Det var 2013. Jag kom att jobba för ett av utvecklingsföretagen som skapar mjukvara för privata användare. De berättade olika saker för mig, men det sista jag förväntade mig att se var det jag såg: 32 enastående virtuella maskiner på en hyrd då obscent dyr VDS, tre "gratis" Photoshop-licenser, 2 Corel, betald och oanvänd IP-telefonikapacitet och annat små saker. Under den första månaden "sänkte jag priset" på infrastrukturen med 230 tusen rubel, i den andra med nästan 150 (tusen), sedan slutade hjältemodet, optimeringar började och till slut sparade vi en halv miljon på sex månader.
Upplevelsen inspirerade oss och vi började leta efter nya sätt att spara. Nu jobbar jag på en annan plats (gissa var), så med gott samvete kan jag berätta för världen om min erfarenhet. Och du delar, låt oss göra IT-infrastrukturen billigare och effektivare!
"Den sista ullen har plockats med dina kostnader för servrar, licenser, IT-tillgångar och outsourcing", klagade finanschefen och krävde planering och budgetering
1. Var en nörd – planera och budget.
Budgetplanering för ditt företags IT-miljö är tråkigt, och samordning är ibland till och med farligt. Men själva faktumet att ha en budget kommer nästan garanterat att skydda dig från:
- minska kostnaderna för utvecklingen av en flotta av utrustning och mjukvara (även om det finns kvartalsvisa optimeringar, men där kan du försvara din position)
- missnöje hos finansdirektören eller redovisningsavdelningen vid tidpunkten för köp eller leasing av ett annat infrastrukturelement
- chefens ilska på grund av oplanerade utgifter.
Det är nödvändigt att upprätta en budget inte bara i stora företag - bokstavligen i vilket företag som helst. Samla krav på mjukvara och hårdvara från alla avdelningar, beräkna erforderlig kapacitet, ta hänsyn till dynamiken i förändringar i antalet personal (till exempel ökar ditt callcenter eller support under den hektiska säsongen och minskar under den lediga säsongen), motivera utgifter och utveckla en budgetplan uppdelad efter perioder (helst - per månad). På så sätt vet du exakt hur mycket pengar du får för dina resurskrävande uppgifter och optimerar kostnaderna.
2. Använd din budget klokt
Efter att budgeten är överenskommen och undertecknad finns det en helvetisk frestelse att omfördela kostnaderna och till exempel hälla hela budgeten på en dyr server som du kan distribuera alla DevOps med övervakning och gateways på :) I det här fallet kan du hitta dig själv i ett läge av resursbrist för andra uppgifter och få en överkörning. Fokusera därför uteslutande på verkliga behov och affärsproblem som kräver datorkraft för att lösa.
3. Uppgradera dina servrar i tid
Föråldrade hårdvaruservrar, såväl som virtuella, ger ingen fördel för organisationen – de väcker frågor när det gäller säkerhet, hastighet och intelligens. Du lägger mer tid, ansträngning och pengar på att kompensera för saknad funktionalitet, på att eliminera säkerhetsproblem, på några patchar för att snabba upp saker och ting. Uppdatera därför din hårdvara och dina virtuella resurser – till exempel kan du göra detta just nu med vår kampanj , det är inte fy skam att visa priser på Habré.
Förresten, jag har mer än en gång stött på situationer där en järnserver på kontoret var en helt omotiverad lösning: de flesta små och medelstora företag kan lösa alla problem med hjälp av virtuell kapacitet och spara mycket pengar.
4. Optimera den genomsnittliga användarupplevelsen
Lär alla dina användare att spara el och använda infrastrukturen noggrant. Här är exempel på typiska överskridanden på användarsidan:
- Installation av onödiga applikationsprogram på basis av "hela avdelningen" - användare ber att installera programvara som deras grannes eftersom de behöver det, eller helt enkelt skicka in en ansökan som "7 Photoshop-licenser för designavdelningen." Samtidigt jobbar fyra personer på designavdelningen med Photoshop, och de återstående tre är layoutdesigners, och använder det en gång i halvåret. I det här fallet är det bättre att köpa 4 licenser och lösa 1-2 problem per år med hjälp av kollegor. Men oftare händer den här historien med kontorsprogram (i synnerhet MS Office-paketet, som absolut alla behöver i sin helhet). Faktum är att de allra flesta anställda klarar sig med öppen källkodsredigerare eller praktiska Google Dokument.
- Användare upptar virtuella resurser och äter metodiskt upp all hyrd kapacitet – till exempel gillar testare att skapa laddade virtuella maskiner och glömmer att åtminstone stänga av dem, och utvecklare föraktar inte detta. Receptet är enkelt: när du lämnar, släck alla :)
- Användare använder företagets servrar som en global fillagring: de laddar upp foton (i RAW), videor, laddar upp gigabyte med musik, särskilt inbitna sådana kan till och med skapa en liten spelserver som använder arbetskapacitet (vi fördömde detta på företagsportalen på ett humoristiskt sätt sätt - det fungerade mycket bra).
- Kära anställda i alla avseenden tar med sig piratkopierad programvara till jobbet, och här är de, böter, problem med polisen och leverantörer. Arbeta med tillgång och policyer, för de kommer fortfarande att dra in dig, även om du håller tårfyllda tal i företagsmatsalen och skriver motiverande affischer.
- Användare anser att de har rätt att kräva vilket verktyg som helst som de finner lämpliga. Så i min arsenal hade jag uthyrningar av Trello, Asana, Wrike, Basecamp och Bitrix24. Eftersom varje projektledare valde en bekväm eller bekant produkt för sin avdelning. Som ett resultat stöds 5 lösningar, 5 olika prislappar, 5 konton, 5 olika marknadsplatser och justeringar, etc. Ingen integration, enande eller heltäckande automatisering för dig - kompletta hjärnhemorrojder. Som ett resultat, i samförstånd med generaldirektören, stängde jag butiken, valde Asana, hjälpte till att migrera data, utbildade mina hårda kollegor själv och sparade mycket pengar, inklusive ansträngning och nerver.
I allmänhet, förhandla med användare, utbilda dem, genomföra utbildningsprogram och sträva efter att göra deras arbete och ditt arbete enklare. I slutändan kommer de att tacka dig för att du håller ordning på saker och ting, och chefer kommer att tacka dig för att du har sänkt kostnaderna. Tja, ni, mina kära Habr-proffs, har säkert märkt att lösningen på de listade problemen inte är något annat än bildandet av företagens informationssäkerhet. För detta, särskilt tack till systemadministratören (du kan inte tacka dig själv...).
5. Kombinera moln- och skrivbordslösningar
I allmänhet, baserat på det faktum att jag jobbar för en värdleverantör och i slutet av artikeln är jag full av lust att berätta om en cool försäljning av serverkapacitet för företag av alla storlekar, borde jag vifta med flaggan och ropa " Allt till molnen!" Men då kommer jag att synda mot mina ingenjörskvalifikationer och kommer att se ut som en marknadsförare. Därför uppmanar jag dig att närma dig frågan på ett klokt sätt och kombinera moln- och skrivbordslösningar. Till exempel kan du hyra ett moln CRM-system som en tjänst (SaaS), och enligt häftet kostar det 1000 rubel. per användare och månad - bara slantar (jag kommer att utelämna frågan om implementering, detta har redan diskuterats på Habré). Så om tre år kommer du att spendera 10 360 rubel för 000 anställda, i 4 - 480 000, i 5 - 600 000, etc. Samtidigt kan du implementera stationär CRM genom att betala för konkurrenskraftiga licenser (+100 besparingar) för cirka 250 tusen rubel. och servera det som samma photoshop. Ibland är fördelarna under en period på 2-5 år riktigt imponerande.
Och vice versa, molnteknik tillåter dig ofta att spara på hårdvara, ingenjörers löner, dataskyddsproblem (men spara inte på dem alls!) och skalning. Molnverktyg är lätta att ansluta och koppla ifrån, molnkostnader faller inte in i företagets kapitalutgifter - i allmänhet finns det många fördelar. Välj molnlösningar när skala, smidighet och flexibilitet är meningsfullt.
Räkna, kombinera och välj vinnande kombinationer - jag kommer inte att ge ett universellt recept, de är olika för varje företag: vissa människor överger molnen helt, andra bygger hela sin verksamhet i molnen. Förresten, vägra aldrig programuppdateringar (även betalda) - som regel rullar utvecklare av affärsapplikationsprogram ut mer stabila och funktionella versioner.
Och en annan regel för programvara: bli av med gammal programvara som tar in mindre än den förbrukar för underhåll och support. Det finns definitivt en analog på marknaden redan.
6. Undvik duplicering av programvara
Jag har redan pratat om fem projektledningssystem i min IT-zoo, men jag kommer att lägga dem i ett separat stycke. Om du vägrar viss programvara, välj ny programvara - glöm inte att sluta betala för den gamla, hitta nya värdtjänster - avsluta avtalet med den gamla leverantören, om det inte finns särskilda överväganden. Övervaka anställdas programanvändningsprofiler och bli av med oanvänd och dubblerad programvara.
Det skulle vara idealiskt om du har ett system för att övervaka och analysera installerad programvara - på så sätt kan du se fungerande dubbletter och problem automatiskt. Den här typen av arbete hjälper förresten företaget att undvika att duplicera och upprepa data – ibland tar det för mycket tid att söka efter vem som gjorde felet.
7. Rensa upp din applikationsinfrastruktur och kringutrustning
Vem räknar dessa förbrukningsmaterial: patroner, flashenheter, papper, laddare, UPS, skrivare, etc. rörskivor. Men förgäves. Börja med papper och skrivare - analysera utskriftsprofiler och skapa ett nätverk av skrivare eller MFP:er med allmän tillgång, du kommer att bli förvånad över hur mycket papper och patroner du kan spara och hur mycket kostnaden för att skriva ut ett ark kommer att minska. Och nej, det här är inte pengarsugande, det här är optimering av en viktig process. Ingen förbjuder att skriva ut terminsuppsatser och uppsatser om kontorsutrustning, men att skriva ut böcker som du skulle vara ledsen att köpa eller inte vill läsa från skärmen är för mycket.
Ha sedan alltid ett utbud av förbrukningsvaror som du köper från leverantörer till rabatterat pris, så att du vid problem med utrustning inte köper till orimliga priser på närmaste teknikmarknad. Övervaka avskrivningar och slitage, föra register och skapa en ersättningsfond - förresten, det är en bra idé att ha en ersättningsfond för grundläggande kontorsutrustning. Bara för att du inte kommer att få beröm för stillestånd på jobbet är detta också en förlust av pengar, särskilt i handels- och tjänsteföretag.
När det gäller applikationsinfrastruktur finns det två huvudsakliga kostnadsposter: Internet och kommunikation. När du väljer en leverantör, titta på paketerbjudandena, läs stjärnorna på tarifferna, var uppmärksam på kvaliteten på kommunikationen och SLA. Vissa administratörer bestämmer sig för att inte bry sig och köper till exempel IP-telefoni i ett paket med en betald virtuell växel, för vilken det också utfärdas ett månadsabonnemang. Var inte lat, köp bara trafik och lär dig att arbeta med Asterisk - det här är det bästa som har skapats inom momsområdet och en nästan problemfri lösning för affärsproblem för små och medelstora företag (om du har direkta händer).
8. Dokumentera och skapa medarbetarinstruktioner
Det är lat och det är nödvändigt. För det första blir det lättare för dig att arbeta, och för det andra kommer anpassningen av nyanlända att vara sömlös. Slutligen kommer du själv att veta att din infrastruktur är uppdaterad, intakt och i perfekt ordning. Komponera säkerhetsinstruktioner, korta manualer för användare, FAQs, beskriv regler och föreskrifter för användning av kontorsutrustning. Materiellt befintliga instruktioner är mycket mer övertygande än ord, du kan alltid vända dig till dem. På så sätt kan du skicka en länk till dokumentet för alla relevanta frågor och inte acceptera argumentet "Jag blev inte varnad". På så sätt kommer du att spara mycket på att eliminera fel.
9. Använd outsourcade tjänster
Även om ditt företag har en hel IT-avdelning eller tvärtom en liten infrastruktur så är det ingen skam att använda sig av outsourcars tjänster. Varför inte få tjänster från fantastiska proffs, specialiserade på något komplext, för lite pengar, det vill säga utan att anställa en sådan specialist på personal. Outsourca några av DevOps, utskriftstjänster, administration av en upptagen webbplats, om du har en, support och callcenter. Ditt värde kommer inte att minska på grund av detta, tvärtom kommer du att få ytterligare expertis inom området kontakter med tredjepartsentreprenörer.
Om din chef tycker att outsourcing är dyrt, förklara bara för honom hur mycket han kommer att behöva betala den dedikerade specialisten. Det funkar verkligen.
10. Bli inte involverad i öppen källkod och din utveckling
Jag är ingenjör, jag är utvecklare i det förflutna, och jag är övertygad om att det är öppen källkod som räddar världen - vad kostar bibliotek, övervakningssystem, serverhanteringssystem, etc. Men om ditt företag bestämmer sig för att köpa open source CRM, ERP, ECM, etc. eller chefen ropar på ett möte att du ska skruva upp din fakturering, rädda skeppet, det går till reven. Här är argumenten för att stå inför en inspirerad ledare med en brinnande blick:
- öppen källkod stöds dåligt om det är ett offentligt arkiv eller är mycket dyrt att stödja om det är öppen källkod från företag (DBMS, kontorssviter, etc.) - du kommer att betala bokstavligen för varje fråga, förfrågan och biljett;
- en intern specialist för att distribuera en intern öppen källkodsprodukt kommer att vara mycket dyr på grund av dess sällsynthet;
- förbättringar av öppen källkod kan kraftigt begränsas av kunskap, färdigheter eller till och med licensiering;
- Det kommer att ta lång tid för dig att börja med öppen källkod och det blir för svårt för dig att anpassa det till affärsprocesser.
Det behöver inte sägas att det är ett mycket långt och dyrt uppdrag att utveckla ditt eget? Av egen erfarenhet kan jag säga att det tar minst tre år att skapa en fungerande prototyp som uppfyller affärskraven och tillåter användare att använda den. Och bara om du har ett bra team av programmerare (du kan titta på lönerna på "My Circle" - slutsatserna kommer till dig).
Så jag ska vara banal och upprepa: överväg alla alternativ.
Så låt mig sammanfatta kort för att se till att jag inte har glömt något:
- räkna pengar - jämför olika alternativ, ta hänsyn till faktorer, jämför;
- sträva efter att minska tiden för service och utbildning av användare, minska risken för "ingripande av en dåre";
- försök att konsolidera och integrera teknologier - en sammanhängande arkitektur och end-to-end-automatisering gör skillnaden;
- investera i IT-utveckling, lev inte med föråldrade teknologier - de kommer att suga pengar;
- korrelera efterfrågan och förbrukningen av IT-resurser.
Du kanske frågar - varför spara andras pengar, eftersom kontoret betalar? Logisk fråga! Men din förmåga att optimera kostnader och hantera IT-tillgångar effektivt är i första hand din erfarenhet och dina egenskaper som professionell. Vi vet alla hur man gör godis av skrotmaterial här :)
У som en utmärkt anledning att uppgradera virtuella kapaciteter. Kom in, titta, välj – det är väldigt få kvar till den 30 april.
För resten - traditionellt 10% rabatt med hjälp av kampanjkoden habrahabr10.
Källa: will.com