Skjut inte upp till imorgon det du kan göra i CRM idag

Du har kanske märkt att när man står inför ett långt arbete eller en svår väg mot ett mål, inträffar en svår prokrastinering. Rädsla för att börja skriva text, koda, ta hand om sin hälsa eller gå en utbildning… Resultatet är enkelt och otroligt frustrerande: tiden går, men ingenting förändras, och du har inte gjort något för att underlätta ditt liv. Vid en viss tidpunkt blir det frustrerande att tänka på den förlorade tiden. Eftersom företag inte är en fristående "organism", utan människor, har de liknande kriser. Endast dröjsmål och prokrastinering inom affärsvärlden är dödliga: konkurrenterna är redan här, kunderna kräver perfekt service, och dessutom måste man skapa en ekonomisk buffert för nästa globala eller lokala kris. Istället för att skjuta upp beslut tills bättre tider, är det bättre att samla sig och ta de första stegen mot ett bättre liv just nu. Då kommer du att vara före alla andra: medan de just börjar återhämta sig, har du redan mål, strukturerade affärsprocesser och kompetenta medarbetare. En utmärkt tid för framgångsrika manövrar, det viktigaste är att börja. 

Vi implementerar vår RegionSoft CRM i många år och erfarenheten visar att implementering även i små företag är en seriös arbetsprocess som uppenbarligen inte ryms inom en vecka, månad eller ibland mycket längre. Förresten, om någon lovar implementering på en dag, timme eller 15 minuter – håll dig undan, för de förstår inte vad implementering innebär. Så, implementeringen tar resurser: anställda lägger en del av arbetstiden på utbildning, IT-specialisten eller projektledaren är upptagen med krav, inställningar, datakontroller osv., allt detta tar tid. Resultatet blir en mycket märklig situation: CRM verkar finnas, men den finns inte. Därmed ökar återbetalningstiden för projektet och förväntningarna minskar avsevärt. Dessutom, medan implementeringen pågår och efterföljande anpassning, kan anställda börja bojkottera CRM-systemet. Och verkligen, varför skulle vi behöva ett verktyg som vi köpte för sex månader sedan, men som fortfarande inte gjort något?

Det här är ett av de stora problemen med att implementera alla CRM-system och andra affärsautomaseringssystem. Och det har en elegant och enkel lösning: börja arbeta direkt, utan att vänta på att leverantören ska färdigutveckla någon ultraspecifik funktion eller att de sista motstånden mot utbildning, representerat av lageransvariga Serafima Ivanovna, ska falla. 

Moderna CRM-system installeras mycket snabbt på arbetsstationerna hos chefer (oavsett om det är i molnet eller på stationära datorer), vilket innebär att gränssnittet och alla funktioner i systemet är tillgängliga nästan omedelbart. Utbildning behöver genomföras parallellt, rapporter och mallar måste implementeras, finjusteringar göras och arbetet behöver utföras.

Vad kan man göra i CRM-systemet direkt?

Registrera kunder – det finns inget svårt med att lägga till kundkort med uppgifter. Om automatisk datamigrering inte är möjlig kan cheferna börja fylla i kunddatabasen manuellt, vilket bara närmar dem till systemet; om det är möjligt (oftast finns det en metod för att göra det) måste man strikt se till att information om nya kunder och affärer omedelbart registreras i CRM, de gamla metoderna glöms bort en gång för alla.

Anpassa försäljningsprocessen. Företagets chefer vet exakt vilka typer av försäljning som används och hur försäljningsprocessen ser ut inom deras ansvarsområde. Det innebär att man snabbt behöver designa de grundläggande formerna av denna rapport för ditt företag, godkänna dem och registrera dem i CRM.

Hålla kalendrar och planerare. Även om du har de mest avlägsna planerna att börja använda ditt CRM-system och vill ha det fullt fungerande med alla justeringar, bör du vänja dina anställda vid kalendrar och planerare. Dessa är utmärkta, praktiska verktyg för planering och samordning av hela teamets arbete, för att kontrollera belastningen på anställda och deras disciplin. Om en händelse finns i planen, finns det nästan 100% sannolikhet att chefen inte glömmer mötet, samtalet, dokumentöversändningen eller något annat händelse kopplat till kunden. Denna punktlighet hos de anställda ger er direkt +100 till affärsryktet. 

Börja fylla i kunskapsbasen. I de flesta populära CRM-system finns det något som liknar en kunskapsbas, anteckningsblock, samarbetsarbetsyta etc. Till exempel, hos oss i RegionSoft CRM Det här är strukturerade mappar där du kan skapa kunskapselement i den inbyggda textredigeraren. Anställda kan börja fylla kunskapsbasen med material som redan finns eller fördela uppgifter och skriva nya instruktioner, regler och riktlinjer. För det första organiserar det arbetet inom företaget, och för det andra kan nya anställda få tillgång till denna bas och börja sin utbildning från första minutern i företaget utan att behöva störa erfarna kollegor med varje liten fråga.

Kommunicera med kunder via CRM: skicka och ta emot e-post, ringa och spela in samtal osv. E-post och grundläggande telefoni i CRM-system sätts snabbt upp (och i vissa, till exempel, i RegionSoft CRM fungerar dessutom utmärkt i båda riktningarna — det är en lite graciös sarkasm), så det borde inte finnas några problem i början.

Mycket enkla punkter, ganska få — ur ett användargränssnittsperspektiv klarar vem som helst som behärskar en dator av dem. Men att börja arbeta med dem från första dagen ger en stark effekt: 

• anställda vänjer sig vid den nya arbetsmiljön på ett bekvämt sätt och de skrämmas mindre av komplexa saker som affärsprocesser eller arbete med tyngda rapporter;
• det skapas en vana att använda CRM i arbetet;
• det minskar omedelbart rutinarbetet i den operativa verksamheten;
• fel som görs i dessa punkter är helt ofarliga för systemet och kan inte på allvar skada något, därför kan anställda gå in i CRM med självsäkerhet och utan rädsla;
• användarna har tid att vänja sig vid gränssnittet och funktionerna för att arbeta med just detta system. 

Dessa åtgärder "tränar" anställda att använda CRM-systemet och den vidare implementeringen kommer att ske mer bekvämt och ibland snabbare. Dessutom kommer kunderna genast att märka skillnaden i hur cheferna arbetar och inte ta med sig pengarna till konkurrenterna.

Lägg en penna och papper framför varje anställd

Märkligt nog är detta fantastiska saker som hjälper till med företagets automatisering. Be anställda att göra några saker.

1. Anteckna alla problem och frågor som uppstår vid användningen av CRM-systemet. Även de mest idiotiska, pinsamma, små. Varning för att allt är viktigt.
2. Beskriv i punkter de grundläggande åtgärderna som cykliskt upprepas i arbetet, med angivelse av alla involverade medarbetare (förberedelse av KP, kampanjer, arbetsanalys, förberedelse av rapporter, start av fakturering osv.).
3. Skriv hur arbetet verkligen skulle utföras och hur man skulle interagera med avdelningarna.

Det första bladet kommer att vara användbart för dig under utbildningen och förberedelsen av kunskapsbasen för CRM-systemet. De andra kommer att behövas för att implementera den just nu mest coola funktionen i CRM-system (som inte alla har, men vi har det definitivt i RegionSoft CRM) - att designa och automatisera arbetsflöden och affärsprocesser. Det kommer att göra ditt företag nästan till en fabrik för att tjäna pengar genom fantastisk kundservice, som inte kan stoppas ens av självisolering, covid eller den stora depressionen, eftersom processen kommer att kunna styra åtgärder och disciplinera både kontors- och distansarbete. 

Tala om CRM-systemet

Om du är chef, högsta ledning, avdelningschef eller tidig fågel på ett företag där CRM implementeras, ta ledningen för implementeringen. Låt det inte vara något slags jobb med att installera ny programvara på gamla datorer, utan ett evenemang som ni pratar om. Det betyder att det är viktigt och att medarbetarna borde uppmärksamma det särskilt.

Flera set av interna intervjuer kommer att underlätta CRM-anställdas anpassning. Tveka inte att träffa både underordnade och kollegor och diskutera allt som händer med automatiseringen av företaget.

• Anordna ett gemensamt möte där du berättar om motiven för CRM-implementeringen, mål, uppgifter och förväntningar. Förklara varför den valda lösningen tilltalar dig och vad du förväntar dig av kopplingen mellan dina medarbetare och CRM-systemet.
• Skriv ett brev till alla eller gör ett inlägg på den företagsportal där du på ett vänligt och icke-officiellt sätt berättar om hur implementeringen kommer att gå till, vem det kommer att påverka och vilka fördelar det kommer att ge. Detta är en viktig åtgärd eftersom vissa oroliga medarbetare kan hänvisa till brevet eller inlägget flera gånger och inte behöva belasta andra med sin oro.
• Samla 3-5 av de starkaste medarbetarna som är redo för implementeringen, diskutera deras uppgifter för att stödja CRM-implementeringen, gör dem till evangelister och ambassadörer för CRM-systemet bland medarbetarna. För detta kan dessutom en bonus betalas.
• Samla 3-5 av de mest försiktiga, rädda och aggressiva medarbetarna och diskutera deras rädslor och frågor, håll en utbildningssession.
• Om det finns ett tydligt uppror mot CRM-systemet, hitta ledaren och diskutera alla frågor som förvirrar och skrämmer honom. Försök att göra denne till en allierad i implementeringen, eller åtminstone en expert. 

Om CRM-systemet implementeras uppifrån, tyst, utan förklaringar och förtroendefull diskussion, kommer det att accepteras betydligt sämre, eftersom anställda kan se det som ett verktyg för kontroll, övervakning och bestraffning. Och det är inte så. Dessutom kommer kommunikation med anställda (framtida användare av CRM) att göra implementeringen mer exakt och anpassad till just ditt företag.

Den här artikeln verkar, jämfört med de vanliga avhandlingarna om CRM, enkel och till och med helt uppenbar. Man får nästan lust att fråga: "Är det så att det finns alternativ?" Tyvärr är det sällan så. Allt som presenteras här är grunden för en enkel och kvalitativ implementering av CRM. Den CRM-lösning som kommer att användas, inte den som lättare kan hatas. Tänk på dessa punkter – det finns inget viktigare än detaljer. Som bekant, ju längre in i skogen man går, desto fler vedbitar finns det. 

Vi har en kampanj «Hösten gör sitt inträde» – du kan köpa RegionSoft CRM på mycket förmånliga villkor:

1. För dem som köper direkt (100% förskottsbetalning) ges en rabatt på 15% av standardpriserna.
2. För de som köper på avbetalning – 0% avbetalning i 3 lika stora betalningar, en betalning per månad, förutsatt att den totala kostnaden för licenserna överstiger 38 000 rubel.
3. Prenumeration istället för köp – en rabatt på 30% vid betalning av prenumerationen för 3 månader. Den minimi kostnaden för prenumerationen är 3400 rubel per månad (utan rabatt).

Och vi arbetar bra på distans: vi installerar, implementerar, utbildar och supportar. Ring eller lämna en förfrågan – online demonstration är gratis, detaljerad och intressant.

Källa: habr.com