Det verkar som att online-evenemang – från skollektioner till haute couture-veckor – är här för att stanna. Det verkar som att det inte borde vara alltför svårt att byta till ett online-format: håll bara din föreläsning inte inför en publik, utan framför en webbkamera, och byt bild i tid. Men nej :) Det visar sig att online-evenemang – även enkla konferenser, till och med interna företagsmöten – har sina egna "tre pelare" av bästa praxis, användbara tips och life hacks. Idag ska vi prata om dem i ett samtal med Denis Churaev, Veeam Technical Support Team Lead, Bukarest, Rumänien (även om detta inte är så viktigt i hemarbetets värld).
— Denis, den här säsongen deltog du och dina kollegor i onlinekonferensen VeeamON 2020 – ett nytt Veeamathon-evenemang. Berätta lite mer om vad det var?
— Våra tekniska supportingenjörer fick en begränsad tid för att visa upp viss kunskap eller förmåga att göra något okonventionellt för att lösa problem (felsökning) eller konfigurationsuppgifter. Det var alltså en blixtattack för supporten att visa vad mer man kan göra med Veeam-produkter, utöver de välkända uppgifterna, och hur coola våra killar är.
Ursprungligen såg [idén med Veeamathon] lite ljusare ut eftersom det inte fanns några stängda gränser på grund av viruset, och vi hoppades alla kunna åka och sätta upp en så intressant show på plats. Men till slut gick det över till ett onlineformat, och det ganska bra.
— Och hur gjorde ni det? Var det föredrag, onlinedemonstrationer eller inspelade demonstrationer?
— Som jag redan sagt var ingenjörer involverade i det här projektet. I princip har supporten inga problem med att kommunicera med kunderna, våra killar är mycket tekniskt kunniga och talar [främmande språk] bra, men vissa känner sig inte tillräckligt bekväma med att presentera sig inför ett stort antal människor — och det var tusentals människor som tittade på oss (och sedan spelades det in och visades om).
Så någon förberedde en liveinspelning, redigerade den, och när de var nöjda med resultatet publicerade de den bara. Så det var som en stream, men i själva verket var det en inspelning. Men författaren till rapporten var i själva streamen, och när folk ställde frågor till honom i chatten svarade han.
Och det fanns ett format där folk presenterade [sina tal] live. Till exempel, i mitt fall: för det första hade jag inte tillräckligt med tid att förbereda och redigera videoinspelningen, och för det andra är jag ganska säker på mina talförmågor, så jag talade direkt.
Ett huvud är bra, men två är bättre
— Låt oss ta Teams som exempel (Denis har redan pratat om honom - cirka. ed.) – det var min kollega från Sankt Petersburg, Igor Arkhangelsky (vi arbetade tillsammans med att utarbeta rapporterna). Han talade också live.
Och i slutändan hjälpte vi båda varandra: i min del – det här handlar om att lösa problem med VMware och ESXi – var han min wingman, så att säga, han svarade på frågor, och jag ledde live-delen. Och sedan vice versa: vi bytte, det vill säga, han pratade om att återställa Teams och vad som kan säkerhetskopieras, och i det ögonblicket svarade jag på frågor från klienter och de personer som tittade på inspelningen i chatten.
— Det visade sig att du hade en sådan tandem.
— Ja. Vi hade bara 20 minuter för varje presentation, och de flesta av våra presentationer inkluderade minst två personer – eftersom vi inte ville distrahera huvudtalaren från berättelsen, men samtidigt ville vi besvara frågorna så utförligt som möjligt. Så vi synkroniserade ämnena i förväg, lärde oss detaljerna, tänkte igenom vilka frågor det kunde finnas, och under streamen, under presentationen, var den andra personen redo att svara lika bra som den första.
Användbart tips #1: Lyssnare bör ha möjlighet att ställa frågor ”i flödet” – det vill säga här och nu. Många kommer ju till en konferens för att få svar på sina frågor. Men när ”tåget har gått” (en annan rapport har börjat) är det redan svårare för en person – de behöver byta plats, skriva någonstans separat, sedan vänta på svar, och väntar du... detta är inte en offline-konferens där du kan fånga talaren under en kaffepaus. Ofta lämnas tid för frågor i slutet av presentationen, där moderatorn uttrycker dem och talaren svarar. Att arbeta tillsammans – den ena rapporterar, den andra svarar omedelbart på frågor i chatten – är också ett bra alternativ.
— Du nämnde att du redan har mycket erfarenhet av att uppträda. Hur är det med andra ingenjörer? Uppträder de ofta för en bred publik?
— Angående erfarenhet — det är intressant att många har det. För vi har redan vant oss vid att förbereda utbildningspresentationer för varandra inom supporten. Hela vår utbildningsprocess bygger på att supporten själv hittar nyckelspecialister som förstår något och genomför utbildningar.
OBS: Du kan läsa mer om hur vårt supportteam byggde sitt utbildningssystem i .
Det var liknande när vi förberedde Vimathon – [många svarade på uppmaningen att delta], och i en stor grupp människor finns det alltid någon med intressanta idéer. Det vill säga, om vi bara tar en person som är ansvarig för allting, och hen förbereder ämnen, då kan en person begränsas av sina egna horisonter. Men när vi inkluderar många människor samtidigt, då sker sådan brainstorming, många intressanta idéer uppstår.
Vi genomför våra utbildningar i samma format: vi har för vana att förbereda videoinspelningar av presentationer och vi föreläser för kollegor helt enkelt som en del av vårt dagliga arbete.
Och även om varken min kollega eller jag hade någon erfarenhet av att tala inför ett stort antal människor, när man pratar inför en skärm (man kan inte se personerna som sitter framför en), föreställer man sig bara att man pratar inför en klass eller en grupp. Och detta hjälpte oss att inte gå vilse eller bli nervösa.
Livshackning: Om du har god fantasi kan du föreställa dig publiken. För vissa kan ett foto med en grupp kollegor eller bara en väldigt känd bild på många människor hjälpa:
"Uppmärksamhet, fråga!"
– Fanns det några knepiga frågor som du inte kunde svara på direkt?
— Det fanns inga knepiga frågor i sig, eftersom vi kände till våra ämnen tillräckligt väl och kunde svara på vilka frågor som helst. Men av någon anledning fanns det frågor som var helt orelaterade till ämnet. (Det vill säga, man var tvungen att tänka i några sekunder, varför frågar den här personen en om detta här?) Vi sa till sådana personer att antingen vänta och komma tillbaka för ett svar efter sessionen, eller så sa vi att det finns ett annat ämne som Namer presenterar, och att man kan gå dit och fråga en specialist som förstår detta bättre om sina frågor. Vi gav några länkar till vanliga resurser, dokumentation etc.
Till exempel, av någon anledning, på min utbildning om hur man förstår hastigheten på VMware-diskar, frågade de om Vim-licenser. Jag svarar: grabbar, här är en länk till dokumentet, och ni kan gå till presentationen om licenser, de kommer att hjälpa er där också.
Användbart tips #2: Och för talarna (liksom för lyssnarna) behövs ett PM-program för evenemanget, med ämnena för alla rapporter och schemat.
— Stötte du på några svårigheter under förberedelserna eller genomförandet? Vilka var svårast?
— Det här är den svåraste frågan att besvara :) Vi fick veta att vi skulle delta i det här evenemanget redan i februari. Därför hade vi gott om tid att förbereda oss: alla bilder, tester, labb och testinspelningar gjordes flera månader i förväg. Faktum är att vi bara var otåliga att få göra allt, så att vi kunde se resultatet. Det vill säga, det fanns inga svårigheter med hur det var organiserat, hur mycket tid vi fick. Till slut väntade vi bara på att VeeamON äntligen skulle bli av. Vi hade redan finslipat allt 10 gånger, provat det, och det fanns inga problem längre.
Om att "utsortera"
— Det viktigaste var att ”inte bränna ut sig”?
— Som jag förstår det var det svårt för dem som bestämde sig för om de skulle åka eller inte [att delta] efter att det stod klart att vi inte skulle till Las Vegas. Så fort det stod klart vilka som var kvar var alla som var kvar redan intresserade av detta [onlineevenemang].
— Så det fanns folk som var ivriga att gå på offline-evenemanget?
— Det verkar som att det alltid finns något liknande, eftersom det är en ny upplevelse, kommunikation med människor, live-nätverkande… Det är mer intressant än att sitta vid datorn och berätta en historia för skärmen. Men, som jag minns, var det inte många som "hoppade av". Alla talare som jag personligen kommunicerar med – de stannade alla. Och jag kan förklara varför så många stannade. För det första var det synd att ni redan hade förberett [materialet] – och ni ville visa det. Och för det andra ville vi fortfarande att Vimathon skulle bli framgångsrikt, att det skulle upprepas nästa år. Det låg helt i vårt intresse.
— Som jag förstår det började era förberedelser i vinter, det vill säga, inbjudan att skicka in bidrag var i början av året?
— Ja, jag tittade just på datumen — det var länge sedan, vi hade massor av tid. Under den tiden slog jag sönder mitt labb, där jag utförde testet, tre gånger. Det vill säga, jag hann kontrollera allting fullständigt. (Jag hittade till och med en massa saker själv som jag inte tog med i presentationen, det var intressant.)
— Fanns det några särskilda krav, begränsningar eller nyanser gällande rapporterna?
— Ja, jag kan säga att rapporterna valdes ut genom uteslutning, eftersom det var många som ville delta.
Vi har en grupp Veeam Vanguards, de är ganska avancerade. Plus produktchefer och andra killar som känner till företagets riktlinjer väl. Och de kontrollerade våra ämnen och teser för att se till att de överensstämmer med VeeamON-ämnet.
Här är till exempel min presentation: Jag hade två olika ämnen istället för ett. De var helt orelaterade. Men inget av dem behandlades, ingen sa till mig: "Fokusera på bara ett, gör inte de andra!" I båda fallen fick jag minimala korrigeringar.
I grund och botten handlade allt om någon form av tidshantering och tidsgräns, för 20 minuter av detta [innehåll] är för mycket – jag kom från början med ett enormt antal idéer, jag ville berätta allt, men det är omöjligt! Alla behöver ju få tid att tala.
Så min recension förkortades lite, jag fokuserade till slut på mer specifika saker, och det är nog bättre. För folk skulle ge mig feedback senare: "Det här var vad jag letade efter! Det här var vad jag skulle vara intresserad av att veta!" Och om jag hade pratat om fler saker hade jag inte kunnat prata om det.
Följaktligen fick vi några rekommendationer, hjälpte till att justera något, men samtidigt hade vi en hel del frihet i förberedelserna.
Användbart tips #3: Timing är allt. Tumregel: om det finns 30 bilder i en 20-minutersrapport finns det stor risk att presentationen drar ut på tiden och att någon annans tid inkräktar. Fokusera på det viktigaste. Redaktionen, sedan repetitionerna. Resultatet, som ni ser, tilltalar både publiken och talaren själv.
Om bilder
— Vi gjorde till och med bilderna själva, vi fick möjligheten att göra vår egen design (det enda är att vi fick en viss bakgrund och så vidare, det vill säga, de gav oss ett format, bilder, bitmappar där, så att vi kunde rita). Ingen begränsade oss i vad vi gjorde där. Till exempel gillar jag det inte när jag gör någon cool tematisk PowerPoint-bild, och sedan tar designteamet den och gör om den så att till slut inte ens jag förstår någonting. Det vill säga, det kan se snyggare ut, förstås — men för en ingenjör är det obegripligt. Tja, i det avseendet var det inga problem, allt var väldigt bra.
— Så, du gjorde allt som rörde designen själv?
— Det gjorde vi, men vi kollade ändå med Karinne [Bisset], som var ledare för hela projektet. Hon gav oss bra rekommendationer, eftersom hon redan har erfarenhet inom det här området, hon har deltagit i VeeamON mer än en gång, så hon hjälpte oss att göra justeringar.
Användbart tips #4: Mallar gör naturligtvis livet mycket enklare. Men om du till exempel har en intern konferens är det fullt möjligt att ge talarna en viss kreativ frihet. Annars kan du föreställa dig fem rapporter i rad med helt identiska mallar, om än vackra bilder. Visuellt sett kommer ingen av dem troligtvis att "fånga" dig.
— Karinn, som jag vet, agerade som ideolog och inspiratör.
— Hon var i grund och botten organisatören, ja. Det vill säga, hon intresserade inledningsvis människor, attraherade dem, gjorde listor, satte ihop ett system. Vi hade inte gjort det utan henne. Karinn hjälpte oss mycket.
— Och till slut förberedde du hela två föreställningar.
— Ja, jag presenterade två helt olika ämnen, och de var vid olika tidpunkter. Jag presenterade det ena under den amerikanska [sessionen] och sedan för APG-regionen [Asien-Stillahavsområdet] (det vill säga, Asien och Europa spelade den senare), det andra presenterade jag under APG, och den spelades för USA. Följaktligen hade jag två presentationer på morgonen och på kvällen. Jag sov till och med mellan dem.
Om publiken
— Har du redan testat de här presentationerna, de här ämnena, på dina kollegor, på juniorer?
— Nej. Det var en sådan idé: Jag visade ingenting för någon med flit, och sedan sa jag: ”Grabbar, stötta mig!” Jag ville att fler skulle komma och titta på VeeamON, och de skulle tacka mig till slut, de var intresserade.
Du vet hur det ibland händer: det verkar som om det är något intressant evenemang, men du är upptagen, du har ingen tid [att komma till det]. (Detta är förresten återigen en fråga om tidshantering.) Och sedan tackade de som jag intresserade mig senare, eftersom de var lite distraherade från en sådan rutin och gjorde något annat, något intressant.
— Så du tog med dig din målgrupp?
— Ja, delvis ja, flera chefer, mina kollegor och ingenjörer — de tittade på det. Inte alla tittade på det online, några tittade på inspelningen. Och de bekräftade också att bakåtspolningen var i god kvalitet, att videon var synlig och att allt var bra. De kunde njuta av min presentation vid ett annat tillfälle, när de inte var så upptagna.
liv hacking För er som planerar att delta i online-evenemanget i realtid:
Här kan och bör du göra nästan allt som du skulle göra på möten offline: planera tid för deltagande, förbereda och ställa frågor, anteckna, ta skärmdumpar, diskutera, dela erfarenheter. Ju mer du är involverad, desto bättre blir din koncentration och därmed fördelen med deltagandet. Och det finns också priser för bästa fråga :)
— Fanns det många ryska deltagare, förutom dina kollegor från Sankt Petersburg? Fanns det rysktalande lyssnare?
— Det fanns besökare, men det var få talare från Ryssland, och vi vill gärna fixa detta nästa år. Såvitt jag förstår det missade vissa killar möjligheten att delta i evenemanget i år. Varför? För att tidigare år, som sagt, berörde detta evenemang andra avdelningar, och inte så mycket stöd. Och inte alla såg i det stora brevet om att hålla VeeamON att det också skulle finnas en Vimaton för stöd. Och när vi började involvera folk hade tyvärr vissa helt enkelt inte tid att förbereda materialet. Men nu, efter att killarna har sett det, finns det redan fler intresserade. Och jag är säker på att vi nästa år kommer att involvera stödet (inklusive ryskt stöd) i den här frågan mycket mer aktivt.
— Fick du någon feedback?
— Ja, varje talare fick en Excel-fil med svar på sin presentation, med personlig feedback (anonym, förstås) från alla som tittade på den. Och eftersom det var hundratals personer där fick alla en enorm fil.
Så vitt jag vet, och som jag frågat andra killar, var alla [lyssnarna] helt okej när det gällde att förstå vissa tekniska problem (när någons internet låg nere, något annat), och alla var väldigt nöjda med själva innehållet.
Användbart tips #5: Gör en liten påminnelse för lyssnarna om felsökning av eventuella problem - vanliga frågor som kan uppstå under evenemanget. Även om de förmodligen fortfarande kommer att skicka rop på hjälp till chatten är det bättre att ge alla en kort instruktion i förväg. Ge även stöd till talarna, särskilt vid föreställningar med livedemonstrationer (någon spelar in en video för sådana fall). Tänk på vad och när som kan gå fel och kom på lösningar. Det är bäst om en separat person ansvarar för teknisk support, som hjälper till, med början vid repetitionerna; Denis berättade om hur det var på Veeamathon. .
— Den feedback vi kom ihåg är att 20 minuter är för lite för att täcka ett intressant ämne. Det vill säga, nästa år kommer vi troligtvis att behöva antingen ha dubbla sessioner – till exempel dela upp dem i två delar – eller minska mängden material så att det blir lättare för folk att smälta. Eftersom vi är tekniknördar vet vi redan mycket, vi pratar om den tekniska essensen, och kanske saknade någon en liten introduktion eller lite enklare material.
Sammantaget fanns det många bra ögonblick som fick arrangörerna att fundera på att skapa ett hybridformat nästa år. Så kollegor från Veeam kan redan förbereda sig på att inbjudan att skicka in bidrag kommer att gälla många team, för olika regioner.
Förbered din släde på sommaren och din vagn på vintern
— När jag ser att vissa killar inte hann anmäla sig för deltagande kan jag säga till de som är involverade i kunskapsdelning: det är bättre att planera i förväg för nästa år, på vilka konferenser man vill tala, och förbereda sig i förväg. Och sedan lugnt vänta på den här konferensen. På så sätt blir det mycket mindre stress än när man förbereder sig under den senaste veckan.
Jag brukade ha en princip som sa att jag var upptagen med allt, jag hade en kalender. Och när jag gjorde presentationer förberedde jag mig inför själva evenemangen. Så i år fick jag mycket mer glädje av att veta att jag var förberedd i förväg, hade kontrollerat och gjort allt. Hur säger man? Bara gör det. För det vanliga problemet är hur man hinner göra bilder och allt annat. Men vi skapar det här problemet för oss själva. Det här är också en fråga om tidshantering. Tyvärr insåg jag inte själv detta tidigare, även om jag arbetade mycket inom detta område – och det är först nu som jag insett det. Kanske kan det här rådet hjälpa någon.
Användbart tips #6 från Denis: Är det någon som vill delta i konferenser? Det är en mycket bra idé: på helger eller på fritiden, minst en halvtimme i veckan för att göra något för din presentation. Och du kommer inte att märka hur snabbt materialet kommer att ackumuleras. Det hjälper mycket.
- Väldigt bra råd och det verkar inte ens svårt att genomföra, tack!
— Och dessutom — stressa inte. För, jag upprepar, om du har tid i förväg, då kan du lugnt förbereda dig utan några bekymmer, och samtidigt se mycket mer professionell ut än de som gjorde det i sista stund. Tyvärr insåg jag detta först nu, efter Vimaton, när det visade sig att jag helt enkelt hade massor av tid [att förbereda mig]. Och jag insåg efteråt — vad hände som gjorde att det var så trevligt och roligt för mig att göra detta? För ingen stressade mig, jag hade massor av tid, och jag gjorde det lugnt. Det var verkligen toppen.
– Jag kan bara applådera!
– Ja, det viktigaste är att pressa ut det maximala ur varje möjlighet, så kommer allt att ordna sig.
Källa: will.com
