ĂvergĂ„ngen frĂ„n IBM Notes till Microsoft Exchange eller Office 365 ger en betydande mĂ€ngd fördelar för organisationen, men migrationsprojektet kan verka skrĂ€mmande och det Ă€r inte helt klart hur man ska börja migreringen. Exchange i sig inkluderar inga egna verktyg för fullstĂ€ndig migrering eller för att etablera samexistens mellan Notes och Exchange. Faktum Ă€r att vissa migrations- och samexistensuppgifter Ă€r omöjliga att genomföra utan tredjepartsprodukter. I den hĂ€r artikeln kommer vi att beskriva sju viktiga steg som mĂ„ste följas i enlighet med bĂ€sta praxis och vĂ„r erfarenhet av framgĂ„ngsrika migreringar.
En framgÄngsrik migrering inkluderar följande steg:
- Förhandsbedömning av migreringen.
- Etablering av samexistens mellan Notes och Exchange.
- Planering av optimal migreringsprecision.
- SÀkerstÀllande av maximal effektivitet i migreringen.
- Genomförande av en testmigrering.
- Planering av migrationstiden för att minimera pÄverkan pÄ organisationen.
- Genomförande av migreringen och övervakning av dess framsteg.
I den hĂ€r artikeln gĂ„r vi igenom hur man förbereder sig för migreringen och genomför den med hjĂ€lp av tvĂ„ lösningar frĂ„n Quest â och . Under rubriken finns nĂ„gra detaljer.
Steg 1: Förhandsbedömning av migreringen
Genomförande av inventering av nuvarande miljö
Om du har beslutat att Exchange Àr rÀtt plattform för organisationen, kvarstÄr det att flytta dit. Först och frÀmst mÄste du samla information om den nuvarande miljön, samla inventeringsdata om den information som du planerar att överföra, faststÀlla vad som kan tas bort för att minska anvÀndningen av lagringsutrymme, berÀkna tillgÀnglig bandbredd mellan miljöerna, osv. Förhandsbedömningen bör inkludera följande frÄgor:
- Hur mÄnga Notes-domÀner och Domino-servrar finns det?
- Hur mÄnga postlÄdor har ni? Hur mÄnga av dem anvÀnds inte?
- Hur mycket utrymme pÄ diskarna tar filerna i den huvudsakliga e-posten? Hur mycket i arkiv? Hur mycket i lokala repliker?
- Var ligger arkiven?
- Hur mÄnga anvÀndare anvÀnder kryptering? Ska det krypterade innehÄllet överföras?
- Hur mÄnga personliga mappar finns i miljön?
- Vilka anvÀndare anvÀnder lÀnkar till dokument? Hur mÄnga anvÀndare har fÄtt lÀnkar frÄn andra anvÀndare och applikationer?
- Hur mycket data planerar ni att överföra? Till exempel, vill ni bara överföra data frÄn de senaste sex mÄnaderna.
- Kommer de inbyggda arkiven att överföras till de personliga Exchange-arkiven eller till *.pst-filerna i Outlook?
- Vad Àr begrÀnsningarna för bandbredd? Hur mycket data kan överföras pÄ
en viss tidsperiod? - Hur mycket lagringsutrymme kommer att behövas efter migreringen?
Hur kommer migreringen att pÄverka affÀren och den operativa verksamheten?
Det Àr viktigt att noggrant planera projektet för att minimera driftstopp och förluster i produktivitet.
Det Ă€r till exempel viktigt att beakta delegering mellan anvĂ€ndare â om en anvĂ€ndare migrerar men deras delegerade kvarstĂ„r pĂ„ den ursprungliga plattformen, hur pĂ„verkar detta deras dagliga arbete? I ett bredare perspektiv mĂ„ste man beakta hur migrationsprojektet kan pĂ„verka alla viktiga affĂ€rsprocesser och arbetsflöden i företaget.
Det Àr ocksÄ viktigt att ta hÀnsyn till kritiska interaktionspunkter inom Notes. Till exempel, nÀr man arbetar med meddelanden, Àr det viktigt att analysera applikationerna och beakta interaktionen mellan e-postrouteing och applikationerna för att undvika störningar i affÀrsprocesserna under och efter migreringen. Man mÄste stÀlla följande frÄgor:
- Vilka anvÀndare har delegerade och hur kan störningar av dessa relationer pÄverka affÀrsprocesserna?
- Vilka applikationer och affÀrsprocesser Àr kopplade till e-postmiljön? Alla nyckelintegrationer mellan applikationen och e-posttjÀnsten, till exempel godkÀnnandeprocessen, kommer att vara avgörande vid planering av migrering.
- Vilka komponenter och viktiga funktioner i applikationen mÄste bevaras?
- Hur kan de inbyggda funktionerna i den nya plattformen anvÀndas för att uppnÄ den funktionalitet ni behöver?
- MÄste inaktivt innehÄll arkiveras för fortsatt lagring?
- Kommer nÄgra applikationer att behöva ombyggas och fungera korrekt i den nya miljön?
- Hur kommer framgÄng att mÀtas?
Innan du pÄbörjar migreringen mÄste du faststÀlla kriterier för att mÀta framgÄng. Det Àr sÀrskilt viktigt att förstÄ att det Àr orealistiskt att förvÀnta sig 100 % överföring av data. Inte alla typer av Notes-element har en motsvarighet i Exchange (Active Mail Àr det mest uppenbara exemplet). DÀrför Àr verkligheten att inte alla element i Notes kommer att finnas i Exchange efter migreringen. Ett realistiskt och mÀtbart mÄl Àr att 95 % av elementen överförs för 95 procent av e-postlÄdor. Att mÀta och dokumentera resultaten Àr avgörande för att sÀkerstÀlla migreringens framgÄng, och verkliga resultat Àr endast möjliga om kriterierna för framgÄng har faststÀllts i början av e-postmigreringsprojektet.
Steg 2: Etablera samexistens mellan Notes och Exchange
För de flesta organisationer Àr migrering en proces, inte ett event. DÀrför mÄste migreringen av e-postlÄdor och applikationer följa ett schema som bÀttre passar verksamheten och den operativa driften och inte baseras pÄ tekniska krav.
Utveckling av strategi för samexistens
För att öka vÀrdet av migreringen bör en fullstÀndig samexistensplan utarbetas och implementeras i ett tidigt skede av migreringsprocessen. Begreppet "samexistens" kan variera mellan olika organisationer. Vissa organisationer anvÀnder aktivt Free/Busy-data, medan andra inte anvÀnder denna funktion alls. Vissa fokuserar pÄ migrering av kalenderdata, medan andra koncentrerar sig pÄ noggrant arbete med att överföra kompletta anvÀndarkataloger. Det Àr viktigt att arbeta med varje intressent för att fÄ en klar bild av vad som verkligen Àr viktigt och hjÀlpa alla att förstÄ betydelsen av en effektiv samexistensstrategi.
ĂvergĂ„ngen frĂ„n Notes till Exchange och Office 365 krĂ€ver att migreringen av e-postlĂ„dor och applikationer planeras samtidigt. Den aktuella funktionen för Notes-applikationer mĂ„ste stödjas för alla anvĂ€ndare oavsett deras nuvarande e-postplattform. NĂ€r anvĂ€ndare har övergĂ„tt till Exchange och Office 365 mĂ„ste de ha tillgĂ„ng till och anvĂ€nda Notes-applikationer inom befintliga arbetsflöden. Denna möjlighet bör bibehĂ„llas tills applikationerna i Notes har överförts till SharePoint eller en annan plattform.
Utöver att applikationerna ska samexistera, mÄste interaktionen mellan anvÀndare pÄ olika plattformar realiseras innan migreringen pÄbörjas. Detta inkluderar automatisk routning och uppdatering av kataloger, statusar för Free/Busy och kalendrar för alla anvÀndare oavsett deras nuvarande plattform.
Slutligen mÄste samarbetet beaktas, inte bara för e-posttjÀnsten, utan Àven för kalendrar och delade resurser, sÄsom konferensrum. AnvÀndare ska kunna ladda upp information om mötesscheman. Detta inkluderar bÄde engÄngsmöten och Äterkommande möten. Oavsett om mötena planerades före migreringen eller skapades under migreringen, mÄste noggrannheten i kalenderdata sÀkerstÀllas genom hela projektet. Det Àr viktigt att garantera att anvÀndare kan, exempelvis, Àndra konferensrummet för nÀsta möte av Äterkommande möten eller avboka ett möte utan att skapa konflikter eller förvirring i efterföljande möten.
Steg 3: Planering av optimal noggrannhet i migreringen
Planeringen av övergÄngen frÄn Notes till Exchange eller Office 365 krÀver en förstÄelse för en rad specifika skillnader mellan plattformarna.
E-postadresser
Notes-data innehÄller vanligtvis proprietÀra adresser, som dyker upp pÄ flera stÀllen: i meddelandens rubriker, inbÀddade i arkiv, personliga kontakter och distributionslistor. Inom ramen för migreringsprocessen mÄste dessa proprietÀra adresser uppdateras till SMTP-adresser för att sÀkerstÀlla full funktionalitet i Exchange-miljön. MÄnga organisationer föredrar ocksÄ att uppdatera SMTP-domÀnen eller standardadress som anvÀnds under migreringen. Om detta gÀller din organisation Àr det viktigt att förstÄ att vissa migreringslösningar automatiskt uppdaterar instanser av det historiska SMTP-adressen för varje anvÀndare.
Mappstruktur
I mÄnga organisationer anvÀnder anvÀndare sina e-postlÄdor och arkiv, sÄ det Àr viktigt att bevara dessa data. AnvÀndarnas möjlighet att se sin fullstÀndiga mappstruktur pÄverkar ocksÄ anvÀndarupplevelsen som ett resultat av migreringen. Det Àr viktigt att vÀlja lösningar och övergÄngsprocesser som upprÀtthÄller integriteten hos mappar och datastuktur.
Lokala replikat och arkiv
För att kontrollera kostnader för lagring och bĂ€ttre hantera tillvĂ€xten av datavolymer, sĂ€tter mĂ„nga organisationer kvoter pĂ„ postlĂ„dor. En oavsiktlig följd av denna policy Ă€r ofta en ökning av antalet och storleken pĂ„ arkiven. Dessa ytterligare datakĂ€llor mĂ„ste utvĂ€rderas och frĂ„gan om deras migrering bör beaktas vid planeringen av migreringen. AnvĂ€ndarna kan tillhandahĂ„llas en sjĂ€lvbetjĂ€ningskomponent som gör det möjligt för dem att överföra endast viktig data. För att optimera lagringen i Exchange rekommenderar vi en annan produkt frĂ„n Quest â , som har bland annat anvĂ€ndbar funktionalitet för deduplicering av bifogade filer, liknande DAOS i Notes.
ACL och delegering
à tkomstkontrollistor (ACL) och delegering Àr centrala element för driften i en Notes-miljö och Àr ocksÄ avgörande för att skydda integriteten. DÀrför Àr det viktigt att exakt överföra tillhörande rÀttigheter och ÄtkomstrÀttigheter till motsvarande rÀttigheter i Exchange Server och Office 365. Idealt bör detta göras automatiskt, vilket pÄskyndar processen och minimerar mÀnskliga fel. För att stödja effektiviteten i skyddet av organisationens informationstillgÄngar, bör ACL och delegeringstransformation utföras samtidigt med e-postdata. Vissa organisationer försöker tilldela motsvarande rÀttigheter manuellt eller med hjÀlp av skript efter att datamigreringen Àr avslutad. Emellertid kan ett sÄdant tillvÀgagÄngssÀtt pÄverka prestandan negativt och skapa luckor i organisationens dataskydd.
Eget innehÄll i Notes
Det klassiska Active Mail. En annan vanlig utmaning nÀr migreringen frÄn IBM Notes möter en mÀngd formaterad text. Exchange och Office 365 stöder inte inbÀddade tabeller med flikar, knappar, sparade formulÀr och annat proprietÀrt innehÄll i Notes. Som ett resultat behöver du antingen förbereda dig pÄ att förlora denna funktionalitet eller investera i en migrationslösning som kan konvertera dessa element till ett format som kan migreras. LÄt oss sÀga direkt att lösningar frÄn Quest inte konverterar dessa och kan bara överföra sÄdana e-postmeddelanden som bilagor sÄ att anvÀndaren senare kan öppna dem via Notes-klienten.
Grupper och personliga adressböcker
MÄnga organisationer anvÀnder offentliga e-postlistor i stor utstrÀckning för intern och
extern kommunikation. Dessutom anser anvÀndare av Notes ofta att det Àr viktigt att ha affÀrskontakter i personliga adressböcker. Dessa datakÀllor Àr viktiga för affÀrsverksamheten och mÄste effektivt konverteras under övergÄngen till Microsoft-plattformen. DÀrför Àr det viktigt att automatiskt förbereda grupper för migrering till Active Directory och effektivt konvertera alla personliga adresser, inklusive de som lagras pÄ anvÀndarnas arbetsstationer.
Interaktion med Notes-appar
Integrationspunkter mellan appar och e-posttjÀnsten, sÄsom godkÀnnandeflöden, Àr av stor betydelse vid planering och schemalÀggning av migreringen. IBM Notes har en mer integrerad relation mellan e-post och appar Àn andra plattformar. Dessa integrationer kan omfatta allt frÄn enkla doclinks till affÀrsprocesser.
Resurser och e-postdatabaser
MÄnga organisationer anvÀnder resurshanteringsdatabaser, e-postdatabaser och andra gemensamma databaser i Notes. DÀrför spelar dessa databaser en viktig roll i organisationens arbete. För att sÀkerstÀlla kontinuitet i verksamheten och produktiviteten bland medarbetarna Àr det mycket viktigt att övervÀga tillvÀgagÄngssÀttet och tidsramarna för:
- Skapande av resurs-e-postlÄdor i mÄlmiljön;
- Ăverföring av data frĂ„n resurshanteringsdatabasen till Exchange;
- Att sÀkerstÀlla att anvÀndare av bÄda systemen kan samarbeta och anvÀnda resurser i bÄde Notes och Exchange.
Steg 4: sÀkerstÀll högsta möjliga effektivitet i migreringen
Förutom att sÀkerstÀlla datans noggrannhet Àr det ocksÄ viktigt att uppnÄ en sÄ effektiv migrering som möjligt, med hÀnsyn till organisationens krav. Effektiviteten i migreringen beror inte bara pÄ direkta kostnader, utan ocksÄ pÄ den pÄverkan det har pÄ verksamheten.
Arkitektur för migreringslösningen
En av de viktigaste faktorerna för effektivitet Àr arkitekturen för migrationslösningen. Det Àr avgörande att vÀlja en lösning med flera trÄdar, som tillÄter en migrationsserver att överföra flera anvÀndare samtidigt. En flertrÄdig arkitektur minskar hÄrdvarukraven för migration och ökar hastigheten för migreringen, vilket kraftigt sÀnker de totala projektkostnaderna. LÄt dig inte luras av migrationslösningar som pÄstÄr sig vara flertrÄdiga, men som faktiskt utför migreringen endast för en anvÀndare i taget och krÀver att fler arbetsstationer lÀggs till för att överföra fler anvÀndare samtidigt. Beroende pÄ konfiguration och omgivning Àr verkligt flertrÄdiga lösningar mellan 30 och 5000 procent mer effektiva vid överföring av data till Exchange och Office 365.
Migrationsprocessen
Migrationen omfattar mÄnga steg, och processerna mÄste ske vid rÀtt tidpunkt för att sÀkerstÀlla en smidig övergÄng. För att minimera störningar i verksamheten och maximera fördelarna med övergÄngen, mÄste alla processer integreras och kontrolleras av en enda applikation som kan utföra varje steg av migrationen i tid.
Flexibilitet och sjÀlvbetjÀning
Vissa anvÀndare och avdelningar kan behöva avvikelser frÄn den standardiserade migrationsproceduren. Till exempel kan den juridiska avdelningen ha olika krav pÄ lagring, eller chefer kan behöva överföra hela mailkonton och alla arkiv. DÀrför Àr det viktigt att vÀlja en flexibel migrationslösning som gör det möjligt för migrationsteamet att lÀtt anpassa sig till dessa krav. En av de mest effektiva metoderna för att sÀkerstÀlla sÄdan flexibilitet innebÀr att anvÀnda sjÀlvbetjÀningsmöjligheter för vissa anvÀndare. Till exempel kan vissa anvÀndare ges lov att överföra ytterligare data frÄn sina primÀra mailmappar eller lokala data för att sedan omvandla dem till personliga arkiv pÄ servern.
Steg 5: Starta provmigreringen
Efter att ha slutfört utvÀrderingen av förmigreringen, revidering av samsynstrategin och faststÀllande av planer för optimering, Àr det mycket viktigt att fÄ bekrÀftelse pÄ strategins korrekthet genom en eller flera pilotmigreringar.
MÄlet med den pilota migreringen Àr att kontrollera de utarbetade procedurerna och upptÀcka problem som kan uppstÄ efter att den fullstÀndiga migreringen inleds, vilket ger möjlighet att ÄtgÀrda dem innan den skarpa migreringen börjar. FörvÀntningarna Àr att man ska möta och till och med vÀlkomna problem under den pilota migreringen.
Definition av omfattningen av den pilota migreringen
Den pilota migreringen bör vara tillrÀckligt omfattande för att samla en representativ urval av data och svara pÄ relevanta frÄgor som kan uppstÄ under den skarpa migreringen. Om du flyttar flera tusen e-postlÄdor bör urvalet vara tillrÀckligt. För mycket stora migreringar kan procentsatsen vara lÀgre.
Val av data och system
Under den pilota migreringen Àr det viktigt att anvÀnda produktionsdata och produktionssystem. Detta Àr avgörande av flera skÀl:
- Du mÄste förstÄ hur produktionsmiljön kommer att bete sig. Ett syntetiskt skapat miljö kommer inte att vara representativt för produktionsmiljön.
- Du kan fÄ ytterligare data om krypterade meddelanden, frekvens av meddelandetyper som inte finns i Exchange och krav pÄ lagring baserat pÄ datamuster.
UpprÀttande av förvÀntningar
Processen för den pilota migreringen erbjuder ocksÄ en bra möjlighet att kontrollera framgÄngskriterierna som har faststÀllts för projektet och kalibrera förvÀntningarna för den kvarstÄende migreringen. Om justeringar behövs bör de dokumenteras och beaktas vid den skarpa migreringen.
Steg 6: planera migreringstid för att minimera pÄverkan pÄ organisationen
Gruppering av anvÀndare
För att minimera pÄverkan pÄ anvÀndarna och organisationen som helhet bör du migrera anvÀndare som arbetar tillsammans samtidigt. Viktiga faktorer att ta hÀnsyn till vid skapandet av dessa grupper inkluderar delegering. Leta efter en lösning som kan rekommendera samlingar för migrering baserat pÄ information om relationerna mellan anvÀndarna i den ursprungliga miljön.
Tidsramar för migreringen
Efter att migreringsgrupperna har slutförts, se till att schemalÀgga en tid nÀr
PÄverkan pÄ dessa anvÀndare Àr minimal. Det kan innebÀra att planera migrationsfönstret till en specifik tid pÄ dygnet för att undvika migrering under arbetstid, i slutet av mÄnaden eller under tekniska underhÄllsfönster. Till exempel bör försÀljningsteam sannolikt inte migrera nÀra slutet av kvartalet, och ekonomi- och juridiska avdelningar kommer sÀkerligen att ha tidsbegrÀnsningar för sin migrering.
Steg 7: pÄbörja migreringen och spÄra dess framsteg
Med bekrĂ€ftade pilotmetoder för datamigrering bör faktiska migreringar bli rutinmĂ€ssiga evenemang. Det kommer sannolikt att ske smĂ„ justeringar under hela processen för att ta hĂ€nsyn till specifika gruppers behov. Noggrann övervakning kommer fortfarande att vara nödvĂ€ndig för att sĂ€kerstĂ€lla att alla oförutsedda omstĂ€ndigheter beaktas vid planeringen och pilotfasen. Emellertid bör processen bli alltmer automatiserad. Genomförandet av tidsplaner för faktiska migreringar Ă€r viktigt att dokumentera och rapportera om framsteg till hela organisationen för att sĂ€kerstĂ€lla bekrĂ€ftelse pĂ„ att förvĂ€ntningarna uppfylls. Ăvervakning och feedback förblir nyckelaspekter av en framgĂ„ngsrik migrering genom hela processen.
Slutsats
Vi har pratat om aspekterna att övervÀga vid migrering av e-posttjÀnster. Om du just nu Àr i processen att vÀlja en migrationslösning eller bara har börjat tÀnka pÄ det, Àr det viktigt att tÀnka pÄ allt detta. Vi arbetar med migrationslösningar frÄn Quest och rekommenderar dem som de mest effektiva för att minska mÀngden manuellt arbete och öka mÀngden data som migreras.
Om du vill veta mer om effektiva migrationsmetoder, lÀmna en förfrÄgan pÄ vÄr webbplats eller ring oss direkt, och du kan ocksÄ utforska ytterligare material via lÀnkarna nedan:
KĂ€lla: habr.com
