Hur man organiserar en hackathon som student 101. Del ett

Hej alla, jag har redan stött på artiklar om hackathon flera gånger: varför folk går dit, vad som fungerar, vad som inte gör det. Kanske kommer folk att vara intresserade av att höra om hackathon från en annan synvinkel: från arrangören. Observera att detta handlar om Storbritannien, arrangörer från Ryssland kan ha en något annan åsikt om detta.

Lite bakgrund: Jag är tredjeårsstuderande vid Imperial College London, programmerare, har bott här i sju år (kvaliteten på den ryska texten kan ha påverkats), jag har personligen deltagit i sex hackathon, inklusive det som jag nu kommer att diskutera. Alla evenemang har jag besökt personligen, så det finns lite subjektivitet. På hackathonet i fråga har jag varit deltagare två gånger och arrangör en gång. Det kallas IC Hack, skapad av studerande volontärer och har tagit 70-80 timmar av min fritid under detta år. Här är projektets webbplats och några foton.

Hackathon anordnas vanligtvis antingen av företag (här spelar företags storlek ingen roll) eller av universitet. I det första fallet är det betydligt färre organisatoriska frågor. Sponsorerna tillhandahålls av företaget självt, vanligtvis anlitas en byrå för att organisera evenemanget (ibland ansvarar anställda helt för organisationen) och juryn består ofta av anställda och får ofta ett ämne att skapa ett projekt kring. Helt annat är universitets-hackathon, som också delas in i två kategorier. Den första intresserar små universitet med lite erfarenhet av att genomföra sådana evenemang. De organiseras genom MLH (Major League Hacking), som tar på sig ansvaret för nästan hela processen.

Det är precis MLH som står för sponsring, har en stor del av platserna i juryn och lär studenter hur man arrangerar hackathons i processen. Exempel på sådana evenemang kan vara HackCity, Royal Hackaway och andra. Den största fördelen är stabiliteten. Alla hackathons som organiseras på detta sätt är väldigt lika varandra, de följer i stort sett ett och samma manus, har liknande sponsorer och kräver ingen särskild förberedelse från studenterna som genomför dessa evenemang. Nackdelarna är uppenbara: evenemangen skiljer sig inte särskilt mycket åt, även när det gäller priskategorier. En annan nackdel är den små storleken på finansieringen (från den officiella hemsidan för Royal Hackaway 2018 kan vi se att en guld-sponsor ger dem 1500 GBP) och det ganska begränsade valet av “swag” (gratis merchandise som sponsorerna har tagit med sig). Av egen erfarenhet kan jag säga att sådana evenemang inte är särskilt stora, är vänliga mot nybörjare och man kan nästan alltid få tag på biljetter (jag övervägde om jag skulle gå eller inte under tre dagar, men inte ens hälften av biljetterna var sålda) och de har ofta liknande tävlande lag (70-80% av alla projekt är relaterade till webbapplikationer). Därför är det inte särskilt svårt för “hipster”-lag att sticka ut i mängden.

P.S. Biljetter är nästan alltid gratis, att sälja biljetter till ett hackathon anses vara dålig stil.

Nu när jag kort har berättat om alternativen, låt oss gå tillbaka till huvudtemat för inlägget: hackathons som organiseras av oberoende studenter och entusiaster. Först, vilka är dessa studenter, och vad är egentligen vinsten med att organisera ett sådant evenemang? De flesta av dessa personer är själva frekventa deltagare i hackathons, vet vad som fungerar bra och vad som inte gör det, och de vill skapa ett hackathon med fördelar och en perfekt upplevelse för deltagarna. Den största fördelen här ligger i erfarenheten, även inkluderande personlig deltagande/vinster i andra hackathons. Ålder och erfarenhet varierar från första året på kandidatnivå till tredje året på doktorandnivå. Fakulteterna är också varierande: det finns biokemister, men till största delen är det programmerande studenter. I vårt fall bestod det officiella teamet av 20 personer, men vi hade faktiskt ytterligare 20-25 volontärer som hjälpte till med små uppgifter när möjligheten gavs. Nu till den mer intressanta frågan: hur lyckas man organisera ett evenemang av en storlek som kan jämföras med hackathons som arrangeras av branschjättar (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — det är några av hackathons där jag personligen har varit närvarande, och där gjordes ett kolossalt organiseringsarbete)?

Låt oss börja med det första uppenbara problemet: budget. En liten spoiler: att organisera sådana evenemang även på sitt eget universitet (där hyreskostnaderna är låga/kan saknas) kan lätt kosta 50 000 GBP och att hitta en sådan summa är mycket svårt. Huvudkällan till dessa pengar är sponsorer. De kan vara både interna (andra gemenskaper vid universitetet som vill ha reklam och locka nya deltagare) och företagsbaserade. Processen med interna sponsorer är ganska enkel: bekanta, professorer och handledare som arbetar med administrationen av dessa gemenskaper. Tyvärr är deras budget begränsad och i vissa fall erbjuder de tjänster (som att ställa snacks i deras skåp, låna ut en 3D-skrivare osv.) istället för pengar. Därför återstår det att förlita sig på företagsfinansiering. Vad är vinsten för företag? Varför vill de investera pengar i detta evenemang? Anställning av nya lovande talanger. I vårt fall har vi 420 deltagare, vilket är ett rekord för Storbritannien. Av dem är 75 % studenter vid Imperial College (just nu det 8:e universitetet i världsrankingen).

Många företag genomför sommar-/årspraktik för studenter, vilket är en utmärkt möjlighet att hitta personer som redan har erfarenhet och vilja att arbeta inom denna bransch. Som vår president sa: varför betala rekryteringsbyråer 8000 för 2-3 potentiella kandidater, när man kan betala 2000 direkt till oss för 20 nya kandidater? Priserna beror på storleken av hackathonet, arrangörernas rykte och många andra faktorer. Våra börjar på 1000 GBP för små startups och går upp till 10 000 GBP för huvudsponsorn. Vad sponsorerna får beror helt på hur mycket de är villiga att erbjuda: bronssponsorer får sin logotyp på webbplatsen, möjlighet att tala vid invigningen, tillgång till alla deltagares CV samt möjlighet att skicka oss sina produkter för att dela ut till deltagarna. Alla statusar från silver ger möjlighet att skicka sina ingenjörer för rekrytering direkt på plats, skapa en egen priskategori, och hålla en workshop för deltagarna som ett bonus till alla bronspaket. Av personlig erfarenhet kan jag säga att ett silverföretag rekryterade 3 personer (2 för sommaren och en för en fast tjänst) direkt under hackathonet, och jag har inte ens räknat hur många de kanske kunde anställa efter att ha skickat ut sin information efteråt. Att skapa en egen priskategori gör det möjligt att hitta dem som gör projekt liknande företagets produkter. Eller att se vem som kan svara på en mycket öppen fråga på det mest kreativa sättet (Most Ethical Hack powered by Visa till exempel). Det beror på företaget. Varje år samlar vi 15-20 sponsorer, inklusive Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg och andra. Vi arbetar med alla: från startups till industrikjempene, huvudregeln är att det ska vara en vinst för våra studenter. Om vi tvingas tacka nej till en sponsor eftersom våra studenter har lämnat mindre positiva omdömen om praktik-/fastanställningar i detta företag, så kommer vi antagligen att avstå.

Hur hittar vi sponsorer? Det är en process som kan förtjäna en liten artikel, men här är en kort algoritm: hitta en rekryterare på LinkedIn / hitta en person med kontakt i det här företaget; diskutera med arrangörskommittén hur stort företaget är, hur bra dess rykte är (vi försöker undvika att samarbeta med dem som har ett dåligt rykte bland studenter, oavsett om det handlar om hur de behandlar praktikanter eller försöker spara på deras löner) och vem som blir den huvudsakliga kontaktpunkten. Därefter följer långa debatter om hur mycket detta företag kan erbjuda oss och ett kommersiellt förslag skickas till dem. Vi har ett mycket flexibelt sponsringssystem vilket gör att förhandlingarna kan dra ut på tiden: sponsorn måste förstå vad de betalar för och därför förbehåller vi oss rätten att lägga till / ta bort vissa punkter från erbjudandet om sponsorn anser att de inte ger särskilt mervärde för företaget. Efter förhandlingarna kommer vi överens om beloppet med universitetet, skriver under kontraktet och bjuder in dem till ett möte med arrangörerna för att diskutera vad de verkligen vill få ut av evenemanget och hur de vill marknadsföra sig själva för studenterna. Det finns fall där företag har betalat mindre än 3000 GBP och fått ett dussin potentiella anställda för heltidsanställning efter examen.

Vad ska vi egentligen använda pengarna till? Har vi blivit bortskämda som kräver 3000 för sponsring? Egentligen är det en mycket blygsam summa sett till evenemangets omfattning. Pengarna behövs för en mängd nödvändiga (lunch x2, snacks, middag x2, pizza, frukost och drycker under hela 48 timmar) och mindre nödvändiga (kex, bubble tea, hyra av spelkonsoler, tre timmars barhyra, karaoke och mer) saker. Vi strävar efter att göra så att alla minns evenemanget för de trevliga sakerna, så vi köper in massor av god mat (Nandos, Dominos, Pret a Manger), en stor mängd snacks och drycker, och varje år lägger vi till nya underhållningar. I år grillade jag popcorn för 500 personer, förra året gjorde jag sockervadd. Budgeten för detta, med tanke på 420 deltagare, 50 arrangörer och 60 sponsorer, kan lätt överstiga 20 000 GBP.

Det finns också elektricitet, säkerhet och priser (ganska bra enligt studentmått: till exempel PS4) för alla medlemmar i laget. Max är fem personer per minut. Sedan följer “swag” från sponsorer och oss. T-shirts, termoskoppar, ryggsäckar och en massa andra nyttiga saker. Med tanke på storleken kan man enkelt spendera ytterligare några tusen. Trots att vi håller IC Hack på universitetets område, betalar vi för hyra. Mindre än ett privat företag, men ändå. Dessutom kostnader för kockar för lunchen (universitetet förbjuder att anordna lunch med egna resurser, och vem vet varför), hyra av projektor (eftersom kostnaden är flera gånger högre än kostnaden för själva hackathonet) och andra kostnader som många inte tänker på. Största delen av prisekategorierna är skapade av oss och priserna väljs och köps också av oss (mer om detta i nästa del). Denna gång har budgeten för priser överstigit 7000 GBP. Jag kan inte ange ett exakt belopp, men jag kan säga att kostnaderna lätt har överstigit 60 000 GBP i år. Här är även ett foto på vinnarna.

Pengarna är samlade, budgeten är godkänd, priser och mat är beställda. Vad händer härnäst? Det är ett totalt kaos och svåra påfrestningar, även känd som förberedelser av platsen. Allt detta börjar två månader innan hackathonet. En stor mängd möbler måste flyttas, riskbedömningar är ifyllda, leveranser är mottagna, planer är undertecknade och så vidare. Listan är enorm. Det är därför vi kallar ett stort antal volontärer för att hjälpa oss med organiseringen. Och även de räcker inte alltid till. Men det är ett ämne för nästa artikel.

Detta är den första delen av min berättelse om organiseringen av IC Hack. Om det finns tillräckligt med intresse, kommer jag att släppa ytterligare två delar om de viktigaste problemen och blocken vid organiseringen av själva platsen och berätta lite om priser, kategorier och erfarenheter från sponsorer, arrangörer och deltagare (inklusive en direkt rapport från BBC från platsen). Om du är intresserad av att veta mer om IC Hack, vänligen kontakta mig på min e-post du216@ic.ac.uk, eller om du är intresserad av sponsring av det största hackathonet i Storbritannien, så välkommen. Jag återvänder till arrangörernas högkvarter en gång till.

Källa: habr.com