Ett vanligt misstag för nybörjare är att de inte är tillräckligt uppmärksamma på att samla in och analysera data, optimera arbetsprocesser och övervaka nyckelindikatorer. Detta resulterar i minskad produktivitet och suboptimalt slöseri med tid och resurser. När processer är dåliga måste du korrigera samma fel flera gånger. I takt med att antalet kunder ökar försämras tjänsten och utan dataanalys finns ingen klar förståelse för vad som behöver förbättras. Som ett resultat fattas beslut på ett infall.
För att vara konkurrenskraftiga måste moderna företag, förutom kvalitetsprodukter och tjänster, ha transparenta processer och samla in analytisk data. Utan detta är det svårt att förstå det verkliga läget i näringslivet och fatta rätt beslut. Därför är det viktigt att ha de nödvändiga verktygen i din arsenal som inte bara är bekväma att använda, utan också låter dig förenkla ditt arbete och skapa så transparenta processer som möjligt.
Idag finns det ett stort antal verktyg och lösningar. Men de flesta entreprenörer använder dem inte för att de antingen inte ser värdet i dem, eller inte förstår hur man använder dem, eller så är de dyra eller komplicerade eller 100500 XNUMX mer. Men de som har listat ut det, hittat eller skapat sådana verktyg åt sig själva har redan en fördel på medellång sikt.
I mer än 10 år har jag skapat IT-produkter och lösningar som hjälper företag att öka vinsten genom automatisering och digital transformation av processer. Jag har hjälpt till att hitta dussintals startups och skapat dussintals onlineverktyg som används av hundratusentals människor runt om i världen.
Här är ett av de goda exemplen i min praktik som visar fördelarna med digital transformation. För en liten amerikansk advokatbyrå skapade mitt team och jag ett verktyg för att generera juridiska dokument, det gjorde det möjligt för advokater att generera dokument snabbare. Och senare, efter att ha utökat funktionaliteten för detta verktyg, skapade vi en onlinetjänst och förvandlade företaget helt. Nu servar de kunder inte bara i deras stad, utan i hela landet. Under tre år har företagets kapitalisering vuxit flera gånger.
I den här artikeln kommer jag att dela med mig av verklig erfarenhet av att skapa ett transparent system för att övervaka viktiga affärsindikatorer. Jag ska försöka ingjuta värdet av att använda digitala lösningar, jag ska visa att det inte är svårt och inte alltid dyrt. Låt oss gå!
Hur allt började
Om du vill ha något du aldrig har haft, måste du göra något du aldrig har gjort.
Coco Chanel
Min fru var trött på att vara mammaledig och vi bestämde oss för att öppna ett litet företag - ett lekrum för barn. Eftersom jag har ett eget företag tar min fru hand om spelrummet helt och hållet och jag hjälper till med strategiska frågor och utveckling.
Detaljerna för att öppna ett företag är en helt annan historia, men i skedet av att samla in data och analysera konkurrenter, förutom att lyfta fram de specifika problemen med denna verksamhet, uppmärksammade vi problemen med interna processer som de flesta konkurrenter inte kämpade med .
Till min förvåning höll nästan ingen CRM i någon form under XNUMX-talet, många förde register i skrift, i anteckningsböcker. Samtidigt klagade ägarna själva på att anställda stjäl, gör fel vid beräkningar och att de måste lägga mycket tid på att räkna om och kontrollera med anteckningar i bokföringsboken, uppgifter om reservationer och insättningar går förlorade, kunder lämnar av okänd anledning. dem.
Genom att analysera den insamlade informationen insåg vi att vi inte vill upprepa deras misstag och vi behöver ett transparent system som kommer att minska dessa risker till ett minimum. Först och främst började vi leta efter färdiga lösningar, men vi kunde inte hitta några som helt uppfyllde våra krav. Och sedan bestämde jag mig för att göra mitt eget system, även om det inte är idealiskt, men fungerande och billigt (nästan gratis).
När jag valde ett verktyg tog jag hänsyn till följande kriterier: det ska vara billigt, det ska vara flexibelt och tillgängligt och det ska vara lätt att använda. Jag skulle kunna skriva ett fullfjädrat, kraftfullt och dyrt system för den här verksamheten, men vi hade lite tid och en liten budget, plus att vi inte helt förstod om vårt projekt skulle fungera, och det skulle vara orimligt att lägga mycket resurser på detta system. Därför, när jag testade hypotesen, bestämde jag mig för att börja med MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) och göra en fungerande version på kortast möjliga tid med minimal investering, och med tiden avsluta eller göra om det.
Som ett resultat föll mitt val på Googles tjänster (Drive, Kalkylark, Kalender). Den huvudsakliga källan till in-/utdatainformation är Google Sheets, eftersom min fru har erfarenhet av att arbeta med kalkylark kan hon göra ändringar på egen hand om det behövs. Jag tog också hänsyn till det faktum att verktyget också kommer att användas av anställda som kanske inte är särskilt bra på att använda en dator, och att lära dem hur man skriver in data i en tabell kommer att vara mycket enklare än att lära dem hur man arbetar med någon specialiserad program som 1C.
Data som matas in i tabellerna ändras i realtid, det vill säga när som helst kan du se situationen för företagets angelägenheter, säkerhet är inbyggd, du kan begränsa åtkomsten till vissa personer.
Utveckling av arkitektur och datastruktur
Barnens lekrum erbjuder flera grundläggande tjänster.
- Standardbesök — när en kund köper tid i sina barns lekrum.
- Övervakat besök — när en klient köper tid i sina barns lekrum och betalar extra för tillsyn. Det vill säga, klienten kan lämna barnet och fortsätta sin verksamhet, och rumsarbetaren kommer att titta på och leka med barnet under förälderns frånvaro.
- Öppen födelsedag — kunden hyr ett separat bord för mat- och sittplatser och betalar för ett vanligt besök i spelrummet, medan rummet fungerar som vanligt.
- Stängd födelsedag — Kunden hyr hela lokalen, under hyresperioden tar rummet inte emot andra kunder.
Det är viktigt för ägaren att veta hur många som besökte rummet, vilken ålder de var, hur mycket tid de spenderade, hur mycket pengar de tjänade, hur många utgifter det fanns (det händer ofta att administratören behöver köpa något eller betala för något, till exempel leverans eller vatten), Hur många födelsedagar var det?
Som alla IT-projekt började jag med att tänka igenom arkitekturen för det framtida systemet och arbeta fram datastrukturen. Eftersom hustrun är ansvarig för verksamheten vet hon allt hon behöver för att se, kontrollera och styra, så hon agerade som kund. Tillsammans genomförde vi en brainstorm och tog fram krav på systemet, utifrån vilka jag tänkte igenom systemets funktionalitet och skapade följande struktur av filer och mappar i Google Drive:
Dokumentet "Sammanfattning" innehåller allmän information om företaget: intäkter, kostnader, analyser
Kostnadsdokumentet innehåller information om företagets månatliga utgifter. För större transparens, indelad i kategorier: kontorskostnader, skatter, personalkostnader, reklamkostnader, andra utgifter.
Månatliga utgifter
Sammanfattande tabell över årets utgifter
Mappen Inkomst innehåller 12 Google Sheets-filer, en för varje månad. Dessa är de viktigaste arbetsdokumenten som anställda fyller i varje dag. De innehåller en obligatorisk instrumentpanelflik och flikar för varje arbetsdag. Instrumentpanelsfliken visar all nödvändig information för den aktuella månaden för en snabb förståelse av affärer, och låter dig även ställa in priser och lägga till tjänster.
Fliken Instrumentpanel
Daglig flik
I processen med affärsutveckling började ytterligare behov dyka upp i form av rabatter, prenumerationer, tilläggstjänster och evenemang. Vi har också implementerat allt detta över tid, men det här exemplet visar den grundläggande versionen av systemet.
Skapande av funktionalitet
Efter att jag tagit reda på huvudindikatorerna, utarbetat arkitekturen och datautbytet mellan enheter, började jag implementera. Det första jag gjorde var att skapa ett Google Sheet-dokument i min inkomstmapp. Jag skapade två flikar i den: instrumentpanelen och den första dagen i månaden, där jag lade till följande tabell.
Huvudarbetsblad
Detta är huvudarbetsbladet som administratören kommer att arbeta med. Han behöver bara fylla i de obligatoriska fälten (markerade i rött), och systemet kommer automatiskt att beräkna alla nödvändiga indikatorer.
För att minska inmatningsfel och bekvämlighet implementerades fältet "Besökstyp" som en rullgardinslista över de tjänster som tillhandahålls, som vi kan redigera på instrumentpanelssidan. För att göra detta lägger vi till dataverifiering till dessa celler och anger intervallet från vilket data ska hämtas.
För att minska mänskliga fel i beräkningar lade jag till en automatisk beräkning av de timmar klienten tillbringade i rummet och summan av pengar som ska betalas.
För att göra detta måste administratören helt enkelt markera kundens ankomsttid (kolumn E) och avgångstid (kolumn F) i formatet HH: MM. För att beräkna den totala tiden en klient tillbringar i spelrummet använder jag den här formeln:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)För att automatiskt beräkna summan pengar för att använda tjänster var vi tvungna att använda en mer komplex formel, eftersom priset på en timme kan variera beroende på typen av tjänst. Därför var jag tvungen att binda data till tjänstetabellen på instrumentpanelssidan med hjälp av QUERY-funktionen:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Utöver huvudåtgärderna lade jag till ytterligare funktioner för att eliminera oönskade IFERROR- eller ISBLANK-fel, samt ROUNDDOWN-funktionen - för att inte störa mig på de små sakerna avrundade jag det slutliga beloppet nedåt, mot klienten.
Utöver huvudinkomsten (hyrtid) finns det i ett lekrum för barn ytterligare intäkter i form av tjänster eller försäljning av leksaker, och anställda gör några små utgifter, till exempel att betala för dricksvatten eller köpa godis för komplimanger, allt detta måste också beaktas.
Därför lade jag till ytterligare två tabeller där vi kommer att registrera dessa data:
För att göra det lättare att arbeta med tecknen färgade jag dem och lade till villkorlig formatering i cellerna.
Huvudtabellerna är klara, nu måste du lägga huvudindikatorerna i en separat tabell så att du tydligt kan se hur mycket du tjänade på en dag och hur mycket av dessa pengar som finns i kassan och hur mycket som finns på kortet.
För att summera pengarna efter betalningstyp använde jag återigen funktionen QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")I slutet av arbetsdagen behöver administratören bara dubbelkolla intäkterna och behöver inte göra manuell omräkning. Vi tvingar inte en person att utföra ytterligare arbete, och ägaren kan titta på och kontrollera situationen när som helst.
Alla nödvändiga tabeller är klara, nu duplicerar vi bara fliken för varje dag, numrerar den och får följande.
Bra! Nästan allt är klart, allt som återstår är att visa alla huvudindikatorer för månaden på instrumentpanelsfliken.
För att få månadens totala inkomst kan du skriva följande formel
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1där D1 är cellen med dagliga intäkter, och '1', '2' och så vidare är namnet på fliken. På exakt samma sätt får jag uppgifter om merintäkter och utgifter.
För tydlighetens skull bestämde jag mig för att visa den totala lönsamheten per kategori. För att göra detta var jag tvungen att göra ett komplext urval och gruppering från alla flikar och sedan filtrera och ta bort tomma och onödiga rader.
Lönsamhet per kategori
Det huvudsakliga inkomstredovisningsverktyget är klart, nu ska vi bara duplicera filen för varje månad på året.
Efter att jag skapat ett verktyg för att redovisa och övervaka intäkter, började jag skapa en utgiftstabell där vi tar hänsyn till alla månatliga utgifter: hyra, löner, skatter, inköp av varor och andra utgifter.
I den aktuella årsmappen skapade jag ett Google Sheet-dokument och lade till 13 flikar, en instrumentpanel och tolv månader till det.
Fliken Instrumentpanel
För tydlighetens skull har jag på fliken instrumentpanel sammanfattat all nödvändig information om årets finansiella kostnader.
Och på varje månadsflik skapade jag en tabell där vi kommer att hålla reda på alla företagets kontantutgifter per kategori.
Fliken Månad
Det visade sig vara väldigt bekvämt, nu kan du se och kontrollera alla företagets utgifter och vid behov titta på historiken och till och med göra analyser.
Eftersom information om inkomster och utgifter finns i olika filer och inte är särskilt bekväm att övervaka, bestämde jag mig för att skapa en fil där jag sammanställde all relevant information som behövs för att ägaren ska kunna kontrollera och hantera företaget. Jag döpte den här filen till "Sammanfattning".
pivottabell
I den här filen skapade jag en tabell som tar emot månadsdata från tabeller, för detta använde jag standardfunktionen:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")där jag skickar dokument-ID som det första argumentet och det importerade området som den andra parametern.
Sedan sammanställde jag årsbalansen: hur mycket tjänades, hur mycket spenderades, vad var vinsten, lönsamheten. Visualiserade nödvändiga data.
Och för enkelhetens skull, så att företagsägaren kan se all data på ett ställe och inte köra igenom filer, integrerade jag möjligheten att välja vilken månad som helst på året och visa nyckelindikatorer i realtid.
För att göra detta skapade jag en länk mellan månad och dokument-ID
Sedan skapade jag en rullgardinslista med "Data -> Datavalidering", angav intervallet för länken och konfigurerade importen med en dynamisk länk till dokumentet
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Slutsats
Som du kan se är det inte så svårt som det kan tyckas att förbättra processerna i ditt företag, och du behöver inte ha några superkunskaper för att göra det. Naturligtvis har detta system många brister, och när verksamheten växer kommer det att vara omöjligt att använda det, men för ett litet företag eller i början när man testar en hypotes är detta en utmärkt lösning.
Detta spelrum har arbetat med den här lösningen för tredje året, och först i år, när vi redan tydligt förstår alla processer, känner vi vår kund och marknaden. Vi bestämde oss för att skapa ett fullfjädrat företagshanteringsverktyg online.
PS
Att använda Google Sheets för att övervaka ditt företag är inte särskilt bekvämt, särskilt från din telefon. Så det gjorde jag , som visar alla viktiga affärsindikatorer i realtid i ett bekvämt format
Källa: will.com