Hur vi hjälpte till att transformera redovisningen på MOEK

Vi har flera gånger skrivit om hur vår teknik hjälper olika organisationer och även hela stater att bearbeta information från alla typer av dokument och mata in data i redovisningssystem. Idag berättar vi hur vi implementerade ABBYY FlexiCapture på Moskvas sammanslagna energibolag (MOEK) – den största leverantören av värme och varmvatten i Moskva.

Tänk dig att du är en vanlig revisor. Vi förstår, det är inte lätt, men försök ändå. Varje dag får du en enorm mängd pappersfakturor, fraktsedlar, intyg och så vidare. Särskilt mycket – dagarna före rapportering. Alla uppgifter och belopp måste snabbt och noggrant kontrolleras, skrivas om och matas in i redovisningssystemet, manuellt genomföra transaktioner och skicka dokumenten till arkivet, för att sedan i tid kunna tillhandahålla dem för granskning till interna revisorer, skattemyndigheterna, tariffrättande organ och andra. Svårt? Men det är en långvarig affärspraxis som finns i många företag. Tillsammans med MOEK har vi förenklat detta mödosamma arbete och gjort det mer bekvämt. Om du är intresserad av hur det gick till, välkommen under kat.

På bilden – Moskva TPP-21, Europas största producent av värmeenergi. Värmen som produceras av denna station levererar MOEK till 3 miljoner invånare i norra Moskva. Foto källa.

MOEK har i Moskva en och en halv dussin filialer. De sköter om 15 811 km värmenät, 94 värmestationer och pannhus, 10 000 värmepunkter och 24 pumpstationer, och bygger även nya värmesystem. Företaget köper in många utrustningar och tjänster för sin verksamhet: ungefär 2000 inköp per år. Handläggningen av dokument i varje initiativtagande avdelning utförs av särskilda medarbetare – kontraktsansvariga.

Hur är avtalshanteringen i ett stort företag? När kuratorerna tecknar avtal får de många viktiga pappersdokument från motparter: fraktsedlar, tjänsteintyg, fakturor, intyg och mer. Vanligtvis skannar kuratorn affärsdokumenten och bifogar sedan skannade kopior till beställningen i företagets resursförvaltningssystem. Den ekonomiska kontrollanten kontrollerar manuellt all information. Efter detta levererar kuratorn originaldokumenten till bokföringen. Eller så gör en kurir det, vilket kan ta längre tid — från några timmar till ett par dagar.

Och allt skulle vara okej, men som i många andra företag:

• Dokumenten kan komma till bokföringen flera dagar innan rapporteringen ska lämnas in. Då tvingas bokhållarna stanna över natten på jobbet. De måste manuellt kontrollera att alla fakturor, fraktsedlar med mera är korrekt ifyllda. Om allt är korrekt, skriver medarbetaren om informationen i redovisningssystemet och gör bokföringsposter. 90 % av bokhållarens tid går åt till att skriva om data — uppgifter, belopp, datum, artikelnummer och så vidare. Detta ökar risken för misstag.
• Dokumenten kan redan komma med fel. Och ibland saknas vissa fakturor eller intyg. Ibland upptäcker man detta under de sista dagarna innan rapporteringen ska lämnas in, vilket gör att dokumentens godkännande kan dra ut på tiden.
• Efter att bokföringsposterna har gjorts, lagrar bokhållarna fraktsedlar, fakturor och intyg i olika pappers- och elektroniska arkiv. Varför orsakar detta svårigheter? Till exempel måste MOÉK rapportera regelbundet om sina kostnader till de verkställande myndigheterna eftersom de arbetar med tariffer. När en ny statlig eller skattekontroll kommer till bokföringen måste medarbetarna ofta leta länge efter dokument.

Så här såg MOÉKs bokföringsschema ut tidigare:


MOÉK var först i energisektorn med att besluta att omstrukturera och förenkla detta schema för att snabbare sluta affärer och lämna rapporter, bättre bedöma marknadsförändringar vid inköp och planera sin finansiella strategi. Att själv, ensam, förändra ett långvarigt etablerat bokföringssystem var svårt, därför beslutade företaget att genomföra förändringar tillsammans med en partner – ABBYY.

Sagt och gjort

Teamet av specialister från ABBYY har implementerat en universell plattform för intelligent informationshantering i MOEK ABBYY FlexiCapture och konfigurerade:

• flexibla beskrivningar (mallar för datautvinning) för dokumenthantering. Vi har berättat utförligt om vad detta är och varför det behövs på Habré här och här. MOEK bearbetar med hjälp av lösningen mer än 30 typer av dokument (till exempel, protokoll för installerad utrustning eller protokoll för agenters arvoden) och extraherar mer än 50 attribut (dokumentnummer, totalbelopp inklusive moms, namn på köparen, säljaren, entreprenören, mängd av varor, osv.);
• en koppling för att genomföra kontroller och exportera data, som har kopplat ihop ABBYY FlexiCapture, SAP och OpenText. Tack vare kopplingen blev automatisk datakontroll från order och avtal mot olika register möjlig. Vi kommer att berätta mer om detta nedan;
• export av dokument till en elektronisk arkiv baserad på OpenText. Nu lagras alla dokumentkopior på ett ställe;
• utkast till bokföringsposter i SAP ERP med länkar till skanningar av dokument.

Därefter utvecklade ABBYY:s och MOEK:s anställda en sökformulär, så att bokföraren snabbt kan hitta viktiga fakturor i det elektroniska arkivet enligt vilket attribut som helst och tillhandahålla dem för kontroll av skattemyndigheterna.

Sökning är möjlig enligt 26 olika kriterier (bilden är klickbar):

Efter att MOEK framgångsrikt har testat hela systemet, togs det i drift. Hela projektet, inklusive avtal, klargöranden och modifieringar, genomfördes på 10 månader.

Arbetsschema efter implementeringen av ABBYY FlexiCapture:


Tycker du att ingenting har förändrats? Ja, affärsprocessen förblev densamma, bara att en större del av funktionerna nu utförs av maskinen.

Bokföring, ske dig!

Hur ser läget ut nu? Anta att contract manager fått en uppsättning primärdokument för affären om att leverera pumpar till kraftverk, eller till exempel, byggandet av värmenät. Specialisten behöver inte längre själv kontrollera dokumentens fullständighet och innehåll, kalla en bud och skicka originaldokument till bokföringen. Contract manager skannar helt enkelt uppsättningen av signerade primärdokument, och sedan tar teknologin över.

Med hjälp av nätverksskanningssystemet kan användaren skicka skanningar i TIFF- eller PDF-format till sin varma mapp eller via e-post. Sedan öppnar han webbstationen för inmatning ABBYY FlexiCapture och väljer typ av dokumentpaket för bearbetning. Till exempel: "inköp av arbete/tjänster med provision", "mottagande av materielresurser (MTR)" eller "redovisning av tillgångar".

Beroende på typ av paket varierar antalet och typerna av nödvändiga dokument och data som systemet ska klassificera, känna igen och verifiera.

Handledaren laddar upp skanningar för igenkänning. Systemet kontrollerar automatiskt om alla dokument finns, innehållet i varje papper, och på servern utförs igenkänning av attribut – avtalets datum, belopp, adress, INN, KPP och andra uppgifter. För övrigt är MOEK det första energibolaget i Ryssland som använder en sådan metod.

Om handledaren har laddat upp ofullständiga dokument eller om vissa uppgifter saknas i en följesedel, då noterar systemet detta och ber genast användaren att rätta till felet:

Systemet klagar och ber om att lägga till de saknade dokumenten (här och framöver är skärmdumpar klickbara):

Systemet har märkt att dokumentet har förfallit:

Således behöver användaren inte längre avgöra om dokumentet är korrekt utfört. Om allt är korrekt görs de flesta datakontroller automatiskt direkt på webbstationen för inmatning. Det räcker med att ange beställningsnumret som anges i SAP ERP. Efter detta jämförs de igenkända uppgifterna med informationen som bearbetas i SAP: INN och KPP för motparten, avtalsnummer och belopp, moms, samt varornas eller tjänsternas nomenklatur. Behandling och kontroll av ett dokument tar bara några minuter.

Genom att använda attributen – INN och KPP – kan man välja den nödvändiga företaget från katalogen:

Om det finns ett fel i fakturan eller följesedeln kommer den inte att tillåta dokumentet att exporteras till arkivet. Till exempel, om dokumentet är felaktigt utformat eller om ett tecken har blivit felaktigt igenkänt, kommer systemet att påpeka detta och be användaren att korrigera alla felaktigheter. Låt oss ge ett exempel:

Systemet har upptäckt att ZAO "Vasilk" inte finns med på MOEK:s leverantörslivslista.

Detta möjliggör för anställda att spåra fel redan innan dokumentet kommer till bokföringen.

Om alla kontroller har genomförts framgångsrikt skickas en skannad kopia av dokumentet med ett klick till det elektroniska arkivet OpenText, och en länk samt en post med dess metadata dyker upp i SAP. En revisor eller handledare kan alltid se listan över dokument i det elektroniska arkivet för den aktuella beställningen och få information om vem, när och med vilket resultat dokumenten behandlades.

Petr Petrovich tittade in i det elektroniska arkivet, …

…för att se vem som laddade upp dokumenten för beställning nr 1111.

Efter att data och skannade bilder har exporterats från ABBYY FlexiCapture dyker ett utkast av verifikationen med förifyllda data och länkar till skannade dokument upp i SAP.

Utkast till verifikation:

Därefter får revisorn ett meddelande via e-post med en länk till det färdiga utkastet och skanningarna. Specialisten behöver inte längre plågas av pappersarbete. Det återstår bara att kontrollera den slutgiltiga summan av affären i skanningarna, samt närvaron av stämpel och underskrift och genomföra verifikationen. Nu tar det revisorn mindre än en minut.

Projektets resultat

• Med hjälp av ABBYY-teknologier har MOEK förenklat och påskyndat inte bara bokföringen utan också den finansiella kontrollen. För att göra verifikationen behöver anställda inte längre vänta på budet med originaldokumenten – det är tillräckligt med ett klick för att få en skanning med redan kontrollerade data från det elektroniska arkivet. Sant, det papperdokumentet behövs fortfarande. Men nu kan det skickas till bokföringen senare. När det kommer dit sätter medarbetaren en markering i redovisningssystemet för 'Original mottaget'.
• Anställda får omedelbart all nödvändig information om affären från skanningarna, genomför verifikationer i tid och förbereder alla dokument för rapportering i förväg. Nu är de inte rädda för varken interna eller externa kontroller.
• Revisorerna genomför finansiella transaktioner tre gånger snabbare och MOEK stänger redovisningsperioden tio dagar tidigare.
• Alla filialer av MOEK lagrar bokföringsdokument i ett gemensamt elektroniskt arkiv. Tack vare detta kan man hitta vilken faktura, avtal eller genomförd arbetsspecifikation som helst, samt eventuella attribut (belopp, MOMS, varunomenklatur eller tjänst) fyra gånger snabbare än tidigare.
• Årligen hanterar lösningen mer än 2,6 miljoner sidor dokument.

Avslutande

MOEK använder ABBYY FlexiCapture Redan i 2 år har jag samlat statistik. Det visar sig att revisorn gör 95% av transaktionerna utan att göra några ändringar i utkast. Det betyder att dessa transaktioner i framtiden kan genomföras helt automatiskt. Så har det blivit så att denna produkt faktiskt har blivit det första steget för företaget på vägen mot att implementera element av "artificiell intelligens" i företagets affärsprocesser: MOEK utvecklar ett motsvarande program.

Andra ryska företag automatiserar också sin bokföring: de gör den enklare och mer användarvänlig. Till exempel, med hjälp av ABBYY-teknologier får finanskontrollen "Khleproma" 2 gånger snabbare viktig affärsinformation och lägger 20% mindre tid på att leta efter nödvändiga fakturor och varufraktbrev. Tekniken för intelligent informationsbehandling hjälper medarbetarna i bokföringen inom koncernen "Rust" att omedelbart hitta nödvändiga finansiella dokument under massiva skatterevisioner. År 2019 planerar företagets specialister att bearbeta cirka 10 miljoner sidor av dokument.

Vill du veta mer om MOEK och ABBYY-projektet? Den 3 april klockan 11:00 kommer ställföreträdande chef för IT-center vid MOEK, Vladimir Feoktistov, att berätta om detaljerna i fallet under ett gratis webinar "Hur artificiell intelligens hjälper företag inom energiindustrin att växa".Delta om du vill ställa frågor.

Elizaveta Titarenko,
redaktör för ABBYYs företagsblogg

Källa: habr.com