner jag mig tvungen att sĂ€tta upp flaggan och skrika 'Alla till molnet!'. Men dĂ„ skulle jag gĂ„ emot min ingenjörskompetens och se ut som en marknadsförare. DĂ€rför uppmanar jag dig att nĂ€rma dig frĂ„gan förnuftigt och kombinera moln- och desktop-lösningar. Till exempel kan du hyra en molnbaserad CRM-lösning som en tjĂ€nst (SaaS), och enligt broschyren kostar det 1000 kr per anvĂ€ndare och mĂ„nad â en bagatell (jag kommer att hoppa över implementationsfrĂ„gan, det har redan diskuterats pĂ„ HabrĂ©). SĂ„ under tre Ă„r för 10 anstĂ€llda skulle du spendera 360 000 kronor, för 4 â 480 000, för 5 â 600 000 och sĂ„ vidare. Samtidigt kan du implementera en desktop-CRM, betala för konkurrenskraftiga licenser (+100 till besparingen) för cirka 250 000 kr och underhĂ„lla den som vilken annan programvara som helst. Ibland Ă€r vinsten över en period pĂ„ 2-5 Ă„r verkligen imponerande.
Och tvĂ€rtom, molnteknologier gör ofta att du kan spara pĂ„ hĂ„rdvara, ingenjörslöner, dataskydd (men spara absolut inte pĂ„ det!), och skalbarhet. Molnverktyg Ă€r lĂ€tta att koppla in och ur, kostnader för moln faller inte under företagets kapitalutgifter â i allmĂ€nhet finns det mĂ„nga fördelar. VĂ€lj molnlösningar nĂ€r det Ă€r motiverat ur perspektivet av skalbarhet, snabbhet och flexibilitet.
BerĂ€kna, kombinera och vĂ€lj vinnande kombinationer â jag ger ingen universell recept, de Ă€r unika för varje företag: vissa avstĂ„r helt frĂ„n molnet, andra bygger hela sin verksamhet i molnet. Förresten, avstĂ„ aldrig frĂ„n mjukvaruuppdateringar (Ă€ven betalda) â utvecklare av affĂ€rsprogramvara slĂ€pper oftast mer stabila och funktionella versioner.
Och ytterligare en regel för programvara: bli av med gammal programvara som producerar mindre Àn den kostar att underhÄlla och supporta. Det finns sannolikt redan ett alternativ pÄ marknaden.
6. Undvik duplicering av programvara
Jag har redan berĂ€ttat om fem projektledningssystem i min IT-vĂ€rld, men jag vill lyfta fram det som en separat punkt. Om ni har övergivit en viss programvara och valt ny mjukvara â glöm inte att sluta betala för den gamla, och om ni har hittat nya tjĂ€nster för webbhotell â avsluta kontraktet med den gamla leverantören om det inte finns nĂ„gra sĂ€rskilda skĂ€l. HĂ„ll koll pĂ„ programvaruprofilen hos anstĂ€llda och bli av med oanvĂ€nd och duplicerad mjukvara.
Det Ă€r optimalt om ni har ett system för övervakning och analys av installerad programvara â dĂ„ kan ni se arbetsduplikat och problem automatiskt. Det Ă€r vĂ€rt att nĂ€mna att sĂ„dant arbete hjĂ€lper företaget att undvika duplicering och upprepning av data â ibland kan det ta för lĂ„ng tid att hitta den som gjort fel.
7. Rensa upp applikationsinfrastrukturen och kringutrustningen
Vem rĂ€knar egentligen med förbrukningsartiklar: blĂ€ckpatroner, USB-minnen, papper, laddare, UPS-enheter, skrivare och andra disk- och rörsystem? Det Ă€r synd. Börja med papper och skrivare â analysera utskriftsprofiler och skapa ett nĂ€tverk av skrivare eller multifunktionsenheter med offentlig tillgĂ„ng, ni kommer att bli förvĂ„nade över hur mycket papper och blĂ€ckpatroner som kan sparas och hur mycket kostnaden för att skriva ut ett ark minskar. Och nej, det handlar inte om snĂ„lhet, det Ă€r en optimering av en viktig process. Ingen förbjuder att skriva ut uppsatser och rapporter pĂ„ kontorets utrustning, men att skriva ut böcker som det Ă€r synd att köpa eller som man inte vill lĂ€sa frĂ„n skĂ€rmen, det Ă€r lite för mycket.
Vidare â ha alltid ett lager av förbrukningsartiklar som ni köper frĂ„n leverantörer med rabatt, sĂ„ att ni i hĂ€ndelse av tekniska problem inte behöver betala överpriser i nĂ€rmaste elektronikaffĂ€r. HĂ„ll koll pĂ„ avskrivning och slitage, hĂ„ll reda pĂ„ det och skapa en reservfond â för övrigt Ă€r det ocksĂ„ bra att ha en reservfond för grundlĂ€ggande kontorsutrustning. Enbart för att ni inte kommer att fĂ„ beröm för stillestĂ„nd pĂ„ jobbet, det Ă€r ocksĂ„ en förlust av pengar, sĂ€rskilt i handels- och tjĂ€nsteföretag.
NĂ€r det gĂ€ller den tillĂ€mpade infrastrukturen finns det tvĂ„ huvudsakliga kostnader: internet och kommunikation. NĂ€r du vĂ€ljer leverantör, titta pĂ„ paketlösningar, lĂ€s stjĂ€rnorna vid priserna, och uppmĂ€rksamma kvaliteten pĂ„ kommunikationen och SLA. Vissa administratörer vĂ€ljer att inte krĂ„ngla och köper till exempel IPTelefoni i paket med en betald virtuell vĂ€xel, som ocksĂ„ har en mĂ„nadsavgift. Tveka inte, köp bara trafik och lĂ€r dig anvĂ€nda Asterisk â det Ă€r det bĂ€sta som skapats inom omrĂ„det för VATS och en nĂ€stan problemlös lösning för affĂ€rsbehov hos smĂ„ och medelstora företag (om du har skickliga hĂ€nder).
8. Dokumentera och skapa instruktioner för medarbetarna
Det Àr lathet och det behövs. För det första blir det enklare för er att arbeta, för det andra kommer nyanstÀllda att fÄ en smidig anpassning. Slutligen kommer du sjÀlv att veta att din infrastruktur Àr aktuell, hel och i gott skick. Skriv sÀkerhetsinstruktioner, korta manualer för anvÀndare, FAQ, och beskriva regler och normer för anvÀndning av kontorsutrustning. En materiell instruktion Àr mycket mer övertygande Àn ord, den kan alltid refereras till. PÄ sÄ sÀtt kan du skicka en lÀnk till dokumentet vid alla relevanta frÄgor och avvisa argumentet "Jag blev inte informerad". Det sparar betydande kostnader för att ÄtgÀrda misstag.
9. AnvÀnda outsourcing-tjÀnster
Ăven om ni har en hel IT-avdelning i ert företag eller en liten infrastruktur, Ă€r det inget fel med att anvĂ€nda outsourcing-tjĂ€nster. Varför inte fĂ„ hjĂ€lp av duktiga proffs, specialiserade pĂ„ nĂ„got komplext, till ett lĂ„gt pris, utan att behöva anstĂ€lla en sĂ„dan specialist? Outsourca en del av DevOps, hantering av utskrifter, administration av en belastad webbplats, om ni har en sĂ„dan, support och callcenter. Ditt vĂ€rde minskar inte av detta, tvĂ€rtom, du fĂ„r ytterligare expertis i kontakter med externa entreprenörer.
Om din chef anser att outsourcing Àr dyrt, förklara helt enkelt för honom hur mycket han behöver betala till en dedikerad specialist. Det fungerar verkligen.
10. Engagera dig inte i open source och egen utveckling
Jag Ă€r ingenjör, jag har tidigare arbetat som utvecklare och tror helhjĂ€rtat pĂ„ att open source rĂ€ddar vĂ€rlden â vilka fördelar erbjuder biblioteken, övervakningssystemen, serverhanteringssystemen osv. Men om ditt företag beslutar att köpa open source CRM, ERP, ECM osv. eller chefen skriker under mötet att ni ska utveckla er fakturering pĂ„ en hand, rĂ€dda skutan, den gĂ„r mot reven. HĂ€r Ă€r argumenten som du bör stĂ„ fast vid inför en inspirerad chef med brinnande ögon:
- Open source stöds dĂ„ligt, om det Ă€r ett offentligt arkiv, eller sĂ„ Ă€r det vĂ€ldigt dyrt att stödja om det Ă€r open source frĂ„n företag (DBMS, kontorspaket osv.) â du kommer bokstavligen att betala för varje frĂ„ga, begĂ€ran och ticket;
- En intern specialist för att implementera en intern open source-produkt kommer att vara mycket dyrt pÄ grund av sin sÀllsynthet;
- Ăndringar av open source kan vara starkt begrĂ€nsade av kunskaper, fĂ€rdigheter eller till och med licensiering;
- Med open source kan du mycket lÀnge inte starta och det blir för svÄrt att anpassa det till affÀrsprocesserna.
Ska vi nĂ€mna att egen utveckling Ă€r en mycket lĂ„ng och kostsam process? Av egen erfarenhet sĂ€ger jag att det tar minst tre Ă„r att fĂ„ fram en fungerande prototyp som uppfyller affĂ€rskraven och ger anvĂ€ndarna möjlighet att arbeta med den. Och dĂ„, om du har ett bra programmeringsteam (kolla lönerna pĂ„ "Mina kretsar" â slutsatserna ger sig sjĂ€lva).
SÄ jag ska vara banal och upprepa mig: övervÀg alla alternativ.
SÄ, för att sammanfatta kort, för att försÀkra mig om att jag inte glömmer nÄgot:
- rĂ€kna pengarna â jĂ€mför olika alternativ, ta hĂ€nsyn till faktorer, jĂ€mför;
- försök att minska tiden för underhÄll och utbildning av anvÀndare, minska risken för "idiotens inblandning";
- försök att konsolidera och integrera teknologier â en enhetlig arkitektur och genomgĂ„ende automatisering löser problemet;
- investera i IT-utveckling, lev inte med förĂ„ldrad teknologi â de kommer att suga pengar;
- korrelera efterfrÄgan och konsumtion av IT-resurser.
Du kanske undrar â varför spara andras pengar nĂ€r företaget betalar? En rimlig frĂ„ga! Men din förmĂ„ga att optimera kostnader och hantera IT-tillgĂ„ngar effektivt Ă€r först och frĂ€mst din erfarenhet och ditt kĂ€nnetecken som professionell. Vi kan alla skapa nĂ„got fantastiskt av tillgĂ€ngliga resurser đ
Hos som som ett utmĂ€rkt tillfĂ€lle att uppgradera den virtuella kapaciteten. Kom in, kolla, vĂ€lj â det Ă„terstĂ„r inte mycket tid till den 30 april.
För övriga â den traditionella pĂ„ 10% med kampanjkoden habrahabr10.
KĂ€lla: habr.com
