ERP-system: vad det är, varför implementera det och behöver ert företag det

Vid implementeringen av färdiga ERP-system upplever 53 % av företagen svåra problem som kräver förändringar i affärsprocesser och organisatoriska tillvägagångssätt, och 44 % av företagen står inför betydande tekniska utmaningar. I en serie artiklar går vi igenom vad ett ERP-system är, dess fördelar, hur man avgör behovet av implementering, vad man bör veta vid val av plattformleverantör och hur man genomför implementeringen. Begreppet ERP-system kommer från USA och översätts bokstavligen som företagets resursplanering – Enterprise Resource Planning. Akademiskt ser det ut så här: "ERP är en organisatorisk strategi för att integrera produktion och verksamheter, hantering av arbetsresurser, finansiell förvaltning och tillgångshantering, inriktad på kontinuerlig balansering och optimering av företagets resurser genom en specialiserad integrerad mjukvarupaket som tillhandahåller en gemensam datamodell och processer för alla verksamhetsområden".

Varje leverantör kan förstå det utvecklade systemet på sitt eget sätt, beroende på dess inriktning och de problem som ska lösas. Till exempel kan ett ERP-system vara mer lämpligt för detaljhandel men inte för ett raffinaderi. Dessutom ser varje företag och dess anställda, som använder plattformen, den utifrån den del av den de interagerar med i sitt arbete.

I sin kärna är ERP ett informationssystem för att hantera alla affärsprocesser och resurser inom ett företag baserat på en enhetlig databas.

Varför behöver man ett ERP-system 

Precis som alla informationssystem arbetar ERP med data. Varje anställd och avdelning skapar ständigt hundratals megabyte information. I en liten organisation har ledaren omedelbar tillgång till all information och tid att övervaka processerna. Om en stor mängd data skapas inom en eller två affärsprocesser, räcker det för ledaren att digitalisera dem med specifika IT-lösningar. Som regel köper organisationen programvara för bokföring och till exempel CRM.

Precis som alla informationssystem arbetar ERP med data. Varje anställd och avdelning skapar ständigt hundratals megabyte information. I en liten organisation har chefen direkt tillgång till all information och tid att övervaka processerna. Om en stor mängd data genereras inom en eller två affärsprocesser räcker det för chefen att digitalisera dem med specifika IT-lösningar. Vanligtvis köper organisationen programvara för bokföring och exempelvis CRM.

I takt med att företaget växer, transformeras de enskilda processerna, som tidigare tog minimal tid att hantera, till stora informationsvolymer. I kombination med andra affärsprocesser kräver de osammanhängande informationsflödena en stor administrativ personal för att sammanföra och analysera dem. Därför behövs ett ERP-system inte bara för små, utan även för medelstora och stora företag.

Hur kan man förstå att företaget behöver ett ERP-system

Den vanliga berättelsen från våra kunder ser ut på följande sätt. Vid en viss tidpunkt blir det klart att alla huvudprocesser är automatiserade, men arbets effektiviteten ökar inte. 

Det visar sig att varje process finns i sitt eget separata informationssystem. För att koppla samman dem måste anställda manuellt mata in data i varje system, och sedan samlar ledningen manuellt in dubblerad data för att analysera hela företagets verksamhet. I princip är en sådan arbetsmekanik produktiv fram till ett visst ögonblick. Det viktigaste är att identifiera tiden för att uppnå maximal effektivitet innan den inträffar, och inte när man måste ändra processmekanismerna i en nödsituation.

Ingen av informationssystemen kommer någonsin att meddela att företaget har nått den nivå där ett ERP-system behövs. Den globala erfarenheten visar 4 grundläggande tecken som gör det möjligt att förstå detta:

Data för att fatta genomtänkta ledningsbeslut blir otillräckliga.

Varje beslut inom företaget har konsekvenser som slutligen resulterar i finansiella förluster eller, tvärtom, intäkter. Kvaliteten på beslutet beror på den information som det baseras på. Om data är föråldrade, ofullständiga eller felaktiga kommer beslutet att vara felaktigt eller obalanserat. 

Huvudorsakerna till informationsmotstridigheter: 

• kritiskt viktig information är spridd bland olika anställda och avdelningar; 

• det saknas regler för insamling av data; 

• insamlingen av information utförs av anställda med olika roller och vid olika tidpunkter.

Med en ERP-plattform som passar dina affärsprocesser kan du centralisera all data. All information skapas av varje anställd och avdelning i ett enhetligt system i realtid. Det innebär att de data som kan behövas av dig eller någon annan i företaget alltid är så exakta och aktuella som möjligt.

Bristen på integration mellan IT-system leder till driftstörningar och hindrar företagets tillväxt.

Varje IT-system har sina egna krav på dataformat och är byggda vid olika tidpunkter och med olika teknologier, principer och programmeringsspråk. Detta påverkar anställdas arbete, som interagerar som om de talade olika språk, samt hastigheten på interaktionen. 

ERP-systemet förenar olika funktioner i ett integrerat och tydligt utrymme. ERP-systemet fungerar som en översättare som talar flera programmeringsspråk för att säkerställa samarbete och överensstämmelse.

Dina kunder är missnöjda med servicen.

Om kunder klagar eller lämnar är det värt att fundera över effektiviteten. Detta kan bero på att efterfrågan överstiger utbudet, sena leveranser, långsam service eller helt enkelt en allmän känsla av att företaget inte har resurser eller tid för att ta hand om varje kund. 

När företaget växer till en medelstor eller stor verksamhet omvandlar ERP missnöjda kunder till lojala. Kunder börjar känna en förbättring i servicen och upplever förändringar tillsammans med företaget.

Du använder föråldrade system.

Enligt forskningen Enligt Veeam 2020 Data Protection Trends Report är den största barriären för digital transformation av företag föråldrad teknologi. Om företaget fortfarande arbetar med manuella system eller pappersdokument kommer det säkerligen att hamna på efterkälken i den post-pandemiska världen. 

Dessutom kan IT-systemen i företaget vara ganska moderna, men desintegrerade. I ett sådant fall skapar varje avdelning sin egen informationsbunker, vars data kommer ut i begränsade mängder eller felaktigt. Om integrationen mellan olika system är mycket kostsam eller omöjlig, är det nödvändigt att byta till ett enhetligt ERP-system.

Vilka fördelar ger ERP-systemet företaget?

En ERP-system är en produkt som företaget skaffar för egen räkning. Implementeringen ses som en investering som bör generera vinst. Ingen tillverkare av ERP-system garanterar att det kommer att leda till ökade intäkter för företaget. Detta gäller inte bara för ERP-system utan för alla IT-lösningar. Emellertid påverkar alla fördelar med implementeringen indirekt vinsten:

Besparingar på IT-system

Istället för att spendera resurser på flera separata system, var och en med behov av specialiserat stöd, infrastruktur, licenser och utbildning för anställda, kan alla kostnader koncentreras till en enda ERP-plattform. Den består av moduler som ersätter separata system med integrerade delar. 

Om ERP-systemet utvecklas från grunden för att möta ett specifikt företags behov, kan det inkludera externa system och tjänster som kommer att vara bekväma för affärspartner, leverantörer, kunder och andra motparter.

Fullständig transparens

ERP ger ledningen full tillgång till varje affärsprocess i alla avdelningar 24/7. Till exempel kan man dagligen övervaka lagret, inklusive planerade leveranser och leveranser som är på väg. Genom att ha en fullständig överblick över lagernivåerna kan man bättre kontrollera rörelsekapitalet.

Automatisering av rapporter och stark planering

ERP skapar ett enhetligt system för rapportering av alla processer. Det genererar automatiskt användbara rapporter och analyser när som helst. Med detta behöver ledningen inte manuellt samla in kalkylblad och e-postmeddelanden. 

Därför frigör plattformen tid för strategisk planering, mer kvalitativ analys och jämförelse av avdelningarnas prestationer. ERP-systemet hjälper till att identifiera analyser av trender som tidigare har gått obemärkt förbi och som man knappt hade en chans att se.

Ökad effektivitet

Själva ERP-systemet är inte en universallösning. Det är viktigt inte bara att systemet passar företagets specifika behov, utan också att implementeringen görs korrekt. Enligt forskningen 315 leverantörer av färdiga ERP-system, uppskattas andelen implementeringar vars framgång endast varit delvis ligga mellan 25 och 41 procent beroende på branschen. En lämplig ERP minskar avsevärt tids- och arbetsinsatsen för rutinuppgifter. 

Kundservice

Kundservice är en nyckelkomponent i affären. ERP-systemet flyttar fokus från att hantera kundregister till att bygga och upprätthålla kundrelationer. 

Statistik visar att 84 procent av kunderna blir besvikna på företaget om de inte får tillräckligt med svar på sina förfrågningar. ERP ger medarbetarna all nödvändig information och kundhistorik precis när de kontaktar företaget. Med det arbetar personalen inte med byråkrati utan med att attrahera och behålla kunder. Kunderna känner fördelarna med dess införande, även utan att veta om förändringarna i företaget.

Dataskydd

Det är nätt och jämnt att det finns något informationssystem som kan ge en absolut garanti för dataskydd. Personuppgifter från kunder och anställda, e-post, intellektuell egendom, finansiella uppgifter, fakturor, kontrakt – ju fler system som hanterar denna information, desto svårare blir det att spåra risker. ERP-systemet inför enhetliga standarder för åtkomst, inmatning och utmatning av data samt centraliserad lagring av information. 

Men ju större marknadsandel en färdig ERP-lösning har, desto oftare utsätts den för hackerattacker. Det är att föredra att utveckla ett eget ERP-system, där åtkomst till koden endast är för er. Om ERP-systemet för ert företag utvecklas från grunden kan hackare inte hitta kopior av systemet för att i förväg testa det för sårbarheter.

Produktiviteten av samarbete

Intresset för samarbete mellan avdelningar eller medarbetare minskar ofta eftersom dataöverföring kräver många rutinåtgärder eller på grund av det psykologiska klimatet inom företaget. Ett enhetligt system automatiserar tillgången till information, eliminerar negativa upplevelser kopplade till mänskliga faktorer och påskyndar kommunikationen inom företaget.

Enhetliga affärsprocesser

Färdiga ERP-system utvecklas enligt de bästa branschpraxis. Detta gör att företag kan standardisera sina egna processer. 

Men i praktiken måste företaget göra ett svårt val: antingen investera tid och kostnader för att anpassa och optimera ERP-systemet efter företagets standarder, eller smärtsamt anpassa sina egna affärsprocesser till ERP-systemets standarder. 

Det finns en tredje väg – att från början utveckla ett system för sina egna affärsprocesser.

Skalbarhet

Oavsett om du utvidgar din kundbas, går in på nya marknader, implementerar nya processer, avdelningar eller produkter, eller på annat sätt skalaar ditt företag, så anpassar sig en korrekt vald ERP-leverantör till förändringarna.

Eftersom ERP-systemet implementeras i alla företagets processer kan listan över fördelar öka beroende på specifikationen. På marknaden finns det dussintals och hundratals färdiga lösningar som tvingar köpare in i ramarna för abonnemang, uppdateringshastighet och support, stängd funktionalitet och arkitektur – in i en leverantörs ramar. Endast utvecklingen av ett eget ERP-system ger maximala möjligheter utan några begränsningar. 

För att ta reda på hur man väljer en tillverkare av ERP-system, vilka frågor man ska ställa för att inte förlora pengar, och vad man ska ta hänsyn till vid planering av implementeringen, läs följande artiklar.

Källa: habr.com