Jag har försökt att systematiskt föra uppgifter kanske 20-25 gÄnger. Och varje försök har misslyckats, som jag nu förstÄr, av tvÄ skÀl.
För det första, för att kunna avsĂ€tta tid till att hantera uppgifter, mĂ„ste man förstĂ„ â varför gör man det?
Du börjar hantera uppgifter, lĂ€gger tid pĂ„ det, gör fĂ€rre uppgifter, och allt detta börjar hopa sig â i syfte av vad?
Det Àr svÄrt att hantera nÄgot arbete nÀr man inte förstÄr varför. "Att ordna livet" Àr inte det mest adekvata mÄlet, eftersom "ett ordnat liv" Àr ett rÀtt vagt begrepp. Men att "minska ÄngestnivÄn genom att reducera osÀkerhet" Àr ett mycket mer konkret och bÀttre mÄl, som man faktiskt kan lÀgga en timme per dag pÄ.
För det andra beskriver alla metoder jag har lĂ€st om direkt det slutliga tillstĂ„ndet i processen. "Du behöver ta ToDoIst, dela upp i projekt, integrera med kalendern, göra en genomgĂ„ng av uppgifterna varje vecka, prioritera dem..." Det Ă€r svĂ„rt att börja göra allt detta pĂ„ en gĂ„ng. Precis som inom programvaruutveckling anser jag att man behöver anvĂ€nda â iterativt.
SÄ jag kommer att gÄ igenom mina "iterationer", och kanske kommer det i samma format att vara anvÀndbart Àven för dig. I slutÀndan, vad Àr inte en anledning att anvÀnda de majlediga dagarna för att börja arbeta med en ny (relativt) paradigm?
Och hur jag kom dit kan lÀsas .
Trello, ett par listor
Vi skapar bara 4 listor, anvÀnder bÄde desktop- och mobilappen.
Listor:
- Att göra â alla uppgifter som kommer i Ă„tanke ska skrivas hit. Och skriv ner dem direkt sĂ„ snart de kommer i Ă„tanke. "SlĂ€nga skrĂ€pet" â en uppgift. "Diska" â en uppgift. "Boka ett möte" â en uppgift. Ja, och sĂ„ vidare. Ăven de mest uppenbara och viktiga saker kan glömmas bort om nĂ„got ovĂ€ntat hĂ€nder eller om man bara har haft en tuff dag.
- Att göra idag â varje kvĂ€ll flyttar jag uppgifter frĂ„n tavlan "Att göra" till tavlan "Att göra idag". Om delar av uppgifterna fortfarande Ă€r kvar dĂ€r pĂ„ kvĂ€llen â det Ă€r okej, mer om detta nedan. Med tiden börjar man förstĂ„ hur mĂ„nga uppgifter som kan finnas i listan, sĂ„ att de flesta av dem kan göras under den planerade dagen.
- Gjort idag. Denna tavla Ă€r den frĂ€msta metoden för att minska oron "jag har inte gjort nĂ„got idag" och ett bra sĂ€tt för vidare reflektion kring sjĂ€lvorganisation. Jag skriver ner uppgifter jag gjort idag, Ă€ven om de inte stĂ„r pĂ„ min lista över planerade uppgifter. "Ringde Vasa angĂ„ende dokument" â skrev jag. "Blev ombeden att skriva pĂ„ papper" â skrev jag. "Diskuterade kontraktet med Anton" â skrev jag. PĂ„ sĂ„ sĂ€tt kommer du i slutet av dagen förstĂ„ hur du verkligen har spenderat din tid och vad du möjligen kunde ha skippat av dessa uppgifter, bara för att fullfölja planen.
- FĂ€rdigt â en lista över alla utförda uppgifter. I början eller slutet av dagen flyttar jag dem frĂ„n "Gjort idag" till "FĂ€rdigt". Det Ă€r i grunden en soptunna dĂ€r man bara kan hitta utförda uppgifter, och dĂ€rför behöver den regelbundet stĂ€das.
Trello, "mini-kalender"
Vid en viss tidpunkt blir det klart att vissa uppgifter Ă€r tidsbundna, och man vill gĂ€rna inte glömma dem under veckan för att inte planera in nĂ„got annat under den tiden. Jag har alltid haft svĂ„rt med kalender, sĂ„ jag la till flera tavlor med namn som "Ărenden för mĂ„ndag", "Ărenden för tisdag" osv., dĂ€r jag började skriva ner tidsspecifika Ă€renden.
SĂ„ nĂ€r jag blir frĂ„gad: "Kan vi prata pĂ„ torsdag klockan 16:00?" â sĂ„ gĂ„r jag helt enkelt till den relevanta tavlan och kollar vad vi har inbokat för den tiden. Och det Ă€r viktigt att inte glömma att flytta uppgifter mellan listorna i tid under veckan: till exempel, "Ă€renden för torsdag" nĂ€r torsdag kommer â till "Ă€renden för idag".
Varför inte kalender? För mig Ă€r det extremt svĂ„rt att anvĂ€nda tvĂ„ verktyg samtidigt. Om jag anvĂ€nder en kalender för detta â mĂ„ste jag gĂ„ in dĂ€r, fylla i den, regelbundet kolla i den för att se om jag har glömt nĂ„gotâŠ
Vid den hÀr punkten har jag nÄtt grÀnserna för Trello. Huvudproblemet blev att jag skrev ner mer Àn 50 uppgifter om dagen, och det blev en ganska stor mÀngd Àrenden kopplade bÄde till en allmÀn lista och till de listor som Àr kopplade till dagarna. Hur kan jag veta att jag redan har skrivit ner en uppgift jag behöver utföra? Det började dyka upp dupliceringar. Hur kan jag prioritera alla uppgifter i ett av projekten samtidigt? Hur kan jag ge andra mÀnniskor möjlighet att se mina kalenderplaner?
Jag behövde ett system som, utan att förlora relativ lÀtthet,
- Skulle kunna gruppera uppgifter efter projekt.
- Ha en kalenderkoppling (att göra imorgon), och automatiskt flytta detta till dagens uppgifter nÀr dagen börjar.
- Skulle integrera med Google Kalender.
HÀr ÄtervÀnde jag till ToDoist, och pÄ detta stadium visade det sig vara den mest lÀmpliga lösningen.
Den aktuella flödet i ToDoist
Inkorgen
Jag skriver ner alla inkommande uppgifter i Inkorgen, som jag försöker gÄ igenom direkt. GenomgÄngen innebÀr:
- Att faststÀlla datumet nÀr uppgiften ska utföras (för korta uppgifter sÀtter jag oftast 'Idag', och pÄ kvÀllen förstÄr jag redan nÀr jag egentligen kan göra den).
- Att faststÀlla vilket projekt uppgiften hör till (för statistik och möjligheten att pÄ nÄgot sÀtt Àndra prioriteringar för alla uppgifter i projektet).
Uppgifter som dyker upp och som inte nödvĂ€ndigtvis behöver göras inom en snar framtid hamnar i projekt. Oklassificerad Personlig ("ta mugghĂ„llare till bilen") och Oklassificerad Arbete ("tĂ€nka pĂ„ nĂ€r vi kan ha strategisession om PR"). I ToDoist kan man stĂ€lla in Ă„terkommande uppgifter: sĂ„ varje helg fĂ„r jag uppgiften "GĂ„ igenom Oklassificerad Personlig", och varje mĂ„ndag â "GĂ„ igenom Oklassificerad Arbete".
Integration med kalendern
ToDoist integreras utmÀrkt med Google Kalender, och detta Ät bÄda hÄll. Kalendern Àr delad med mina kollegor sÄ att de kan se nÀr de definitivt inte kan nÄ mig.
Samtidigt flyttas uppgifterna frÄn kalendern tillbaka: jag kan sÀga "Sergio, kolla min tid pÄ fredag och boka in ett möte dÀr", vilket kommer att dyka upp bÄde i kalendern och i ToDoist. PÄ sÄ sÀtt började jag faktiskt anvÀnda kalendern, utan att behöva skapa hÀndelser i den.
Bearbetning av icke-aktiva inkommande uppgifter
Jag kastar mig inte över uppgifter direkt, förutom de dĂ€r brĂ„dskande situationer Ă€r uppenbara. "Vi behöver omedelbart kontakta ledningen för företaget ABC, eftersom servern Ă€r nere och vi fĂ„r inget svar frĂ„n deras personal" â det Ă€r en uppenbart brĂ„dskande uppgift som inte kan skjutas upp, medan "Zhenya, kan jag ringa dig nu för att prata om ett nytt projekt" blir till "Planera nĂ€r jag kan prata med X om Y", som i sin tur transformeras till uppgiften "BerĂ€tta för X att vi kan prata dĂ„ och dĂ„" och uppgiften "Prata med X om Y", som redan Ă€r kopplad till en tid. NĂ€stan varje inkĂ€nnande uppgift blir först "PlaneraâŠ".
Prioritering av uppgifter
Det gÄr inte att genomföra alla uppgifter som ingÄr i dagen. Genom att observera mig sjÀlv har jag kommit fram till följande (varje siffra kommer att ha andra, men huvudsaken Àr att komma till insikter).
- Jag har cirka 50-70 uppgifter nedskrivna för varje dag.
- Utan att kÀnna mig helt utmattad i slutet av dagen kan jag göra upp till 30 uppgifter.
- Genom att göra upp till 50 uppgifter blir jag trött, men det Àr inte kritiskt.
- Jag kan avsluta 70 uppgifter, men efter det har jag svÄrt att komma ut ur "arbetsnarkomanins flöde", fÄr svÄrt att somna och kommer generellt att vara ganska socialt instÀngd.
Med detta i Ă„tanke bestĂ€mmer jag vad jag ska göra idag. I ToDoist finns det prioritering av varje uppgift, sĂ„ pĂ„ morgonen vĂ€ljer jag de kritiska uppgifterna att genomföra, och resten utför jag utifrĂ„n möjligheter och lust. Varje dag flyttar jag omkring 40-20 uppgifter till nĂ€sta dag: vad som Ă€r intressant â uppgifterna för nĂ€sta dag blir Ă„terigen 60-70.
Föra statistik
Jag vill verkligen förstÄ hur mycket tid jag har Àgnat idag Ät arbetsrelaterade saker och pÄ vad exakt. För detta anvÀnder jag appen , som finns bÄde pÄ telefonen och pÄ laptop, samt Google Maps Location History (ja, jag Àr inte paranoid).
Vi bor utanför staden, sÄ tiden som lÀggs pÄ att resa kan anvÀndas vettigt. Nu, nÀr jag inte Àr trött, lyssnar jag pÄ ljudböcker under resan för att pÄ nÄgot sÀtt utnyttja dessa 40 minuter.
Uppgifterna aggreggerar jag inte Àn, jag skapar en slags personlig Data Lake; nÀr tiden Àr rÀtt kommer jag att ta itu med det.
Ingen slutsats kommer att ges
- Det moderna mÀnniskans liv Àr en stor ström av inkommande uppgifter. Det gÄr inte att minska den; man mÄste lÀra sig att hantera detta flöde.
- De flesta bekymmer kommer frÄn osÀkerheten om vad som vÀntar. Om vi förstÄr vad som kommer att ske de nÀrmaste dagarna, kommer vÄra bekymmer att minska avsevÀrt.
- Det Àr vÀrt att spendera tid pÄ att organisera sin dag. Jag vet vad som kommer att hÀnda idag, vad som kommer imorgon, och jag glömmer inte de uppgifter jag tidigare glömde.
- Att hÄlla koll pÄ uppgifter Àr inte ett mÄl i sig, utan, om du vill, en metod för sjÀlvdisciplin. Det som tidigare kÀndes motigt eller som man aldrig kom runt att göra, blir mycket lÀttare att hantera. MÄnga mÀnniskor (inklusive mig) mÄr överlag bÀttre nÀr uppgifter sÀtts av externa faktorer. Uppgiftshantering Àr ett sÀtt att sÀtta uppgifter för sig sjÀlv och lÀra sig att leva efter sina önskningar.
- Arbete Àr inte ett mÄl i sig. MÄlet Àr att organisera sitt arbetsschema sÄ att man fÄr förutsÀgbart fritid, dÄ man kan Àgna sig Ät sig sjÀlv, familjen och sina intressen.
KĂ€lla: habr.com
