Många företag har redan kunnat uppskatta fördelarna med att behandla samtal med MegaFons virtuella telefonväxel. Det är också många som använder Bitrix24 som ett bekvämt och tillgängligt CRM-system för försäljningsautomatisering.
MegaFon uppdaterade nyligen sin integration med Bitrix24, vilket avsevärt utökade dess kapacitet. I den här artikeln kommer vi att titta på vilka funktioner som kommer att vara tillgängliga för företag efter att ha integrerat dessa två system.
Anledningen till att skriva den här artikeln är att många företag använder tjänster separat, utan att veta vilka fördelar som deras ömsesidiga integration kan ge. Vi kommer att analysera integrationsmöjligheterna i detalj och visa hur exakt den är konfigurerad.
Låt oss först titta på vilka system vi ska integrera. Virtual PBX från MegaFon är en tjänst som gör det möjligt att styra alla företagssamtal. Virtual PBX fungerar både med stationära IP-telefoner och enheter, samt med mobiltelefoner och direkt från CRM-systemet genom samtalshantering i webbläsaren.
CRM Bitrix24 är ett system som hjälper till att organisera automatiserad registrering av data om transaktioner och kunder, samt effektivt optimera arbetsprocesser. Funktionalitet, enkelhet och tillgången till en gratis plan gjorde det till ett av de mest populära CRM:erna i Ryssland. En annan egenskap hos systemet är dess mångsidighet; Bitrix24 används flitigt av en mängd olika handels- och tjänsteföretag.
Integration kan konfigureras både för boxed office-versionen med installation på företagets servrar, och för molnversionen av Bitrix24, som är tillgänglig via ett WEB-gränssnitt från det publika Internet. Det är viktigt att komma ihåg att i det andra fallet fungerar integrationen direkt mellan två molntjänster, tjänsterna kommer att fortsätta att interagera även om elen eller internet slocknar på ditt kontor.
Låt oss titta närmare på integrationsalternativen.
1. Pop-up kundkort vid inkommande samtal
I avsaknad av integration tvingas en anställd lägga tid och kraft på att skapa ett kundkort eller en transaktion manuellt, i vilket fall det händer att kontakter och transaktioner går förlorade, och i bästa fall måste kunden återkontaktas, i i värsta fall kommer ordern att gå förlorad. När ett inkommande samtal tas emot kommer medarbetaren att se att samtalet kom från en klient som inte känner till Bitrix24. Popup-kortet visar numret från vilket samtalet kom och genom vilket nummer det kom. Vi ser att det inte finns några transaktioner eller några kommentarer för kunden ännu. Alexey Belyakov tilldelas automatiskt en ansvarig chef för kunden.
Om en kontakt eller transaktion redan finns, kommer chefen att känna till kundens namn redan innan han lyfter telefonen.
Du kan komma in i motsvarande affär genom att klicka på dess namn.
Hur skapar man en kontakt manuellt?
Om du har möjlighet att automatiskt skapa en kontakt inaktiverad och du får ett samtal från en kund vars nummer inte finns i Bitrix24, kan du skapa en ny kontakt i ett popup-fönster, och potentiella kunder och erbjudanden skapas också automatiskt, vilket vi ska prata om lite senare. Om det inte finns någon integration kommer det inte att finnas något popup-fönster, och klienten måste skapas helt manuellt, vilket tar mycket tid från chefen.
I CRM-inställningarna kan du välja ett av två driftlägen:
- Enkel (inga leads)
- Klassisk (med ledningar)
Hur skapar man erbjudanden?
I enkelt CRM-läge skapas erbjudanden omedelbart, utan att skapa potentiella kunder.
Hur skapar man leads?
I klassiskt CRM-läge skapas först leads som sedan kan omvandlas till kontakter och affärer.
2. Automatiskt skapande av leads, kontakter och erbjudanden
När du får ett inkommande samtal kommer alternativet att automatiskt skapa en kontakt att säkerställa att du inte förlorar en enda klient. Efter konversationens slut läggs en inspelning av konversationen automatiskt till i affären. Ledningen eller kontakten skapas även om ingen anställd svarar på samtalet och kan behandlas senare.
Kontakten kommer att behålla numret från vilket han ringde och en ny transaktion kommer att tilldelas, kontaktens namn kommer inte att anges.
Om chefen inte har skapat en kontakt under ett samtal med en klient vars nummer inte finns i kontaktlistan, kan denna kontakt skapas automatiskt. För att göra detta måste du aktivera alternativet att automatiskt skapa kontakter eller leads när du ringer ett nummer som inte finns i din kontaktlista.
Varför kan detta behövas? Låt oss föreställa oss att en chef ringer kunder med hjälp av en databas som inte är inläst i Bitrix24, eller ringer ett nummer på ett visitkort, men glömde att ange det i CRM. Kontakten skapas automatiskt och medarbetaren behöver bara fylla i nödvändig information.
Denna kontakt kommer att ha ett nummer och en deal kommer att skapas, men inget namn kommer att anges.
3. Automatiskt skapande av uppgifter
I integrationsinställningarna kan du välja vem och i vilka situationer du vill tilldela uppgifter för efterföljande samtalshantering. Du kan lägga till en uppgiftsbeskrivning och titel. Du kan lägga till en ansvarig person och en observatör till en uppgift från listan över anställda.
Uppgifter skapade av ett samtal kommer att visas i lead, deal, kontaktkort och i listan över uppgifter i sektionen Uppgifter och projekt.
4. Ring med ett klick
Du behöver inte längre slå telefonnumret på din datortelefon eller telefon. Istället klickar du bara på lurikonen eller ett sparat nummer.
Först kommer samtalet till din enhet (telefon eller datortelefon), du tar upp telefonen, varefter den virtuella telefonväxeln kommer att ringa kundens nummer. Och ett klientkort visas på skärmen.
5. Spara alla samtal på klientkortet
Alla lead-, kontakt- och dealaktiviteter kan ses på kundkortet. Så låt oss gå in på affären.
På höger sida av flödet visas samtal relaterade till transaktionen. Här kan du lyssna på alla samtal (för att göra detta måste du aktivera alternativet "Samtalsinspelning" i det virtuella växelns personliga konto i avsnittet Tariff). Information med samtalsregister och historik kan ses på klientkortet direkt i Bitrix24.
Vi rekommenderar att anteckna information om klienten och de överenskommelser som träffats i klientkortet efter varje samtal, samt skapa uppgifter för vidare aktiviteter.
6. Automatisk koppling mellan en kund och en personlig chef
Alternativet att automatiskt ansluta till en personlig chef kommer att tillåta klienten att inte slösa tid på första linjen och omedelbart ansluta till en personlig chef. Dessutom kan du i integrationsinställningarna välja en anställd eller avdelning som samtalet ska skickas till om medarbetaren inte svarar inom 15 sekunder.
Den här inställningen kommer att visas i det virtuella PBX-gränssnittet som i skärmdumpen nedan:
Hur ställer jag in Virtual PBX-integration med Bitrix24?
För att integrera VATS med Bitrix24 måste du aktivera alternativet "Integration with CRM" i MegaFon Virtual PBX-kontot. Om du vill spela in och lyssna på samtal genom Bitrix24 måste du även aktivera alternativet "Call Recording" där.
1. Först måste du installera , logga först in i CRM och gå till .
2. Gå till ditt personliga konto för Virtual PBX från MegaFon.
3. Gå till "Inställningar" - "Integration med CRM".
4. Klicka på "Anslut".
Du kan ställa in integration med både moln- och boxversionen av Bitrix24. I det andra fallet behöver du ett fungerande SSL-certifikat, annars kan det uppstå problem i användarmatchningsstadiet.
5. Ange Bitrix24-adressen och logga in på VATS som användare med administratörsrättigheter.
6. Därefter öppnas en skärm med två grupper av integrationsinställningar. I den första gruppen måste du jämföra Bitrix24-användare med virtuella PBX-användare. Utan detta kommer systemet inte att kunna visa händelser korrekt i CRM och identifiera anställda.
Ytterligare anställda kan läggas till när som helst. Det är viktigt att komma ihåg att göra matchningen för medarbetare du lägger till i framtiden.
7. Den andra gruppen visar möjligheter som är lika för alla scenarier.
8. Därefter måste du gå vidare till integrationsscenarier. Varje element i denna del konfigureras separat, för både inkommande och utgående samtal.
Integration kan konfigureras för varje nummer individuellt eller för alla nummer samtidigt. Skapa arbetsscenarier i det virtuella PBX-gränssnittet och välj nummer för vilka ett visst scenario kommer att fungera.
Vissa nummer kan helt och hållet uteslutas från skriptet, till exempel lager-, revisor- eller chefsnummer. Detta kommer att rädda Bitrix24 från onödiga transaktioner, kontakter och leads. Låt oss ta en närmare titt på skriptelementen:
- Ett inkommande samtal från ett okänt nummer kan automatiskt skapa en ny potentiell kund, kontakt och affär. / Ansvarig kommer att vara den som missat eller tagit emot samtalet. I de fall ett samtal avbryts i IVR, hälsning, vid uppringning till en avdelning, eller om vakthavande person tar emot det, måste du välja vem som ska ansvara för denna affär, lead eller kontakt.
- Ett inkommande samtal från en befintlig kund kan automatiskt generera en återkommande lead och affär. / En återkommande lead eller affär kommer att skapas när en befintlig kund får ett inkommande samtal. Ansvarig chef från Bitrix24 kommer att utses till ansvarig. Tillvägagångssättet för att tilldela en ansvarig kan ändras i CRM-inställningarna, det kan till exempel vara personen som tagit emot samtalet.
- Samtal från befintliga kunder kommer att omdirigeras till de ansvariga chefer som anges i Bitrix24. / Till en början är alternativet aktiverat för alla. Du kan välja de nummer som alternativet ska fungera för, och den anställde som samtalet ska överföras till om den ansvarige inte svarar.
- När det kommer ett inkommande samtal från ett okänt nummer kan en uppgift skapas för den anställde som tagit emot samtalet för ett lyckat samtal, eller för tjänstemannen för ett misslyckat. / När du ställer in det här elementet måste du välja aktiva åtgärder:
- Skapa en uppgift för en anställd efter att han har tagit emot ett samtal. För att göra detta måste du ange uppgiftens titel, uppgiftstext och observatör.
- skapa en uppgift för en anställd eller person i tjänst för ett missat samtal. Här behöver du välja vakthavande, uppgiftens titel, uppgiftens text och observatören.
- När det kommer ett inkommande samtal från en befintlig kund kan en uppgift skapas för ansvarig chef eller den anställde som tagit emot samtalet. / I likhet med inställningarna för föregående element måste du välja aktiva åtgärder:
- Efter ett lyckat samtal skapar du en uppgift för den anställde som tog emot samtalet. För att göra detta måste du ange uppgiftens titel, uppgiftstext och även välja en observatör.
- Skapa en uppgift för en anställd eller person i tjänst angående ett missat samtal. För att göra detta måste du välja ansvarig person i tjänst, uppgiftens text, uppgiftens titel och observatören.
Nästa är inställningarna för utgående samtal.
- När du ringer ett utgående samtal till ett okänt nummer kan en ny potentiell kund, kontakt och affär skapas automatiskt. / Inga ytterligare inställningar behövs här.
- När ett utgående samtal görs till en befintlig kund kan en återkommande lead och affär genereras automatiskt. / Det kommer att vara nödvändigt att ange i inställningarna vem som kommer att ansvara för en upprepad transaktion eller lead i händelse av ett lyckat samtal: den person som är ansvarig för kontakten eller den som ringde samtalet? Separat måste du välja någon ansvarig i händelse av ett misslyckat samtal.
- När ett utgående samtal görs till en befintlig kund kan en återkommande lead och affär genereras automatiskt. / I inställningarna måste du ange den person som är ansvarig för den upprepade leaden eller affären i händelse av ett lyckat samtal: den som ringde eller den person som är ansvarig för kontakten? Du måste också välja någon ansvarig i händelse av ett misslyckat samtal.
- När ett utgående samtal görs till ett okänt nummer kan en uppgift skapas för den uppringande medarbetaren. / Du kan ställa in uppgifter för misslyckade och lyckade samtal. Uppgiften måste ges en titel, text och välja en observatör.
- Vid ett utgående samtal till en befintlig kund kan en uppgift skapas för ansvarig chef eller den uppringande medarbetaren. / Välj i inställningarna om du vill skapa uppgifter för misslyckade och lyckade samtal. I båda fallen måste du välja den person som är ansvarig för uppgiften (den som ringde eller den som är ansvarig för kontakten), titeln för uppgiften, texten och välja en observatör.
9. Och den sista inställningen är att ställa in samtalshistoriken för anställda som inte är i Bitrix24. Historiken för dessa samtal kan sparas under namnet på den anställde du väljer.
Klicka på "Spara", ett grönt "Ansluten" meddelande visas på ikonen - detta betyder att integrationen är aktiverad och fungerar.
10. För att du ska kunna ringa genom att klicka på ett telefonnummer krävs ytterligare en inställning.
Klicka på Allmänna inställningar och välj MegaFon-applikationen som nummer för utgående samtal.
Klicka på Spara.
Låt oss sammanfatta.
Bitrix24 är ett verktyg för att bygga effektiva detaljhandelsprojekt. Integration med telefoni gör att du kan utöka funktionaliteten i CRM, som ett resultat av att du får tillgång till att se samtalsstatistik och lyssna på samtalsinspelningar direkt från Bitrix24.
När de får ett inkommande samtal kommer anställda att kunna se kundernas namn och spara tid när de skapar leads, erbjudanden och kontakter, och distributionsfunktionen till en personlig chef kommer att ge dig många nya nöjda kunder.
Uppenbarligen kan alla inställningar göras på några minuter, samtidigt som integrationen öppnar upp för många ytterligare möjligheter för både telefoni med Virtual PBX-anslutning och CRM.
Källa: will.com