E-postens historia går flera decennier tillbaka i tiden. Under denna tid har denna standard för företagskommunikation inte bara blivit föråldrad, utan blir mer och mer populär varje år på grund av införandet av samarbetssystem på olika företag, som i regel är baserade specifikt på e-post. Men på grund av bristen på effektivitet hos e-post, överger fler och fler användare det till förmån för textchatt, röst- och videosamtal och videokonferenser. Sådana metoder för företagskommunikation hjälper anställda att spara mycket tid och, som ett resultat, bli mer effektiva och tillföra mer pengar till företaget.
Användningen av chattar och videokommunikation för att lösa arbetsproblem leder dock ofta till uppkomsten av nya hot mot ett företags informationssäkerhet. Faktum är att i avsaknad av en lämplig företagslösning kan anställda självständigt börja korrespondera och kommunicera i offentliga tjänster, vilket kan leda till läckage av viktig information. Å andra sidan är företagsledningen inte alltid villig att avsätta medel för implementering av företagsplattformar för videokonferenser och chattar, eftersom många är övertygade om att de distraherar anställda från arbetet mer än ökar deras effektivitet. En väg ut ur den här situationen kan vara användningen av företagschatt och videokonferenser baserat på befintliga informationssystem. De som använder Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition som en samarbetsplattform kan lösa problemet med att skapa företagschatt och videokonferenser med Zextras Team, en lösning som lägger till många nya funktioner relaterade till företags onlinekommunikation till Zimbra OSE.
Zextras Team kommer i två utgåvor: Zextras Team Basic och Zextras Team Pro, och skiljer sig i uppsättningen av funktioner. Det första leveransalternativet är helt gratis och låter dig organisera textchatt i både en-mot-en- och gruppchattformat, samt en-till-en videochatt och ljudsamtal baserade på Zimbra OSE. I det här fallet kommer alla dessa funktioner att vara tillgängliga direkt från Zimbra OSE-webbklienten. Dessutom kan Zextras Team Basic-användare använda mobilapplikationen, tillgänglig på iOS- och Android-plattformar. Dessa appar ger dig tillgång till privata chattar och textchatt, och i framtiden kommer du att kunna ringa videosamtal. Låt oss omedelbart notera att för videochatt och ljudsamtal behöver Zextras Team-användare en korrekt fungerande webbkamera och/eller mikrofon.
Men Zextras Team Pro ger mycket rikare funktionalitet. Utöver de redan listade funktionerna kommer Zextras Team-användare att ha möjlighet att skapa videokonferenser för ett stort antal anställda. Detta gör att du kan hålla möten bland medarbetare som befinner sig geografiskt på olika platser och därigenom spara tid som tidigare lagts på att samla mötesdeltagare i ett rum, och lägga den på en mer fördjupad studie av frågor eller på att lösa specifika arbetsuppgifter.
Zextras Team Pro låter dig också skapa virtuella utrymmen och virtuella möten för anställda. Lokalen kan innehålla flera mötesrum samtidigt, där olika deltagare i rummet kan diskutera gemensamma ämnen. Tänk till exempel på ett företag som har en försäljningsavdelning på 16 personer. Av dessa arbetar 5 anställda inom b2c-försäljning, 5 anställda utför b2b-försäljning och ytterligare 5 anställda arbetar inom b2g. Hela avdelningen leds av chefen för försäljningsavdelningen.
Eftersom alla anställda arbetar på samma avdelning vore det klokt att skapa ett gemensamt utrymme för dem att diskutera alla ämnen som berör varje säljare. Samtidigt dyker det ofta upp ämnen som bara berör en avdelning som till exempel arbetar med b2b. Försäljningsavdelningens anställda som arbetar inom andra områden har naturligtvis inget behov av att delta i diskussioner om sådana ämnen, men avdelningschefen bör delta i diskussionerna på varje avdelning. Det är därför det är möjligt att tilldela separata virtuella möten för varje riktning inom det utrymme som tilldelats för försäljningsavdelningens behov, så att anställda i var och en av dem kan kommunicera med varandra och med avdelningschefen. Samtidigt kommer chefen själv att ha alla tre virtuella möten bekvämt samlade i ett separat utrymme. Och om du anser att all kommunikation sker på företagets servrar och data inte överförs någonstans från dem, kan sådana chattar kallas ganska säkra när det gäller informationssäkerhet. Utöver försäljningsavdelningen kan konceptet med utrymmen och virtuella mötesrum tillämpas på hela företaget.
Förutom videomöten är ljudsamtal också tillgängliga för användare. Förutom att de laddar kommunikationskanaler mycket mindre, skäms många anställda ofta helt enkelt för att kommunicera i videoformat och ofta till och med dölja webbkameran på sina bärbara datorer.
Förutom videochattar och ljudsamtal med anställda låter Zextras Team dig skapa videochatt och ljudsamtal med alla användare som inte är anställda på företaget genom att generera och skicka en speciell länk för att gå med i mötet. Eftersom Zextras Team bara kräver en modern webbläsare kan du med den här funktionen alltid snabbt kommunicera med en kund eller motpart i de fall regelbunden korrespondens skulle ta för mycket tid. Dessutom stöder Zextras Team fildelning, som anställda kan skicka till varandra direkt under ett videosamtal eller textkonversation.
Det är omöjligt att inte nämna den speciella mobilapplikationen Zextras Team, som gör att anställda kan delta i företagschattar när de inte är på sin arbetsplats. Appen är tillgänglig för iOS- och Android-plattformar och tillåter för närvarande användare att:
- Föra korrespondens genom att ta emot och skicka meddelanden på din smartphone
- Skapa, ta bort och gå med i privata chattar
- Skapa, ta bort och gå med i gruppchattar
- Gå med i virtuella utrymmen och konversationer, samt skapa och ta bort dem
- Bjud in användare till virtuella utrymmen och konversationer, eller vice versa, ta bort dem därifrån
- Ta emot push-meddelanden och upprätta en säker anslutning med företagsservern.
I framtiden kommer applikationen att lägga till funktioner för privat videokommunikation, samt videokonferenser och en fildelningsfunktion.
En annan intressant funktion hos Zextras Team är möjligheten att sända innehållet på datorskärmen i realtid, samt överföra kontrollen över det till en annan användare. Den här funktionen kan vara mycket användbar när du genomför utbildningswebinarier, under vilka det är nödvändigt att bekanta medarbetarna med det nya gränssnittet. Den här funktionen kan också hjälpa en företags IT-avdelning att hjälpa anställda att lösa problem med sina datorer utan fysisk närvaro av en IT-person.
Således är Zextras Team en komplett lösning för att organisera bekväm onlinekommunikation mellan anställda både inom företagets interna nätverk och utanför. På grund av att Zextras Backup kan helt och hållet säkerhetskopiera all information som genereras i Zextras Team, kommer information därifrån inte att gå förlorad någonstans, och beroende på hur allvarliga säkerhetspolicyer är, kommer systemadministratören att självständigt kunna konfigurera olika begränsningar för användare.
För alla frågor relaterade till Zextras Suite kan du kontakta representanten för Zextras Ekaterina Triandafilidi via e-post [e-postskyddad]
Källa: will.com