Samarbete är en smärtpunkt för traditionella kontorsverktyg. När tio personer arbetar med en fil samtidigt läggs mer tid och ansträngning inte på redigeringar, utan på att söka efter ändringar och deras författare. Detta kompliceras av de många applikationer som inte alltid är kompatibla. Ett sätt att lösa detta problem är att gå över till molnbaserade kontorssviter. Det finns inte många av dem, och vi kommer att berätta hur vi övervann konservatismen hos Forex Club-anställda och kunde överföra ett distribuerat företag med hundra kontor till G Suite på bara ett par månader.
Varför valde du att göra övergången?
Forex Club är vanligtvis ihågkommen i samband med onlinehandel på utländska växelkurser. Men detta företag arbetar med flera typer av valutainstrument i olika länder i världen. På grund av detta har den en mycket komplex IT-infrastruktur med en egen plattform för kunder.
När vi träffades använde företagets backoffice flera olika plattformar och applikationer. Det huvudsakliga arbetsverktyget för de flesta av de anställda var Microsofts kontorspaket och post på Zimbra. Framför allt detta var en överbyggnad av ytterligare lagring, säkerhetskopior, antivirus, många kontakter och integrationer, samt Microsoft och Zimbra licenshantering med periodiska revisioner.
Det var dyrt för Forex Club IT-avdelning att underhålla detta system. Komplex infrastruktur krävde uthyrning av ett stort antal servrar, DRP-planer i händelse av avstängning av dessa servrar eller fel på internetanslutningen och säkerhetskopior. För att säkerställa problemfri drift bildades med tiden en särskild avdelning av administratörer, som fortfarande hade uppdraget att utföra licensrevisioner.
På grund av överflöd av olika program uppstod problem bland vanliga Forex Club-anställda. Utan spårning av dokumentversioner var det svårt att hitta författaren till vissa versioner och den slutliga versionen av en text eller tabell.
I ett försök att minska underhållskostnaderna letade Forex Club efter ett enklare sätt att lösa samma problem. Det var här vår interaktion började.
Att hitta ett alternativ
För att implementera ett fullfjädrat samarbete var det nödvändigt att ändra själva tillvägagångssättet – gå bort från lokal lagring till molnet. Forex Club började leta efter en gemensam molnlösning för alla kontorsapplikationer. Det fanns två kandidater: Office 365 och G Suite.
Office 365 var en prioritet, eftersom många Microsoft-licenser köptes från Forex Club. Men Office 365 tar bara med en del av kontorssvitens funktionalitet till molnet. Användare måste fortfarande ladda ner applikationen från sitt personliga konto och använda den för att arbeta med dokument enligt det gamla schemat: skicka och spara om kopior med versionsindex.
Google Clouds G Suite har fler samarbetsfunktioner och är billigare. När det gäller Microsoft-produkter måste du använda Enterprise Agreement, och detta är en helt annan utgiftsnivå (även med hänsyn till den köpta programvaran). Och med vår hjälp skedde implementeringen av G Suite under Google-programmet, som kompenserade stora kunder för kostnaderna för att byta till företagets tjänster.
Det var planerat att överföra de flesta tjänster som används av anställda till G Suite:
- Kalender och e-post (Gmail och Google Kalender);
- Anteckningar (Google Keep);
- Chatt och onlinekonferenser (chatt, Hangouts);
- Office-paket och enkätgenerator (Google Docs, Google Forms);
- Delad lagring (GDrive).
Att övervinna negativitet
Implementeringen av vilket verktyg som helst, även det mest bekväma, möter alltid negativa reaktioner från slutanvändare. Den främsta anledningen är konservatism, eftersom människor inte vill ändra något och vänja sig vid nya arbetssätt. Situationen komplicerades av den specifika uppfattningen av webbnärvaro som att bara gå på webbplatser (men inte arbeta på dessa webbplatser), vanlig bland icke-IT-anställda. De förstod bara inte hur de skulle jobba med det.
På Forex CLub-sidan var Dmitry Ostroverkhov ansvarig för genomförandet av projektet. Han övervakade implementeringsstadier, samlade in användarfeedback och prioriterade uppgifter. Gemensamma förberedelser, medarbetarundersökningar och förklaringar av företagets regler gjorde det lättare för oss att komma igång.
Softlines huvuduppgift i detta projekt var att utbilda användare och systemadministratörer och ge teknisk support i det första skedet. Vi förklarade hur produkten skulle fungera genom en serie utbildningar. Totalt genomförde vi 15 utbildningar på 4 timmar vardera. Den första - före piloten - för systemadministratörer som förberedde marken för transformation. Och de efterföljande är för vanliga anställda.
Som en del av huvudutbildningsprogrammet betonade vi fördelarna, som kompenserade för slutanvändarnas svårigheter att vänja sig vid det nya verktyget. Och i slutet av varje utbildning kunde medarbetarna komma med egna frågor, vilket tog bort fallgropar i början av arbetet.
Även om Forex Club genomför utbildningsseminarier för sina egna kunder, kunde företaget inte starta utbildning i G Suite på egen hand på grund av bristen på lärare med nödvändig kompetens. För att utvärdera effekten av våra utbildningar genomförde Forex Club studentundersökningar före och en tid efter den. Den första undersökningen visade en mestadels negativ uppfattning om de kommande förändringarna. Det andra är tvärtom en ökning av positiviteten. Folk började inse att detta gällde deras arbete.
Pilotkontor
Projektet startade i slutet av 2017, då tio systemadministratörer bytte till G Suite. Dessa människor var tvungna att bli pionjärerna som identifierade för- och nackdelarna med lösningen och satte scenen för transformation. Vi tog hänsyn till deras feedback och rekommendationer och i januari 2018 valde vi en medelstor filial med en lokal systemadministratör för den första provövergången av icke-IT-anställda.
Övergången gjordes samtidigt. Ja, det är svårt för människor att byta till nya verktyg, så givet valet mellan en molnlösning och en skrivbordsapplikation kommer användarna att luta sig mot ett mer välbekant skrivbord och sakta ner globala uppgraderingsplaner. Så efter avslutad pilotkontorsutbildning flyttade vi snabbt över alla till G Suite. Under de första veckorna var det ett visst motstånd, det togs upp av den lokala systemadministratören som förklarade och visade alla svåra punkter.
Efter pilotkontoret överförde vi hela IT-avdelningen för Forex Club till G Suite.
Byte av filialnät
Efter att ha analyserat erfarenheterna av pilotprojektet, tillsammans med Forex Club IT-avdelning, tog vi fram en övergångsplan för resten av företaget. Ursprungligen var det planerat att processen skulle ske i två steg. I det första skedet ville vi utbilda endast de mest lojala Forex Club-anställda till produkten, som skulle marknadsföra projektet på sina kontor och hjälpa kollegor att flytta till den nya plattformen som en del av det andra steget. För att välja "evangelister" i företaget genomförde vi en undersökning, vars resultat överträffade alla förväntningar: ungefär hälften av hela Forex Club svarade. Sedan bestämde vi oss för att inte dra ut på processen och hoppade över "implementering genom anställda".
Precis som i pilotprojektet migrerades huvudkontoren först, där det finns en lokal systemadministratör - han hjälpte till att hantera uppkomna svårigheter. På varje kontor föregicks övergången till nya verktyg av utbildning. Träningen skulle planeras enligt ett flexibelt schema som tog hänsyn till olika tidszoner och arbetsscheman. Till exempel, för kontor i Kazakstan och Kina, måste utbildningen börja klockan 5 på morgonen Moskva-tid (förresten, G Suite fungerar utmärkt i Kina, oavsett vad).
Efter huvudkontoren gick filialnätet över till G Suite - cirka 100 poäng. Det speciella med den sista etappen av projektet var att dessa filialer huvudsakligen bemannas av säljare som arbetar mycket med kalkylblad. Vi genomförde utbildning för dem under två veckor för att hjälpa till att överföra data.
Samtidigt arbetade våra specialister "på baksidan" med att stödja själva Forex Club, eftersom omedelbart efter övergången till G Suite ökade antalet samtal till teknisk support som förväntat. Toppen av förfrågningar inträffade under övergången av filialnätet, men gradvis började antalet förfrågningar minska. Förfrågningar om kontorsprodukter och e-post, hantering av mjukvarulicenser, arbete med servrar och nätverksutrustning, samt backup-kommunikationskanaler har särskilt minskat. Det vill säga att implementeringen har minskat belastningen på första raden av support och backoffice.
Totalt tog flyttningen av kontor cirka två månader: i februari 2018 slutfördes arbetet på huvudavdelningarna och i mars - i hela filialnätet.
Fallgropar
Hastigheten på e-postmigrering har blivit ett stort problem. Det tog 1 sekund att överföra ett e-postmeddelande från Zimbra till Gmail med IMAP Sync. Cirka 700 anställda arbetar på hundra Forex Club-kontor, och var och en av dem har tusentals brev (totalt betjänar de mer än 2 miljoner kunder). Så för att påskynda migreringen använde vi migreringsverktyget G Suite; med det gick processen att kopiera e-postmeddelanden snabbare.
Det fanns inget behov av att överföra data från kalendrar och uppgifter. Även om det fanns vissa lösningar i den gamla infrastrukturen användes de inte fullt ut av de anställda. Till exempel implementerades företagskalendrar i form av en portal på Bitrix, vilket är obekvämt, så anställda hade sina egna verktyg och anställda genomförde dataöverföring på egen hand.
Dessutom var överföringen av operativa dokument i händerna på användarna (vi pratar bara om data om aktuellt arbete - en annan lösning används för företagets kunskapsbas). Det fanns inga frågor här. Det är bara det att någon gång drogs en administrativ gräns – ansvaret för information som lagras lokalt överfördes till användarna själva, medan säkerheten och säkerheten för data på Google Drive redan övervakades av IT-avdelningen.
Tyvärr gick det inte att hitta analoger i G Suite för alla arbetsflöden. Till exempel har allmänna brevlådor, som Forex Club-anställda är vana vid att använda, inga filter i Gmail, så det är svårt att hitta ett specifikt brev. Det fanns ett liknande problem med SSO-auktorisering i Google Chat, men det här problemet löstes genom en begäran till Googles support.
De största problemen för användarna var relaterade till det faktum att Googles tjänster ännu inte har vissa av konkurrenternas funktioner, till exempel Skype eller Office 365. Hangouts låter dig bara ringa, Google Chat saknar offerter och Google Sheets saknar support för Microsoft Excel-makron.
Dessutom använder Microsoft- och Google Cloud-produkterna tabellredigeringsverktyg på olika sätt. Word-filer som innehåller tabeller öppnas ibland i Google Dokument med felaktig formatering.
När vi vant oss vid den nya infrastrukturen löstes en del av svårigheterna genom alternativa tillvägagångssätt. Till exempel, istället för makron i kalkylblad, används skript, vilket Forex Club-anställda tyckte var ännu mer praktiskt. Det var inte möjligt att hitta en analog endast för Forex Clubs finansavdelning, som hanterar 1C-rapporter (med skript, komplex formatering). Så han bytte till Google Sheet endast för samarbete. För övriga dokument används fortfarande kontorspaketet (Excel).
Totalt behöll Forex Club cirka 10 % av Microsoft Office-licenserna. Detta är normal praxis för sådana projekt: en minoritet av de anställda använder de avancerade funktionerna i kontorssviter, så resten accepterar lätt ersättningen.
Det bör noteras att inga storskaliga omvandlingar genomfördes på den övriga infrastrukturen. Forex Club har inte övergett Jira och Confluence, även om den har implementerat Google Keep för operativa uppgifter. För att integrera Jira och Confluence med G Suite har vi implementerat plugins som gör att du snabbt kan överföra data. Övervakningssystemet har bevarats, liksom många ytterligare verktyg: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, etc. Systemadministratörer fanns naturligtvis kvar i grenarna.
Chromebook-experiment
På jakt efter ett sätt att sänka kostnaderna tänkte Forex Club flytta alla till mobila arbetsstationer som drivs av Chromebooks. Enheten i sig är extremt billig, och med användning av molntjänster var det möjligt att snabbt distribuera en arbetsstation på den.
Vi testade mobila arbetsstationer på en liten grupp användare på 25 personer på säljavdelningen. De anställda på den här avdelningen hade inga uppgifter som skulle hindra dem från att arbeta enbart via webben, så denna migrering borde ha varit sömlös för dem. Men enligt testresultaten visade det sig att hårdvaran i en billig Chromebook inte räcker för att alla Forex Club-företagsapplikationer ska fungera korrekt. Och dyrare modeller som skulle passa de tekniska parametrarna visade sig vara jämförbara i kostnad med klassiska Windows-baserade bärbara datorer. Som ett resultat beslutade de att överge projektet.
Vad har förändrats med ankomsten av G Suite
Tvärtemot alla fördomar och misstroende, redan 3 månader efter utbildningen noterade 80 % av de anställda i undersökningar att G Suite verkligen gjorde det lättare för dem att arbeta med dokument. Efter övergången ökade de anställdas rörlighet och de började arbeta mer med hjälp av bärbara enheter:
Användningsstatistik för mobila enheter enligt Forex Club
Google Forms har vunnit stor popularitet. Inom avdelningarna gör de det möjligt att snabbt genomföra undersökningar som tidigare krävde postanvändning och samla in resultat manuellt. Övergången till Google Chat och Hangouts Meet orsakade flest frågor och klagomål, eftersom de i allmänhet har färre funktioner, men deras användning gjorde det möjligt att överge många snabbmeddelanden inom företaget.
Resultaten av projektet formulerades av Dmitry Ostroverkhov, som vi arbetade med: "Projektet minskade Forex Clubs kostnader för IT-infrastruktur och förenklade dess support. Ett helt lager av processunderhållsuppgifter har försvunnit, eftersom dessa problem är lösta på Googles sida. Nu kan alla tjänster konfigureras på distans, de stöds av ett par Google-administratörer och IT-avdelningen har frigjort tid och resurser för annat.”
Källa: will.com