Vikten av samverkande dokumentredigering i modern verksamhet kan inte överskattas. Möjligheten att upprätta kontrakt och avtal med deltagande av anställda från den juridiska avdelningen, skriva kommersiella förslag under överinseende av överordnade online och så vidare, gör att företaget kan spara tusentals mantimmar som tidigare spenderades på många godkännanden. Det är därför en av de viktigaste innovationerna inom var utseendet på Zextras Docs - en lösning som låter dig organisera fullständigt samarbete med dokument direkt i webbklienten Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
För närvarande stöder Zextras Docs samarbete med textdokument, kalkylblad och presentationer, och kan även hantera ett stort antal filformat. Lösningens gränssnitt skiljer sig inte mycket från gränssnittet för någon textredigerare, så företagsanställda behöver inte lägga ner mycket tid på utbildning för att byta till att använda Zextras Docs. Men det mest intressanta, som alltid, är "under huven". Låt oss tillsammans ta en titt på hur Zextras Docs fungerar och vilka fördelar denna dokumentsamarbetslösning kan erbjuda.
Zextras Docs kommer att tilltala dem som redan använder Zimbra OSE och Zextras Suite i sitt företag. Med denna lösning kan du implementera en ny tjänst i produktionen utan att öka antalet informationssystem och som ett resultat utan att öka kostnaderna för att äga en IT-infrastruktur. Låt oss förtydliga att Zextras Docs endast är kompatibel med Zimbra OSE version 8.8.12 och äldre. Det är därför, om du fortfarande använder föråldrade versioner av Zimbra, rekommenderar vi starkt att du uppgraderar till version 8.8.15 LTS. Tack vare den långa supportperioden kommer denna version att förbli relevant och säker i flera år till, och kommer även att vara kompatibel med alla aktuella tillägg.
Fördelarna med Zextras Docs inkluderar också möjligheten att dess fullständiga distribution på företagsinfrastrukturen. Detta undviker att överföra information till tredje part, vilket ofta är fallet vid användning av hybrid- eller molntjänster. Det är därför Zextras Docs är idealiskt för företag med en strikt informationssäkerhetspolicy och för de systemadministratörer som föredrar att helt kontrollera dataflöden och processer som förekommer i företaget. Dessutom låter en lokalt utplacerad dokumentsamarbetstjänst undvika riskerna med att en molntjänst inte är tillgänglig om det uppstår problem med tjänsteleverantören eller om problem uppstår med höghastighetsanslutning till Internet.
Zextras Docs består av tre delar: en fristående server, en förlängning och en winterlet. Var och en av dessa tre delar gör sin del av jobbet:
- Zextras Docs-servern är en LibreOffice-motor designad för samarbete och integration med Zimbra OSE. Det är på Zextras Docs-server som alla dokument som användarna kommer åt öppnas, bearbetas och lagras. Den måste installeras på en dedikerad datornod som kör Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 eller CentOS 7. Om belastningen på Zextras Docs-tjänsten är tillräckligt stor kan du allokera flera servrar för den samtidigt.
- Zextras Docs-tillägget kräver ingen installation eftersom det är inbyggt i Zextras Suite. Tack vare detta tillägg är användaren ansluten till Zextras Docs-servern, samt lastbalansering vid användning av flera servrar. Dessutom, genom tillägget Zextras Docs, kan flera användare samtidigt ansluta till ett dokument, samt ladda ner filer från lokal lagring till servern.
- Zextras Docs winterlet behövs i sin tur för att integrera tjänsten i webbklienten. Det är tack vare honom som möjligheten att skapa och förhandsgranska Zextras Docs-dokument visas i Zimbras webbklient.
För att kunna distribuera Zextras Docs i ett företag måste du först allokera en eller flera fysiska eller virtuella servrar för det. Efter detta måste du ladda ner serverapplikationsdistributioner från Zextras webbplats för , eller , packa upp den och installera den. I det sista steget av installationen kommer servern att be dig ange IP-adressen för LDAP-servern, samt ett inloggnings-/lösenordspar som kommer att användas för att mata in data om den nya servern i LDAP. Observera att efter att installationen är klar kommer varje Zextras Docs-server att vara synlig för alla andra infrastrukturnoder.
Eftersom Zextras Docs-tillägget redan ingår i Zextras Suite, kan du helt enkelt aktivera det för de användare och grupper som behöver tillgång till dokumentsamarbetsverktyg. Zextras Docs winterlet kan aktiveras från Zimbras administratörskonsol. Observera att efter att ha lagt till Zextras Docs-servern till Zimbra OSE-infrastrukturen måste du uppdatera Zimbra Proxy-serverkonfigurationen. För att göra detta, kör bara filen /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen som Zimbra-användare och kör sedan kommandot zmproxyctl starta om för att starta om proxytjänsten.
För alla frågor relaterade till Zextras Suite kan du kontakta Zextras representant Katerina Triandafilidi via e-post [e-postskyddad]
Källa: will.com