Trots populariteten för ämnet elektronisk dokumenthantering, i ryska banker och i finanssektorn i allmänhet, utförs majoriteten av alla transaktioner på gammaldags sätt, på papper. Och poängen här är inte så mycket konservatismen hos banker och deras kunder, utan bristen på adekvat programvara på marknaden.
Ju mer komplex transaktionen är, desto mindre sannolikt är det att den kommer att genomföras inom ramen för EDI. Till exempel är en leasingtransaktion komplex genom att den involverar minst tre parter - banken, leasetagaren och leverantören. Till dem tillkommer ofta en borgensman och en pantsättare. Vi bestämde oss för att sådana transaktioner kan digitaliseras helt, för vilket vi skapade E-Leasing-systemet - den första tjänsten i Ryssland som fullt ut tillhandahåller EDI i sådana scenarier. Som ett resultat, i början av juli 2019, går 37 % av det totala antalet leasingtransaktioner genom E-Leasing. Under snittet kommer vi att analysera E-Leasing utifrån funktionalitet och teknisk implementering.
Vi började utveckla systemet i början av 2017. Det svåraste var att komma igång: formulera kraven för produkten, omvandla idéer till specifika tekniska specifikationer. Nästa är sökandet efter en entreprenör. Förberedelse av tekniska specifikationer, samråd - allt detta tog cirka fyra månader. Ytterligare fyra månader senare, i november 2017, släpptes den första versionen av systemet, vilket är ganska snabbt för ett så ambitiöst projekt. Den första versionen av E-Leasing hade funktionerna att begära och underteckna dokument - inte bara de viktigaste utan även borgensavtalet och andra tilläggsavtal som kan krävas i processen att arbeta under ett leasingavtal. I mars 2018 lade vi till möjligheten att begära dokument som en del av övervakningen och i juli samma år lade vi till möjligheten att skicka elektroniska fakturor.
Hur fungerar e-leasing?
Vi började utveckla systemet i början av 2017. Hela vägen från att formulera kraven på produkten till att välja entreprenör och släppa den första releasen tog mindre än ett år – vi tog examen i november.
Begäran om ett paket med dokument från motparter görs från vårt affärssystem baserat på Corus SQL-databasen och Microsoft Dynamics NAV 2009. Alla dokument som deltagare tillhandahållit som en del av transaktionen skickas även dit för lagring. Frontend är en e-leasingportal som låter leverantörer och kunder begära, ladda ner, skriva ut dokument och signera dem med hjälp av ECES (enhanced qualified electronic signature).
Låt oss nu titta på hur systemet fungerar mer i detalj enligt diagrammet ovan.
En begäran genereras från enheten "Motpartskort" eller "Projekt". När en begäran skickas genereras poster i förfrågningstabellen. Den innehåller en beskrivning av begäran och parametrar. Codeunit-objektet är ansvarigt för att generera begäran. En post i tabellen skapas med statusen Klar, vilket betyder att förfrågan är redo att skickas. Förfrågningstabellen innehåller en beskrivning av förfrågningsorganet. Alla begärda dokument finns i dokumenttabellen. När du begär ett dokument är fältet "EDS Status" satt till "Begärt".
Ett jobb på CORUS-servern som körs på SQL-agenten övervakar poster med statusen Klar i frågetabellen. När en sådan post hittas skickar uppgiften en förfrågan till E-Leasing-portalen. Om sändningen lyckades markeras posten i tabellen med statusen Svarat, om inte, med statusen Fel. Resultatet av svaret registreras i olika tabeller: svarskoden från servern och felbeskrivningen, om begäran inte kunde skickas, i en tabell; poster som beskriver svarskroppen - till en annan, och till den tredje - poster med filer som tagits emot som ett resultat av begäran, med Skapa värde i fältet Status och värdet Kontrollera i fältet Skanningsstatus. Dessutom övervakar uppgiften händelser från E-Leasing-portalen och genererar frågor i frågetabeller, som den bearbetar själv.
Ett annat jobb övervakar poster i tabellen över mottagna dokument med värdet Skapa i fältet Status och värdet Verifierat i fältet Skanningsstatus. Uppgiften körs en gång var 10:e minut. Antiviruset ansvarar för fältet Skanningsstatus, och om genomsökningen lyckades registreras Verified-värdet. Denna funktion hänför sig till informationssäkerhetstjänsten. Codeunit-objektet ansvarar för att bearbeta poster. Om posten i tabellen över godkända dokument behandlades framgångsrikt markeras den i statusfältet med värdet Framgång och det begärda dokumentet i fältet "EDS Status" i dokumenttabellen får statusen "Mottaget". Om det inte gick att bearbeta en post i tabellen över accepterade dokument markeras den i fältet Status med värdet Fail och en beskrivning av felet skrivs i fältet "Feltext". Ingenting förändras i dokumenttabellen.
Den tredje uppgiften övervakar alla poster i dokumenttabellen som har en status som inte är tom eller "Accepterad". Uppgiften körs en gång om dagen kl 23:30 och återkallar all avtalsdokumentation som inte undertecknats under den aktuella dagen. Uppgiften genererar en begäran om att ta bort avtalsdokumentation i förfrågnings- och svarstabellerna och ändrar fältet "Status" till värdet "Återkallat" i dokumenttabellen.
E-leasing från användarsidan
För användaren börjar allt med att få en inbjudan att gå med i EDF från vår kundansvarige. Kunden får ett brev och går igenom ett enkelt registreringsförfarande. Svårigheter kan bara uppstå om användarens arbetsplats inte är redo att arbeta med elektroniska signaturer. En betydande del av samtalen till teknisk support är förknippade med detta. Systemet tillåter motparten att ge åtkomst till sitt personliga konto till sina anställda – till exempel revisorer för att arbeta med fakturor m.m.
Bli medlem
Det fortsatta arbetsschemat är också så enkelt som möjligt för var och en av parterna. Begäran av dokument för en transaktion, samt signering av avtalsdokumentation, sker genom att sätta uppgifter i vårt interna system.
Begäran om underlag
Efter att ha skickat kunden en begäran eller dokument för signering, skickas ett meddelande till hans e-postadress om att motsvarande aktivitet har genererats på hans personliga konto. Från dess gränssnitt laddar klienten upp ett paket med dokument till systemet, sätter en elektronisk signatur och vi kan granska transaktionen. Efter detta undertecknas kontraktsdokumentationen längs vägen "Leverantör - Kund - Sberbank Leasing".
Nuvarande avtal
Elektronisk dokumenthantering i vårt fall innebär inte nödvändigtvis några åtgärder från klientens sida från början till slut. Du kan ansluta till systemet när som helst i transaktionen. Till exempel lämnade en kund ett underlag på papper och bestämde sig sedan för att underteckna ett avtal i EDI - detta scenario är fullt möjligt att implementera. På samma sätt kan kunder som har ett giltigt leasingavtal med Sberbank Leasing ansluta till E-Leasing för att ta emot fakturor elektroniskt.
Efter att ha beräknat den ekonomiska effekten av att använda E-Leasing erbjöd vi kunder en extra rabatt för att använda tjänsten. Det visade sig att det inte behövdes gå till kunden och leverantören för att skriva under, samt skriva ut och häfta kontrakt, till slut minskar kostnaden för transaktionen (skapande och support) med 18 %.
Hur projektet kommer att utvecklas
För tillfället fungerar E-Leasing stabilt, om än inte felfritt. Mekanismen för att skicka elektroniska fakturor för våra anställda är ännu inte tillräckligt användarvänlig. Problemet förklaras av det faktum att denna procedur i sig är ganska komplex, eftersom en EDF-operatör ständigt är involverad i det. Han utfärdar ett kvitto på att han utfärdat en faktura och chefen undertecknar detta kvitto. Därefter undertecknar användaren på andra sidan (klienten) meddelandet och kvitton, som återigen går via den elektroniska dokumenthanteringsoperatören. I framtida versioner kommer vi att försöka göra denna process mer bekväm. "Utvecklingszonen" inkluderar också funktionaliteten för att begära övervakningsdokument, vilket är ganska relevant för stora kunder.
Under de kommande sex månaderna planerar vi att flytta systemet till en ny plattform, vilket gör att vi kan optimera arbetet med elektronisk dokumenthantering, göra gränssnittet mer förståeligt och användarvänligt och utöka funktionaliteten i det personliga kontot. Och lägg även till nya funktioner - från att generera en förfrågan till att se dokument på alla transaktioner som kunden genomfört genom E-Leasing. Vi hoppas att systemet, som kunder, leverantörer och garanter redan aktivt ansluter sig till, kommer att bli ännu bekvämare för alla.
Källa: will.com