Hej igen. Det här är en fortsättning på artikeln om att organisera ett studenthackathon.
Den här gången ska jag berätta om problemen som dök upp precis under hackathonet och hur vi löste dem, de lokala evenemangen som vi lade till standarden "koda mycket och ät pizza" och några tips om vilka applikationer du enklast kan använda för att anordna evenemang av denna skala.
När alla ekonomiska förberedelser är klara börjar det mest intressanta steget: förberedelse av webbplatsen. Här kan du hitta det största antalet problem och problem som du inte ens tänker på. Låt oss börja med att beställa olika snacks och utrustning. Detta leder omedelbart till två huvudproblem: vem ska ta emot dem och var ska man lägga allt? Låt mig återigen påminna er om att alla arrangörer är studenter, och själva hackathonet ägde rum den 26-27 januari, vilket är precis i mitten av trimestern. För varje beställning behövde vi 4-5 personer (med tanke på evenemangets omfattning kunde vi enkelt ta emot 20-30 lådor med drinkar åt gången) och vårt enda alternativ var att leta efter volontärer bland andra kurser. Du kan naturligtvis använda Facebook-grupper för att hitta dem, men Slack är vårt folks kandidat. Du kan skapa en separat kanal för varje leverans, integrera dem i Trello (en applikation för att skapa åtgärdslistor) och sedan lägga till de som gick med på att hjälpa till och spela in allt som togs emot i Trello. Så allt har mottagits, låt oss även anta att leveransen var till rätt universitetsbyggnad (ett par gånger levererade de den till andra byggnader, och okej, Imperial var nästan helt i South Kensington, de kunde ha levererats till University of London av misstag) och att vi har tillräckligt med folk och flera vagnar för att transportera särskilt tunga laster, vad händer sedan? Vart ska all denna last ta vägen? Varje stor universitetsgemenskap har ett eget litet lager för sådana evenemang. Tyvärr kommer allt förmodligen inte att få plats i ett 2x3-rum. Det var här universitetssponsorer kom till vår hjälp. Flera ton (!) drinkar och snacks levererades till vår samarbetspartner från studentkåren. En liten utvikning. Varje fakultet har sitt eget fackförbund: ingenjörsvetenskap, medicinsk, vetenskaplig och geologisk. Vår ingenjörsavdelning har cirka 2 lediga rum (men shhh, jag vet inte hur mycket detta ens följer universitetets regler) omvandlades helt (!) till lager för en händelse. Nästa kommer det att finnas en tidsförskjutning av hur vi fick ut dessa saker därifrån. Min rygg tackade mig inte alls efteråt.
Det är mycket svårt att hitta var man ska förvara alla dessa saker, och ännu svårare att distribuera dem korrekt. För referens: det finns totalt 3 zoner, nedre och 2 övre hackathon. Storlekarna är ungefär lika och generellt sett är det inga problem med distributionen. Tills personer med speciella kostpreferenser dyker upp. Veganer, vegetarianer och många fler. Vi skickar alltid ut ett frågeformulär i förväg så att vi vet hur mycket vi ska beställa. Naturligtvis glöms och försvinner e-postmeddelanden. Det är därför vi alltid lägger till 20 % till huvudordern i form av extra specialalternativ, som margaritas med glutenfri deg. Dyr? Otvivelaktigt. Men det sista vi behöver är militanta veganer som inte kan få nog av djurfri mat. Moderna problem kräver moderna lösningar.
Låt oss säga att allt mirakulöst passar. Magi, inte mindre. Även att allt bars till sin plats över natten. Vad kommer härnäst? Kommer du ihåg vad jag sa om "swag"? Ja, och förresten, varje sponsor har en. Och alla är designade för minst 200 personer, och för stora sponsorer är det i allmänhet för 300. Det måste också lagras, men det är inte huvudsaken. Jag sa också att vi har vår egen "swag". Och här är den för 500 personer. Och problemet är dess fragmentering. Många saker kom kvällen innan hackathonet, och det fanns ingen chans att vara redo för det. Dessutom måste alla dessa saker noggrant packas i påsar. 500 stycken. 500, Karl. Så vi var tvungna att ordna en improviserad transportör: det fanns kuponger för alkoholhaltiga drycker i baren, T-shirts, set med pasta och pensel, muggar, klistermärken och jag kommer inte ens ihåg hur många andra saker. Och trots att vi beställde denna skönhet från olika leverantörer och de kom alla vid olika tidpunkter. Jag fick jobba hårt så att jag, som en bonus för att organisera själva evenemanget, även jobbade deltid på en fabrik. Spoiler: vi avslutade förberedelserna klockan 4 på morgonen och började klockan 8:30. Jag stannade bara till midnatt så jag kunde vara i tjänst resten av natten. Sedan kommer det ganska tråkiga med att ordna bord, ordna förlängningssladdar och annat obligatoriskt skräp.
X-timmen har kommit. Sponsorer kommer tidigt, sätter sig in, lägger taktiskt ut sina "swag" för att locka fler studenter. Minnesvärt: ett företag sa under öppningen att det finns två typer av arbetsgivare. De som betalar väl respekterar sina anställda och låter dem utvecklas kreativt. Såsom (företagets namn). Och alla andra sponsorer kan berätta om de senare med sitt eget exempel. Denna fras blev en kandidat till priset för bästa meme (om dess pris i slutet av den förra artikeln). Eleverna kommer så tidigt som möjligt för att hämta så många saker de kan gratis. Här är några ord om hur vi släpper in dem. Biljetter köps från Eventbride och alla arrangörer har en skanningsapp. Problem börjar när deltagarna inte läser villkoren: minimiåldern är till exempel 18 år eller ta med ditt pass, eller till och med biljetter kan inte överföras efter deadline (tre dagar före hackathon). Många måste tyvärr nekas. Men vad jag minns: två som glömt sina pass från London, så de bara gick hem och tog dem med sig. Vi lät de som fått biljetterna passera efter alla andra, de skannade biljetterna för att senare inte deras ägare skulle försöka smita igenom med en bonus.
Nu lite om problemen med själva biljetterna: det finns bara cirka 400. Plus några för akademiker, som en avskedspresent. Till en början behöll vi dem på universitetets hemsida, men det sjönk stadigt 10 minuter innan försäljningsstart till 30 minuter efter start och de fördelades helt slumpmässigt bland deltagarna. Jag är redan tyst om tävlingsförhållandena på grund av vilka vi sålde i genomsnitt 20-30 mer än vi borde ha. Lösningen blev Eventbrides hemsida. Den hanterar lasten perfekt, biljetter flyger i genomsnitt iväg på 1-3 sekunder per batch, och de utfärdas exakt enligt schemat. Men här uppstår ett annat problem: deltagarnas ärlighet. Från den allra första Google-länken kan du ladda ner och konfigurera boten, och helst försöker vi skrämma sådana smarta människor att avboka sina biljetter. I verkligheten är det nästan omöjligt att bevisa att du inte har använt/använt en bot. Biljetterna är i sin tur uppdelade i Imperial/alla andra och (liten diskriminering) för våra elever är det något fler av dem. För att avdelningen ska hjälpa till är dessa regler.
Nästa är mer specifika förberedelseproblem. Ett av evenemangen som vi håller närmare midnatt är en öppen bar. Naturligtvis, i hackathonkulturen och bristen på sömn är detta inte alltid en bra idé. Det är därför få människor besöker. Men de som kommer är alltid glada, drycker är gratis (upp till 5 GBP inklusive), ett ganska stort utbud av kuponger, plus att detta är ett bra sätt att koppla av efter en hel dag av non-stop hackathon. Nackdelarna är mer troliga för arrangörerna: många, i det tysta, medan arrangörerna är trötta på att titta på allt, lyckas bli ganska fulla. Naturligtvis är det upp till oss att hantera dem. Men det kom aldrig till några allvarliga problem. Det är viktigt att notera att, precis som ett hackathon, har kvällsbaren en sponsor. Och i år hade de en blast och köpte "jaegerbomber" till alla närvarande. Det var väldigt svårt att förklara (vilket jag är helt för, häll mer) att de halvdöda deltagarna på campus skiljer sig lite från de som de vill anställa i sitt företag och stoppa detta kaos vid ungefär den 30:e cocktailen. Efter det var det den legendariska Nandos kycklingleveransen.
Det är legendariskt eftersom ägarna till lokala restauranger kom tillsammans med sina leveranskillar för att se vem som bestämde sig för att spendera flera tusen på kyckling på en lördagskväll. Totalt tog det oss 2 timmar och 30 volontärer att lasta av allt och fördela det mellan zonerna. Bilder bifogas. Glöm inte att skrika "veganer här", annars kommer de att äta vegetarisk mat istället för vegansk mat och sedan förbanna dig. En annan minnesvärd händelse var karaoke. Alla festade redan där, inklusive vi. Föreställ dig bara: 200 personer ockuperar en föreläsningssal klockan 2 och sjunger helt slumpmässiga sånger (jag sjöng Let It Go, min syster skulle vara stolt). Det var underbart, men återigen typiska problem: ta med utrustning, ställa in den, förhandla med säkerhetsvakten och biblioteket (lördag kväll är en mycket populär besökstid) så att vi inte skulle bli utslängda. Säkerheten ombads att sjunga, men de vägrade.
Det här är kul, såklart. Men. Hackathonet pågår i två dagar: deltagarna kan komma och gå. Det är inte arrangörerna. Totalt sov jag 3.5 timmar på två dagar och 5 timmar dagen innan. Och det beror på att andra volontärer tvingade fram det (och att gå till baren gjorde sig påmind). Du kunde sova antingen i ett separat rum med yogamattor, eller var du än kunde. Jag sov på en stol, det är inte förbjudet enligt lag, jag sover var jag vill. Huvudsaken är att det ska vara 3 personer vakna för varje hackzon. En annan uppgift var att regelbundet kontrollera projektorn, eftersom den kunde överhettas och vi definitivt inte hade några extra pengar för reparationer. För att sätta upp det behövde vi 6 personer och 2 vagnar. I allmänhet var halsmandlarna upptagna nästan hela tiden. Vid något tillfälle började vi dela ut popcorn och sockervadd, igen var det vi som lagade mat. Brandsäkerhetsbetyget sjönk avsevärt när jag tog fram popcornen medan jag värmde upp "för nu ska de flyga in och jag kommer inte ha några kvar."
Denna del gick igenom många problem i organisationen och deras lösningar. Ingenjörer trots allt. Men ett stort antal saker återstod bakom kulisserna: vilka problem det fanns under själva hackathonet, urvalet av priser och utmärkelser, hur den "smarta" röstningen fungerade, recensioner från sponsorer och hur vi hanterade lokalstädningen en vecka efter händelsen. Och också en liten flex: detta är det första studenthackathonet som får täckning på BBC. Jag kommer också att skriva om detta i nästa avsnitt av denna hackathon-saga. Jag börjar skriva snart, men för tillfället är här min e-post: [e-postskyddad] och projektets hemsida:
Källa: will.com