»Hur man slutar brinna ut«, eller om problemen med den informationsström som den moderna människan möter

Under 1900-talet gick livet och arbetet enligt en plan. På jobbet (förenklat — man kan tänka sig en fabrik) hade människor en tydlig plan för veckan, månaden, året. Förenklat: du måste tillverka 20 delar. Ingen kommer att säga att du nu måste tillverka 37 delar och dessutom skriva en artikel med reflektioner kring varför formen på dessa delar är just sådan — och helst igår.

I människors vardagsliv var det ungefär likadant: en force majeure var en verklig force majeure. Det fanns inga mobiltelefoner, så din vän kan inte ringa och be dig "snabbt komma för att lösa ett problem", du bor på samma ställe praktiskt taget hela livet ("att flytta är som en brand"), och att hjälpa dina föräldrar innebar faktiskt "att komma i december i en vecka".

Under dessa omständigheter formades en kulturell kod där du känner dig nöjd om du har slutfört alla uppgifter. Och det var verkligen så. Att inte slutföra alla uppgifter var avvikelse från normen.
Nu är allt annorlunda. Verktyget för arbete har blivit intellekt, och i arbetsprocesser måste det användas på olika sätt. En modern manager (speciellt en toppchef) går igenom tiotals uppgifter av olika slag under en dag. Dessutom — en person kan inte styra mängden "inkommande meddelanden". Nya uppgifter kan avbryta gamla, ändra deras prioriteringar, förändra själva ställningen på de gamla uppgifterna. Under dessa omständigheter är det praktiskt taget omöjligt att på förhand skapa en plan och sedan följa den stegvis. Du kan inte säga till en nyuppkommande uppgift "vi har en brådskande begäran från skattemyndigheten, vi måste svara idag, annars blir det böter" att "jag planerar detta till nästa vecka".

Hur ska man leva med detta — för att ha tid för livet utanför arbetet? Och kan man tillämpa några arbetsalgoritmer från ledarskap i det vardagliga, privata livet? För tre månader sedan förändrade jag helt mitt system för att sätta upp och kontrollera uppgifter. Jag vill berätta hur jag kom hit och vad som blev resultatet. Stycket kommer att delas upp i 2 delar: i den första — lite om, om man så kan säga, ideologin. Och den andra — helt om praktiken.

Jag tror att problemet för oss inte handlar om att antalet uppgifter har ökat drastiskt. Problemet är att vår socio-kulturella kod fortfarande är inställd på att utföra "alla uppgifter som är planerade för idag". Vi blir stressade när våra planer går i kras, vi blir oroliga när vi inte genomför allt som var planerat. Samtidigt fungerar skolor och universitet fortfarande inom ramen för den tidigare koden: det finns en angiven uppsättning lektioner, det finns tydligt planerade läxor, och barnet formar en mental modell som förutsätter att livet kommer att fortsätta på samma sätt. Om vi föreställer oss den strikta versionen, så pratar man på engelskalektionen om geografi, en andra lektion tar istället för fyrtio minuter en och en halv timme, en tredje lektion ställs in, och på den fjärde lektionen ringer mamma mitt under lektionen och ber brådskande om att köpa och ta hem mat.
Denna socio-kulturella kod får människor att hoppas på att de kan förändra flödet av inkommande information — och på så sätt ordna sitt liv, men livet som beskrivits ovan är onormalt, eftersom det inte finns en tydlig plan.

Det är just det här som är det stora problemet. Vi måste inse och acceptera att vi inte kan styra mängden inkommande meddelanden, vi kan bara styra hur vi förhåller oss till dem och hur vi hanterar inkommande meddelanden.

Det finns ingen anledning att oroa sig för att nya och nya förfrågningar om planändringar dyker upp: vi arbetar inte längre på maskiner (med sällsynta undantag), brev tar inte en månad att komma fram (ja, jag är optimist), och en fast telefon är en relik. Därför måste vi förändra processen för hur vi hanterar meddelanden, och acceptera nuvarande liv som det är, samt förstå att den tidigare socio-kulturella koden inte längre fungerar.

Vad kan vi då göra för att det ska bli lättare? Det är mycket svårt att "göra en bra webbplats", men med en tydlig teknisk specifikation (eller åtminstone med en mer exakt beskrivning av uppgiften) blir det betydligt enklare att uppnå rätt resultat (och överhuvudtaget åstadkomma något resultat).

Det bästa exemplet är mitt eget, så jag ska försöka dekomponera mina önskemål. Jag förstår tydligt att det inte fungerar bra med hanteringen av livs- och arbetsplaner: just nu är det "dåligt", och jag vill att det ska bli "bra".

Vad betyder "dåligt" och "bra" på en "hög" nivå av nedbrytning?

Dåligt: jag känner oro över osäkerheten kring om jag kan göra allt jag lovat andra eller mig själv, jag blir frustrerad över att jag inte kan ta mig an uppgifter jag planerat länge, eftersom de måste skjutas upp antingen på grund av akuta uppgifter eller för att det är för svårt att närma sig dem; jag kan inte engagera mig i allt som intresserar mig eftersom arbete och vardag tar upp större delen av min tid, dåligt eftersom jag inte kan ägna tid åt familjen och avkoppling. En särskild punkt: jag är inte i ett tillstånd av ständig kontextväxling, vilket är grunden till mycket av det som nämnts ovan.

Bra: jag känner ingen oro eftersom jag vet vad jag kommer att göra inom en snar framtid, avsaknaden av denna oro gör att jag kan njuta av min fritid mer kvalitativt, jag känner ingen regelbunden trötthet (ordet "konstant" passar inte för mig, det är just regelbundet), jag behöver inte stressa eller växla mellan inkommande kommunikation.

Sammanfattningsvis kan mycket av det jag har beskrivit ovan beskrivas med en enkel fras: "minskning av osäkerhet och okunnighet".

Därför blir den tekniska uppgiften något i stil med:

• Modifiering av processen för att hantera inkommande uppgifter - så att kontexten växlar.
• Arbete med systemet för uppgiftsinsamling - så att i alla fall aktuella ärenden och idéer inte glöms bort och så småningom kan bearbetas.
• Reglering av förutsägbarhet för morgondagen.

Innan jag ändrar något, måste jag förstå vad jag kan förändra och vad jag inte kan.

Den svåra och stora uppgiften handlar om att förstå och erkänna att jag inte kan förändra själva strömmen av inkommande information, och denna ström är en del av mitt liv som jag har hamnat i av fri vilja; fördelarna med ett sådant liv överväger nackdelarna.

Kanske bör du, på den första nivån av att lösa problemet, fundera på: vill du ens vara på den plats i livet där du befinner dig, eller vill du ha något annat? Och om du känner att du vill ha något annat, kanske du samtidigt bör arbeta med detta med en psykolog/psykoanalytiker/psykoterapeut/guru/kalla dem vad ni vill - denna fråga är så djup och allvarlig att jag inte kommer att gå in på den här.

Så, jag är där jag är, jag trivs, jag har ett företag med 100 anställda (jag har alltid velat driva företag), jag jobbar med intressanta uppgifter (det handlar om interaktion med människor, bland annat för att nå arbetsmål — jag har alltid varit intresserad av "social ingenjörskonst" och teknik), företaget är grundat på "att lösa problem" (jag har alltid gillat att vara en "fixare"), jag trivs hemma. Jag gillar det här, förutom de "baksidor" som nämns i delen "bra".

I den mån jag gillar detta liv kan jag inte förändra (utom att delegera uppgifter, vilket jag kommer till nedan) inflödet, men jag kan förändra hur jag hanterar det.
Hur? Jag är anhängare av konceptet att man ska gå från det lilla till det stora — först lösa de mest akuta problemen, som kan lösas med enkla förändringar, och gå mot större förändringar.

Alla förändringar jag gjort kan sammanfattas i tre områden; jag listar dem från de enklaste (för mig) förändringarna till de mer komplexa:

1. Hantering och bevarande av uppgifter.

Jag har aldrig kunnat (och kan fortfarande inte) hantera papperskalendrar på ett bra sätt, att skriva ner och formulera en uppgift — det är en mycket svår grej för mig, och att regelbundet sitta i någon uppgiftsspårare — det är helt enkelt tungt.

Jag har accepterat detta, och min huvudkoncept var att de uppgifter jag har i huvudet — är de viktigaste.

Hantera uppgifter för mig har skett i följande läge:

• uppgift, som jag minns — utför när jag får tid;
• inkommen uppgift — om den går att göra snabbt, utför den direkt när jag får den, om den tar längre tid — lova att jag ska göra den;
• uppgifter som jag glömt — görs bara när någon påminner mig om dem.

Det här gick hyfsat bra under en tid, tills "uppgifter som jag glömt" blev ett problem.

Det blev ett problem i två former:

• Nästan varje dag kom glömda uppgifter som behövde göras senast idag (hårdvaran som gjorde ont — ett sms från kronofogden om att pengar skulle dras från kontot för en bot från trafikpolisen innan jag flög till USA och den akuta nödvändigheten att ta reda på om jag skulle bli tillåten att flyga överhuvudtaget).
• Ett stort antal människor anser att det är olämpligt att fråga om en förfrågan igen och behåller det för sig själv. Människor blir sårade av att du glömmer något, om det är en personlig begäran, och om det är en arbetsrelaterad begäran — så förvandlas den till en brand som måste släckas idag (se punkt ett).

Detta behövde åtgärdas.

Oavsett hur ovant det var för mig, började jag skriva ner alla uppgifter. Verkligen alla. Jag hade turen att tänka på detta själv, men överlag stämmer hela idén mycket väl överens med konceptet GTD.

Första steget var helt enkelt att avlasta alla uppgifter från huvudet till det enklaste systemet för mig. Det visade sig vara Trello: gränssnittet är mycket snabbt, proceduren för att skapa en uppgift tar minimal tid, det finns en enkel app på telefonen (jag bytte senare till Todoist, men det får vi ta i den andra, tekniska delen).

Lyckligtvis har jag arbetat med ledarskap inom IT i tio år och förstår att "skapa en app" är en dömd uppgift, precis som "gå till läkaren". Därför började jag bryta ned uppgifter till dekomponerade uppgifter i form av handlingar.

Jag förstår tydligt att jag är en person som är mycket beroende av positiv feedback, som i form av feedbacken "titta på allt du har gjort idag" kan jag ge mig själv (om jag ser det). Därför omvandlas uppgiften "gå till läkaren" till uppgifter "välj vilken läkare du ska gå till", "välj en tid när du kan gå till läkaren", "ring och boka tid". Samtidigt vill jag inte stressa mig själv: var och en av uppgifterna kan göras en av veckans dagar och vara nöjd med att du redan har slutfört ett visst steg i uppgiften.

Key point: dekomposition av uppgifter och registrering av uppgifter i form av korta handlingar.

Så länge uppgiften är i ditt huvud, så länge du tänker att den måste utföras någon gång, kommer du inte att vara lugn.

Om den dessutom inte är nedskriven och du har glömt den — kommer du att plågas när du kommer ihåg den och inser att du har glömt.

Detta gäller alla ärenden, inklusive vardagliga: att åka till jobbet och på vägen komma ihåg att man glömde att ta ut soporna är verkligen inte kul.

Dessa bekymmer är helt onödiga. Därför började jag skriva ner alla ärenden.

Målet är att, efter att ha tränat mig själv att avlasta alla (absolut alla) ärenden i vilken tracker som helst, i nästa steg börja sluta tänka på de nedskrivna ärendena i huvudet.
När du inser att allt du har tänkt göra är nedskrivet och förr eller senare kommer du att nå dit – för mig försvinner oron.

Du slutar oroa dig för att mitt på dagen komma ihåg att du ville byta lampor i korridoren, prata med en anställd eller skriva ett dokument (och hastigt kastar dig över det för att skriva det).
Genom att minimera antalet glömda (i det här sammanhanget – oskrivna) uppgifter, minimerar jag den oro som uppstår när jag kommer ihåg dessa glömda uppgifter.

Det går inte att skriva ner och minnas allt, men om det tidigare fanns 100 sådana uppgifter, så kvarstår det vid en viss tidpunkt 10, och antalet »incidenter« av oro minskar bara.

Nyckelpunkten: skriv ner allt, verkligen allt, även om du är säker på att du kommer att komma ihåg det.
Det går inte att minnas allt: hur dumt det än låter, skriver jag ner allt, ända ner till »gå ut med hunden«.

Vad har jag åstadkommit på detta sätt? Jag har minskat oron över att jag ständigt var rädd för att glömma något (jag gick igenom planer, uppgifter, löften osv. i huvudet), och överlag har det onödiga tankeflödet om ”vad jag kunde ha lovat mer” försvunnit.

2. Minska reaktiviteten.

Vi kan inte minska inflödet, men vi kan ändra sättet vi reagerar på det.

Jag har alltid varit en reaktiv person och njutit av det, jag svarade omedelbart på någons begäran om att göra något på telefonen, försökte genast utföra uppgiften i livet eller hushållet, jag var överlag extremt snabb och kände njutning av detta. Det är inget problem, men det blir ett problem när en sådan reaktion blir en instinkt. Du slutar särskilja var du verkligen behövs just nu och var människor absolut kan vänta.

Problemet är att det också skapar negativa känslor: för det första, om jag inte har hunnit göra något eller glömt vad jag lovade att reagera på, blev jag återigen mycket besviken, men detta var inte kritiskt i sig. Det blev kritiskt när antalet uppgifter som jag ville reagera på omedelbart av instinkt blev fler än de fysiska möjligheterna att göra det.

Jag har lärt mig att inte reagera på saker direkt. Först var det bara en teknisk lösning: för varje inkommande begäran "snälla gör detta", "snälla hjälp mig", "låt oss träffas", "låt oss ringas", började jag i stället för att reagera eller ens analysera när jag skulle göra det, sätta som första uppgift att helt enkelt bearbeta den inkommande begäran och planera när jag skulle utföra den. Det vill säga, den första uppgiften i min tracker blir inte att utföra det som begärts, utan uppgiften "imorgon läsa vad Vanya skrev i Telegram och förstå om jag kan göra det och när jag kan göra det, om jag kan." Det svåraste här är att kämpa mot instinkterna: en stor mängd människor ber för snabb reaktion som standard, och om du är van vid att leva i rytmen av sådan reaktion, känns det obekvämt om du inte svarar på en begäran omedelbart.

Men ett mirakel inträffade: det visar sig att 9 av 10 personer som ber om något "igår" faktiskt kan vänta till "imorgon" när du kommer runt till deras ärende, om du bara har sagt till dem att du kommer att göra det imorgon. Detta, tillsammans med att skriva ner saker och hålla löften om att ta itu med dem, gör livet så mycket enklare att det verkar som att du nu lever i en strukturerad plan (och kanske är det så). Det krävs naturligtvis mycket träning, men egentligen, under förutsättningar där du har antagit en sådan regel, kan du snabbt lära dig detta. Och det löser i stor utsträckning problemen med att byta kontext och att inte fullfölja uppsatta planer. Jag försöker alltid ställa nya uppgifter till imorgon, alla begärningar som jag tidigare reagerade reaktivt på ställer jag också till imorgon, och redan "imorgon" på morgonen tar jag reda på vad jag kan göra med det och när. Planerna för "idag" blir mindre flytande.

3. Prioritering och hantering av plötsliga ärenden.
Som jag sa i början, har jag erkänt för mig själv att mängden uppgifter varje dag är större än jag kan utföra. Antalet reaktiva uppgifter kvarstår fortfarande. Så varje morgon går jag igenom de uppgifter som är planerade för idag: vilka som verkligen måste göras idag, vilka som kan flyttas till imorgon för att bestämma när de bör göras, vilka som bör delegeras och vilka som kan kastas bort helt. Men det slutar inte där.

Enorm frustration uppstår när man på kvällen inser att man inte har gjort de kritiska sakerna som var planerade för dagen. Men oftast händer detta för att oväntade uppgifter dök upp idag, som man, trots maximal ansträngning att skjuta upp reaktionen, var tvungen att hantera. Jag började skriva ner alla uppgifter som jag utförde under dagen, direkt efter att jag gjorde dem. På kvällen gick jag igenom listan över avslutade uppgifter. Jag träffade en jurist - skrev ner det, ringde en kund - skrev ner det. Det blev en olycka som krävde åtgärd - skrev ner det. Bilverkstaden ringde och sa att jag måste lämna in bilen just idag för att få den reparerad till söndag - skrev ner det. Detta gör att jag både kan förstå varför jag inte kommit till dagens uppgifter och hålla mig lugn över det (om de oväntade uppgifterna var värda det), och att jag kan notera när jag kunde ha hanterat inkommande uppgifter mindre reaktivt (säga till verkstaden att jag inte kan lämna in bilen förrän imorgon och ta reda på att det fortfarande går att få det gjort till söndag, även om jag kommer imorgon). Jag försöker skriva ner absolut alla utförda uppgifter, till och med "signerade två papper från ekonomiavdelningen" och en minutprat med en kollega.

4. Delegation.
Det här är det svåraste ämnet för mig. Och här är jag faktiskt mer glad över att ta emot råd än att ge dem. Jag lär mig bara att göra detta på rätt sätt.

Problemet med delegation ligger i organiseringen av delegationsprocesserna. Där dessa processer är strukturerade kan vi lätt överföra uppgifter. Där processerna inte är fungerande verkar delegation antingen ta för lång tid (jämfört med att göra uppgiften själv) eller bara vara omöjlig (denna uppgift kan ingen annan utföra, förutom jag).

Denna brist på processer skapar en blockering i huvudet: jag får inte ens tanken på att jag kan delegera en uppgift. Bokstavligen för ett par veckor sedan, när jag bestämde mig för att byta från Trello till Todoist, insåg jag att jag redan hade tillbringat tre timmar med att överföra uppgifter från ett system till ett annat, utan att ens tänka på att någon annan skulle kunna göra det.

Det största experimentet för mig just nu är att övervinna min egen blockering av att be människor att göra något när jag är säker på att de inte kommer att hålla med eller inte vet hur man gör det. Att spendera tid på förklaringar. Acceptera att saker kommer att ta längre tid. Om du delar med dig av din erfarenhet, skulle jag vara mycket glad.

Fällor

Alla de ovan nämnda förändringarna beskrivs som ganska tekniska riktlinjer för arbete med programvara, som jag kommer att skriva om i nästa del, och i avslutningen av den här — om två fallgropar som jag föll i under hela denna livsomorganisering.

Begreppet trötthet.
Eftersom vi arbetar mentalt och inte fysiskt uppstår ett stort och oväntat problem — att förstå och fånga ögonblicket när du börjar bli trött. Det ger möjlighet att ta en paus i tid.

En vanlig arbetare vid maskinen hade inte det här problemet överhuvudtaget. För det första är känslan av fysisk trötthet något vi har förstått sedan barndomen, och dessutom är det ganska svårt att fortsätta göra något fysiskt när kroppen inte klarar av det. Vi kan inte, efter att ha gjort 10 set på gymmet, göra ytterligare 5 "för att det är nödvändigt". Den motivationen fungerar inte av helt uppenbara biologiska skäl.

Med tänkandet är situationen något annorlunda: vi slutar inte tänka. Jag har inte forskat i detta område, men i allmänhet är hypoteserna följande:

• En person som ständigt befinner sig i ett rus märker inte den mentala tröttheten omedelbart. Det sker inte som "jag kan inte tänka mer, jag lägger mig ner" — först påverkar det det känslomässiga spektrumet, tänkandets förmågor, och sedan perceptionen; men det är här någonstans man kan känna att det har kommit.
• För att stänga av från strömmen är det inte tillräckligt att bara sluta med arbetsuppgifterna. Jag har märkt att om jag, till exempel, slutar arbeta, ligger och stirrar på telefonen, läser, ser och hjärnan fortsätter att arbeta, tröttheten släpper inte. Det hjälper verkligen att ligga ner och tvinga sig själv att inte göra något överhuvudtaget (inklusive att pilla med telefonen). De första 10 minuterna är det väldigt svårt att lämna strömmen av aktivitet, de följande 10 minuterna kommer en miljon idéer om hur allt ska göras rätt, och sedan — är det renhet.

Det är viktigt och nödvändigt att ge hjärnan en paus, och eftersom det är mycket svårt att fånga det ögonblicket — måste man helt enkelt göra det regelbundet.

Tid för vila/liv/familj.

Som jag redan har skrivit, är jag en person som är beroende av positiv feedback, men jag kan generera det själv: det är både en fördel och ett problem.

Sedan jag började spåra alla mina uppgifter, berömmer jag mig själv för de utförda uppgifterna. Vid en visspunkt gick jag från att vara i tillståndet "reglerat mitt arbetsliv" till att vara i tillståndet "nu är jag en superhjälte och kan göra maximalt antal saker", nådde upp till 60 uppgifter på en dag.

Jag balanserade arbets- och hemuppgifter och såg till att jag även inkluderade hushållssysslor i min dagliga lista, men problemet är just att det är sysslor. Man behöver absolut tid för vila och familj.
En arbetare får gå hem klockan 18, medan entreprenören även njuter av att arbeta. Det resulterar i ungefär samma problem som med omöjligheten att fånga ögonblicket av "mental trötthet": i glädjen över de genomförda uppgifterna glömmer man att man faktiskt måste leva.
Det är väldigt svårt att falla ur flödet när allt går bra och man njuter av det, man måste också tvinga sig själv.

Trötthet kommer inte av att man vill "ligga ner", utan av känslomässig oro ("allt irriterar mig från morgonen") och svårigheter med att ta in information och försämrad förmåga att byta kontext.

Det är kritiskt viktigt att avsätta tid för vila, även om det känns skitjobbigt. Det är viktigt så att det inte påverkar dig senare. Det är inte bra att under två månader vara glad över sin produktivitet, för att sedan vara i ett tillstånd där allt är påfrestande och du inte kan se människor.

I slutändan lever vi inte bara för produktiviteten, det finns ett enormt antal intressanta och fantastiska saker i världen 😉.

Överlag är dessa ungefärliga tankar om hur man bör (re)organisera arbets- och fritidsprocesser. I den andra delen kommer jag att berätta om vilka verktyg jag använde för detta och vilka resultat jag lyckades uppnå.

P.S. Det här ämnet visade sig vara så viktigt för mig att jag till och med har startat en egen Telegram-kanal, där jag delar mina tankar om detta, gå med — t.me/eapotapov_channel

Källa: habr.com