Idag är verkligheten att på grund av karantän och coronavirus måste många företag tänka på hur de ska tillhandahålla distansarbete för sina anställda. Nästan varje dag dyker det upp artiklar som avslöjar både tekniska och psykologiska aspekter av problemet med att byta till distansarbete. Samtidigt har stor erfarenhet av sådant arbete redan samlats, till exempel av frilansare eller de IT-företag som har arbetat med anställda och kunder som bor över hela världen under en lång tid.
Att övergå till ett stort IT-företag till distansarbete kanske inte är en lätt uppgift. Däremot kan man i många fall klara sig med välkända verktyg och tekniker. I den här artikeln kommer vi att titta på vår erfarenhet av distansarbete från den tekniska sidan. Vi hoppas att denna information kommer att hjälpa företag att anpassa sig till nya förutsättningar. Jag skulle vara tacksam för alla kommentarer, förslag och tillägg.
Fjärråtkomst till företagets resurser
Om ett IT-företag arbetar på ett kontor, så finns det som regel systemenheter, bärbara datorer, servrar, skrivare och skannrar samt telefoner. Allt detta är anslutet till Internet via en router. Under de första åren av sin existens placerade vårt företag just sådan utrustning på kontoret.
Föreställ dig nu att du snabbt måste skicka hem alla dina anställda inom 1-2 dagar, och så att arbetet med projekt inte slutar. Vad ska man göra i det här fallet?
Allt är klart med bärbara datorer - anställda kan helt enkelt ta dem med sig. Systemenheter och monitorer är svårare att transportera, men det kan ändå göras.
Men vad ska man göra med servrar, skrivare och telefoner?
Löser problemet med åtkomst till servrar på kontoret
När anställda flyttar hem, men servrarna finns kvar på kontoret och det finns någon som tar hand om dem, återstår bara att lösa problemet med att organisera säker fjärråtkomst för anställda till ditt företags servrar. Detta är ett jobb för en systemadministratör.
Om Microsoft Windows Server är installerat på kontorsservrar (som vi hade under de första åren av arbetet), så så snart administratören konfigurerar terminalåtkomst via RDP-protokollet, kommer anställda att kunna arbeta med servern hemifrån. Det är möjligt att du måste köpa ytterligare licenser för terminalåtkomst. I vilket fall som helst kommer anställda att behöva en dator som kör Microsoft Windows hemma.
Servrar som kör Linux OS kommer att vara tillgängliga hemifrån och utan att köpa några licenser. Administratören för ditt företag behöver bara konfigurera åtkomst via protokoll som SSH, POP3, IMAP och SMTP.
Om detta inte redan har gjorts, då för att skydda servrar från obehörig åtkomst, är det vettigt för administratören att åtminstone installera en brandvägg (brandvägg) på kontorsservrar, samt ställa in fjärråtkomst för dina anställda med VPN. Vi använder OpenVPN-programvara, tillgänglig för nästan alla plattformar och operativsystem.
Men vad ska man göra om kontoret är helt stängt med alla servrar avstängda? Det finns fyra alternativ kvar:
- Byt om möjligt helt till molnteknik - använd ett moln-CRM-system, lagra delade dokument på Google Docs, etc.;
- transportera servrarna till systemadministratörens hem (han kommer att vara glad ...);
- transportera servrarna till något datacenter som kommer att acceptera att acceptera dem;
- hyra serverkapacitet i ett datacenter eller i molnet
Det första alternativet är bra eftersom du inte behöver överföra eller installera några servrar. Resultaten av övergången till molntekniker kommer att fortsätta att vara användbara för dig; de kommer att tillåta dig att spara pengar och ansträngning på support och underhåll.
Det andra alternativet skapar problem hemma för systemadministratören, eftersom servern kommer att vara dygnet runt och ganska bullrig. Vad händer om ett företag inte har en server på sitt kontor, utan ett helt rack?
Att transportera servrar till ett datacenter är inte heller lätt. Som regel kan endast servrar lämpliga för rackinstallation placeras i ett datacenter. Samtidigt använder kontor ofta Big Tower-servrar eller till och med vanliga stationära datorer. Det kommer att vara svårt för dig att hitta ett datacenter som accepterar att vara värd för sådan utrustning (även om sådana datacenter finns; till exempel, vi var värd för dem i PlanetaHosts datacenter). Du kan självklart hyra erforderligt antal ställ och montera din utrustning där.
Ett annat problem med att flytta servrar till ett datacenter är att du med största sannolikhet kommer att behöva ändra servrarnas IP-adresser. Detta kan i sin tur kräva omkonfigurering av serverprogramvaran eller ändringar av eventuella programvarulicenser om de är kopplade till IP-adresser.
Möjligheten att hyra serverkapacitet i ett datacenter är enklare när det gäller att inte behöva transportera servrar någonstans. Men din systemadministratör måste installera om all programvara och kopiera nödvändig data från servrarna som är installerade på kontoret.
Om din kontorsteknik är baserad på användningen av Microsoft Windows OS kan du hyra en Microsoft Windows-server med erforderligt antal terminallicenser i datacentret. Ta en sådan licens för var och en av dina anställda som arbetar med servern på distans.
Att hyra fysiska servrar kan vara 2-3 gånger billigare än att hyra virtuella servrar i molnet. Men om du behöver väldigt lite ström, och inte en hel server, kan molnalternativet vara billigare.
Det ökade priset på molnresurser är en konsekvens av att man reserverar hårdvaruresurser i molnet. Som ett resultat kan molnet fungera mer tillförlitligt än en hyrd fysisk server. Men här behöver du redan nu bedöma riskerna och räkna pengarna.
När det gäller vårt företag, som är engagerat i skapandet av onlinebutiker, har alla nödvändiga resurser länge funnits i datacenter och är tillgängliga på distans. Dessa är ägda och hyrda fysiska servrar som används för att hosta butiker, samt virtuella maskiner för mjukvaruutvecklare, layoutdesigners och testare.
Flytta arbetsstationer från kontoret till hemmet
Som vi redan har sagt kan anställda helt enkelt ta med sig sina arbetsdatorer - bärbara datorer eller systemenheter med bildskärmar. Vid behov kan du köpa nya bärbara datorer till anställda och få dem levererade hem till dig. Naturligtvis måste du installera nödvändig programvara på nya datorer, vilket kommer att leda till ytterligare tid.
Om anställda redan har hemdatorer som kör Microsoft Windows kan de använda dem som Microsoft Windows Server-terminaler eller för att komma åt servrar som kör Linux. Det kommer att räcka för att konfigurera VPN-åtkomst.
Våra medarbetare arbetar på både Windows och Linux. Vi har väldigt få Microsoft Windows-servrar, så det finns inget behov av att köpa terminallicenser för detta operativsystem. När det gäller åtkomst till resurser som finns i datacenter, är den organiserad med hjälp av ett VPN och begränsas dessutom av brandväggar installerade på varje server.
Glöm inte att förse anställda som arbetar hemifrån med headset (hörlurar med mikrofoner) och en videokamera. Detta gör att du kan kommunicera på distans med stor effektivitet, nästan som på kontoret.
Många försöker kontrollera vad anställda gör hemma under arbetstid genom att installera olika specialiserade bildskärmar på sina datorer. Vi gjorde aldrig detta, vi kontrollerade bara resultatet av arbetet. Som regel är detta tillräckligt.
Vad ska man göra med skrivaren och skannern
Webbplatsprogramvaruutvecklare behöver sällan skrivare och skannrar. Men om sådan utrustning är nödvändig för anställda kommer ett problem att uppstå när man byter till distansarbete.
Vanligtvis har ett kontor en nätverksansluten MFP installerad, som är snabb, stor och tung. Ja, det kan skickas hem till den medarbetare som behöver skriva ut och skanna oftast. Om så klart den här anställde har möjlighet att vara värd för det.
Men om många av dina anställda ofta skannar och skriver ut dokument måste du köpa en MFP och installera den i deras hem, eller ändra företagets affärsprocesser.
Som ett alternativ till att transportera och köpa nya MFP:er sker en snabbare övergång till elektronisk dokumenthantering där det är möjligt.
Arbeta med papper och elektroniska dokument
Det bästa är om du innan du byter till distansarbete lyckas överföra allt dokumentflöde till elektronisk form. Till exempel använder vi DIADOK för att utbyta bokföringshandlingar och betala räkningar via kundbanken.
När ett sådant system implementeras kommer det att vara nödvändigt att förse alla anställda som är involverade i elektronisk dokumenthantering (till exempel revisorer) med nyckelbrickor med en förbättrad kvalificerad elektronisk signatur. Det kan ta lite tid att få sådana nyckelringar, så det är bättre att överväga denna fråga i förväg.
I DIADOK (som i liknande tjänster) kan du ställa in roaming med andra elektroniska dokumenthanteringsoperatörer. Detta kommer att krävas om motparter använder andra dokumenthanteringssystem än ditt.
Om du eller några av dina motparter arbetar med dokument på gammaldags vis, måste du skicka och ta emot vanliga pappersbrev genom att besöka ett postkontor eller ringa bud. I händelse av karantän måste sådana operationer reduceras till ett minimum.
Vad ska man göra med telefoni
Under de första verksamhetsåren använde vårt företag fasta telefoner och mobiltelefoner. Men vi insåg mycket snart att med ett stort antal anställda och kunder behövde vi en mer adekvat lösning.
Det mest bekväma alternativet för oss var den virtuella telefonväxeln från MangoTelecom. Med dess hjälp blev vi av med kopplingen till stadens telefonnummer (och därmed den fysiska platsen för kontoret). Vi fick också möjligheten att integrera telefonväxeln med vårt CRM, spela in kundsupportsamtal med kunder, ställa in vidarekoppling osv.
Därefter kan du installera den virtuella PBX-applikationen på din smartphone, bärbara eller stationära dator. Detta gör att du kan ringa ryska nummer eller ta emot samtal till inrikespriser, även från utlandet.
Således låter en virtuell växel dig göra förflyttningen av anställda från kontoret till hemmet nästan omärklig ur affärskontinuitetssynpunkt.
Om du använder en kontorsväxel och det är oundvikligt att stänga av den när du flyttar, överväg att byta till en virtuell växel. Kontrollera med din telefonleverantör om det är möjligt att aktivera vidarekoppling från fasta telefonväxelnummer till inkommande virtuella växelnummer. I det här fallet, när du byter till en virtuell växel, kommer du inte att förlora inkommande samtal.
När det gäller samtal mellan anställda, när man arbetar med en virtuell växel, debiteras sådana samtal som regel inte.
Fjärrval och utbildning av medarbetare
För att fylla på vår personal, under de första åren av vårt företag bjöd vi alltid in kandidater till kontoret, genomförde klassiska intervjuer och gav uppgifter. Därefter gav vi individuell utbildning för nyanlända på kontoret.
Men med tiden gick vi helt över till distansrekrytering.
Primärt urval kan utföras med hjälp av tester som bifogas den lediga tjänsten på HH:s webbplats eller någon annan rekryteringstjänst. Det måste sägas att när de är rätt utformade kan dessa test filtrera bort ett betydande antal kandidater som inte uppfyller kraven.
Och sedan är allt enkelt - vi använder Skype. Med Skype och alltid med videokameran påslagen kan du genomföra en intervju inte mindre effektivt än om kandidaten satt bredvid dig vid bordet.
Även om det finns vissa nackdelar, har Skype också mycket viktiga fördelar jämfört med liknande system. Först och främst kan du via Skype organisera en demonstration av din dators skrivbord, och detta är mycket nödvändigt när du undervisar och diskuterar arbetsfrågor. Därefter är Skype gratis, tillgängligt på alla större plattformar och enkelt att installera på din dator eller smartphone.
Om du behöver organisera ett möte eller utbildning för flera anställda, skapa helt enkelt en grupp på Skype. Genom att dela sitt skrivbord kan en presentatör eller lärare förse mötesdeltagarna med allt nödvändigt material. I chattfönstret kan du publicera länkar, textmeddelanden, utbyta filer eller föra dialoger.
Förutom lektioner på Skype förbereder vi utbildningsfilmer (med programmet Camtasia Studio, men du kan använda det du är van vid). Om dessa filmer endast är för internt bruk lägger vi upp dem på våra servrar, och om för alla, så på YouTube.
I de flesta fall tillåter denna kombination av utbildningsfilmer, klasser i Skype-grupper med dialog och skrivbordsdemonstrationer, samt individuell kommunikation mellan läraren och eleverna oss att genomföra utbildning helt på distans.
Ja, det finns tjänster utformade för att demonstrera ett skrivbord för en grupp användare, för att genomföra webbseminarier och till och med plattformar för utbildning (inklusive gratis). Men för allt detta måste du betala antingen med pengar eller tid för att lära dig hur man arbetar med plattformen. Gratis plattformar kan så småningom bli betalda. Samtidigt kommer Skype-kapaciteten att vara tillräcklig i många fall.
Samarbete i projekt
När vi arbetar tillsammans i projekt håller vi dagliga och veckovisa möten, använder parprogrammering och kodgranskning. Skype-grupper har skapats för möten och kodgranskning, och skrivbordsdemonstrationer används vid behov. När det gäller koden så lagras den i vår GitLab-server som finns i datacentret.
Vi organiserar gemensamt arbete med dokument med hjälp av Google Docs.
Utöver allt detta har vi en intern Klondike kunskapsbas, integrerad med applikationsbearbetning och resursplaneringssystem (vårt CRM och ERP). Vi har skapat och förbättrat dessa verktyg, som finns på servrar i datacentret, under åren. De tillåter oss att effektivt behandla många förfrågningar från våra kunder, tilldela utförare, föra diskussioner om ansökningar, registrera arbetstider och göra mycket mer.
Troligtvis använder ditt företag redan något liknande, och när du flyttar till distansarbete för anställda kommer det att räcka för att ge fjärråtkomst till lämpliga resurser.
Användarsupport på distans
Våra användare är ägare och chefer för onlinebutiker som är verksamma i nästan alla regioner i Ryssland. Självklart ger vi dem support på distans.
Vårt supportteam arbetar genom ett biljettsystem, svarar på frågor via e-post och telefon, och chattar via onlinebutikens administrativa webbplats och vår företagswebbplats.
När vi diskuterar uppgifter använder vi alla snabbmeddelanden som är tillgängliga för klienten, till exempel Telegram, WhatsApp, Skype.
Ibland finns det ett behov av att se vad klienten gör på sin dator. Detta kan göras via Skype i skrivbordsdemoläge.
Vid behov kan du arbeta på distans på användarens dator med hjälp av verktyg som TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk, etc. För att använda dessa verktyg måste klienten installera lämplig programvara på sin dator.
Konfigurera VPN-åtkomst
Vi har OpenVPN-servrar installerade på virtuella maskiner som finns i olika datacenter (med Debian 10 OS). OpenVPN-klienten är installerad på våra anställdas arbetsdatorer i Debian, Ubuntu, MacOS och Microsoft Windows.
På Internet kan du hitta många instruktioner för att installera OpenVPN-servern och klienten. Du kan också använda min .
Det måste sägas att den manuella proceduren för att skapa nycklar för anställda är mycket tråkig. För att säkerställa att det inte tar mer än tio sekunder att ansluta en ny användare använder vi ett skript som liknar det nedan under spoilern.
Skript för att skapa nycklar
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
När det startas skickas det här skriptet till användar-ID (med latinska bokstäver) som en parameter.
Skriptet begär certifikatutfärdarens lösenord, som skapas när du installerar OpenVPN-servern. Därefter skapar detta skript en katalog med alla nödvändiga certifikat och konfigurationsfiler för OpenVPN-klienter, samt en dokumentationsfil för installation av OpenVPN-klienten.
När du skapar konfigurations- och dokumentationsfiler ersätts change_me med användar-ID.
Därefter paketeras katalogen med alla nödvändiga filer och skickas till administratören (adressen anges direkt i skriptet). Allt som återstår är att vidarebefordra det resulterande arkivet till användaren till dennes e-postadress.
Vi hoppas att du kommer att kunna använda perioden av tvångsfängelse hemma med fördel. Efter att ha bemästrat teknikerna för att arbeta utan kontor, kan du fortsätta att aktivt använda arbetet hos fjärranställda.
Lycka till med flytten och fruktbart arbete hemifrån!
Källa: will.com