Gör "udalenka" bra igen: hur man överför hela företaget till distansarbete i 4 steg

Medan coronaviruset sveper över planeten, toaletten leder aktiemarknaden och hela länder sätts i karantän, tvingas allt fler företag att flytta över anställda till distansarbete. Vi på RUVDS var inget undantag och bestämde oss för att dela med Habr vår erfarenhet av att organisera fjärrarbetsflöden i hela företaget. Det är värt att omedelbart nämna att artikeln inte kommer att innehålla kaptensråd som "om du är hemma, ta på dig byxorna", bara hård verklighet och riktlinjer för handling.

För att undvika olidlig smärta till följd av att anställda flyttas till distansarbete, delade vi upp hela processen i små steg.

Steg 1: Dela upp företaget i grupper/riktningar

Eftersom vi har ett litet företag (upp till 20 personer) är det lättare för oss i detta avseende, eftersom det inte finns ett stort antal avdelningar, divisioner och mindre enheter av delande personer. Totalt kan RUVDS särskilja 5 villkorliga grupper/riktningar:

• Teknisk support;
• Systemadministratörer;
• Utvecklare;
• Finansiella tjänster (redovisning, betalningar och dokumentflöde);
• Management och marknadsföringstjänst.

I vårt fall är uppdelningen villkorad, eftersom strukturellt olika grupper av människor, som i vår ärendehantering och marknadsföring, behöver liknande åtkomsträttigheter. Vi sympatiserar med dem som inte har 5, utan mycket fler grupper, som var och en kräver sin egen nivå av tillgång.

Steg 2: Bestäm arbetsbehoven för grupper/riktningar och ställ in åtkomst

• För att upprätthålla sin effektivitet behöver killarna från teknisk support - som vi har dygnet runt - tillgång till vårt interna biljettsystem (OTRS) och möjligheten att snabbt svara kunder, vilket innebär att de behöver vidarekoppla samtal från jobbet till anställdas mobilnummer . På ett bra sätt spelar TP:ns placering ingen roll alls, så länge supporten är kompetent och snabb.
  Så att du kan ansluta till biljettsystemet var som helst, det är baserat på en av de virtuella servrarna och duplicerat i ett annat datacenter; det finns ingenting på kontoret. Om en server faller, stiger den andra inom en minut, arbetare märker inte ens alltid att en ersättning har skett.
• Systemadministratörer arbetar direkt med servrar som inte är anslutna till kontoret, så för dem är övergången till att arbeta hemifrån den mest smärtfria. Dessutom är alla våra servrar utrustade med ett speciellt hanteringsgränssnitt, mycket mer funktionellt än den klassiska KVM. Vårt gränssnitt tillåter administratörer att arbeta med servern även från Antarktis (detta var upplevelsen nyligen).
• Utvecklare har alltid kunnat arbeta på distans och deras överföring till jobbet hemifrån kommer inte att påverka produktiviteten alls.
• Betalningar, bokföring och dokumentflöde är kanske det mest förvirrande när det gäller att överföra dem på distans, men även här finns det ett antal lösningar som vi använder våra egna virtuella servrar för.
  Således kontrolleras betalningar som kräver verifiering från individer på virtuella tjänstmaskiner som finns i två av våra datacenter. Betalningar som tas emot från juridiska personer som kräver anslutning till en kundbank samlas in och behandlas igen på en virtuell maskin som finns i ett av datacentren. Kontroller behandlas online och är inte beroende av vårt kontor eller ens datacenter, och returer görs manuellt och igen på en av de virtuella servrarna.

  Bokföringsdatabaserna finns på en server i vårt datacenter i Korolev på territoriet för Composite-försvarsanläggningen - i ett före detta bombskydd - och dupliceras för tillförlitligheten i M9-datacentret (ett objekt av strategisk betydelse för hela Ryssland ). Vid en viss tidpunkt sker kopiering, vilket gör det möjligt att, i händelse av förlust av en av servrarna, snabbt fortsätta arbetet på redovisningsavdelningen med minimala kostnader.

• Vi automatiserade också dokumentflödet - i det personliga kontot kan klienten själv ladda ner kontraktet och avstämningsutdrag med sigill, detta räcker vanligtvis för privatpersoner. Men de flesta av våra kunder är juridiska personer som behöver originalhandlingar. I det här fallet skriver redovisningsavdelningen ut allt du behöver hemma och skickar det med post eller bud var som helst. All inkommande korrespondens samlas in av säkerhet och skickas med budtjänst för underskrift till ekonomiavdelningen, och sedan skickas dokumenten tillbaka till avsändarens kontor. Nåväl, ett par gånger i veckan kommer en person från ledningen till kontoret, för säkerhets skull. Ändå, där pappersdokument är inblandade, är ett besök på kontoret absolut omöjligt.
• Det enklaste sättet att utföra distansarbete är för lednings- och marknadsavdelningar som arbetar från bärbara datorer, där du bara behöver rulla ut ett certifikat för att komma åt företagets resurser och du är klar.

Steg 3: Försäkra dig mot risker, information och järn

En av de största svårigheterna när man arbetar på distans är dataläckage, vilket är anledningen till att det blir jobbigt för många säkerhetspersonal. Vi tillämpar samma regler på distans som på kontoret - åtkomst till känsliga resurser ges genom tvåfaktorsautentisering med certifikat och inloggning/lösenord. På så sätt kan du omedelbart neka åtkomst till en specifik anställd genom att återkalla hans certifikat.

Som de säger, det är bättre att vara säker än ledsen, så vi använde sådana svåra tider som en anledning till ett oplanerat styrketest av "hårdvaran" i infrastrukturen. Tre tjänster ansvarar för dess tillgänglighet i DC: jourhavande ingenjörer som är på sina tjänster dygnet runt, teknisk support och systemadministratörer.

Alla nyckelnoder i våra datacenter är reserverade enligt N+1-schemat i enlighet med standarder som inte är lägre än Tier III, inklusive telekommunikationsutrustning och strömförsörjning. Även om något allvarligare än en allmän karantän måste hända för att begränsa strömförsörjningen, genomförde vi ändå övningar för att byta ström i datacenter till dieselgeneratorer. Avtal om leverans av bränsle till dem kommer att tillåta flaggskeppet RUCLOUD datacenter att fungera autonomt under en långvarig frånkoppling från elnätet. Samtidigt genomförde vi en revision av alla reparationssatser, vid problem med leverans av nya komponenter. 

Eftersom coronapandemin redan är erkänd som force majeure, vilket gör det möjligt att inte uppfylla sina skyldigheter, har vi kontrollerat vilken av motparterna som kan dra nytta av detta och misslyckas i ett svårt ögonblick.

Baserat på erfarenheterna från Kina och Italien kan vi säga att även den utbredda spridningen av sjukdomen inte direkt påverkar internetleverantörer, särskilt eftersom varje datacenter har minst 2 oberoende kommunikationskanaler som duplicerar varandra.

Steg 4: Föreskriv reglerna för att arbeta på distans

Reglerna tillåter teamet att inte slappna av och byta till distansarbete utan att förlora kvaliteten på arbetet. Vi gjorde en liten lista för oss själva:

• Efterlevnad av arbetstider, även med hänsyn till att arbetet är inriktat på resultatet, inte processen. Detta är särskilt viktigt för teknisk support, som måste vara tillgänglig dygnet runt. Arbetstiden är den konstant inom vilken alla kan kommunicera med varandra.
• Bestäm huvudplatsen för kommunikation (teamchatt) i alla viktiga frågor. Traditionellt är detta work Slack. För dem som gillar Slack, men inte gillar att donera för det, prova Mattermost med öppen källkod.
• Använd videosamtal för komplexa uppgifter och diskussioner (Zoom har ingen konkurrens). Allt som man kommit överens om under videosamtalet måste spelas in och läggas upp i den allmänna teamchatten, eller i chattråden vars medlemmar är intresserade av detaljerna i ditt samtal. Denna fixering gör att hela teamet kan vara i ett enda informationsfält.
• I förhållande till långvarigt distansarbete är det nödvändigt att genomföra regelbundna team- och en-mot-en-videomöten. Till exempel två gånger i veckan, med en översikt över status för dina uppgifter. Detta är återigen nödvändigt för att det ska finnas en förståelse för vem som gör vad.

Listan är så enhetlig som möjligt, men du kan ta den som grund och göra justeringar och tillägg baserat på detaljerna i ditt arbete.

Avslutningsvis skulle jag vilja notera att trenden för distansarbete inte är stagnation, utan snarare en utveckling där endast de som aktivt anpassar sig till miljöförändringar överlever. Därför kommer de som lär sig att arbeta utan konstant kontorskontroll, fokusera på resultatet, och inte på den tid som spenderas, bara dra nytta av den nuvarande situationen.

Vilka åtgärder vidtas för att byta till distansarbete i ditt team eller företag? Vi kanske har något att lära av varandra.

Källa: will.com