Media är fulla av nyheter om den epidemiologiska situationen och rekommendationer för självisolering.
Men det finns inga enkla rekommendationer angående affärer. Företagsledare ställs inför en ny utmaning - hur man överför anställda på distans med minimala produktivitetsförluster och strukturerar sitt arbete så att allt är "som tidigare."
Det som fungerade på kontoret fungerar ofta inte på distans. Hur kan distribuerade team upprätthålla ett effektivt samarbete och kommunikation inom och utanför teamet?
Tillgång till mobil kommunikation, snabbt internet, bekväma applikationer och annan modern teknik, i allmänhet, hjälper till att övervinna många barriärer och bygga produktivt arbete med partners eller kollegor.
Men vi måste förbereda oss.
Allt kommer att gå enligt plan. Om han är det
Distansarbete kräver speciell konstruktion av interna processer och kommunikationer. Och den förberedande fasen kan eliminera många frågor och problem innan de uppstår.
Både på kontoret och vid distansarbete är allt byggt på fyra pelare:
- planering
- Organisation
- Kontroll
- Motivation
Först och främst måste du och ditt team sätta upp rätt mål, bygga om rapporteringssystemet och korrekt kombinera asynkron och synkron kommunikation inom teamet. Asynkron kommunikation inkluderar brev, chattar, uppdaterad rapportering och eventuella kommunikationsalternativ som inte kräver omedelbart svar. Synkron kommunikation är realtidskommunikation med snabb återkoppling.
Det är mycket viktigt att komma ihåg att när man arbetar på distans kräver planering regelbundenhet. Det är nödvändigt att upprätthålla en balans mellan arbetet med strategiska och operativa uppgifter, sätta arbetstakten på prioriterade uppgifter varje vecka eller till och med dagligen. Korrekt planering och målsättning kommer att göra arbetet tydligare och hjälpa till att undvika att anställda blir utbrända. De kommer inte att känna sig isolerade från processen.
Videokonferenser: verktyget nummer ett
Isoleringen av distansanställda är mer informativ än social. De saknar inte att sitta bredvid någon så mycket (även om det varierar) att de mest oroar sig över bristen på snabb tillgång till information och kommunikation med kollegor. De har inte möjlighet att ställa en fråga till en kollega och få ett omedelbart svar, fira en liten seger eller debriefa, brainstorma eller bara prata om planer för helgen.
Detta underskott kompenseras delvis av videokonferenstjänster.
Videokonferenser gör att en eller flera personer kan ha en konversation i realtid, antingen via telefon eller via videokonferensplattformar online. Samtal är en synkron kommunikationskanal, men kan också användas när endast en person talar till en grupp - till exempel för att leda . Exempel på sådana tjänster: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Fördelar:
- Videosamtal förmedlar samtalspartnerns intonation, känslor, ansikts- och andra verbala signaler, och hjälper därmed till att klargöra och förstå hans humör.
- Ytterligare information gör meddelanden tydligare, lägger till känslomässigt innehåll och hjälper till att bygga upp förbindelser och förtroende.
Nackdelar:
- Samordning över tid. Samtal kan bara ske i realtid, vilket gör kommunikationen svår för ett team spridda över olika tidszoner.
- Kommunikationsförloppet är inte dokumenterat på något sätt. Utmaningar lämnar inte ett skriftligt resultat.
- Tolkning. Kvaliteten på kommunikationen är inte optimal för alla (särskilt för de som är självisolerande i landet). Ord uppfattas inte alltid korrekt.
När ska man använda videokonferenser?
- Regelbundna möten, både en-mot-en och grupp
- Lagmöten
- Planering och brainstorming (bäst med video)
- Att lösa missförstånd eller hantera eskalerande eller känslomässiga situationer från andra kanaler (som e-post, chatt)
Om du tycker att ditt teamarbete på distans inte är tillräckligt produktivt, slösa inte tid – försök att förändra situationen.
- Inför dagliga incheckningar med teamet.
- Följ strikt timingen och målen för mötet, skriv ner dem i inbjudan och påminn dem redan i början.
- Gör dina läxor. Förbered dig inför mötet och skriv ner på papper vilka idéer som förde dig till detta möte, vilka förväntningar har du på deltagarna och vad har de från dig?
- Be deltagarna att dela roller (ta anteckningar, presentera information, agera som mötesmoderator).
- Håll inte möten för ett stort team (mer än 8 personer).
- Kom ihåg att synkronisera dina möten med deltagarnas tidszon.
När alla är tillsammans: hur man organiserar allmänna företagsmöten
Möten med alla företagets anställda har blivit ett populärt sätt att utbyta information.
Det finns flera tips på hur man bäst organiserar dem:
- Tid. För företag i Ryssland är det bäst att hålla sådana möten kl. 11-12. Försök att välja en tid som passar så många anställda som möjligt. Se till att spela in mötet. På många plattformar, inklusive MegaFon, kan detta göras med ett klick och sedan laddas upp i mp4-format.
- Direktsändning. Detta kanske inte är nödvändigt för små företag, men för stora med ett distribuerat nätverk av filialer är det vettigt att genomföra direktsändningar.
- Frågor och svar. Du kan be folk att ställa frågor som berör dem i förväg, sedan kan du förbereda information som är relevant för publiken.
- Glöm inte humor. Det här är inte en uppställning i skolan, utan en möjlighet att ge en personlig kontakt och hjälpa till att bygga upp förtroende mellan distribuerade team.
Brainstorming: Eliminera förvirring
När det kommer till brainstorming är det viktigt för distribuerade team att använda ett gemensamt digitalt verktyg. Det låter dig samla, gruppera och kategorisera idéer under brainstorming.
Här är några viktiga tips som hjälper dig att storma effektivt:
- Fjärrteamet kan välja ett samarbetsprojekthanteringsverktyg som stöder kanban-board-funktionalitet som många team redan är bekanta med, som Trello.
- Ett alternativ kan vara det som tillhandahålls av plattformen. Verktyget är en ritbräda som alla kan se och kan redigeras av vem som helst av deltagarna.
- Använd röstningsalternativet för att utvärdera vilken idé som är mest intressant att genomföra. All statistik kan laddas ner senare i csv- eller xlsx-format.
- Erfarenheten visar att det är bättre att varna anställda om misshandeln i förväg så att de hinner fundera över idéer. När gruppen samlas kommer deltagarna inte längre tomhänta.
Synkron kommunikation, som videosamtal, när den används på rätt sätt, kan vara ett utmärkt verktyg för att bedriva lagarbete, spåra dess resultat och ge känslomässigt stöd till alla teammedlemmar. Och i kombination med asynkrona verktyg hjälper de distribuerade deltagare i processen att vara lika (och ibland mer) produktiva än sina kollegor på kontoret.
Källa: will.com