🥇BeeFREE. Vi har överfört människor till distansarbete sedan 2016

Hej!

Vi hoppas att du läser det här inlägget under arbetstid, redan omvandlad till distansarbete av din arbetsgivare.

Vi lyckades omvandla anställda till distansarbete ganska snabbt av en enkel anledning – sedan 2016 har företaget BeeFREE, vårt strategiska distansarbetsprojekt, funnits, vilket gör att anställda kan arbeta hemifrån.

Under läsningen får du veta hur vår verksamhet fungerar, varför program för att övervaka anställdas datorer är en skott i foten, varför vi överhuvudtaget implementerade detta för fyra år sedan, samt några tips för dem för vilka tillfälligt distansarbete kom som en överraskning, inklusive tre fallgropar med distansarbete.

Och en liten enkät.

BeeFREE

BeeFREE skapades som ett projekt som påverkar både företagskulturen i stort och tillståndet (och humöret) hos enskilda individer. Oavsett hur stort företaget är, består det alltid av människor, var och en med sina egna uppfattningar om det goda och omgivningen, inklusive arbetsmiljö, schema, bekväm arbetstemperatur, (o)acceptansen att värma fisk i det gemensamma köket, och andra saker.

Någon älskar att arbeta på kontoret, träffa kollegor personligen och (ja, ja) delta i möten. Någon är av samma åsikt som dem som tycker att öppna kontorslandskap är en av helvetets cirklar, där det är lite mer bullrigt än i andra. Tredje kategorin är övertygad om att ett välformulerat mejl med en tydligt ställd fråga kan uppnå mycket mer än att convocera tre möten vid olika tidpunkter för detta. Och ofta dessutom snabbare.

Så i 2016 beslutades det att börja detta som ett pilotprojekt och sedan se om det verkligen skulle slå rot eller om det inte var värt att skala upp. Som den uppmärksamma läsaren redan har förstått, har det verkligen slagit rot framgångsrikt och fortsätter att fungera.

Så hur fungerar det och vad krävs för att en anställd ska övergå till BeeFREE.

Diskutera allt med den direkta chefen, som beroende på situationen ger ett godkännande eller förklarar varför det inte är möjligt. Anta att en person redan har visat att de kan arbeta självständigt och lösa problem, då är det okej, låt dem prova att arbeta hemifrån. Men om personen å sin sida visar sig vara ett tydligt exempel på en anställd som alltid behöver övervakning, justeringar och påminnelser om att det är okej att spendera tre timmar på sociala nätverk under sin fritid, så är det en annan historia.
Och naturligtvis finns det vissa tjänster som helt enkelt inte tillåter distansarbete. Det är något svårt att skicka en fibernätsinstallatör att arbeta hemifrån. Självklart kan han ge sina kollegor moraliskt stöd via video, men det är lite annorlunda. Eller anställda på telekommunikationsbutiker. I allmänhet är det ganska uppenbart - en specialist som arbetar bra vid en laptop och utför alla sina uppgifter från datorn, kan lika bra arbeta utanför kontoret.
Informera kollegorna om att du inte är på kontoret vissa dagar. BeeFREE är flexibelt, och till exempel, om det under samtalet med chefen bestämdes att du arbetar hemifrån tre dagar och på kontoret, säg, på tisdagar och onsdagar (eller måndagar och fredagar), så vore det bra att dina närmaste kollegor visste detta och skrev direkt till dig på mail eller i chatt istället för att leta efter dig överallt på kontoret.
En gång i veckan, be om att få gå igenom dina aktuella uppgifter med chefen och prioritera dem. Det låter som en ganska banal sak, men det hjälper verkligen till att sätta fokus och tar bort den konstiga spänningen av typen "Vad gör den här killen egentligen, på vilket stadium är allt?" För detta finns det en speciell att-göra-lista i medarbetarens och chefens personliga konto, men som praktiken visar, är det viktigaste att bara komma överens. Vem, var och hur man dokumenterar uppgifter och framsteg är en annan fråga. Det viktigaste är att det finns. Och inte bara i muntlig form.

De viktigaste principerna — vid sådan distansarbete bedömer vi resultatet, snarare än en process. Grovt sagt, det värsta man kan göra i en sådan situation är att försöka ständigt kontrollera arbetstagaren, fråga vad hen gör just nu, om hen verkligen arbetar eller sysslar med något annat. I de mest extrema fallen ber arbetsgivarna ibland att installera speciell programvara för att övervaka (läs — spionera på) medarbetarens skrivbord. Det finns en märklig uppfattning om att detta motiverar medarbetaren att alltid fokusera på arbetet, snarare än att bli distraherad.

I själva verket borde detta motivera en att uppdatera sitt CV och hitta ett jobb utan sådana extremiteter när det kommer till kontroll.

Det är faktiskt allt. Vi fortsätter arbetet som vanligt, med följande.

Vårt verktyg

En del företagsresurser är endast tillgängliga från det interna nätverket, så problemet med åtkomst löses med hjälp av VDI. För att börja använda fördelarna med distansarbete krävs följande.

Vi registrerar de nödvändiga ansökningarna. Kanske det enda steget som på ett eller annat sätt är kopplat till byråkrati och formaliteter. Men när du är ett stort företag är det svårt att göra på något annat sätt.
Efter att alla dessa ansökningar har beviljats på medarbetarens bärbara dator (personlig eller arbetsrelaterad) installeras VDI, vi använder Horizon.
För användarautentisering används data från deras konto + inmatning av en unik token (detta hanteras av Gemalto, appen kan installeras på en smartphone med Android / iOS).
Företagsmail och kalender — Microsoft Outlook.

För övrigt är detta hela listan över nödvändig programvara, när det gäller kommunikation och uppgiftsfördelning har vi överlåtit allt till avdelningschefer och själva medarbetarna. Någon föredrar att kommunicera i Slack — så varsågod. Saknar stickers för att uttrycka känslor — Telegram finns alltid kvar. Ingen har annullerat Whatsapp eller Skype.

En gång i veckan har många avdelningar statusmöten. Under normala epidemiologiska förhållanden var detta en stor konferensrum med videokonferens, eftersom vi har både anställda i huvudkontoret i Moskva, distansarbetare, folk från regionerna och så vidare, så det var i formatet "Fysiskt närvaro eller Bluejeans". Nu hålls alla möten och förhandlingar endast på distans, via Bluejeans eller Zoom.

Och ytterligare nyttig programvara för bekväm distansarbete

Ibland är ditt företags arbete knutet till en enda leverantör, eller så använder ni redan deras produkter. Alternativt kan företagets säkerhetspolicy av olika skäl förbjuda användning av specifik programvara, vilket betyder att alternativ behövs.

Videokonferenser

Zoom (gratis för upp till 100 deltagare och 40 minuter per konferens, därefter från 15$ per månad)
Bluejeans (upp till 50 deltagare från 12$ per månad, därefter mer)
Google Hangouts Meet (ingår i GSuite, från 5,5$ per månad per användare, upp till 100 deltagare, 14 dagars gratistest)
Cisco WebEx Meetings
Microsoft Teams (ingår i Office 365)

Chatt och kunskapsbaser

Slack — produkten är snart 7 år gammal och har under denna tid blivit fullpackad med en mängd nyttiga integrationer (Dropbox, Asana, Google Drive och mer). Från en enkel arbetschatt har Slack blivit en kombination där man kan skapa kanaler för varje avdelning i företaget, utbyta filer, snabbt koppla in nödvändiga botar, övervaka händelser, få varningar för testare — kort sagt, det finns många funktioner.

Notion — hjälper till att skapa användbara kunskapsbaser (hur-till, grundkurs för onboarding av nya anställda, praktiska scheman, uppgifter med statusar, och så klart anteckningar).

Asana — kanske klassikern när det kommer till att sätta upp uppgifter, deadlines, ansvariga, prioriteringar och mer. Många användbara integrationer.

Trello — för dem som älskar tavlor och Atlassian.

Om folk

Det verkar enkelt, du har stängt av och arbetar hemifrån. Självklart finns det många fördelar — du sparar tid på att pendla (och nerver också), sparar på biljettkostnader och bensin samt andra trevligheter. Men det finns också en rad faror som lurar på den som beslutar sig för att följa denna väg. Den mest kända är relaterad till dålig självorganisation. Egentligen härstammar alla andra problem från detta.

Fälla #1. Hemma

Om du bor med någon annan, som en make, barn eller föräldrar, eller, vad som är ännu farligare, med en katt, kommer din distansarbete i början att uppfattas av dem på ett mycket tydligt sätt — toppen, du är hemma, vilket betyder att de kan be om vad som helst. Att gå till affären, laga te, byta blöja, ge katten en tillsägelse för den ojämna kampen med fikusen, städa hemma, och återigen byta blöja.

Kort sagt, även om du för dig själv bestämmer att du arbetar lika ansvarsfullt och hängivet hemifrån, så måste du tydligt förmedla till de hemma att du inte bara sitter vid datorn, du arbetar.

Det hjälper att sätta tydliga tider för när du inte ska störas. Så att familjen förstår att från 10 till 18 (till exempel) är det bäst att inte störa dig med frågor, be om saker eller avbryta, även om du "ändå är hemma".

Självklart bör man undvika ytterligheter, och om det är 20 minuter kvar av ditt arbete och perifera synen visar att barnet har tagit sig ur spjälsängen och går för att utforska ett annat rum ensam, är det bättre att stiga upp och ta åtgärder. Eller om du känner för att ta en 30 minuters promenad i den närliggande parken – då är det bäst att göra det.

Fälla #2. Illusoriskt tid

Det kan börja kännas som om eftersom du sitter hemma, har datorn till hands, programvaran är på plats och du bokstavligen alltid är ett klick bort från arbete, så hinner du säkert med allt och kan koppla av och arbeta tre gånger långsammare.

Verkligen inte. Och så här är varför.

Sannolikt kommer antalet uppgifter att öka. Det är mycket troligt att den allmänna arbetsfarten i din avdelning kommer att sjunka något. För att arbeta i en distansgrupp i ett helt år och att arbeta på distans i två veckor är två helt olika saker. Vissa har förberett sig för detta liv under de senaste 20 eller 30 åren. För andra kan en så plötslig avkoppling påverka produktiviteten negativt.

Även om du snabbt och ansvarsfullt kopplar om och alltid är tillgänglig, och slutför dina uppgifter dubbelt så snabbt, kommer det alltid att finnas någon som bromsar arbetet. Antingen renoverar någon, strömmen går, eller så har grannen med borrmaskinen insett att tiden är inne. Och nu är varje videokonferens en kollektiv session av medmänsklighet.

Överlag uppmanar vi inte till att sätta strikta ramar för sig själv eller att omedelbart svara på varje inkommande meddelande, men ha i åtanke – den första fasen av att omvandla ett team, som är ovana vid detta, till distansarbete kommer att innebära en liten bromsning.

Fälla #3. Avsaknad av kontroll

Som vi redan har nämnt, det värsta en arbetsgivare kan göra är att anställa en vaktmästare och försöka hålla koll på varje steg du tar: vilket stadium uppgiften är i, varför inte alla är kopierade i e-postmeddelandet, hur länge du har suttit vid datorn idag, vilken typ av borr granne har, varför du har så konstiga tapeter på skrivbordet, och så vidare.

Här är det viktigaste att inte börja tänka att eftersom du är utanför kontoret, så bryr sig plötsligt ingen om vart du är och vad du gör. Att alla dina uppgifter har hamnat i en mapp utan deadline för ledningen, och att det överhuvudtaget inte är nödvändigt att göra dem.

Den viktigaste kontrollen för distansarbetaren är självkontroll. Ingen vet bättre än du när du är mest produktiv. Kanske är det i ditt fall mer effektivt att släppa jobbet fram till klockan 15.00 och titta på serier, och att din produktivitet verkligen sticker i höjden mellan 16.00 och midnatt, så att du under en dag kan göra så mycket som en kontorsfanatiker gör på tre. Kontorssystemet med öppna kontorslandskap och ignorering av människors rytmer kan inte förstå detta.

Att arbeta hemifrån är samtidigt en möjlighet för arbetsgivaren att dra slutsatser om hur väl du arbetar när du sitter hemma, och en möjlighet för dig att bevisa med handling att folk visst kan göra fantastiska saker inte bara mellan 10 och 18, och att om du inte har gjort något innan lunch, så handlar det bara om att du inte har gjort något innan lunch.

Och en sak till

Vi på Beeline har under åren testat BeeFREE grundligt, samlat mycket feedback från både anställda och deras chefer, dragit slutsatser, gjort några fixar och fortsätter aktivt att använda metoden nu.

Nu hjälper vi aktivt andra företag att implementera BeeFREE. Både när det gäller hårdvara och mjukvara, samt rådgivning. Till exempel hjälper vi dig snabbt att sätta upp VDI för uppgifter av alla slag, oavsett om dina kollegor arbetar med vardagliga uppgifter eller om det handlar om 3D-modellering på distans. Vi har lösningar för ljud- och videokonferenser, du kan läsa mer om BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service. på denna sidaDessutom kan vårt webbinarietvara nyttigt för företag och registrera dig för det i förväg kan göras här..

Här är en detaljerad webbinar om organisering av distansarbete med Olga Filatova (Exekutiv vice vd för personalhantering, organisatorisk utveckling och stöd) och Alina Dragun (Chef för organisationsutveckling på Beeline, projektledare för BeeFREE).

Endast registrerade användare kan delta i omröstningen. Logga in, tack.

Och en liten enkät för företag angående distansarbete (man kan välja flera svarsalternativ)

11,3%Jag har överfört anställda till distansarbete, allt fungerar bra, efter att situationen normaliserats kommer jag att låta dem som vill fortsätta arbeta hemifrån.
7,6%Jag har överfört anställda till distansarbete, intrycken är blandade.
1,9%Jag har överfört anställda till distansarbete, jag gillade det inte, jag kommer att återföra alla till öppna kontorslandskap.
69,8%Jag tror att distansarbete är framtiden, människor kan arbeta bra hemifrån, snarare än i öppna kontorslandskap.
20,8%Jag tror inte på distansarbete som en fullständig anställningsform, utan kontroll på kontoret arbetar alla sämre.