Habr, hej! Jag heter Oleg och är ansvarig för IT-tjänsten i ABBYY-koncernen. För mer än en månad sedan började ABBYY-anställda runt om i världen arbeta och bara bo hemma. Inga fler öppna ytor eller affärsresor. Har mitt jobb förändrats? Nej. Även om generellt ja, det förändrades för 2-3 år sedan. Och nu säkerställer vi tekniskt driften av kontor i 13 länder på samma sätt som tidigare. Det är bara det att nu gör vi det när vi sitter hemma - i köket, i soffan eller på balkongen, och på kontoret är det bara en person i tjänst. Förresten, här är den:
Idag ska jag prata om vilka problem ABBYY IT-tjänsten nu måste lösa, hur kontorsassistenter räddar oss, varför MS Teams och Zoom nu är vårt allt och mycket mer. Välkommen till katten.
För länge sedan, innan karantän...
För 5-7 år sedan var ABBYY ett företag som fokuserade på utveckling av intern infrastruktur. Vi använde lite molnprodukter – vi försökte distribuera applikationer internt, och därför var det svårt att komma åt dem utifrån. Men tiderna har förändrats...
Molnprodukter utvecklades mycket snabbare, de erbjöd mer flexibilitet och variation i funktionalitet. Och nu är det ofta helt enkelt omöjligt att hitta analoger med kapacitet på plats.
Medarbetarna behövde rörlighet. Säljare och marknadsförare är ständigt på affärsresor, reser runt i världen, går på möten – de behöver helt enkelt tillgång till företagssystem när som helst och var som helst.
Generationen av människor har också förändrats. Nya unga medarbetare föredrar att arbeta i coworking-utrymmen, kaféer eller hemifrån. Rörlighet är viktigt för dem. Därför skapade vi tekniskt sett en arbetsmiljö liknande den som finns i vardagen. Kollegor blir mycket bekvämare när de inte behöver byta mellan kontoret och en annan plats där de kan arbeta.
För närvarande är ABBYY internationella kontor öppna i 13 länder från USA till Australien. Och det är mycket bekvämare att ha en gemensam molninfrastruktur än att vara "bunden" till en specifik plats av interna tjänster.
För flera år sedan reviderade vi vår strategi och började aktivt använda molnapplikationer för vårt arbete. Till exempel gillar vi verkligen Office 365-paketet – MS Teams, OneDrive, SharePoint och andra.
Det betyder inte att alla anställda är beroende av molnlösningar. ABBYY har en rik intern infrastruktur, till exempel använder utvecklare lokala faciliteter för att träna neurala nätverk. Jag skulle säga att vi använder molnprodukter och vår egen interna infrastruktur ungefär 50/50.
О популярности RDP
Vi har alltid tillåtit att arbeta med det interna nätverket på distans, och alla valde den metod som var bekväm för dem. De som är oftare på kontoret föredrar RDP (remote desktop). Som regel har alla sin egen utrustning hemma: den är inte alltid kraftfull, och hela familjen kan använda den. Och på jobbet finns en modern dator som är konfigurerad och ansluten till allt. Därför är det bekvämare att ansluta till RDP hemifrån och från jobbet utan att uppmärksamma vad som finns på din persondator.
För kontoret, som ligger i Moskva (FoU-centret, ABBYY Ryssland och ABBYY Emerging Markets-kontor finns här), hade vi vanligtvis alltid två fjärrskrivbordsgateways (RD Gateway) för fjärranslutning, det klarade de. Men nu har denna anslutningsmetod blivit väldigt populär. För att balansera belastningen distribuerade IT-tjänsten ytterligare två gateways. Det här är förmodligen den enda infrastrukturförändringen vi har gjort sedan mars.
Nedan kommer jag att tillhandahålla statistik om ABBYYs kontor i Moskva, eftersom mer än 800 personer arbetar här och uppgifterna är de mest vägledande.
VPN
Det finns kollegor som är vana vid att arbeta med VPN. Nu har många tagit med sig företagsutrustning hem. För det mesta tog vi med oss bärbara datorer och bildskärmar. När du ständigt arbetar på distans är en annan stor bildskärm mycket bekvämare. Vi köpte ingen extra utrustning till våra anställda.
Jourhavande befäl
Även under karantän är det omöjligt att klara sig utan folk på kontoret. Vi utsåg två systemadministratörer i tjänst - Yura och Stas. Var och en av dem arbetar på kontoret i en vecka och hemifrån i en vecka. Killarna har ett normalt schema - från 10 till 19.
De hjälper till att felsöka tekniska problem som anställda möter. Vi har mycket utrustning, och ibland går den sönder. Oftare än inte fryser någons dator. Ett par gånger i veckan går hårddisken sönder, något brinner ut och behöver bytas ut eller repareras.
Det har förekommit flera fall av strömavbrott, vilket betyder att någon måste starta om datorer eftersom anställda inte kan göra det på distans. I allmänhet går 90 % av deras tid åt att hålla kontorsutrustning påslagen.
Det finns också flera ovanliga uppgifter som tjänstemän började utföra under karantän.
- Sätt i papper i skrivare och ta bort utskrivna dokument. Detta är nödvändigt för anställda som bearbetar inkommande dokument och skriver ut dem från hemdatorer på en arbetsskrivare. När de kommer tillbaka till kontoret kommer de omedelbart att hämta alla dokument, snarare än att skriva ut 100500 XNUMX sidor. Det gick förstås att göra det senare, men vi hjälper våra kollegor att inte ändra på den vanliga processen – nu är det så mycket ovanligt.
- Vi packade och levererade skannrar och skrivare till kollegor som behövde dem till jobbet. En av de anställda, som hade avskärmat sig i sin dacha, fick hjälp att ansluta en kabel så att han kunde ha stabilt internet.
Förresten hjälper mobilapplikationen ABBYY FineScanner AI också att skanna dokument, samt känna igen text i dem, lägga till signaturer, konvertera filer till 12 populära format och mycket mer. Fram till 31 juli inklusive vi premiumåtkomst till ABBYY FineScanner AI.
Vad händer i helgen?
Det finns inga anställda på kontoret på helgerna. Vi kom överens med vår systemadministratör, som bor i Otradny (där vårt kontor ligger), att om något händer så kommer han och hjälper till. Och hans hjälp kom väl till pass: det var flera fall av strömavbrott under helgen, och det var nödvändigt att återställa utrustningens funktion.
Passerar
Redan i mars utfärdade vi pass till mos.ru för alla anställda som behöver komma till kontoret under karantän. Nu, om du behöver gå till jobbet, utfärdar medarbetaren också ett pass med QR-kod. Men möjligheten att komma till kontoret betyder inte att kollegor går dit varje dag. Det är vanligtvis bara en person i tjänst i byggnaden. Resten får komma endast i nödfall.
På kontor i andra länder
Situationen på andra ABBYY-kontor är i allmänhet densamma - de är stängda och anställda arbetar hemifrån och använder samma verktyg. Till exempel, på ett amerikanskt kontor finns det inte ens en tjänsteman. Den lokala systemadministratören tog en del av utrustningen från lagret innan karantänen och när en ny anställd anländer skickar han helt enkelt den konfigurerade bärbara datorn med posten.
Hur man håller kontakten
Nu har belastningen på kommunikationskanalerna till och med minskat jämfört med den tid då folk arbetade på kontoret. Den huvudsakliga trafiken - nedladdning av filer och titta på videor - är nu hos hemleverantörer. Det fanns inget behov av att utöka kanalerna, även om vi planerade det i år.
Under karantänen var det första vi gjorde noggrant att granska reglerna för att återställa kommunikationen - vi lade till flera övervakningstester, utarbetade ett schema för att byta till backupkanaler och tittade på reglerna för belastningsbalansering.
Hur säkerställde du säkerheten på distans?
Det viktigaste var utan tvekan att säkerställa säkerheten. Men vi har förberett oss för detta också. För ett år sedan infördes tvåfaktorsautentisering. Jag tror att detta är en av de obligatoriska sakerna när människor arbetar mycket utanför företagsmiljön. Och det här är en sådan sak som du inte kan installera snabbt. Nuförtiden kräver tillgången till alla företagsresurser tvåfaktorer. Om någon planerar att byta till distansarbete är detta ett måste ur informationssäkerhetssynpunkt.
Vi ser hur bedragare har blivit mer aktiva och försöker få sina referenser. Dessa är främst nätfiskeattacker. Och även om e-post är skyddad, kan nätfiske inte helt tekniskt förhindras. Det är viktigt att anställda själva förstår att de inte ska klicka på misstänkta länkar eller öppna filer från meddelanden som de inte förväntade sig. För att göra detta höll vi ett webinar för anställda och påminde dem om vad de ska göra i sådana situationer. Nu är en mycket bra tid för sådana webbseminarier, eftersom människor, som befinner sig i en ovanlig situation, är samlade, fokuserade, mer öppna för information och uppfattar den bättre.
Vi uppmärksammade också enkla regler för att arbeta hemifrån, till exempel behovet av att stänga av arbetspasset, låsa datorn när du går, separata konton: du arbetar under en, barnet spelar under en annan. Detta är mycket viktigt, eftersom barnet ser pappa eller mamma trycka på tangentbordet, och han vill göra det också. Han kommer och knackar på, men vi vet inte vad han kommer att knacka där och i vilket program han kommer att radera eller ersätta datan.
Vi bad också våra kollegor att kontrollera hur deras heminternet är konfigurerat, vad lösenordet är och om det överhuvudtaget finns ett. Naturligtvis gjorde de en reservation: om en person inte förstår vad han ska göra, är det bättre att inte göra det. Att hålla kontakten är mycket viktigare. De bad anställda att också kontrollera sina hem Wi-Fi-routrar. Vissa rekommenderades till och med att köpa något annat, eftersom de hade så gammal utrustning som inte tillät dem att arbeta med leverantörernas nuvarande hastigheter.
Om de mest populära fjärrapplikationerna
Du har förmodligen redan gissat att det här är kommunikationsverktyg. Eftersom vi använder Office 365 kommunicerar anställda via Teams messenger både med varandra och med externa personer. Han har visat sig mycket väl.
Antalet gruppmeddelanden som skickas i Teams av anställda på alla kontor har ökat:
- Från 21 februari till 20 mars skickade vi >689 tusen meddelanden.
- Från 21 mars till 19 april skickade vi >1 miljon meddelanden.
Antalet samtal (ett till ett) har också ökat:
- Från 21 februari till 20 mars fanns det 11,5 tusen.
- Från 21 mars till 19 april – >16 tusen.
Förutom Teams använder vi även Zoom, eftersom ljud- och bildkvaliteten på denna tjänst är en av de bästa på marknaden. Dessutom låter Zoom dig "ringa in" till konferensen och ansluta via telefon.
Fram till den 15 mars översteg antalet Zoom-möten nästan inte 100 per dag, och från och med andra halvan av månaden började vi på ABBYY använda den här tjänsten mer aktivt:
I april, nästan varje arbetsdag var det 100 eller fler möten på Zoom:
Det finns nu många rapporter på Internet om Zooms opålitlighet. Det är inte alls förvånande att det populäraste instrumentet nu får sådan uppmärksamhet. Vi är i kontakt med våra representanter från Zoom och ser hur seriöst företaget tar alla fynd. Vi vidtog också flera åtgärder. Den enklaste och mest effektiva av dem är ett förbud mot att spara mötesinspelningar till molnlagring.
Internetsäkerhet är först och främst den anställdes uppmärksamhet. Vi tror att Zoom kommer att klara sig, och denna situation kommer bara att göra denna tjänst starkare.
Grafen visar hur antalet deltagare i Zoom-möten började växa från och med andra hälften av mars. Samt antal minuter.
Trenden fortsatte i april, med fler och fler anställda som deltog i webbseminarier och Zoom-möten.
För oss är Zoom och Teams tjänster som duplicerar varandra. Men att ha två verktyg för kommunikation är förmodligen nu obligatoriskt, eftersom belastningen på telekommunikation är enorm. Det fanns fall när en av tjänsterna började misslyckas vid det mest olämpliga ögonblicket, då ringde anställda snabbt upp en annan tjänst och fortsatte att arbeta.
Dessutom är dessa verktyg för kommunikation. Det är viktigt för människor att hålla kontakten nu. De flesta samtal till ABBYY görs med kameror påslagna. När jag jobbade på kontoret tror jag inte att jag slog på kameran. Nu, oavsett vilken form du är i, slår du alltid på den. Nästan alltid.
I stället för en slutsats
Att tekniskt förbereda ett företag för distansarbete är inget som kan göras på några dagar. Det är bättre att förbereda sig för detta i förväg. Vi började övergången till molntjänster för länge sedan eftersom vi ville hjälpa våra anställda att bli mer mobila. Men som det visade sig är denna mobilitet också användbar i en situation där karantän tillkännages.
Förmodligen, nu har vi fått tillbaka alla våra arbetskostnader för övergången och förändringen av infrastrukturen från intern till mer extern, eftersom folk tog sin utrustning, lämnade sina kontor, gick till sina hem och stugor... och ingenting har förändrats.
Tack till vår systemadministratör Yura Anikeev för bilderna i det här inlägget.
Källa: will.com