Att migrera från IBM Notes till Microsoft Exchange eller Office 365 ger ett betydande antal fördelar för en organisation, men själva migreringsprojektet ser skrämmande ut och det är inte helt klart var man ska börja migreringen. Exchange själv inkluderar inte sina egna verktyg för fullständig migrering eller samexistens av Notes och Exchange. Faktum är att vissa migrations- och samexistensuppgifter inte är möjliga utan produkter från tredje part. I den här artikeln kommer vi att beskriva sju viktiga steg att följa baserat på bästa praxis och vår erfarenhet av framgångsrika migreringar.

En framgångsrik migrering inkluderar följande steg:

1. Preliminär migrationsbedömning.
2. Etablera samexistens mellan Notes och Exchange.
3. Planera för optimal migreringsnoggrannhet.
4. Säkerställer maximal migreringseffektivitet.
5. Kör en testmigrering.
6. Planera tidpunkten för migreringen för att minimera påverkan på organisationen.
7. Starta migreringen och spåra dess framsteg.

I den här artikeln kommer vi att titta på hur man förbereder sig för och slutför migreringen med två lösningar från Quest - Coexistence Manager för Notes и Migrator för Notes to Exchange. Nedanför snittet finns några detaljer.

Steg 1: Preliminär migrationsbedömning

Inventera din nuvarande miljö

Om du bestämmer dig för att Exchange är rätt plattform för din organisation behöver du bara flytta dit. Först måste du samla information om din nuvarande miljö, samla in lagerinformation om de data du planerar att migrera, bestämma vad som kan tas bort för att minska diskutrymmesutnyttjandet, beräkna tillgänglig bandbredd mellan miljöer, etc. Den preliminära bedömningen bör inkludera följande frågor:

• Hur många Notes-domäner och Domino-servrar finns det?
• Hur många brevlådor har du? Hur många av dem används inte?
• Hur mycket diskutrymme tar primära e-postfiler upp? Hur många finns i arkiven? Hur många finns det i lokala repliker?
• Var finns arkiven?
• Hur många användare använder kryptering? Behöver krypterat innehåll överföras?
• Hur många personliga mappar finns det i miljön?
• Vilka användare använder dokumentlänkar? Hur många användare har fått länkar från andra användare och applikationer?
• Hur mycket data ska du överföra? Till exempel vill du överföra data endast för de senaste sex månaderna.
• Kommer inbyggda arkiv att migreras till personliga Exchange-arkiv eller Outlook *.pst-filer?
• Vilka är bandbreddsgränserna? Hur mycket data kan överföras till
  en viss tidsperiod?
• Hur mycket lagring kommer att krävas efter migrering?

Hur migration kommer att påverka verksamheten och verksamheten

Projektet måste planeras noggrant för att minimera stillestånd och minimera förlorad produktivitet.

Till exempel är det viktigt att överväga delegering mellan användare - om en användare migrerar men hans eller hennes delegat förblir på den ursprungliga plattformen, hur kommer det att påverka deras dagliga arbete? Mer allmänt måste du överväga hur ett migreringsprojekt kan påverka alla ditt företags kritiska affärsprocesser och arbetsflöden.

Det är också viktigt att överväga kritiska beröringspunkter inom Notes. När det till exempel hanteras meddelanden är det viktigt att analysera applikationer och överväga interaktionen mellan e-postdirigering och applikationer för att undvika störningar i affärsprocesser under och efter migreringen. Var noga med att ställa följande frågor:

• Vilka användare har delegater och hur kan ett brytande av denna relation påverka affärsprocesser?
• Vilka applikationer och affärsprocesser är associerade med e-postmiljön? All nyckelintegrering mellan applikationen och e-posttjänsten, såsom godkännandeprocessen, kommer att vara avgörande när du planerar din migrering.
• Vilka komponenter och viktiga funktioner i applikationen bör bevaras?
• Hur kan du använda de inbyggda funktionerna i den nya plattformen för att uppnå den funktionalitet du behöver?
• Ska inaktivt innehåll arkiveras för framtida lagring?
• Kommer några program behöva byggas om för att fungera korrekt i den nya miljön?
• Hur kommer framgång att mätas?

Innan du påbörjar din migrering måste du definiera kriterier för att mäta framgång. I synnerhet måste du förstå att det är orimligt att förvänta sig 100 % dataöverföring. Inte alla Notes-objekttyper har en motsvarighet i Exchange (Active Mail är det mest uppseendeväckande exemplet). Därför är verkligheten att inte alla objekt i Notes kommer att finnas i Exchange efter migreringen. Ett uppnåeligt och mätbart mål är att 95 % av försändelserna flyttas till 95 % av brevlådorna. Att mäta och dokumentera resultat är avgörande för att säkerställa migreringsframgång, och verkliga resultat är endast möjliga om framgångskriterier har definierats i början av ett e-postmigreringsprojekt.

Steg 2: Etablera anteckningar och utbyte samexistens

För de flesta organisationer är migration en process, inte en händelse. Därför bör brevlådemigreringar och applikationsmigreringar följa ett schema som bäst passar verksamheten och verksamheten och inte baseras på tekniska krav.

Utveckling av en samexistensstrategi

För att maximera värdet av migration måste en komplett samexistensplan utvecklas och implementeras tidigt i migrationsprocessen. Definitionen av "samlevnad" kan variera från organisation till organisation. Vissa organisationer använder aktivt ledig/upptagen-data, andra använder inte den här funktionen alls. Vissa fokuserar på att migrera kalenderdata, medan andra fokuserar på finjusteringen av att migrera en fullständig användarkatalog. Det är viktigt att arbeta med var och en av intressenterna för att få en tydlig bild av vad som verkligen betyder något och hjälpa alla att förstå vikten av en effektiv samexistensstrategi.

Att migrera från Notes till Exchange och Office 365 kräver planering för postlåde- och programmigrering samtidigt. Funktionaliteten i Current Notes-applikationen måste stödjas för alla användare, oavsett deras nuvarande e-postplattform. När användare migrerar till Exchange och Office 365 bör de kunna komma åt och använda Notes-appar som en del av sina befintliga arbetsflöden. Denna funktion bör fortsätta tills Notes-applikationer migreras till SharePoint eller en annan plattform.

Förutom samexistens av applikationer måste interaktion mellan användare på olika plattformar implementeras innan migreringen initieras. Detta inkluderar automatisk katalogdirigering och uppdateringar, ledig/upptagen-status och kalendrar för alla användare oavsett deras nuvarande plattform.

Slutligen måste du överväga samarbete mellan inte bara din e-posttjänst, utan även dina kalendrar och delade resurser, som mötesrum. Användare bör kunna ladda ner information om mötesschema. Detta inkluderar både engångsmöten och återkommande möten. Oavsett om möten planerades före migreringen eller skapades under migreringen, måste kalenderdatas noggrannhet bibehållas under hela projektet. Du måste se till att användare till exempel kan byta mötesrum för nästa möte i ett återkommande möte eller avbryta ett möte utan att orsaka konflikter och förvirring i efterföljande möten.

Steg 3: Planera för optimal migreringsnoggrannhet

Att planera en migrering från Notes till Exchange eller Office 365 kräver förståelse för ett antal specifika skillnader mellan plattformarna.

Mejladresser

Notes-data innehåller vanligtvis proprietära adresser som visas på flera ställen: i meddelanderubriker, inbäddade i arkiv, personliga kontakter och distribuerade listor. Som en del av migreringsprocessen måste dessa proprietära adresser uppdateras till SMTP-adresser för att säkerställa full funktionalitet i Exchange-miljön. Många organisationer väljer också att uppdatera SMTP-domänen eller adressstandarden under migreringen. Om detta gäller din organisation är det viktigt att förstå att vissa migreringslösningar automatiskt uppdaterar historiska SMTP-adressinstanser för varje användare.

Mappstruktur

I många organisationer använder användare sina egna brevlådor och arkiv, så det är viktigt att bevara denna data. Användarnas förmåga att se hela sin mappstruktur påverkar också användarupplevelsen som ett resultat av migreringen. Det är viktigt att välja lösningar och övergångar som upprätthåller integriteten hos mapp- och datastrukturer.

Lokala repliker och arkiv

För att kontrollera lagringskostnader och bättre hantera datatillväxt anger många organisationer postlådekvoter. En oavsiktlig konsekvens av denna policy är ofta en ökning av antalet och storleken på arkiv. Dessa ytterligare datakällor måste utvärderas och deras migrering måste beaktas under migrationsplaneringen. Du kan förse användare med en självbetjäningskomponent som gör att de bara kan migrera viktig data. För att optimera Exchange-lagring rekommenderar vi att du använder en annan Quest-produkt - Arkivansvarig för Exchange, den har i synnerhet användbar funktionalitet för deduplicering av bifogade filer, en analog av DAOS i Notes.

ACL och delegation

Åtkomstkontrollistor (ACL) och delegering är nyckelelement för att arbeta i en Notes-miljö, och de är också avgörande för att skydda integriteten. Som ett resultat av detta är det viktigt att korrekt översätta tillhörande rättigheter och åtkomsträttigheter till motsvarande rättigheter i Exchange Server och Office 365. I idealfallet kommer att göra detta automatiskt påskynda processen och eliminera mänskliga fel. För att upprätthålla effektiviteten i att skydda en organisations informationstillgångar måste ACL och delegeringsmappning utföras samtidigt med e-postdata. Vissa organisationer försöker tilldela motsvarande rättigheter manuellt eller med skript efter att datamigreringen är klar. Detta tillvägagångssätt kan dock påverka produktiviteten negativt och lägga till säkerhetshål i en organisations data.

Antecknar eget innehåll

Samma Active Mail. Ett annat vanligt problem vid migrering från IBM Notes är att stöta på mycket rik text. Exchange och Office 365 stöder inte integrerade fliktabeller, knappar, sparade formulär och annat proprietärt innehåll i Notes. Som ett resultat måste du antingen förbereda dig på förlusten av denna funktion eller investera i en migreringslösning som kan konvertera dessa element till ett format som kan migreras. Låt oss säga direkt att lösningar från Quest inte konverterar detta på något sätt och bara kan överföra sådana brev som bilagor så att användaren sedan kan öppna dem genom Notes-klienten.

Grupper och personliga adressböcker

Många organisationer använder sig i stor utsträckning av offentliga e-postlistor för interna och
extern kommunikation. Dessutom tycker Notes-användare ofta att det är viktigt att upprätthålla affärskontakter i personliga adressböcker. Dessa datakällor är avgörande för affärsverksamheten och måste omvandlas effektivt under migreringen till Microsoft-plattformen. Som ett resultat är det viktigt att automatiskt förbereda grupper för migrering till Active Directory och effektivt konvertera alla personliga adresser, även de som lagras på användarnas skrivbord.

Interagera med Notes-appar

Integrationspunkter mellan applikationer och posttjänsten, såsom avstämningsprocesser, är viktiga vid planering och schemaläggning av migrering. IBM Notes har snävare integration mellan e-post och applikationer än andra plattformar. Dessa integrationer kan innehålla allt från enkla doclinks till affärsprocesser.

Resurser och e-postdatabaser

Många organisationer använder resursreservationsdatabaser, e-postdatabaser och andra delade databaser i Notes. Som ett resultat spelar dessa databaser en viktig roll i hur en organisation fungerar. För att säkerställa kontinuitet i verksamheten och medarbetarnas produktivitet är det mycket viktigt att överväga tillvägagångssättet och tidpunkten för implementering för:

• Skapa resurspostlådor i målmiljön;
• Överföra data från reservationsdatabasen till Exchange;
• Se till att användare av båda systemen kan samarbeta och använda resurser i Notes och Exchange.

Steg 4: Maximera migreringseffektiviteten

Förutom att säkerställa dataprecision är det också viktigt att se till att migreringen blir så effektiv som möjligt med tanke på organisationens krav. Migrationens effektivitet beror inte bara på direkta kostnader utan också på graden av påverkan på verksamheten.

Migrationslösningsarkitektur

En av de viktigaste faktorerna som påverkar effektiviteten är migreringslösningens arkitektur. Det är viktigt att välja en lösning med en flertrådig arkitektur som gör att en migreringsserver kan migrera flera användare samtidigt. Flertrådsarkitektur minskar migreringshårdvarukraven och ökar migreringshastigheten, vilket dramatiskt minskar den totala projektkostnaden. Låt dig inte luras av migreringslösningar som påstår sig vara flertrådiga men som faktiskt bara migrerar en användare åt gången och som kräver att man lägger till arbetsstationer för att migrera fler användare åt gången. Beroende på konfiguration och miljö är äkta flertrådiga lösningar 30 till 5000 365 procent effektivare vid migrering av data till Exchange och Office XNUMX.

Migrationsprocess

Migration innefattar många steg och processerna måste ske vid rätt tidpunkt för att säkerställa en smidig övergång. För att minimera affärsstörningar och maximera fördelarna med migreringen måste alla processer integreras och kontrolleras av en enda applikation som kan hantera varje steg i migreringen i tid.

Flexibilitet och självbetjäning

Vissa användare och avdelningar kommer att behöva avvika från standardmigreringsprocessen. Till exempel kan den juridiska avdelningen ha olika lagringskrav, eller så kan chefer behöva migrera hela sin brevlåda och arkiv. Därför är det viktigt att välja en flexibel migreringslösning som gör att migreringsteamet enkelt kan anpassa sig till dessa krav. Ett av de mest effektiva sätten att tillhandahålla denna flexibilitet är att möjliggöra självbetjäning för några av dina användare. Till exempel kan vissa användare tillåtas överföra ytterligare data från sina huvudsakliga e-postfiler eller lokala data för att senare konvertera det till ett personligt arkiv på servern.

Steg 5: Kör en testmigrering

När förmigreringsbedömningen har slutförts, samexistensstrategin har slutförts och optimeringsplaner har definierats, är det viktigt att få bekräftelse på strategin genom en eller flera pilotmigreringar.

Syftet med pilotmigreringen är att testa de utvecklade rutinerna och identifiera problem som kan uppstå efter att den fullständiga migreringen har påbörjats, vilket ger dem möjlighet att lösa dem innan de påbörjar den levande migreringen. Som ett resultat kan problem under pilotmigrering förväntas och till och med välkomnas.

Bestämma volymen av pilotmigrering

Pilotmigreringen bör vara tillräckligt stor för att samla in ett representativt urval av data och svara på relevanta frågor som kan uppstå under stridsmigreringen. Om du migrerar flera tusen brevlådor bör urvalsstorleken vara tillräcklig. För mycket stora migrationer kan andelen vara lägre.

Val av data och system

Under pilotmigreringsprocessen är det viktigt att använda stridsdata och stridssystem. Detta är mycket viktigt av flera skäl:

• Du måste förstå hur stridsmiljön kommer att bete sig. En syntetiskt genererad miljö kommer inte att vara representativ för stridsmiljön.
• Du kan få mer information om krypterade meddelanden, frekvensen av meddelandetyper som inte finns i Exchange och lagringskrav baserat på exempeldata.

Sätta förväntningar

Pilotmigreringsprocessen ger också ett utmärkt tillfälle att testa framgångskriterierna för projektet och kalibrera förväntningarna på den återstående migreringen. Om justeringar krävs ska de dokumenteras och beaktas vid stridsmigrering.

Steg 6: Planera migreringstiden för att minimera påverkan på organisationen

Användargruppering

För att minimera påverkan på användare och organisationen som helhet bör användare som arbetar tillsammans migreras samtidigt. Nyckelfaktorer att tänka på när du skapar dessa grupper inkluderar delegering. Leta efter en lösning som kan rekommendera samlingar för migrering baserat på information om användarrelationer i källmiljön.

Migrationstidpunkt

När gruppmigreringen är klar, se till att schemalägga den tid då
påverkan på dessa användare är minimal. Detta kan innebära att schemalägga ett migreringsfönster för en specifik tid på dagen för att undvika migrering under kontorstid, i slutet av en månad på året eller under underhållsfönster. Till exempel bör säljteam förmodligen inte migrera förrän i slutet av kvartalet, och redovisnings- och juridiska avdelningar kommer sannolikt att ha restriktioner för när de kan migrera.

Steg 7: Starta migreringen och spåra dess framsteg

Med pilotvaliderade datamigreringsmetoder på plats bör stridsmigrering bli rutinhändelser. Det kommer sannolikt att göras små justeringar under hela processen för att tillgodose behoven hos vissa grupper. Noggrann övervakning kommer fortfarande att vara nödvändig för att säkerställa att alla oförutsedda händelser beaktas under planerings- och pilotfasen. Processen måste dock bli allt mer automatiserad. Genomförandet av stridsmigreringsschemat är viktigt för att dokumentera och kommunicera framsteg i hela organisationen för att ge bekräftelse på att förväntningarna uppfylls. Övervakning och feedback förblir nyckelaspekter för framgångsrik migrering under hela processen.

Slutsats

Vi har täckt de saker du behöver tänka på när du migrerar din posttjänst. Om du just nu är i färd med att välja en migreringslösning eller bara funderar på det är det viktigt att ta hänsyn till allt detta. Vi arbetar med migreringslösningar från Quest och är redo att rekommendera dem som de mest effektiva för att minska antalet manuella steg och öka mängden data som överförs som ett resultat av migreringen.

Om du vill lära dig mer om effektiva tillvägagångssätt för migration, skicka en begäran till återkopplingsformulär på vår hemsida eller ring bara, och du kan också studera ytterligare material med hjälp av länkarna nedan:

Habr-artikel: Migration av IBM Lotus Notes/Domino till Microsoft Exchange

Quest Migrator for Notes to Exchange på Gals webbplats

Quest Coexistence Manager for Notes på Gals hemsida

Quest Migrator for Notes to Exchange på Quests webbplats

Quest Coexistence Manager för Notes på Quests webbplats

Källa: will.com