Vi har skrivit flera gånger om hur våra teknologier hjälper och även bearbeta information från alla typer av dokument och lägga in data i redovisningssystem. Idag kommer vi att berätta hur vi implementerade в – den största leverantören av värme och varmvatten i Moskva.
Föreställ dig själv i stället för en vanlig revisor. Vi förstår att detta inte är lätt, men försök ändå. Varje dag får du ett stort antal pappersfakturor, fakturor, intyg och så vidare. Och särskilt mycket - dagarna innan rapportering. Alla detaljer och belopp måste snabbt och noggrant kontrolleras, skrivas om och föras in i redovisningssystemet, manuellt utföra transaktioner och skickas till arkivet, så att de senare kan lämnas in för verifiering till internrevisorer, skatteverket, taxeringsmyndigheter och andra. Svår? Men detta är en långvarig affärspraxis som finns i många företag. Tillsammans med MOEK har vi förenklat detta mödosamma arbete och gjort det bekvämare. Om du är intresserad av hur det var, välkommen till katten.
På bilden är Moskva CHPP-21, Europas största producent av värmeenergi. Värmen som genereras vid denna station levereras av MIPC till 3 miljoner invånare i norra Moskva. .
MOEK har ett dussin och ett halvt filialer i Moskva. De servar 15 811 km värmenät, 94 värmestationer och pannhus, 10 000 värmepunkter och 24 pumpstationer samt bygger och installerar nya värmeförsörjningssystem. Företaget köper en mängd olika utrustning och tjänster för affärsverksamhet: . Dokument i varje underavdelning-initiator av köpet hanteras av särskilda anställda - kuratorer av kontrakt.
Hur är utförandet av kontrakt i ett stort företag upplagt? När kuratorer ingår ett avtal får de många viktiga pappersdokument från motparter: fraktsedlar, delgivningshandlingar, fakturor, certifikat etc. Vanligtvis skannar kuratorn affärspapper och bifogar sedan skanningarna till beställningen i företagets resurshanteringssystem. Styrekonomen kontrollerar alla uppgifter manuellt. Därefter tar kuratorn med originalhandlingarna till redovisningsavdelningen. Eller så gör kuriren detta, och då kan överföringen av dokument ta längre tid - från flera timmar till ett par dagar.
Och allt skulle vara bra, men som i många andra företag:
- Papper kan komma in till ekonomiavdelningen flera dagar innan rapportering lämnas. Då måste revisorer tillbringa dagar och nätter på sin arbetsplats. Du behöver manuellt kontrollera om alla fakturor, fakturor etc är korrekt ifyllda.Om allt stämmer, skriver medarbetaren om uppgifterna i bokföringssystemet och gör konteringar. Samtidigt går 90 % av revisorns tid åt att skriva om data – detaljer, belopp, datum, artikelnummer osv. På grund av detta finns det en risk att göra misstag.
- Dokument kan komma med fel. Och ibland saknas några räkningar eller intyg. Ibland blir detta tydligt de sista dagarna innan rapportering lämnas. På grund av detta kan tidpunkten för dokumentgodkännande försenas.
- Efter anteckningar lagrar revisorer fakturor, fakturor och agerar i separata pappers- och elektroniska arkiv. Varför är det svårt? MOEK arbetar till exempel enligt taxor och är därför skyldig att regelbundet rapportera sina kostnader till verkställande myndigheter. Och när nästa stats- eller skatterevision kommer till redovisningsavdelningen måste de anställda leta efter dokument under lång tid.
Hur arbetsschemat för MIPCs redovisningsavdelning såg ut tidigare:
MIPC var först i energibranschen att designa om och förenkla detta system för att kunna avsluta affärer och skicka rapporter snabbare, bättre utvärdera marknadsförändringar i upphandling och planera sin finansiella strategi. Självständigt, ensam, var det inte lätt att ändra det långsiktigt etablerade arbetsschemat för redovisning, så företaget bestämde sig för att omvandla det tillsammans med en partner - ABBYY.
Inte tidigare sagt än gjort
Ett team av ABBYY-specialister har implementerat en universell plattform för intelligent informationsbehandling på MOEK och konfigurerat:
- flexibla beskrivningar (dataextraktionsmallar) för dokumentbehandling. Om vad det är och vad det är till för pratade vi i detalj på Habré и . MIPC behandlar mer än 30 typer av dokument med hjälp av lösningen (till exempel en handling av installerad utrustning eller en handling mot en agentavgift) och extraherar mer än 50 attribut från dem (dokumentnummer, totalbelopp med moms, namn på köparen, säljare, entreprenör, mängd varor, etc. .);
- anslutning för att utföra kontroller och ladda upp data, som kopplade ihop ABBYY FlexiCapture, SAP och OpenText. Tack vare kopplingen blev det möjligt att automatiskt kontrollera data från beställningen och kontraktet mot olika kataloger. Vi kommer att prata om detta nedan;
- export av dokument till ett elektroniskt arkiv baserat på OpenText. Nu lagras alla dokumentskanningar på ett ställe;
- utkast till bokföringsposter i SAP ERP med länkar till skannade dokument.
Sedan utvecklade ABBYY- och MIPC-anställda ett sökformulär så att revisorn kunde hitta viktiga fakturor med valfritt attribut i det elektroniska arkivet på några sekunder och skicka in dem för skattekontroll.
Sökningen är möjlig med hjälp av 26 olika kriterier (bilden är klickbar):
Efter att MOEK framgångsrikt testat hela systemet togs det i drift. Hela projektet, inklusive godkännanden, förtydliganden och förbättringar, avslutades på 10 månader.
Arbetsschema efter implementering av ABBYY FlexiCapture:
Känner du att ingenting har förändrats? Ja, affärsprocessen har förblivit densamma, det är bara det att de flesta funktionerna nu utförs av maskinen.
Kabeldragning, kom igen!
Hur är det nu? Låt oss säga att kuratorn för kontraktet fick en uppsättning primära dokument för en transaktion för leverans av pumpar för värmekraftverk, eller till exempel byggandet av värmenätverk. Specialisten behöver inte längre kontrollera fullständigheten och innehållet i dokumenten själv, ringa en kurir och skicka originaldokumenten till redovisningsavdelningen. Kuratorn skannar helt enkelt den signerade uppsättningen primära dokument, och sedan tar tekniken över.
Med hjälp av ett nätverksskanningssystem skickar en anställd skanningar i TIFF- eller PDF-format till sin heta mapp eller e-post. Sedan öppnar han ABBYY FlexiCapture webbinmatningsstation och väljer vilken typ av dokumentuppsättning som ska behandlas. Till exempel ”köp av verk/tjänster med förmedlingsavgift”, ”mottagande av materiella och tekniska resurser (MTR)” eller ”fastighetsredovisning”.
Typen av uppsättning bestämmer antalet och typerna av nödvändiga dokument och data som systemet måste klassificera, känna igen och verifiera.
Kuratorn laddar upp skanningar för igenkänning. Systemet kontrollerar automatiskt närvaron av alla dokument, innehållet i varje papper, och servern känner igen detaljerna - kontraktsdatum, belopp, adress, skatteidentifikationsnummer, kontrollpunkt och andra uppgifter. MOEK är förresten det första energiföretaget i Ryssland som använder detta tillvägagångssätt.
Om kuratorn inte laddade upp alla dokument eller om någon faktura inte innehåller alla uppgifter, märker systemet detta och ber omedelbart den anställde att rätta till felet:
Systemet svär och ber om att lägga till saknade dokument (nedan är skärmdumpar klickbara):
Systemet märkte att dokumentet har löpt ut:
Den anställde behöver alltså inte längre avgöra om handlingen är korrekt upprättad. Om allt är korrekt sker de flesta av datakontrollerna automatiskt direkt vid webbinmatningsstationen. Det räcker med att ange ordernumret som anges i SAP ERP. Efter detta jämförs de erkända uppgifterna med information som behandlas i SAP: TIN och KPP för motparten, kontraktsnummer och belopp, moms, produkt- eller tjänstnomenklatur. Att bearbeta och kontrollera ett dokument tar bara ett par minuter.
Med hjälp av uppgifterna - INN och KPP - kan du välja önskat företag från katalogen:
Om det finns ett fel i fakturan eller fakturan tillåter det inte att dokumentet exporteras till arkivet. Till exempel, om ett dokument är felaktigt sammanställt eller ett av tecknen är felaktigt igenkänd, kommer systemet att indikera detta och be den anställde att rätta till alla felaktigheter. Här är ett exempel:
Systemet upptäckte att CJSC Vasilek inte finns med i listan över MIPC-leverantörer.
Detta gör att anställda kan spåra fel innan dokumentet når ekonomiavdelningen.
Om alla kontroller är framgångsrika, skickas med ett klick en skannad kopia av dokumentet till OpenText elektroniska arkiv, och en länk och ett kort med dess metadata visas i SAP. En revisor eller intendent kan alltid i det elektroniska arkivet ta del av en dokumentförteckning för erforderlig ordning och information om vem som behandlade handlingarna, inom vilken tidsram och med vilket resultat.
Pyotr Petrovich tittade i det elektroniska arkivet, ...
…för att se vem som laddat upp dokument för order #1111.
Efter att ha laddat upp data och skanningar från ABBYY FlexiCapture till SAP visas ett transaktionsutkast med förifyllda data och länkar till skannade dokument.
Ledningsdrag:
Sedan får revisorn en mejlavisering med länk till det färdiga utkastet och skanningar. Specialisten behöver inte längre lida av papper. Allt han behöver göra är att kontrollera det slutliga beloppet för transaktionen i skanningarna, närvaron av ett sigill, signatur och göra transaktionen. Revisorn lägger nu mindre än en minut på det.
Projektresultat
- Genom att använda ABBYY-teknologier har MOEK förenklat och påskyndat inte bara redovisningen utan även finansiell kontroll. För att göra ett inlägg behöver anställda inte längre vänta på kuriren med originaldokumenten - allt de behöver göra är att få en skanning med redan verifierade data från det elektroniska arkivet med ett klick. Det är sant att det fortfarande behövs ett pappersdokument. Men nu kan den skickas till redovisningsavdelningen senare. När den kommer dit kommer den anställde att markera rutan "Original mottagen" i redovisningssystemet.
- Anställda får omedelbart all nödvändig information om transaktionen från skanningar, gör transaktioner i tid och förbereder alla dokument för rapportering i förväg. Nu är de inte rädda för vare sig interna eller externa kontroller.
- Revisorer genomför finansiella transaktioner 3 gånger snabbare och MOEK avslutar redovisningsperioden 10 dagar tidigare.
- Alla MOEK-kontor lagrar redovisningshandlingar i ett enda elektroniskt arkiv. Tack vare detta kan du hitta alla fakturor, kontrakt eller fullföljandehandlingar, såväl som eventuella attribut från dem (belopp, moms, produkt- eller tjänstesortiment) 4 gånger snabbare än tidigare.
- Lösningen behandlar mer än 2,6 miljoner sidor dokument per år.
I stället för en slutsats
MIPC använder i 2 år nu och under denna tid har jag samlat in statistik. Det visade sig att revisorer gör 95 % av posterna utan att göra ändringar i utkast. Det gör att sådana inlägg kan hoppas över helt automatiskt i framtiden. Det hände så att denna produkt faktiskt var företagets första steg mot att introducera element av "artificiell intelligens" i företagets affärsprocesser: MOEK utvecklar ett motsvarande program.
Andra ryska företag automatiserar också bokföringsarbetet: gör det enklare och bekvämare. Till exempel genom att använda ABBYY-teknik, tjänsten för ekonomistyrning "» Tar emot viktig affärsinformation 2 gånger snabbare och spenderar 20 % mindre tid på att söka efter nödvändiga fakturor och följesedlar. Intelligent informationsbehandlingsteknik hjälper företagets redovisningsavdelningens anställda "» hitta omedelbart de nödvändiga ekonomiska dokumenten under massskatterevisioner. Under 2019 planerar företagets specialister att behandla cirka 10 miljoner sidor med dokument.
Vill du veta mer om MOEK och ABBYY-projektet? Den 3 april klockan 11:00 kommer Vladimir Feoktistov, biträdande chef för MIPC Information Technology Center, att prata om detaljerna i fallet på en gratis . Gå med om du vill ställa frågor.
Elizabeth Titarenko,
ABBYY företagsbloggredaktör
Källa: will.com