Hur man väljer ett verktyg för affärsanalys

Vad är ditt val?

Ofta kan användningen av dyra och komplexa BI-system ersättas med enkla och relativt billiga, men tillräckligt effektiva analysverktyg. Genom att läsa denna artikel kan du bedöma dina behov inom affärsanalys och förstå vilket alternativ som passar ditt företag bäst.

Självklart har alla BI-system en extremt komplex arkitektur, och deras implementering i företag är ingen enkel uppgift, som kräver en stor summa för lösning och högkvalificerade integratörer. Du kommer att behöva anlita deras tjänster flera gånger, eftersom implementering och driftsättning inte är slutet – i framtiden kommer det att krävas vidareutveckling av funktionaliteten, utveckling av nya rapporter och indikatorer. Det är viktigt att beakta att om systemet fungerar framgångsrikt, kommer du att vilja att fler anställda ska arbeta med det, vilket innebär att ytterligare användarlicenser måste anskaffas.

En annan oumbärlig egenskap hos avancerade affärsanalysystem är det extremt stora utbudet av funktioner, av vilka många aldrig kommer att användas, men som du kommer att fortsätta betala för varje gång du förlänger licenser.

De nämnda egenskaperna hos BI-system får en att tänka på att hitta ett alternativ. Nedan föreslår jag att jämföra lösningen för standarduppsättningen av uppgifter vid rapportframställning med hjälp av Power BI och Excel.

Power BI eller Excel?

I allmänhet exporterar analytikern data från redovisningssystemen för att skapa en kvartalsrapport över försäljningen, matchar dem med sina referensgrupper och samlar in dem i en tabell med hjälp av funktionen VLOOKUP, på basis av vilken rapporten byggs.

Hur hanteras denna uppgift med hjälp av Power BI?

Data från källorna laddas in i systemet och förbereds för analys: de delas upp i tabeller, rengörs och matchas. Därefter konstrueras en affärsmodell: tabeller kopplas till varandra, indikatorer definieras, och användarhierarkier skapas. Nästa steg är visualisering. Här, genom enkel dra-och-släpp av kontroller och widgets, skapas en interaktiv dashboard. Alla element är kopplade genom datamodellen. Vid analys gör detta att man kan fokusera på relevant information och filtrera den i alla vyer med ett enda klick på ett dashboard-element.

Vilka fördelar med att använda Power BI jämfört med den traditionella metoden kan man se i det här exemplet?

1 – Automatisering av datainsamlingsprocessen och att förbereda dem för analys.
2 – Byggande av affärsmodellen.
3 – Otrolig visualisering.
4 – Avgränsad åtkomst till rapporter.

Nu låt oss gå igenom varje punkt för sig.

1 – För att förbereda data för rapportbyggande, behöver man en gång definiera processen som utför anslutningen till datan och dess bearbetning, och varje gång man behöver hämta en rapport för en annan period, kommer Power BI att köra data genom den skapade processen. Därmed automatiseras en stor del av arbetet med att förbereda data för analys. Men saken är den att Power BI genomför databehandlingsprocessen med hjälp av ett verktyg som finns i den klassiska versionen av Excel, och som kallas Power Query. Det gör att man kan lösa uppgiften i Excel på exakt samma sätt.

2 – Här är situationen densamma. Verktyget Power BI för att bygga affärsmodellen finns även i Excel – det är Power Pivot.

3 – Som ni kanske redan har gissat, gäller samma sak för visualiseringen: Excel-tillägget — Power View klarar av denna uppgift galant.

4 – Det återstår att reda ut åtkomst till rapporterna. Här är det inte så enkelt. Problemet är att Power BI är en molntjänst som nås via ett personligt konto. Tjänsteförvaltaren delar upp användarna i grupper och ställer in olika åtkomstnivåer till rapporterna för dessa grupper. På så sätt uppnås en uppdelning av åtkomsträttigheter mellan företagets anställda. Analytiker, chefer och direktörer ser en rapport i en tillgänglig form när de går in på samma sida. Tillgången kan vara begränsad till en viss datamängd eller en rapport helt och hållet. Men om rapporten finns i Excel-format, kan en systemadministratör försöka lösa åtkomstfrågan, men det blir inte riktigt samma sak. Jag kommer att återkomma till denna fråga när jag beskriver funktionerna i företagsportalen.

Det är värt att notera att behovet av komplexa och snygga dashboards oftast inte är stort för företag, och ofta, för dataanalys i Excel, efter att ha byggt en affärsmodell, använder man inte Power Views möjligheter, utan utnyttjar pivottabeller. De erbjuder OLAP-funktionalitet som är tillräcklig för att lösa de flesta affärsanalysfrågorna.

Således kan alternativet att bedriva affärsanalys i Excel mycket väl tillfredsställa behovet hos ett medelstort företag med ett litet antal anställda som behöver rapporter. Men om ert företags krav är mer ambitiösa, skynda er inte att ta till verktyg som löser allt på en gång.

Jag föreslår en mer professionell metod där ni får en egen, helt hanterad och automatiserad system för att skapa affärsanalytiska rapporter med begränsad åtkomst.

ETL och DWH

I de tidigare diskuterade metoderna för att skapa affärsrapporter gjordes datainläsning och förberedelse för analys med hjälp av teknologin Power Query. Denna metod förblir helt rimlig och effektiv så länge datakällorna är få: ett redovisningssystem och register från Excel-tabeller. Men med ett ökat antal redovisningssystem blir det mycket omfattande, svårt att underhålla och utveckla att lösa denna uppgift med Power Query. I sådana fall kommer verktyg för ETL till hjälp.

Med deras hjälp utförs extraktion av data från källor (Extract), dess transformation (Transform) vilket innebär rensning och matchning samt inläsning i datalager (Load). Datalager (DWH - Data Warehouse) är vanligtvis en relationsdatabas som ligger på en server. Denna databas innehåller data som är användbara för analys. ETL-processen startas enligt schema som uppdaterar datalagret med aktuella data. För övrigt hanteras hela denna process utmärkt av Integration Services som ingår i MS SQL Server.

Som tidigare kan man för att bygga affärsdatamodeller och visualiseringar använda Excel, Power BI eller andra analytiska verktyg, såsom Tableau eller Qlik Sense. Men först vill jag uppmärksamma er på en ytterligare möjlighet, som ni kanske inte kände till, trots att den har varit tillgänglig för er länge. Det handlar om att bygga affärsmodeller med hjälp av analytiska tjänster i MS SQL Server, nämligen Analysis Services.

Datamodeller i MS Analysis Services

Denna del av artikeln kommer att vara mer intressant för dem som redan använder MS SQL Server i sitt företag.

För närvarande erbjuder tjänsterna Analysis Services två typer av datamodeller – det är multidimensionella och tabellmodeller. Utöver att data i dessa modeller är kopplade, aggregeras värdena för modellens indikatorer på förhand och lagras i celler i OLAP-kuber, som nås via MDX eller DAX-frågor. Tack vare denna datalagringsarkitektur returneras en fråga som täcker miljontals poster på sekunder. Denna metod för åtkomst till data är nödvändig för företag vars transaktionstabeller innehåller över en miljon poster (övre gräns finns inte).

Excel, Power BI och många andra "solida" verktyg kan ansluta till sådana modeller och visualisera data i deras struktur.

Om du har tagit den "avancerade" vägen: automatiserat ETL-processen och byggt affärsmodeller med hjälp av MS SQL Server-tjänster, förtjänar du att ha din egen företagsportal.

Företagsportal

Genom den kommer administratörer att övervaka och hantera rapporteringsprocessen. Närvaron av portalen möjliggör en enhetlig katalog för företaget: information om kunder, produkter, chefer, leverantörer blir tillgänglig för jämförelse, redigering och nedladdning på ett och samma ställe för alla som använder den. På portalen kan olika funktioner för att ändra data i redovisningssystemen implementeras, till exempel hantering av datReplication. Och viktigast av allt, med hjälp av portalen, löses problemet med att organisera begränsad tillgång till rapporter – anställda kommer endast att se de rapporter som har förberetts speciellt för deras avdelningar i det format som är avsett för dem.

Men det är fortfarande oklart hur rapporterna kommer att visas på portalens sida. För att svara på denna fråga måste vi först bestämma vilken teknik som portalen ska byggas på. Jag föreslår att använda en av ramverken: ASP.NET MVC/Web Forms/Core, eller Microsoft SharePoint. Om ditt företag har åtminstone en .NET-utvecklare blir valet enkelt. Nu kan man välja en inbäddad OLAP-klient som kan ansluta till fler- eller tabellmodeller från Analysis Services.

Val av OLAP-klient för visualisering

Vi jämför några verktyg utifrån svårighetsgraden för inbäddning, funktionalitet och pris: Power BI, komponenter från Telerik UI för ASP.NET MVC och komponenter från RadarCube ASP.NET MVC.

Power BI

För att ge anställda i företaget tillgång till Power BI-rapporter på sin portalsida, behöver man använda funktionen Power BI Embedded.

Jag kan direkt säga att licens för Power BI Premium och ytterligare dedikerad kapacitet krävs. Närvaron av dedikerad kapacitet gör det möjligt att publicera instrumentpaneler och rapporter för användare i organisationen utan att behöva köpa licenser för dem.

Först publiceras rapporten, som skapats i Power BI Desktop, på Power BI-portalen och sedan, med hjälp av en komplex inställning, integreras den i sidan av webbapplikationen.

En analytiker kan hantera proceduren för att skapa en enkel rapport och publicera den, men det kan uppstå allvarliga problem med integrationen. Det är också mycket komplicerat att förstå mekanismen bakom detta verktyg: det stora antalet inställningar för molntjänsten, flera prenumerationer, licenser och kapaciteter ökar kraven på specialistens kunskapsnivå avsevärt. Så det är bättre att överlåta denna uppgift till en IT-specialist.

Telerik- och RadarCube-komponenter

För att integrera Telerik- och RadarCube-komponenterna behöver man ha grundläggande kunskaper i programvaruteknologier. Därför räcker det vanligtvis med professionella färdigheter från en programmerare i IT-avdelningen. Det som behövs är att placera komponenten på webbplatsen och anpassa den efter sina behov.

Komponent PivotGrid från Telerik UI för ASP.NET MVC integreras på sidan på ett stilfullt sätt med Razor och erbjuder de mest nödvändiga OLAP-funktionerna. Men om mer flexibla gränssnittsinställningar och avancerad funktionalitet krävs, är det bättre att använda komponenterna RadarCube ASP.NET MVC. Ett stort antal inställningar, rik funktionalitet med möjligheter till överstyrning och utbyggnad gör att man kan skapa OLAP-rapporter av valfri komplexitet.

Nedan ger jag en jämförelsetabell över egenskaperna hos de angivna verktygen enligt skalan Låg-Mellan-Hög.

 
Power BI
Telerik UI för ASP.NET MVC
RadarCube ASP.NET MVC

Visualisering
Hög
Låg
Mellan

Set av OLAP-funktioner
Hög
Låg
Hög

Flexibilitet i konfiguration
Hög
Hög
Hög

Möjlighet att överstyra funktioner
—
—
+

Programvaruanpassning
—
—
+

Svårighetsgrad vid integration och inställning
Hög
Låg
Mellan

Minimalkostnad
Power BI Premium EM3

190 000 kr/månad
Licens för en utvecklare

90 000 kr.

Licens för en utvecklare

25 000 kr.

Nu kan vi gå vidare till att definiera kriterierna för att välja ett analytiskt verktyg.

Villkor för att välja Power BI

• Du är intresserad av rapporter som är rika på olika indikatorer och datarelaterade element.
• Du vill att de anställda som arbetar med rapporterna snabbt och enkelt ska kunna få svar på de ställda affärsproblemen i en intuitiv form.
• Företaget har en IT-specialist med färdigheter inom BI-utveckling.
• Företagets budget innehåller en stor summa för månadsavgiften för molntjänsten för affärsanalys.

Villkoren för val av Telerik-komponenter

• En enkel OLAP-klient för Ad hock-analyser behövs.
• Företaget har en junior .NET-utvecklare anställd.
• Begränsad budget för engångsköp av licens och dess förnyelse med en rabatt på mindre än 20%.

Villkoren för val av RadarCube-komponenter

• En multifunktionell OLAP-klient med möjlighet till anpassning av gränssnittet är nödvändig, samt stöd för inbäddning av egna funktioner.
• Företaget har en medelnivå .NET-utvecklare anställd. Om det inte finns en sådan, kan utvecklarna av komponenten vänligen erbjuda sina tjänster, men mot en extra avgift som inte överstiger lönen för en intern programmerare.
• Begränsad budget för engångsköp av licens och dess förnyelse med en rabatt på 60%.

Slutsats

Rätt val av verktyg för affärsanalys gör att ni helt kan avstå från att skapa rapporter i Excel. Ditt företag kan gradvis och smärtfritt övergå till att använda avancerad teknologi inom BI och automatisera arbetet för analytiker i alla avdelningar.

Källa: habr.com