God dag till alla! Idag skulle jag vilja dela med mig av ett litet exempel på att automatisera processen att skapa avgångsförfrågningar för nya anställda med hjälp av Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate och Teams-produkter. När du implementerar den här processen behöver du inte köpa separata PowerApps och Power Automate-användarplaner, det räcker med ett Office365 E1/E3/E5-abonnemang. Vi kommer att skapa listor och kolumner på SharePoint-webbplatsen, PowerApps hjälper dig att skapa ett formulär och Power Automate ger möjligheter att anpassa logiken i affärsprocesser. Vi kommer att koppla den slutliga processen till MS Teams team. Låt oss inte slösa tid och se vad som händer.
I det första skedet skapar vi listor och detaljer. Vi behöver listor:
- Begäran om avgång av anställda
- Underavdelningar
- HR per avdelning
- Administratörer
Varje lista kommer att spela sin roll i framtiden, och vi får se vilken. Skapa detaljer och konfigurera navigeringsmenyn:
kraft~~POS=TRUNC Apps
Låt oss nu skapa ett formulär för "Anställda Exit Requests"-listan med PowerApps. I den slutliga formen kommer det att se ut så här:
I fältet "Anställd" väljer du från listan över Office 365-användare, "Utgångsdatum" anges i kalendern, "Division" anges från avdelningskatalogen och "HR" väljs från "HR per avdelning" katalog:
Men det är nödvändigt att se till att listan över HR som är tillgänglig för urval filtreras av den avdelning som anges i formuläret. Låt oss använda en formel för att filtrera data i PowerApps. För egenskapen "Artiklar" i fältet "HR" skriver vi:
Dessutom kan du göra små justeringar av standardvärdet för fältet Status i formuläret. För egenskapen "Default" i "Status"-fältet skriver vi:
Om formuläret för att skapa ett element öppnas, kommer värdet "Ny" att skrivas i "Status"-fältet, annars kommer värdet från SharePoint-kolumnen för det aktuella elementet att ersättas i statusfältet på formuläret.
Ett av problemen med PowerApps är oförmågan att enkelt hämta data från SharePoint-grupper. På grund av detta är det inte möjligt att enkelt konfigurera synligheten/tillgängligheten för fält eller objekt på formuläret om du vill förlita dig på att användaren är medlem i en SharePoint-grupp. Men du kan göra en lösning. Speciellt för detta ändamål har vi skapat en lista över administratörer i förväg:
Den här listan innehåller ett "Anställd"-fält med typen "Användare eller grupp", som endast visas på formuläret, och ett "Namn"-fält, i vilket namnet på den valda medarbetaren är skrivet, som endast visas i listvyn. Nu ska vi prova ett litet trick i PowerApps. Du kan till exempel konfigurera tillgängligheten för vilket fält som helst om den aktuella användaren finns i administratörslistan. Hitta egenskapen "Display Mode" i fältet "Release Date" och skriv:
Enligt denna formel, om det finns minst en anställd i administratörslistan vars inloggning matchar inloggningen för den aktuella användaren, kommer fältet att vara tillgängligt för redigering, annars för visning. För större tillförlitlighet minskar vi inloggningen till små bokstäver, annars kan alla möjliga fall hända.
Du kanske har märkt att det i formulärets rubrik finns en knapp "Åtgärder på applikationen":
Den här knappen kommer att gå till en annan skärm där, för enkelhetens skull, alla möjliga åtgärder på applikationen samlas:
Efter att ha klickat på varje knapp öppnas ett ytterligare åtgärdsfönster, till exempel om åtgärden "Avbryt applikation" är vald, öppnas ett ytterligare fönster med möjlighet att ange en kommentar:
Efter att ha klickat på "Bekräfta"-knappen ändras applikationens status, och detta kan göras även utan att starta Power Automate-flödet. Låt oss använda "Patch"-funktionen för "OnSelect"-egenskapen för knappen:
Med hjälp av Patch-funktionen uppdaterar vi beställningslistan genom att filtrera den efter ID:t för den aktuella artikeln. Vi ändrar värdet på "Status"-fältet och går till huvudskärmen. För andra åtgärdsknappar är logiken liknande.
Allt som återstår är att konfigurera godkännandeflödet. Låt oss göra det i den enklaste formen.
Power Automate
Vårt godkännandeflöde kommer att köras automatiskt när en biljett skapas. Under verkställigheten kommer ansökans status att ändras, avdelningschefen kommer att ta emot den och en e-postavisering om den nya ansökan skickas till rektor. För att bestämma ledaren har vi en katalog "Divisioner":
Skapa ett Power Automate-flöde:
Under genomförandet av detta flöde får avdelningschefen ett e-postmeddelande om skapande av en ny ansökan och kan följa länken för att fatta beslut genom att klicka på knappen:
Genom att klicka på knappen "Godkänn" eller "Avvisa" startas också ett Power Automate-flöde, som ändrar statusen för applikationen och skickar ett e-postmeddelande till HR-specialisten:
Processen är klar.
lag
Och sista handen är organisationen av samarbetet med denna process. För att göra detta, anslut processen till kommandot MS Teams:
Nu har alla MS Teams teammedlemmar tillgång till utloggningsprocessen för nya medarbetare på en separat flik.
Naturligtvis kan du tillhandahålla flerstegsgodkännanden i din flödeslogik, plus att du kan använda Approvals-komponenten för att tilldela Power Automate-uppgifter. Du kan också anpassa rapporter och generera meddelanden som skickas till Microsoft Teams chatbot. Men mer om det i kommande artiklar. Tack för er uppmärksamhet och ha en trevlig dag alla!
Källa: will.com