Vid implementering av färdiga affärssystem, 53% av företagen allvarliga utmaningar som kräver förändringar av affärsprocesser och organisatoriska tillvägagångssätt, och 44 % av företagen står inför betydande tekniska problem. I en serie artiklar kommer vi att förklara vad ett affärssystem är, hur det är fördelaktigt, hur man avgör behovet av dess implementering, vad du behöver veta när du väljer en plattformsleverantör och hur du implementerar det.
Konceptet med ett affärssystem kommer från USA och översätts ordagrant som enterprise resource planning - Enterprise Resource Planning. Akademiskt ser det ut så här: "ERP är en organisatorisk strategi för att integrera produktion och drift, arbetsledning, ekonomisk förvaltning och tillgångsförvaltning, fokuserad på kontinuerlig balansering och optimering av företagsresurser genom ett specialiserat, integrerat programvarupaket (mjukvara) som tillhandahåller en gemensam datamodell och processer för alla verksamhetsområden."
Varje leverantör kan förstå det system den har utvecklat på sitt sätt, utifrån dess fokus och uppgifter som ska lösas. Till exempel är ett affärssystem mer lämpligt för detaljhandeln, men inte lämpligt för ett oljeraffinaderi. Dessutom föreställer sig varje företag och dess medarbetare som använder plattformen olika, baserat på vilken del de kommer i kontakt med i sitt arbete.
I grunden är ERP ett informationssystem för att hantera alla affärsprocesser och företagsresurser baserat på en enda databas.
Varför behöver du ett affärssystem?
Som alla informationssystem arbetar ERP med data. Varje anställd och avdelning skapar ständigt hundratals megabyte med information. I en liten organisation har chefen direkt tillgång till all information och tid för att övervaka processer. Om en stor mängd data skapas inom ramen för en eller två affärsprocesser behöver chefen bara digitalisera den med riktade IT-lösningar. Vanligtvis köper en organisation bokföringsprogram och till exempel CRM.
I takt med att företaget växer omvandlas de enskilda processer som tidigare tog minimal tid att hantera till stora mängder information. I samband med andra affärsprocesser kräver olika informationsflöden en enorm administrativ personal för att kombinera och analysera dem. Därför krävs ett affärssystem inte av små, utan av medelstora och stora företag.
Hur man förstår att ett företag behöver ett affärssystem
En typisk historia för våra kunder är så här. Vid något tillfälle blir det tydligt att alla huvudprocesser är automatiserade, och arbetseffektiviteten ökar inte.
Det visar sig att varje process ligger i sitt eget separata informationssystem. För att länka dem anger anställda manuellt data i varje system, och sedan samlar ledningen manuellt in duplicerad data för att analysera verksamheten i hela företaget. I princip är sådan arbetsmekanik produktiv till en viss punkt. Det viktigaste är att bestämma ögonblicket för att uppnå maximal effektivitet innan det inträffar, och inte när det är nödvändigt att ändra mekanismerna för processer i nödläge.
Inget av informationssystemen kommer någonsin att rapportera att ögonblicket har kommit då företaget har vuxit till den nivå där ett affärssystem behövs. Världserfarenhet visar fyra huvudtecken som gör att du kan förstå detta:
Det finns inte tillräckligt med data för att fatta ett välgrundat ledningsbeslut.
Varje beslut i näringslivet har konsekvenser som i slutändan leder till ekonomiska förluster eller omvänt i inkomst. Kvaliteten på ett beslut beror på den information som det baseras på. Om uppgifterna är inaktuella, ofullständiga eller felaktiga blir beslutet felaktigt eller obalanserat.
De främsta orsakerna till inkonsekvens av information:
-
kritisk information sprids bland enskilda anställda och avdelningar;
-
det finns inga regler för datainsamling;
-
Information samlas in av anställda med olika roller och vid olika tidpunkter.
Med en ERP-plattform som passar dina affärsprocesser kan du centralisera all din data. All information skapas av varje anställd och avdelning i ett enda system i realtid. Det betyder att de uppgifter du och någon annan i företaget kan behöva alltid är så korrekt och aktuell som möjligt.
Bristande integration mellan IT-system leder till driftsmisslyckanden och hindrar företagets tillväxt.
Varje IT-system har sina egna krav på dataformat, byggt vid olika tidpunkter och med olika teknologier, principer och programmeringsspråk. Detta återspeglas i medarbetarnas arbete, som interagerar som på olika språk, och i interaktionshastigheten.
Ett affärssystem kombinerar individuella funktioner till ett integrerat och lättförståeligt utrymme. ERP-systemet fungerar som en översättare och talar flera programmeringsspråk för att säkerställa samarbete och konsekvens.
Dina kunder är missnöjda med tjänsten.
Om kunder klagar eller lämnar bör du tänka på effektiviteten. Detta beror på att efterfrågan överväger utbudet, sena leveranser, långsam service eller bara en allmän känsla av att verksamheten inte har resurser eller tid att ta hand om varje kund.
När ett företag har vuxit till en medelstor eller stor storlek förvandlar ERP missnöjda kunder till lojala. Kunderna börjar känna förbättringen i service och upplever förändringarna tillsammans med företaget.
Du använder föråldrade system.
Enligt Veeam 2020 Data Protection Trends Report, det främsta hindret för digital affärstransformation är föråldrad teknik. Om ett företag fortfarande arbetar med manuella inmatningssystem eller pappersdokument, kommer det definitivt att vara kvar efter pandemin.
Dessutom kan ett företags IT-system vara ganska moderna men sönderfallna. I det här fallet skapar varje avdelning sin egen informationsbunker, vars data kommer ut i doser eller felaktigt. Om integrationen av enskilda system är extremt kostsam eller omöjlig, är det nödvändigt att ändra dem till ett enda affärssystem.
Vilka fördelar ger ett affärssystem för ett företag?
Ett affärssystem är en produkt som ett företag köper på egen bekostnad. Dess genomförande ses som en investering som ska ge vinst. Ingen tillverkare av affärssystem garanterar att det kommer att ge företaget intäktsökning. Och det gäller inte bara affärssystem utan även eventuella IT-lösningar. Men alla fördelar med implementering påverkar indirekt vinsten:
Besparingar på IT-system
Istället för att lägga resurser på flera olika system, som vart och ett kräver specialiserad support, infrastruktur, licenser och utbildning av anställda, kan du koncentrera alla kostnader på en ERP-plattform. Den består av moduler som ersätter olika system med integrerade delar.
Om ett affärssystem utvecklas från grunden för att möta behoven hos ett specifikt företag kan det inkludera tredjepartssystem och tjänster som är bekväma för affärspartners, leverantörer, kunder och andra motparter att arbeta med.
Full insyn
ERP ger ledningen full tillgång till alla affärsprocesser på alla avdelningar 24/7. Du kan till exempel spåra lager på daglig basis, inklusive planerade leveranser och leveranser under transport. Genom att ha en fullständig bild av lagernivåerna kan du kontrollera rörelsekapitalet mer exakt.
Automatiserade rapporter och kraftfull planering
ERP skapar ett enda, enhetligt rapporteringssystem för alla processer. Den genererar automatiskt användbara rapporter och analyser när som helst. Med den behöver ledningen inte manuellt samla in kalkylblad och brev.
På så sätt frigör plattformen tid för strategisk planering, bättre analys och jämförelse av avdelningsprestationer. Ett affärssystem hjälper till att hitta trender inom analys som inte märkts tidigare och inte ens hade en chans att märka.
Tillväxt i effektivitet
ERP i sig är inget universalmedel. Det är viktigt att inte bara följa verksamhetens detaljer, utan också att implementera det korrekt. Enligt Med 315 standardleverantörer av ERP-system uppskattades andelen implementeringar som endast delvis lyckades till mellan 25 och 41 procent, beroende på bransch. Rätt affärssystem minskar avsevärt tiden och ansträngningen som läggs på rutinarbete.
Обслуживание клиентов
Kundservice är en viktig del av verksamheten. Ett affärssystem förskjuter de anställdas fokus från att upprätthålla kundregister till att bygga och upprätthålla relationer med kunder.
Statistik visar att 84 procent av kunderna i företaget om de inte får tillräckligt med svar på förfrågningar. ERP ger den anställde all nödvändig information och kundhistorik direkt vid kontakttillfället. Med den sysslar anställda inte med byråkrati, utan med att attrahera och behålla kunder. Kunderna känner fördelarna med implementeringen, även utan att känna till förändringarna i företaget.
Dataskydd
Det finns knappast ett informationssystem som kan ge en absolut garanti för datasäkerhet. Personuppgifter om kunder och anställda, e-postmeddelanden, immateriella rättigheter, finansiella data, fakturor, kontrakt – ju fler system som behandlar denna information, desto svårare är det att spåra risker. ERP-systemet introducerar enhetliga standarder för åtkomst, datainmatning och -utdata samt centraliserad lagring av information.
Men ju större marknadsandel ett färdigt ERP-system har, desto oftare utsätts det för hackerattacker. Det är att föredra att utveckla ditt eget affärssystem, vars kodbas endast du har tillgång till. Om ditt företags affärssystem är utvecklat från grunden kommer hackare inte att kunna hitta kopior av systemet för att testa det för sårbarheter först.
Samarbete Produktivitet
Ofta bleknar intresset för samarbete mellan avdelningar eller anställda eftersom dataöverföring kräver många rutinoperationer eller på grund av det psykologiska klimatet i företaget. Ett enhetligt system automatiserar tillgången till information, eliminerar den negativa upplevelsen av den mänskliga faktorn och påskyndar kommunikationen inom företaget.
Enade affärsprocesser
Förbyggda ERP-system är utvecklade i enlighet med branschens bästa praxis. Detta gör att företag kan standardisera sina egna processer.
Men i verkligheten måste ett företag göra ett svårt val: antingen tar det lång och dyr tid att sätta upp och modifiera affärssystemet för att möta företagets standarder, eller så är det smärtsamt att anpassa sina egna affärsprocesser till ERP-systemets standarder.
Det finns ett tredje sätt - att initialt utveckla systemet för dina egna affärsprocesser.
Skalbarhet
Oavsett om du utökar din kundbas, expanderar till nya marknader, introducerar nya processer, avdelningar eller produkter, eller på annat sätt skalar din verksamhet, med rätt leverantör kan din ERP-plattform anpassa sig till förändringar.
Eftersom ERP-systemet implementeras i företagets alla processer kan listan över fördelar öka beroende på detaljerna. Det finns dussintals och hundratals färdiga lösningar utvecklade på marknaden som tvingar in köpare i ramarna för abonnemang, snabbhet på uppdateringar och support, stängd funktionalitet och arkitektur – inom ramen för en enda leverantör. Endast utvecklingen av ditt eget affärssystem ger maximala möjligheter utan några begränsningar.
Läs följande artiklar för att lära dig hur du väljer en ERP-systemtillverkare, vilka frågor du ska ställa för att inte förlora pengar och vad du ska tänka på när du planerar implementering.
Källa: will.com