Hej alla, jag heter Konstantin Kuznetsov, jag är VD och grundare av RocketSales. Inom IT-området är det en ganska vanlig historia när utvecklingsavdelningen lever i sitt eget universum. I detta universum finns det luftfuktare på varje skrivbord, en massa prylar och rengöringsmedel för bildskärmar och tangentbord, och, med största sannolikhet, ett eget uppgifts- och projektledningssystem.
Vad finns i den?
För vissa är det kanske ingenting. Men vi stötte på ett problem. Vi bygger och automatiserar försäljningssystem, implementerar CRM och skapar molninfrastruktur för företag. Utöver utvecklings- och produktionsavdelningarna inkluderar kundprojekt ofta marknadsförare, säljare, revisorer och andra anställda. Och vi började fundera på hur vi skulle organisera en effektiv projektledningsprocess.
Om utvecklings- och produktionsprocessen är organiserad i en plattform som Jira eller GitLab, då ingen förutom utveckling förstår vad som är vad. För att involvera en tredjepartsanställd i ett projekt måste du träffa honom, förklara sammanhanget, spela in uppgiften någonstans, sedan övervaka graden av beredskap i arbetschattar, få resultatet genom chatten och skriva in det i Jira. Och så varje gång.
Utvecklingen är avskuren från andra avdelningar i företaget, de vet inte hur de ska involvera oss och vi vet inte om de behöver vårt deltagande.
För ett par år sedan upptäckte vi Asana-plattformen. I det här materialet vill jag berätta hur vi organiserade utvecklings- och produktionsledningsprocessen för att:
- hela företaget arbetade i ett enda ekosystem,
- alla hade tillräckligt med funktionalitet,
- det var möjligt att uppskatta kostnaden för varje projekt i timmar och pengar,
- arbetet med kunderna var långsiktigt: inte inom ramen för en uppgift, utan inom ramen för ett helt projekt med en ständig idéstock.
Lite om att lära känna Asana
Jag tillbringade 10 år på att leta efter bekväm programvara för projektledning. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 och dussintals andra uppgiftsspårare klarade inte styrketestet. Sedan hittade jag Asana. Och allt löste sig.
Enligt vår mening är detta den bästa och snabbast växande plattformen för uppdrags- och projektledning. Idag är Asana världsledande inom popularitet och användarnöjdhet. Detta bevisas av g2 ratingdiagrammet.
Vi är fans av Asana, vi blev till och med certifierade för att kunna implementera det för våra kunder.
Jag kommer kort beskriva processen från försäljning till projektgenomförande
Eftersom vi säljer IT-tjänster är vår tratt ganska lång och mot slutet kommer den in i produktions- och ibland utvecklingsavdelningen.
Försäljningsavdelningen utför standardmanipulationer: revision, godkännande av CP, undertecknande av ett avtal, överföring av transaktionen till produktion. Produktionen kan inte acceptera kontraktet: den måste ange budget, datum för överföring till produktion och beräknad tidsfond för genomförandet av projektet.
Tack vare kombinationen amoCRM + Asana, när en transaktion överförs från försäljningsavdelningen till produktion och tillbaka, avbryts inte arbetet någonstans. Blått anger säljavdelningens ansvarsområde, orange anger produktionsavdelningen och rosa anger utvecklingsavdelningen.
Det är viktigt att utvecklingsavdelningen, till skillnad från designavdelningen, inte är involverad i varje projekt. Ibland krävs inte anpassade lösningar för att sätta upp ett system.
Så när chefen accepterade projektet för produktion, går försäljningschefen till Asana med ett klick (skärmdump). Från amoCRM skapas projektet automatiskt i Asana.
En uppgift (uppgift) med projektkarta och kommersiella förslag skapas automatiskt på den gemensamma klientprojektstavlan. Alla kunder som för närvarande är i produktion visas här. Här utses en ansvarig chef, deadlines sätts, typ av arbete väljs och uppgiftsstatus ändras.
Chefen kan starta vilken som helst av de föreslagna automatiska affärsprocesserna i uppgiften:
- Hitta/Skapa ett klientprojekt + Bifoga en uppgift där
- Fyll i uppgiften med transaktionsinformation
- Skapa en affär från den aktuella uppgiften
Projektet är fyllt med all data specificerad i amoCRM. Beroende på typen av tjänst skapas omedelbart en uppsättning deluppgifter för att implementera de faktiska arbetsblocken. Projektledaren återstår att dekomponera detaljerade uppgifter, tilldela ansvar och deadlines.
Denna styrelse hjälper till att ta sig an nya projekt. Men det är obekvämt att övervaka nuvarande status och förekomsten av projekt i riskzonen.
Hur vi grupperar kunders uppgifter och projekt
Från styrelsen för alla projekt lägger chefen till projektet till ytterligare 3 styrelser:
- kundens personliga styrelse;
- portfölj av aktiva kunder;
- förvaltarens portfölj.
Låt oss ta reda på varför vi behöver var och en av enheterna.
På skärmdumpen ser du klientens personliga styrelse.
Varför denna tavla?
Tidigare tänkte vi i arbetsuppgifter. Jag slutförde uppgiften och gick för att göra en annan. Det visade sig att vi gjorde för kunden exakt det arbete som han bad om. Men vi ville bygga långsiktiga relationer, så vi gick bort från att arbeta med uppgifter till att arbeta med kunder.
Vi ser till att skriva ner alla idéer till förbättringar för kunden. Även om det är en tanke som av misstag kastats upp i luften av klienten, fixar vi den och avslutar den. Det är så en eftersläpning av uppgifter bildas, arbetet med kunden tar inte slut.
Vad finns på den här tavlan?
Vår Asana är kopplad till flera tjänster:
- CRM-system (för interaktion med försäljningsavdelningen),
- TimeDoctor (för tidsspårning),
- ERP-system (för att samla all data i ett enda gränssnitt).
Vi har introducerat en snabb resurskontrollpanel i Asana. Du pekar på plattan ovanför uppgiften och ser vem som arbetat med uppgiften och hur länge, och vilken bonus de tjänat in.
Produktionsavdelningens arbete beräknas per timme, så det var viktigt för oss att strikt övervaka hur mycket tid varje anställd spenderade på att lösa kundproblem.
Vilka är fördelarna med att använda en bräda?
Som ett resultat ser vi i affärssystemet Projekt rapport. Transaktionsstatus, projektdeltagare, projektbudget, antal arbetade timmar och deadlines.
Vi kan förutsäga kostnaden för liknande utvecklingsprojekt, KPI-beräkningar blir absolut transparenta och det finns inget utrymme för illusioner om att utvecklingen bara tar ett par timmar. Vid behov har vi alltid ett gränssnitt som vi kan visa kunden för rapportering.
Asana portföljer
Denna funktion har implementerats i Asana under lång tid. Men vi uppskattade det inte direkt. Till en början samlade vi helt enkelt alla projekt från våra chefer i portföljer. Det visade sig att under sin tid på företaget arbetade Denis Kiselev med 61 kunder.
Det är häftigt att veta, men inte tillräckligt för att motivera den tid som går åt till att samla in den. Och vi gjorde mål på portföljer. Allt förändrades när vi likställde ett projekt i Asana med en transaktion i CRM-systemet.
Tidigare har chefen prenumererat på alla projekt och fått aviseringar om alla ändringar i Inkorgen (aviseringsflöde). Varje statusuppdatering och ny kommentar visades i flödet, med början med den senaste. På måndagen satte sig chefen och slutförde uppgifter från inkorgen i tur och ordning. Det pratades inte om prioriteringar och ibland nåddes inte viktiga uppgifter.
Nu finns en medarbetarportfölj och en projektavdelningsportfölj. I den första hanterar chefen sina projekt, den andra ger chefen kontrollfunktionalitet avseende den aktuella arbetsbelastningen för alla anställda.
Designavdelningens portfölj
I skärmdumpen kan du se projekt sorterade efter medarbetare.
En gång i veckan uppdaterar projektledaren status för varje projekt. Skriver vad som gjordes förra veckan och vad som är planerat för nästa vecka. Ställer in en av tre taggar: under kontroll, i riskzonen, det finns problem.
Chefen kan snabbt bedöma:
- nuvarande kundvolym på designavdelningen,
- antal projekt i arbete för varje chef,
- antal försenade uppgifter på projekt,
- förekomst av problem och behovet av att engagera sig i projekt,
- projektdeadlines, tidsåtgång, trattskede och projektprioritet.
Portföljer hjälper oss också med rapportering. Efter uppdatering av projektstatus skickas en rapport om genomfört och planerat arbete automatiskt till klientchatten.
Anställds portfölj
Även chefen för designavdelningen har en egen portfölj. Om han, pah-pah-pah, tar bort sin auktoritet, kommer den nya personen att se alla projekt under hans kontroll, som han måste fortsätta att övervaka.
Line-anställda uppskattade också bekvämligheten med lastplanering i portföljen. På fliken "Ladda" analyserar Asana volymen av uppgifter med hänsyn till deadlines och varnar om en anställd har planerat en för stor mängd uppgifter. Du kan ändra deadlines och justera detaljer utan att lämna den här fliken.
Bugglösning och anpassad utveckling
Vi har ett separat team som ansvarar för utveckling. Som en del av en affärsprocess får den uppgifter av två typer:
- insekt,
- ny utveckling.
Buggar kontrolleras, bedöms med avseende på kritikalitet och överförs till arbete av den tekniska supporttjänsten.
Utvecklingsuppgifter kommer antingen från företagets interna produktbacklog eller från projektledaren om det finns en motsvarande begäran från kunden.
Utvecklingsprocessen ser generellt sett ut så här.
Uppgifterna faller på utvecklingsstyrelsen i Asana. Här är hon.
Uppdragsledaren väljer typen "Bug" eller "Funktion", anger graden av kritik, anger kunden och företagets interna avdelningar som uppgiften påverkar. När uppgiften uppfyller alla krav i de interna reglerna, klickar regissören på blixtikonen i den övre raden ovanför uppgiften och startar den automatiska affärsprocessen "Utvärdera under utveckling".
Chefen för utvecklingsavdelningen får besked om en ny uppgift för bedömning och själva uppgiften flyttas till en separat styrelse med samma namn under den tid som bedömningen pågår.
Efter bedömning flyttar chefen uppgiften till en sprint motsvarande månaden för planerat slutförande. Uppgifterna finns alltid på flera brädor samtidigt:
- på projektledarens personliga styrelse,
- på styrelsen för teknisk support,
- i utvecklingsstyrelsen.
Alla deltagare och anställda som övervakar uppgiften ser hur uppgiften fortskrider, får meddelanden och för diskussioner direkt i kommentarerna till uppgiften. När en uppgift är slutförd "tar" projektledaren eller ansvarig teknisk supportspecialist den till sin sida för att fortsätta arbeta med projektet.
Vad hände när vi tog tillbaka utvecklings- och produktionsavdelningarna till en enda miljö med teamet?
Första, kundprojekt har blivit mer långsiktiga. På grund av den ständigt påfyllda eftersläpningen ökade den genomsnittliga räkningen.
Andra, kvaliteten på projekten har förbättrats avsevärt eftersom utvecklingsavdelningen när som helst kan ställa frågor till marknadsföring, försäljning, redovisning etc. Vi kunde i tid koppla ihop teamets nödvändiga kompetenser och erbjuda lösningar på en helt annan nivå.
För det tredje, anställda, chefer och kunder fick full insyn i planerade och genomförda uppgifter. Vi lärde oss hur man HANTERA projekt och insåg att detta är en absolut teknisk process från vilken den mänskliga faktorn nästan helt kan elimineras.
För det fjärde laget har blivit mer enat. Tidigare hade de anställda liten aning om vad de mytomspunna utvecklings- och produktionsavdelningarna sysslade med.
Nu ser vi processen för utveckling och teknisk konfiguration av system:
- säljavdelningen hittar i sin idé och inspiration om hur man säljer,
- marknadsförare tar regelbundet användbart innehåll för inlägg, artiklar, positionering och reklamtexter,
- chefer analyserar kundernas behov och beteende, justerar strategi.
Resultatet var en win-win-win-transformation där vi, våra kunder och våra partners gynnades. Jag skulle bli glad om du delar din åsikt i kommentarerna: fanns det något användbart i min artikel och vilka projektledningsmetoder använder du i utvecklingen!
Källa: will.com