Dokumentsamarbetssystem för Zimbra Open-Source Edition

Vikten av samredigering av dokument i dagens affärsvärld kan inte överskattas. Möjligheten att skapa avtal och överenskommelser med deltagande av anställda från juristavdelningen, skriva affärsförslag under övervakning av chefer i realtid och så vidare, sparar företaget tusentals timmar av mänsklig arbetskraft som tidigare spenderades på omfattande godkännanden. Just därför är en av de största innovationerna inom Zextras Suite 3.0 lanseringen av Zextras Docs – en lösning som möjliggör fullständig samverkan kring dokument direkt i webbklienten Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.

För närvarande stödjer Zextras Docs samarbete med textdokument, kalkylblad och presentationer, och kan också hantera ett stort antal filformat. Gränssnittet för lösningen skiljer sig inte mycket från gränssnittet för vilken textredigerare som helst, vilket gör att företagets anställda inte behöver spendera mycket tid på att lära sig att använda Zextras Docs. Men det mest intressanta, som alltid, finns "under huven". Låt oss tillsammans ta en titt på hur Zextras Docs är uppbyggt och vilka fördelar denna lösning för dokumentarbete kan erbjuda.

Zextras Docs kommer att tilltala dem som redan använder Zimbra OSE och Zextras Suite på sitt företag. Med hjälp av denna lösning kan en ny tjänst implementeras i produktionen utan att öka antalet informationssystem och därmed klara sig utan att ökade kostnader för IT-infrastrukturen. Låt oss klargöra att Zextras Docs endast är kompatibel med Zimbra OSE version 8.8.12 och senare. Därför rekommenderar vi starkt att uppgradera till version 8.8.15 LTS om du fortfarande använder äldre versioner av Zimbra. Tack vare den långvariga supporten kommer denna version att förbli relevant och säker i flera år framöver och vara kompatibel med alla aktuella tillägg.

Fördelarna med Zextras Docs inkluderar också möjligheten att implementera det fullt ut på företagets infrastruktur. Detta gör att man kan undvika att överföra information till tredje parter, vilket ofta sker vid användning av hybrida eller molntjänster. Därför är Zextras Docs perfekt för företag med strikt informationssäkerhetspolicy och för systemadministratörer som föredrar att ha full kontroll över dataflöden och processer inom företaget. Dessutom möjliggör en lokalt implementerad samarbetslösning för dokument att man undviker riskerna avseende otillgänglighet för molntjänsten vid problem med tjänsteleverantören eller problem med snabb internetåtkomst.

Zextras Docs består av tre delar: en fristående server, ett tillägg och ett zimlet. Varje del utför sin specifika funktion:

• Zextras Docs-servern fungerar som en LibreOffice-motor, anpassad för samarbete och integration med Zimbra OSE. Det är på Zextras Docs-servern som alla dokument som användare få åtkomst till öppnas, bearbetas och lagras. Den måste installeras på en dedikerad datorknutpunkt som kör Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 eller CentOS 7. Om belastningen på Zextras Docs-tjänsten är tillräckligt hög kan man avsätta flera servrar för den.
• Zextras Docs-tillägget kräver ingen installation eftersom det är inbyggt i Zextras Suite. Tack vare detta tillägg kopplas användaren till Zextras Docs-servern, och belastningen balanseras vid användning av flera servrar. Dessutom möjliggör tillägget Zextras Docs samtidig åtkomst för flera användare till ett dokument, liksom uppladdning av filer från lokal lagring till servern.
• Zextras Docs-zimletet krävs å sin sida för att integrera tjänsten i webbklienten. Det är tack vare detta som webbklienten Zimbra får funktioner för att skapa och förhandsgranska dokument från Zextras Docs.

För att kunna implementera Zextras Docs i företaget måste man först avsätta en eller flera fysiska eller virtuella servrar. Därefter måste man ladda ner installationspaketen för serverprogrammet från Zextras-webbplatsen för Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 eller CentOS 7, och sedan packa upp det och installera det. I det sista steget av installationen kommer servern att be dig att ange IP-adressen till LDAP-servern, samt ett användarnamn/lösenord som kommer att användas för att lägga till nya serveruppgifter i LDAP. Notera att efter installationen kommer varje Zextras Docs-server att vara synlig för alla andra noder i infrastrukturen.

Eftersom Zextras Docs-extendens redan ingår i Zextras Suite, räcker det med att aktivera dess användning för de användare och grupper som behöver åtkomst till verktygen för dokumenthantering. Zextras Docs-zimlet kan aktiveras från Zimbra:s administrationskonsol. Notera att efter att ha lagt till Zextras Docs-servern i Zimbra OSE-infrastrukturen, måste du uppdatera Zimbra Proxy-serverkonfigurationen. För detta, kör helt enkelt filen /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen som Zimbra-användare och kör sedan kommandot zmproxyctl restart för att starta om proxy-tjänsten.

För alla frågor relaterade till Zextras Suite kan du kontakta företagets representant "Zextras", Katerina Triandafiliidi, via e-post på katerina@zextras.com

Källa: habr.com