I mer än 10 år har olika typer av professionella system för personalval funnits och växer fram. Det är naturligt. Specialiserad programvara har redan utvecklats för många enskilda yrken. När det gäller rekrytering förstår alla vilka problem programvara hjälper till att lösa, vilka rutiner och misstag den eliminerar, men ingen förstår hur man mäter den ekonomiska effekten av dess användning. Med andra ord kan företag beräkna hur mycket pengar det kommer att kosta dem att använda programvaran, men de förstår inte ROI eller hur mycket pengar programvaran kommer att ge eller spara. Slagord som "Fyll lediga platser 2 gånger snabbare med (sådan och sådan mjukvara)" kommer från en lykta, det är helt enkelt inte sant.
En bristande förståelse för vad rekryteringsprogram kan göra i form av pengar leder till att företag skjuter upp denna investering i flera år och under denna tid tappar mycket i resultat.
Jag bestämde mig för att beräkna hur mycket pengar och tid professionell rekryteringsprogramvara sparar. För att inte belasta dig med detaljerade beräkningar kommer jag att börja omedelbart med de erhållna resultaten. Och för den som är intresserad av att gräva djupare beskrivs detaljerade beräkningar nedan.
Så här är mina resultat.
Med hjälp av professionell rekryteringsprogramvara:
- spara arbetstid 2 månader och 1 vecka per år för varje rekryterare.
- spara pengar - i motsvarande 2,24 genomsnittlig rekryterarlön per år. I april 2019 är detta ett genomsnitt på 2 688 $ för en IT-rekryterare i Ryssland, 1 904 $ för Ukraina, 1 680 $ för Vitryssland, 1 232 $ för Kazakstan.
- ROI på investeringar i rekryteringsprogram är ca. 390%.
- för komplexa, högt betalda befattningar blir förmånen för arbetsgivaren i genomsnitt från $2 till $184 per år per rekryterare beroende på land;
- för lägre betalda, snabbt tillsatta tjänster, kommer arbetsgivarens förmån i genomsnitt cirkat $1 till $680 per år per rekryterare också beroende på land;
- ~ var 5:e lediga plats rekryteraren kommer att kunna stänga med sin databas, vilket är 54 % snabbare än när man söker efter nya kandidater.
Beräkningar
Gör dig bekväm och låt oss gå ner till detaljerade beräkningar. Jag bestämde mig för att bryta ner personalurvalet "ben för ben" för att få en tydlig uppfattning om vad en rekryterare måste göra och i vilken utsträckning.
Hur programvara hjälper dig att spara 2 månader och 1 vecka om året
En rekryterare lägger i genomsnitt cirka 1 timmar på att bearbeta en ledig tjänst utan att använda programvara. Det var inte lätt att räkna ut. Vi intervjuade kollegor och analyserade också i detalj normer och standarder inom yrket.
För att anställa en kvalificerad anställd för en kontorstjänst måste du slutföra en viss lista med åtgärder, några av dem en gång, medan andra måste göras dagligen. I de flesta fall är det möjligt att fylla en vanlig ledig tjänst, om du aktivt engagerar dig i den, inom en period av 10 dagar till 3 veckor. För beräkning tar vi medelvärdet: 15,5 dagar. Vi multiplicerar alla dagliga arbetskostnader med detta värde. Vi kommer att ta varaktigheten och antalet individuella åtgärder från de standarder som empiriskt fastställts av experter (till exempel som här). För alla beräkningar använder vi det aritmetiska medelvärdet av minimi- och maximivärdena - det är närmast verkliga förhållanden med sannolikheten för olika nödsituationer.
Låt oss jämföra den tid som en rekryterare spenderar på varje steg i urvalet utan programvara och med hjälp av programvara, och beräkna de verkliga besparingarna.
Om vi summerar varaktigheten för alla individuella delar av rekryteringsprocessen (beräknat med hjälp av genomsnittliga värden), visar det sig att en rekryterare lägger nästan 32 timmar och 48 minuter på det "manuella" urvalet av en anställd. Efter att ha beräknat tiden för att fylla samma vakans, men med hjälp av rekryteringssystemets möjligheter, reducerades tiden för alla nödvändiga uppgifter till 28 timmar och 24 minuter. Det vill säga att fyllningen av 1 vakans påskyndas med 4,4 timmar.
Enligt statistiken behandlar en rekryterare i snitt 5 lediga tjänster per månad. Genom att använda programvaran får han en mycket värdefull bonus - det här är en "uppgraderad" intern CV-databas. Naturligtvis går det mycket snabbare att fylla lediga platser från den interna databasen, det här är en dröm. Jag bestämde mig för att ta reda på hur många av dessa accelererade anställningar det finns och hur länge.
För att göra detta fick vi uppgifter om stängda vakanser i CleverStaff-systemet under 2 år. Det visade sig att i genomsnitt 4 av 5 anställningar är nya kandidater, och var femte anställd anställd är en kandidat från den interna databasen, och sådana lediga tjänster tillsätts 54% snabbare. I genomsnitt finns en besparing på 4,4 timmar som inte erhållits tidigare, men redan 15,3 timmar.
Varsågod. Om en specialist arbetar normalt 176 timmar per månad, är den totala besparingen av arbetstid:
(4 vakanser × 4,4 timmar) + (1 vakans × 15,3 timmar) = 32,9 timmar per månad.
32,9 timmar sparade / 176 arbetstimmar per månad = 18,7 % av arbetstiden per månad.
På årsbasis är detta:
18,7 % × 12 månader = 2,24 månader eller 2 månader och 1 vecka
Denna indikator är universell och tillämplig på en rekryterares arbete i vilket land som helst och med vakanser av vilken komplexitet som helst. Låt oss ta reda på det: vad orsakar denna minskning?
Detta är möjligt på grund av att professionell programvara optimerar följande tidskrävande processer:
- Publicering av en ledig tjänst - systemet skapar själv en extern ledig sida från de uppgifter som matas in i databasen. Om du lägger till en länk till en extern ledig sida som genereras av programvaran till texten till en ledig tjänst som publicerats på en speciell resurs, kommer sökande att kunna ansöka om den lediga tjänsten direkt på den, vilket är bekvämt eftersom svar går omedelbart in i systemet och deras meritförteckningar in i databasen.
- Spara alla lämpliga meritförteckningar från kandidatdatabasen på en jobbsöksajt. Professionella system har integration med de mest populära anställningsplattformarna, vilket innebär att användare kan lägga till kandidater från dessa resurser till sin egen databas med 1 klick, d.v.s. precis i färd med att granska sökresultaten.
- Spara CV:t för sökande som kommer dagligen via e-post och konton på platsannonser. Parsning av CV från post utförs en gång om dagen. Om du lägger till en länk till en extern ledig sida som genereras av systemet till arbetsbeskrivningen på tredjepartssidor, kommer kandidater att kunna skicka sina svar från den, d.v.s. läggs till omedelbart i databasen och dyker upp i den lediga tjänsten i "Found"-stadiet.
- Meddelande om avslag till olämpliga kandidater. Med hjälp av programvaran kan detta göras direkt från systemgränssnittet: själva systemet kommer att infoga kandidatens namn i mallen.
- Men det viktigaste är bildandet av en arbetsbas av kandidater, på grund av vilken en erfaren rekryterare kommer att kunna fylla vakanser utan externa källor.
Hur mycket är det i pengar?
Allt vad gäller ekonomisk prestation kan variera kraftigt. Lönen för både rekryteraren själv och den kandidat han söker beror på landet, företagets storlek och avdelningens budget. Därför vände jag mig här till de genomsnittliga indikatorer som vanligtvis finns i professionella studier. Så enligt statistik är den genomsnittliga månadslönen för en rysk IT-rekryterare $1200 850. I sin tur är den genomsnittliga lönen för en ukrainsk IT-rekryterare per månad $XNUMX (som anges av ), vitryska - $750 och kazakiska - $550. Här och vidare tog jag alla uppgifter om löner från allmänt tillgängliga vakanser på sådana resurser som hh.ru, hh.kz och liknande.
Jag korrelerade denna siffra med besparingen i arbetstid - 2 månader och 1 vecka per år (detta = 2,24 månader) som vi fick tidigare.
- För Ryssland - $1200 × 2,24 månader = $ 2 688
- För Ukraina - $ 1 904
- För Vitryssland - $ 1 680
- För Kazakstan - $ 1 232
Dessa belopp representerar besparingar i genomsnitt per rekryterarlön och år. För att vara mer exakt utför rekryteraren ytterligare arbete för detta belopp om han använder ett professionellt system.
Dessutom kan du även beräkna förmånen för arbetsgivaren från tilläggsanställningar, vilket är lika med den förlorade vinsten från att anställa 1 månad senare. Låt oss anta att företaget tjänar 50% av den anställdes lön från den anställdes arbete. Jag tror att detta belopp inte kan vara mindre, med hänsyn till skatter, hyra och andra utgifter. Därför tror jag att 50% av lönen är en blygsam, minsta uppskattning av hur mycket företaget tjänar på en anställds arbete.
Låt oss nu beräkna hur mycket 50 % av den genomsnittliga lönefonden för inhyrda anställda är för 2 månader och 1 vecka. Enligt statistik är medellönen för en senior IT-specialist 〜$2 700 för Ryssland och 〜$2 900 dollar per månad för Ukraina, 〜$2 400 för Vitryssland och 〜$1 300 för Kazakstan.
I genomsnitt fyller 1 rekryterare 1.5 komplexa vakanser per månad.
Vi beräknar nyttan med hjälp av följande formel: snittlön × antal lediga platser per månad × 2.24 månader × 50 % förmån.
- För Ryssland: 2 700 USD × 1.5 lediga platser per månad × 2.24 månader × 50 % förmån = 4 536 USD
- För Ukraina: $4 872
- För Vitryssland: $4 032
- För Kazakstan: 2 184 $
Totalt, för komplexa, högt betalda befattningar, är förmånsbeloppet $2 184 till $4 872 per år per rekryterare.
Medellönen för en specialist för en position som tillsätts snabbt är cirka $540 för Ryssland och $400 för Ukraina, $350 för Vitryssland och $300 för Kazakstan. Rekryteraren stänger cirka 5 sådana tjänster per månad.
- För Ryssland: 540 USD × 5 lediga platser per månad × 2,24 månader × 50 % förmån = 3 024 USD
- För Ukraina: $2 240
- För Vitryssland: $1 960
- För Kazakstan: $1 680
Totalt, för lägre betalda, snabbt stängda positioner, är förmånsbeloppet $1 680 till $2 240 per år per rekryterare.
Låt mig påminna dig om att jag gav en kompakt sammanfattning i början av artikeln.
Behöver ditt företag rekryteringsprogram?
Detta är en ren affärsfråga. Det är bättre att fatta ett beslut inte intuitivt eller känslomässigt, utan baserat på data. Med hjälp av ett exempel, föreslår jag att beräkna mängden fördelar från att implementera programvara för ett team på 4 rekryterare. Till exempel två med löner på $700, en - 850 och en annan - $1100. Månadslönefonden för ett sådant lag är $3 350.
Till exempel kostar programvaran $40 per månad för varje rekryterare. Detta är ett helt säljbart alternativ.
För året är mjukvarukostnaderna 40 × 4 × 12 = $1 920.
Enligt mina beräkningar ovan kommer mjukvaran att spara 2 månader och 1 vecka per rekryterare och år. För vårt team på 4 rekryterare kommer detta att vara exakt 9 månader (av totalt 48 arbetsmånader per år).
Mängden pengar som sparas per år är lagets månadslönefond multiplicerat med 2 månader och 1 vecka:
- 3 350 USD × 2,24 = 7 504 USD
Här kan man argumentera för att 4 personer med eller utan mjukvara får hela sin lön och det blir inga besparingar. I verkligheten innebär 9 affärsmånader av besparingar för ditt företag ett av följande scenarier:
- 4 rekryterare fyller fler lediga tjänster som om de hade hjälp av en 5:e rekryterare under 9 månader om året.
- Belastningen på varje rekryterare minskar och du behöver bara 3 rekryterare, istället för 4.
Det vill säga, med programvaran kommer 4 rekryterare att göra $7 504 mer arbete per år. Om du inte har det extra arbetet eliminerar du en rekryterare och sparar $7 504 per år. Om du har tillräckligt med lediga platser för dem sparar du $7 504 per år genom att inte anställa en 5:e rekryterare och få jobbet gjort utan att öka kostnaderna.
ROI = Mängd besparingar / investeringsbelopp (programvarukostnader) = 7 504 / 1 920 × 100% = 391%.
Enkelt uttryckt i vårt exempel Investeringar i mjukvara kommer att återvända 4 gånger inom 1 år.
För ditt företag kan du upprepa mina enkla beräkningar genom att ersätta:
- Ditt antal rekryterare,
- Deras årslönefond,
- Mängden kostnader för din rekryteringsprogramvara,
- Genomsnittlig tid för att fylla en ledig tjänst i ditt företag,
- Genomsnittligt antal lediga tjänster per månad.
Enligt min uppskattning, om dina rekryterare är väl laddade med personalurval, då med olika värden på dessa variabler, kan ROI vara i intervallet 300% till 500%.
Du kan också uppskatta värdet av anställningarna under en period av 2 månader och 1 vecka för varje rekryterare. Enligt mina beräkningar ökar detta ROI med upp till 2,5 gånger.
Användningen av professionell programvara av rekryterare är inte längre en kontroversiell fråga eller ett dilemma. Detta är en global trend som alla seriösa företag kommer att ansluta sig till förr eller senare.
Jag hoppas att mina beräkningar och resultat kommer att hjälpa era företag att besluta om professionell rekryteringsprogramvara och att det kommer att löna sig för er inte mindre än i mina beräkningar :)
Författare: Vladimir Kurilo, grundare och ideolog av ett professionellt rekryteringssystem.
Källa: will.com