Jag tror att vi alla går på restaurang med vänner eller kollegor. Och efter en rolig stund kommer servitören med checken. Problemet kan sedan lösas på flera sätt:
- Metod ett, "gentlemanly". En 10–15 % "dricks" till servitören läggs till checkbeloppet, och det resulterande beloppet delas lika mellan alla män.
- Den andra metoden är "socialistisk". Checken delas lika mellan alla, oavsett hur mycket de åt och drack.
- Den tredje metoden är "rättvis". Alla sätter på kalkylatorn på sin telefon och börjar beräkna kostnaden för sina rätter plus en viss mängd "dricks", även individuellt.
Restaurangsituationen är mycket lik situationen med IT-kostnader i företag. I det här inlägget kommer vi att prata om fördelningen av utgifter mellan avdelningar.
Men innan vi dyker ner i ITs avgrund, låt oss återgå till restaurangexemplet. Var och en av ovanstående metoder för "kostnadsfördelning" har för- och nackdelar. Den uppenbara nackdelen med den andra metoden: en kunde äta en vegetarisk Caesarsallad utan kyckling, och den andra kunde äta en ribeye-biff, så mängderna kan skilja sig betydligt. Nackdelen med den "rättvisa" metoden är att räkneprocessen är mycket lång, och den totala summan pengar är alltid mindre än vad som står i checken. Vanlig situation?
Låt oss nu föreställa oss att vi hade roligt på en restaurang i Kina, och checken kom på kinesiska. Allt som är klart där är mängden. Även om vissa kan misstänka att det inte är beloppet alls, utan det aktuella datumet. Eller anta att detta händer i Israel. De läser från höger till vänster, men hur skriver de siffrorna? Vem kan svara utan Google?
Varför behövs allokering för IT och affärer?
Så IT-avdelningen tillhandahåller tjänster till alla divisioner i företaget och säljer faktiskt sina tjänster till affärsdivisioner. Och även om det kanske inte finns formella ekonomiska relationer mellan avdelningar inom ett företag, bör varje affärsenhet åtminstone förstå hur mycket den spenderar på IT, hur mycket det kostar att lansera nya produkter, testa nya initiativ osv. Det är uppenbart att modernisering och utbyggnad av infrastruktur inte betalas av den mytomspunna "moderniseraren, beskyddare av systemintegratörer och utrustningstillverkare", utan av företag, som måste förstå effektiviteten av dessa kostnader.
Affärsenheterna varierar i storlek såväl som i intensiteten av deras användning av IT-resurser. Att fördela kostnaderna för att uppgradera IT-infrastrukturen lika mellan avdelningarna är alltså den andra metoden med alla dess nackdelar. Den "rättvisa" metoden är mer att föredra i det här fallet, men den är för arbetskrävande. Det mest optimala alternativet verkar vara det "kvasirättvisa" alternativet, när kostnaderna inte allokeras till ören, utan med någon rimlig noggrannhet, precis som vi i skolans geometri använder talet π som 3,14, och inte hela talföljden efter decimalkomma.
Att uppskatta kostnaden för IT-tjänster är mycket användbart i innehav med en enda IT-infrastruktur när man slår ihop eller delar upp en del av innehavet till en separat struktur. Detta gör att du omedelbart kan beräkna kostnaden för IT-tjänster för att ta hänsyn till dessa belopp när du planerar. Att förstå kostnaden för IT-tjänster hjälper också till att jämföra olika alternativ för att använda och äga IT-resurser. När män i kostymer på flera tusen dollar talar om hur deras produkt kan optimera IT-kostnaderna, öka det som behöver ökas och minska det som behöver minskas, gör en bedömning av de löpande kostnaderna för IT-tjänster det möjligt för CIO:n att inte blint lita på marknadsföringslöften , men för att noggrant bedöma den förväntade effekten och kontrollera resultaten.
För företag är allokering en möjlighet att förstå kostnaden för IT-tjänster i förväg. Eventuella affärskrav bedöms inte som en ökning av den totala IT-budgeten med så många procent, utan bestäms som beloppet för ett specifikt krav eller tjänst.
Verkligt fall
Den viktigaste "smärtan" för CIO:n för ett stort företag var att det var nödvändigt att förstå hur man fördelade kostnader mellan affärsenheter och erbjuder deltagande i IT-utveckling i proportion till konsumtionen.
Som en lösning utvecklade vi en IT-tjänstkalkylator som kunde allokera totala IT-kostnader först till IT-tjänster och sedan till affärsenheter.
Det finns egentligen två uppgifter: beräkna kostnaden för en IT-tjänst och fördela kostnaderna mellan affärsenheter som använder denna tjänst enligt vissa drivkrafter (en "kvasi-rättvis" metod).
Vid en första anblick kan detta se enkelt ut om IT-tjänster från första början beskrevs korrekt, information matades in i CMDB-konfigurationsdatabasen och IT-tillgångshanteringssystemet ITAM, resurs- och tjänstemodeller byggdes och en katalog över IT-tjänster skapades. tagit fram. I det här fallet är det faktiskt möjligt för alla IT-tjänster att bestämma vilka resurser den använder och hur mycket dessa resurser kostar, med hänsyn tagen till avskrivningar. Men vi har att göra med vanliga ryska affärer, och detta medför vissa restriktioner. Det finns alltså inga CMDB och ITAM, det finns bara en katalog över IT-tjänster. Varje IT-tjänst representerar i allmänhet ett informationssystem, tillgång till det, användarsupport osv. IT-tjänsten använder infrastrukturtjänster som "DB Server", "Application Server", "Data Storage System", "Data Network", etc. För att lösa de tilldelade uppgifterna är det därför nödvändigt:
- fastställa kostnaderna för infrastrukturtjänster;
- fördela kostnaderna för infrastrukturtjänster till IT-tjänster och beräkna deras kostnad;
- fastställa drivkrafterna (koefficienterna) för att fördela kostnaden för IT-tjänster till affärsenheter och fördela kostnaden för IT-tjänster till affärsenheter, och därigenom fördela kostnadsbeloppet för IT-avdelningen mellan andra divisioner i företaget.
Alla årliga IT-kostnader kan representeras som en påse med pengar. En del av denna väska gick åt till utrustning, migrationsarbete, modernisering, licenser, support, anställdas löner etc. Komplexiteten ligger dock i redovisningsförfarandet för redovisning av anläggningstillgångar och immateriella tillgångar inom IT.
Låt oss ta ett exempel på ett projekt för att modernisera SAP-infrastrukturen. Som en del av projektet köps utrustning och licenser in och arbetet utförs med hjälp av en systemintegratör. Vid avslutande av ett projekt ska chefen upprätta pappersarbete så att redovisningsutrustning ingår i anläggningstillgångar, licenser ingår i immateriella tillgångar och övriga projekterings- och driftsättningsarbeten skrivs av som uppskjutna kostnader. Problem nummer ett: vid registrering som anläggningstillgångar bryr sig kundens revisor inte vad den kommer att heta. I anläggningstillgångar får vi därför tillgången "UpgradeSAPandMigration". Om, som en del av projektet, moderniserades en diskarray, som inte har något med SAP att göra, försvårar detta ytterligare sökandet efter kostnad och ytterligare allokering. Faktum är att vilken utrustning som helst kan döljas bakom tillgången "UpgradeSAPandMigration", och ju längre tid som går, desto svårare är det att förstå vad som faktiskt köptes där.
Detsamma gäller immateriella tillgångar, som har en mycket mer komplex beräkningsformel. En ytterligare komplexitet läggs till av det faktum att tidpunkten för att starta utrustningen och lägga den på balansräkningen kan skilja sig med ungefär ett år. Dessutom är avskrivningen 5 år, men i själva verket kan utrustningen fungera mer eller mindre, beroende på omständigheterna.
Det är alltså teoretiskt möjligt att beräkna kostnaden för IT-tjänster med 100 % noggrannhet, men i praktiken är detta en lång och ganska meningslös övning. Därför valde vi en enklare metod: kostnader som enkelt kan hänföras till valfri infrastruktur eller IT-tjänst hänförs direkt till motsvarande tjänst. Resterande kostnader fördelas på IT-tjänster enligt vissa regler. Detta gör att du kan få en noggrannhet på cirka 85%, vilket är tillräckligt.
I det första steget För att fördela kostnader för infrastrukturtjänster används ekonomi- och redovisningsrapporter för IT-projekt och ”sound voluntarism” i de fall det inte går att hänföra kostnader till någon infrastrukturtjänst. Kostnaderna allokeras antingen direkt till IT-tjänster eller till infrastrukturtjänster. Som ett resultat av fördelningen av de årliga kostnaderna får vi kostnadsbeloppet för varje infrastrukturtjänst.
I det andra skedet Fördelningskoefficienter mellan IT-tjänster bestäms för sådana infrastrukturtjänster som "Application Server", "Databas Server", "Data Storage", etc. Vissa infrastrukturtjänster, till exempel "Arbetsplatser", "Wi-Fi-åtkomst", "Videokonferenser" distribueras inte mellan IT-tjänster och allokeras direkt till affärsenheter.
I detta skede börjar det roliga. Som ett exempel, betrakta en sådan infrastrukturtjänst som "Application Servers". Den finns i nästan alla IT-tjänster, i två arkitekturer, med och utan virtualisering, med och utan redundans. Det enklaste sättet är att fördela kostnader i proportion till de kärnor som används. För att räkna "identiska papegojor" och inte blanda ihop fysiska kärnor med virtuella, med hänsyn till överteckning, antar vi att en fysisk kärna är lika med tre virtuella. Sedan kommer kostnadsfördelningsformeln för infrastrukturtjänsten "Application Server" för varje IT-tjänst att se ut så här:
,
där Rsp är den totala kostnaden för infrastrukturtjänsten "Application Servers", och Kx86 och Kr är koefficienter som indikerar andelen x86- och P-servrar.
Koefficienterna bestäms empiriskt utifrån en analys av IT-infrastrukturen. Kostnaden för klustermjukvara, virtualiseringsprogramvara, operativsystem och applikationsprogram beräknas som separata infrastrukturtjänster.
Låt oss ta ett mer komplicerat exempel. Infrastrukturtjänst "Databasservrar". Det inkluderar kostnaderna för hårdvara och kostnaderna för databaslicenser. Således kan kostnaden för utrustning och licenser uttryckas i formeln:
där РHW och РLIC är den totala kostnaden för utrustning respektive den totala kostnaden för databaslicenser, och KHW och KLIC är empiriska koefficienter som bestämmer andelen kostnader för hårdvara och licenser.
Vidare, med hårdvara liknar det föregående exempel, men med licenser är situationen lite mer komplicerad. Ett företags landskap kan använda flera olika typer av databaser, såsom Oracle, MSSQL, Postgres, etc. Således ser formeln för att beräkna allokeringen av en specifik databas, till exempel MSSQL, till en specifik tjänst ut så här:
där KMSSQL är en koefficient som bestämmer denna databas andel i företagets IT-landskap.
Situationen är ännu mer komplicerad med beräkningen och allokeringen av ett datalagringssystem med olika arraytillverkare och olika typer av diskar. Men beskrivningen av denna del är ett ämne för ett separat inlägg.
Resultatet?
Resultatet av denna övning kan vara en Excel-kalkylator eller ett automationsverktyg. Allt beror på företagets mognad, de processer som lanserats, de lösningar som implementerats och ledningens önskan. En sådan kalkylator eller en visuell representation av data hjälper till att korrekt fördela kostnaderna mellan affärsenheter och visa hur och vad IT-budgeten allokeras. Samma verktyg kan enkelt visa hur en förbättring av en tjänsts tillförlitlighet (redundans) ökar dess kostnad, inte med kostnaden för servern, utan med hänsyn till alla relaterade kostnader. Detta gör att företaget och CIO kan "spela på samma bräda" enligt samma regler. Vid planering av nya produkter kan kostnaderna beräknas i förväg och genomförbarheten bedömas.
Igor Tyukachev, konsult på Jet Infosystems
Källa: will.com