Hantera utveckling och produktion i Asana

Hej alla, jag heter Konstantin Kuznetsov, jag är vd och grundare av företaget RocketSales. Inom IT-branschen stöter man ofta på en historia där utvecklingsavdelningen lever i sin egen värld. I denna värld finns det luftfuktare på varje skrivbord, massor av gadgets och rengöringsmedel för skärmar och tangentbord, och sannolikt även ett eget system för uppgiftshantering och projekt.

Vad är det för fel med det?

Kanske för vissa är det inget fel. Men vi stötte på ett problem. Vi arbetar med att bygga och automatisera säljsystem, implementera CRM, och skapa molninfrastruktur för företag. I kundprojekt involveras, förutom utvecklings- och produktionsavdelningar, ofta marknadsförare, säljare, bokhållare och andra anställda. Vi började tänka på hur vi skulle organisera en effektiv projektledningsprocess.

Om utvecklings- och produktionsprocesserna är organiserade på en plattform som Jira eller GitLab, så förstår ingen utom utveckling vad som pågår. För att koppla in en extern anställd i projektet måste man träffas, förklara kontexten, någonstans dokumentera uppgiften, och sedan kontrollera hur långt det har kommit i arbetschattarna, få resultatet genom chatt och föra in det i Jira. Och så varje gång.

Utvecklingen är avskuren från de andra avdelningarna i företaget, de vet inte hur man kan involvera oss, och vi vet inte om de behöver vår medverkan.

För ett par år sedan upptäckte vi plattformen Asana. I det här materialet vill jag berätta hur vi organiserade utvecklings- och produktionsprocessen så att:

• hela företaget arbetade i ett gemensamt ekosystem,
• alla hade tillräcklig funktionalitet,
• man kunde uppskatta kostnaden för varje projekt i timmar och pengar,
• arbetet med kunderna var långsiktigt: inte inom ramen för en enda uppgift, utan inom ramen för ett helt projekt med en ständig backlog av idéer.

Lite om att lära känna Asana

Jag har lagt 10 år på att leta efter bekväm mjukvara för projektledning. Trello, Jira, Planfix, Megaplans, Bitrix24 och dussintals andra uppgiftshanterare har inte klarat hållbarhetstestet. Sedan hittade jag Asana. Och allt föll på plats.

Enligt vår mening är detta den bästa och snabbast växande plattformen för uppgiftshantering och projekt. Idag är Asana världsledande när det kommer till popularitet och användarnöjdhet. Detta framgår av G2s betygsdiagram.

Vi är fan av Asana, vi har även genomgått utbildning för att kunna implementera det för våra kunder.

Jag ska kort beskriva processen från försäljning till projektgenomförande.

Eftersom vi säljer IT-tjänster är vår försäljningsprocess ganska lång och när vi kommer längre fram går vi in i produktionsavdelningen och ibland utvecklingsavdelningen.

Försäljningsavdelningen genomför standardåtgärder: granskning, överenskommelse av erbjudanden, underteckning av kontrakt och överföring av affären till produktionen. Produktionsavdelningen kan neka att acceptera kontraktet: budget, datum för överföring till produktion och beräknad tidsram för projektets genomförande måste nödvändigtvis anges i kontraktet.

Tack vare integrationen av amoCRM + Asana, vid överföring av affären från försäljningsavdelningen till produktionen och tillbaka, avbryts arbetet aldrig. Det blå färgmarkerade området representerar försäljningsavdelningens ansvarsområde, det orange för produktionsavdelningen, och det rosa för utvecklingsavdelningen.

Det är viktigt att notera att utvecklingsavdelningen, till skillnad från projektavdelningen, inte deltar i varje projekt. Ibland kräver systeminställningarna inga skräddarsydda lösningar.

Så när chefen har godkänt projektet för produktion, går försäljningschefen med ett klick till Asana (skärmdump). Projektet skapas automatiskt i Asana från amoCRM.

En uppgift (task) med projektkort och kommersiella erbjudanden skapas automatiskt på den gemensamma projektöversikten för kunder. Här visas alla kunder som just nu är i produktion. Här tilldelas en ansvarig chef, deadlines anges, arbetstyp väljs och status för uppgifterna ändras.

Managern kan starta någon av de föreslagna automatiska affärsprocesserna i uppgiften:

1. Hitta/Skapa projekt för kunden + Koppla uppgiften dit
2. Fyll i uppgiften med information om affären
3. Skapa affär från nuvarande uppgift

Projektet fylls med all information som anges i amoCRM. Beroende på typen av tjänster skapas omedelbart en uppsättning underuppgifter för att genomföra relevanta arbetsblock. Projektledaren behöver bara bryta ner detaljerade uppgifter, tilldela ansvariga och deadlines.

Denna tavla hjälper till att ta emot nya projekt för arbete. Men det är obekvämt att kontrollera aktuel status och om det finns projekt i riskzonen där.

Hur vi grupperar uppgifter och kundprojekt.

Från den gemensamma tavlan för alla projekt lägger managern till projektet på ytterligare 3 tavlor:

1. kundens personliga tavla;
2. portfölj av aktiva kunder;
3. portfölj för chefen.

Låt oss förstå vad vi har för varje av entiteterna.

På skärmdumpen ser du kundens personliga tavla.

Varför denna tavla?

Tidigare tänkte vi i uppgifter. Jag gjorde en uppgift, gick vidare till nästa. Det resulterade i att vi gjorde exakt den mängd arbete för kunden som de bad om. Men vi ville bygga långsiktiga relationer, så vi gick ifrån att arbeta med uppgifter till att arbeta med kunder.

Vi registrerar alltid alla idéer för förbättringar för kunden. Även om det är en tanke som kunden oavsiktligt kastat ut i luften, noterar vi det och förverkligar det. På så sätt bildas en backlog av uppgifter, och arbetet med kunden tar aldrig slut.

Vad finns på denna tavla?

Vår Asana är kopplad till flera tjänster:

• CRM-system (för interaktion med försäljningsavdelningen),
• TimeDoctor (för tidsspårning),
• ERP-system (för att aggreggera all data i ett enda gränssnitt).

Vi har skapat en snabbkontrollpanel för resurser i Asana. Hovra över rutan ovanför uppgiften och se vem som har arbetat med uppgiften och vilken bonus de har tjänat.

Arbetet från produktionsavdelningen värderas efter timmar, så det var viktigt för oss att noggrant övervaka hur mycket tid varje anställd la ner på att lösa kundens uppgifter.

Vad ger användningen av tavlan?

I slutändan ser vi i ERP-systemet Projektets rapport. Affärens status, deltagare i projektet, budget för projektet, antal arbetade timmar och tidsplan.

Vi kan förutsäga kostnaderna för liknande utvecklingsprojekt, KPI-beräkningen blir helt transparent och det lämnar ingen plats för illusioner om att utveckling bara är ett par timmar. Vid behov har vi alltid ett gränssnitt som vi kan visa kunden för rapportering.

Asana-portföljer

Denna funktionalitet har funnits i Asana länge. Men vi värderade den inte genast. Först samlade vi bara ihop alla våra chefsprojekt i portföljer. Det visade sig att Denis Kiselev hade arbetat med 61 kunder under sin tid i företaget.

Att veta detta är coolt, men det är inte tillräckligt för att rättfärdiga den tid som lagts ner på att samla in det. Och vi släppte portföljerna. Allt förändrades när vi likställde ett projekt i Asana med en affär i CRM-systemet.

Tidigare signerade chefen sig för alla projekt och fick meddelanden om alla ändringar i Inbox (meddelandelistan). Varje statusuppdatering, ny kommentar visades i flödet, med den senaste först. På måndagar satte sig chefen ner och hanterade uppgifter i inkorgen sekventiellt. Det talades inte om prioriteringar; ibland hann man inte ens till de viktiga uppgifterna.

Nu finns det en medarbetarportfölj och en projektavdelningsportfölj. I den första hanterar chefen sina egna projekt, den andra ger chefen kontrollfunktioner över den aktuella belastningen hos alla anställda.

Projektavdelningsportfölj

På skärmdumpen ser du projekten sorterade efter anställda.

En gång i veckan uppdaterar projektledaren statusen för varje projekt. Han skriver vad som har gjorts under den senaste veckan och vad som planeras för nästa. Han ställer in en av tre etiketter: under kontroll, i riskzonen, det finns problem.

Chefen kan snabbt utvärdera:

• det aktuella antalet kunder i projektavdelningen,
• antalet projekt som varje chef arbetar med,
• antalet försenade uppgifter i projekten,
• förekomsten av problem och behovet av att engagera sig i projekten,
• deadlines för projekten, nedlagd tid, steg i traktorn och projektets prioritet.

Portföljer hjälper oss också att sammanställa rapportering. Efter uppdatering av projektstatus skickas rapporten om utfört och planerat arbete automatiskt till chatten med kunden.

Medarbetarportfölj

Även chefen för projektavdelningen har sin egen portfölj. Om, peppar peppar, han avsäger sig sina befogenheter, kommer den nya personen att se alla projekt under hans kontroll, som han måste fortsätta att följa upp.

Linjemedarbetarna har också uppskattat bekvämligheten med att planera belastningen i portföljen. I fliken "Belastning" analyserar Asana antalet uppgifter med beaktande av deadlines och varnar om en anställd har planerat en ohanterbar mängd uppgifter. Deadlines kan ändras och detaljer kan justeras utan att lämna denna flik.

Felsökning och skräddarsydd utveckling

Ett särskilt team ansvarar för vår utveckling. Inom ramen för affärsprocessen mottar det uppgifter av två typer:

1. fel,
2. ny utveckling.

Fel kontrolleras, bedöms för kritikalitet och vidarebefordras till supportteamet.
Utvecklingsuppgifter kommer antingen från backlogen för företagets interna produkter eller från projektledaren vid mottagande av en relevant begäran från kunden.

Utvecklingsprocessen ser i allmänhet ut så här.

Uppgifterna hamnar på utvecklingsbrädan i Asana. Här är den.

Uppgiftsansvarig väljer typen 'Bugg' eller 'Funktion', anger graden av allvar, namnger kunden och de interna avdelningar i företaget som berörs av uppgiften. När uppgiften uppfyller alla krav i den interna regleringen klickar uppgiftsansvarig på blixtikonen i den övre panelen över uppgiften och startar den automatiska affärsprocessen 'Utvärdera i utvecklingen'.

Avdelningschefen för utveckling får en avisering om den nya uppgiften för utvärdering, och själva uppgiften flyttas under utvärderingen till en separat bräda med samma namn.

Efter utvärderingen flyttar chefen uppgiften till den sprint som motsvarar den planerade avslutningsmånaden. Uppgifterna befinner sig alltid på flera brädor samtidigt:

• på projektledarens personliga bräda,
• på supportbrädan,
• på utvecklingsbrädan.

Alla deltagare och medarbetare som kontrollerar uppgiften ser framstegen, får aviseringar och diskuterar direkt i kommentarerna till uppgiften. När uppgiften är slutförd tar projektledaren eller den ansvariga supportmedarbetaren 'över' den för att fortsätta arbetet i projektet.

Vad hände när vi återförenade utvecklings- och produktionsavdelningarna i en gemensam miljö med teamet?

För det första, blev kundprojekt mer långsiktiga. Genom en ständigt växande backlog har det genomsnittliga beloppet ökat.

Secondly, projektens kvalitet har kraftigt förbättrats, eftersom utvecklingsavdelningen när som helst kunde ställa frågor till marknadsföring, försäljning, redovisning osv. Vi fick möjlighet att i tid involvera de nödvändiga kompetenserna i teamet och erbjuda lösningar av helt annan nivå.

För det tredje, fick både anställda, chefer och kunder full transparens i de planerade och genomförda uppgifterna. Vi lärde oss att MANAGEMENTERA projekt, och insåg att detta är en helt teknisk process från vilken den mänskliga faktorn nästan helt kan uteslutas.

För det fjärde, teamet har blivit mer sammansvetsat. Tidigare hade anställda svagt klart för sig vad de mytiska avdelningarna för utveckling och produktion sysslade med.

Nu, när vi ser processen för utveckling och teknisk inställning av systemen:

• försäljningsavdelningen hittar i den idéer och inspiration för hur man säljer,
• marknadsförarna tar regelbundet nyttigt innehåll för inlägg, artiklar, positionering och reklamtexter,
• ledarna analyserar kundernas behov och beteende, vilket justerar strategin.

Det blev en win-win-win-transformation där både vi, våra kunder och våra partners vann. Jag skulle uppskatta om ni delar med er av era tankar i kommentarerna: var det något användbart i min artikel och vilka projektledningsmetoder använder ni i utvecklingen!

Källa: habr.com