På 20-talet gick människors liv och arbete enligt plan. På jobbet (förenklat - du kan föreställa dig en fabrik) hade folk en tydlig plan för veckan, för månaden, för det kommande året. Förenkling: du måste skära ut 20 delar. Ingen kommer och säger att detaljerna nu behöver skäras ut 37, och dessutom skriva en artikel med reflektioner över varför formen på dessa detaljer är precis som den är – och helst igår.
I vardagen var människor ungefär likadana: force majeure var en riktig force majeure. Det finns inga mobiltelefoner, en vän kan inte ringa dig och be dig "kom omedelbart för att hjälpa till att lösa problemet", du bor på ett ställe nästan hela ditt liv ("rör dig som en eld") och du tänkte i allmänhet att hjälp dina föräldrar att "komma i december för en vecka".
Under dessa förutsättningar har det bildats en kulturell kod där man känner sig nöjd om man har klarat alla uppgifter. Och det var på riktigt. Att inte slutföra alla uppgifter är en avvikelse från normen.
Nu är allt annorlunda. Intellektet har blivit ett arbetsredskap, och i arbetsprocesser är det nödvändigt att använda det i olika skepnader. En modern chef (särskilt en toppchef) går igenom dussintals olika typer av uppgifter under dagen. Och viktigast av allt, en person kan inte hantera antalet "inkommande meddelanden". Nya uppgifter kan avbryta gamla, ändra deras prioritet, ändra själva inställningen av gamla uppgifter. Under dessa förhållanden är det praktiskt taget omöjligt att göra en plan i förväg och sedan genomföra den i etapper. Du kan inte säga till uppgiften som kom "vi har en brådskande förfrågan från skattekontoret, vi måste svara idag, annars är påföljden" "Jag planerar det för nästa vecka."
Hur ska man leva med det – så att det finns tid för ett liv utanför jobbet? Och är det möjligt att tillämpa några fungerande hanteringsalgoritmer i vardagen? För 3 månader sedan ändrade jag radikalt hela systemet för att sätta upp mål och övervaka dem. Jag vill berätta hur jag kom fram till detta och vad som hände till slut. Pjäsen kommer att vara i 2 delar: i den första – lite om så att säga ideologi. Och den andra handlar helt och hållet om övning.
Det verkar för mig som att problemet för oss inte är att det finns mycket fler uppgifter. Problemet är att vår sociokulturella kod fortfarande är inställd på att utföra "alla uppgifter som är planerade för idag." Vi oroar oss när planer går sönder, vi oroar oss när vi inte uppfyller allt som var planerat. Samtidigt fungerar skolor och universitet fortfarande inom ramen för den tidigare koden: det finns en uppsättning lektioner, det finns tydligt planerade hemuppgifter och en modell formas i barnets huvud som antar att livet kommer att fortsätta att vara så här. Om du föreställer dig en hård version, i verkligheten, i din engelska lektion, börjar de prata om geografi, den andra lektionen tar en och en halv timme istället för fyrtio minuter, den tredje lektionen är inställd och i den fjärde, i mitt i lektionen ringer din mamma dig och ber dig snabbt köpa och ta hem matvaror.
Denna sociokulturella kod får en person att hoppas att det är möjligt att förändra det inkommande flödet - och på så sätt förbättra sina liv, och livet som beskrivs ovan är inte normalt, eftersom det inte finns någon tydlig plan i det.
Detta är huvudproblemet. Vi måste inse och acceptera att vi inte kan kontrollera antalet inkommande meddelanden, vi kan bara kontrollera hur vi behandlar det och hur vi faktiskt behandlar inkommande meddelanden.
Oroa dig inte för det faktum att fler och fler förfrågningar om ändringar i planerna kommer: vi arbetar inte längre på maskiner (med sällsynta undantag), brev går inte per månad (ja, jag är optimist), och den fasta telefonen har bli en anakronism. Därför är det nödvändigt att förändra processen för att bearbeta meddelanden, och att acceptera det nuvarande livet som det är, och att inse att den gamla sociokulturella koden inte fungerar.
Vad kan vi göra för att göra det lättare? Det är väldigt svårt att "göra en bra hemsida", men med en tydlig teknisk uppgift (eller åtminstone med en tydligare beskrivning av uppgiften) blir det mycket lättare att uppnå rätt resultat (och i allmänhet att uppnå åtminstone något resultat).
Det bästa exemplet är mitt, så jag ska försöka bryta ner mina önskningar. Jag förstår tydligt vad som är fel med bearbetningen av liv och arbetsplaner: nu är det "dåligt", men jag vill att det ska bli "bra".
Vad är "dåligt" och "bra" vid en "hög" nedbrytningsnivå?
Dåligt: Jag känner mig orolig för att jag inte är säker på att jag kan göra allt som jag lovat att göra mot andra människor eller mig själv, jag blir upprörd för att jag inte kan komma till de saker som jag planerat under en lång tid, för att de måste skjutas upp eller på grund av brännande uppgifter, eller de är för svåra att närma sig; Jag kan inte göra allt som är intressant, eftersom jobbet och livet tar det mesta av min tid, det är dåligt eftersom jag inte kan ägna tid åt familj och rekreation. En separat punkt: jag är inte i konstant kontextväxlingsläge, från vilket i många avseenden allt ovanstående uppstår.
Bra: Jag känner inte ångest eftersom jag vet vad jag kommer att göra inom en snar framtid, frånvaron av denna ångest gör att jag kan spendera min fritid bättre, jag känner inte en vanlig känsla av trötthet (ordet " konstant” är inte lämpligt för mig, det är bara vanligt), jag behöver inte rycka och byta till någon inkommande kommunikation.
I allmänhet kan mycket av det jag har beskrivit ovan sammanfattas i en enkel fras: "att minska osäkerhet och osäkerhet."
Därmed blir den tekniska uppgiften något i stil med:
- Ändra bearbetningen av inkommande uppgifter så att sammanhanget växlas.
- Att arbeta med ett system för uppgiftsinställning så att åtminstone aktuella frågor och idéer inte glöms bort och en dag bearbetas de.
- Att sätta morgondagens förutsägbarhet.
Innan jag ändrar något måste jag förstå vad jag kan ändra och vad som inte kan ändras.
En svår och enorm uppgift är att förstå och inse att jag inte kan ändra själva den inkommande strömmen, och denna ström är en del av mitt liv där jag hamnade av egen fri vilja; Fördelarna med det här livet överväger nackdelarna.
Kanske, på den första nivån av att lösa problemet, bör du tänka: vill du ens ha den plats i livet där du befinner dig, eller vill du något annat? Och om det verkar för dig att du vill något annat, så kanske det är värt att ta reda på just detta med en psykolog / psykoanalytiker / psykoterapeut / guru / kalla dem till vilket namn som helst - den här frågan är så djup och allvarlig att jag inte kommer att gå hit .
Så jag är där jag är, jag gillar det, jag har ett företag på 100 personer (jag har alltid velat göra affärer), jag gör intressant arbete (detta är interaktion med människor, inklusive för att uppnå arbetsmål - och jag har alltid varit intresserad av "social ingenjörskonst" och teknik), ett företag som bygger på "problemlösning" (och jag har alltid gillat att vara en "fixare"), jag trivs bra hemma. Jag gillar det här, med undantag för "biverkningarna" som anges i den "dåliga" delen.
Med tanke på att det här är livet jag gillar kan jag inte ändra (med undantag för uppgiftsdelegering, diskuterad nedan) den inkommande strömmen, men jag kan ändra hur den hanteras.
Hur? Jag är en anhängare av konceptet att det är nödvändigt att gå från mindre till mer – först lösa det mest smärtsamma, medan problem som kan lösas genom enkla förändringar, och ta steget mot större förändringar.
Alla förändringar som jag har gjort kan sammanfattas i tre riktningar; Jag kommer att lista dem från enkla (för mig) ändringar till komplexa:
1. Bearbeta och spara uppgifter.
Jag har aldrig riktigt kunnat (och kan fortfarande inte) föra pappersdagböcker, skriva ner och formulera en uppgift - en mycket svår uppgift för mig, och att regelbundet sitta i någon form av uppgiftsspårare är så mycket svårt.
Jag accepterade det, och mitt huvudbegrepp var att det jag har i huvudet är det viktigaste.
Mina uppgifter behandlades på följande sätt:
- uppgiften jag kommer ihåg är att slutföra den så snart mina händer når;
- en inkommande uppgift - om den görs snabbt, slutför den så snart den tas emot, om den är klar under en lång tid - lova att jag kommer att göra det;
- uppgifter som jag glömt - gör bara när de blir påminda.
Detta var mer eller mindre normalt under en viss tid, tills "uppgifter som jag glömt" blev ett problem.
Detta har blivit ett problem på två sätt:
- Nästan varje dag kom bortglömda uppgifter som behövde göras idag (den hårda kärnan som jag avslutade var ett sms från kronofogde om att skriva av pengar från konton för böter från trafikpolisen innan de flyger till staterna och ett akut behov av att ta reda på om de skulle låta mig flyga alls).
- Ett stort antal människor anser att det är felaktigt att fråga igen om begäran och lämna den till sig själva. Folk blir kränkta över att man glömt något om det är en personlig förfrågan, och om det är en arbetsförfrågan övergår det så småningom till en brand som måste göras idag (se punkt ett).
Något måste göras åt detta.
Hur ovanliga vi än var började jag skriva ner alla fall. I allmänhet allt. Jag hade turen att tänka på det själv, men generellt sett är hela idén väldigt lik konceptet .
Det första steget var helt enkelt att lasta av alla fodral från mitt huvud till det enklaste systemet för mig. Hon visade sig : gränssnittet är väldigt snabbt, proceduren för att skapa en uppgift är minimal i tid, det finns en enkel app på telefonen (jag bytte sedan till Todoist, men mer om det i den andra, tekniska delen).
Tack gode gud, jag har hållit på med IT-förvaltning på ett eller annat sätt i 10 år och jag förstår att "skapa en applikation" är en dömd uppgift, precis som att "gå till doktorn". Därför började jag dela upp uppgifter i nedbrutna uppgifter i form av handlingar.
Jag förstår tydligt att jag är en person som är väldigt beroende av positiv feedback, som jag kan ge mig själv i form av feedback ”titta så mycket du gjorde idag” (om jag ser det). Därför övergår uppgiften att "gå till doktorn" till uppgifterna "välja vilken läkare du ska gå till", "välja tid då du kan gå till doktorn", "ringa och boka tid". Samtidigt vill jag inte anstränga mig: var och en av uppgifterna kan göras på en av veckodagarna och vara nöjd med att du redan har passerat ett steg i uppgiften.
Nyckelpunkt: nedbrytning av uppgifter och registrering av uppgifter i form av korta handlingar.
Så länge uppgiften sitter i ditt huvud, så länge du tror att den måste genomföras någon gång, blir du inte lugn.
Om det ännu inte är nedskrivet, och du har glömt det, kommer du att plågas när du kommer ihåg det och minns att du glömt.
Det gäller alla ärenden, även hushållsfrågor: att åka till jobbet och på vägen komma ihåg att man glömt att slänga soporna är inte alls coolt.
Dessa erfarenheter är helt enkelt onödiga. Så jag började skriva ner allt.
Målet är att, efter att ha tränat på dig själv att ladda upp alla (absolut alla) fall till valfri tracker, är nästa steg att börja sluta tänka på de registrerade fallen i ditt huvud.
När man förstår att allt man tänkt sig att göra är nedskrivet och förr eller senare kommer man till det, för mig personligen försvinner ångesten.
Man slutar rycka av att man mitt på dagen kommer ihåg att man ville byta glödlampor i korridoren, prata med en anställd eller skriva ett dokument (och genast skynda sig att skriva det).
Genom att minimera antalet bortglömda (i detta sammanhang oregistrerade) uppgifter minimerar jag den oro som uppstår när jag kommer ihåg dessa mest bortglömda uppgifter.
Du kan inte skriva ner och komma ihåg allt, men om det tidigare fanns 100 sådana uppgifter, så finns det vid ett visst ögonblick 10 av dem, och det finns helt enkelt färre "incidenter" av ångest.
Nyckelpunkt: vi skriver ner allt, allt i allmänhet, även om vi är säkra på att vi kommer ihåg.
Jag kan inte komma ihåg allt: hur dumt det än låter, skriver jag ner allt, ända ner till "promenad med hunden."
Vad bestämde jag mig för på det här sättet? Oron för att jag ständigt var rädd för att glömma något minskade (jag gick igenom planer, lovade uppgifter etc.) i mitt huvud, och överhuvudtaget det onödiga växlingen i huvudet om att "tänka på vad jag mer kunde lova" försvann.
2. Minskad reaktivitet.
Vi kan inte minska tillströmningen, men vi kan ändra hur vi reagerar på den.
Jag har alltid varit en reaktiv person och fått ett buzz av det, svarade omedelbart på en persons begäran om att göra något på telefonen, försökte omedelbart slutföra uppgiften i livet eller i vardagen, i allmänhet var jag så snabb som möjligt, Jag kände surret från detta. Detta är inget problem, men det blir ett problem när en sådan reaktion övergår i en instinkt. Du slutar urskilja var du verkligen behövs just nu, och var folk kan vänta.
Problemet är att negativa känslor också utvecklas från detta: för det första, om jag inte hade tid att göra något eller glömde att jag lovade att svara, blev jag återigen väldigt upprörd, men detta var inte kritiskt individuellt. Det blev kritiskt i det ögonblick då antalet uppgifter som jag omedelbart ville svara instinktivt på blev mer än de fysiska möjligheterna att göra det.
Jag började lära mig att inte reagera på saker direkt. Först var det bara en rent teknisk lösning: för alla inkommande förfrågningar "snälla gör det", "snälla hjälp", "låt oss träffas", "låt oss ringa", jag blev den första uppgiften är helt enkelt att behandla denna inkommande förfrågan och schema när jag ska uppfylla det. Det vill säga, den första uppgiften i spåraren är inte uppgiften att göra det som efterfrågades, utan uppgiften "att läsa i morgon vad Vanya skrev i telegrammet, och förstå om jag kan göra det och när jag kan göra det, om jag kan .” Det svåraste här är att slåss med instinkter: ett stort antal människor ber som standard om en snabb reaktion, och om du är van vid att leva i rytmen av en sådan reaktion, känner du dig obekväm om du inte omedelbart svarade personens begäran.
Men ett mirakel hände: det visar sig att 9 av 10 personer som ber om att få göra något "igår" mycket väl kan vänta till "i morgon" när du kommer till deras ärende, om du bara berättade att du kommer att få det imorgon. Detta, tillsammans med att skriva ner saker och hålla löften om att nå dit, gör livet så mycket lättare att du börjar känna att du nu lever i en strukturerad plan (och kanske du är det). Naturligtvis behövs mycket träning, men i själva verket, under förhållanden där du har antagit en sådan regel för dig själv, kan du snabbt lära dig detta. Och detta löser till stor del problemen med kontextbyte och misslyckande med att uppfylla de fastställda planerna. Jag försöker ställa in alla nya uppgifter för morgondagen, jag ställer också in alla förfrågningar som jag reagerat reaktivt på för morgondagen, och redan "i morgon" på morgonen räknar jag ut vad som kan göras med det och när. Planerna för "idag" blir mindre svävande.
3. Prioritering och åtgärdande av plötsliga fall.
Som jag sa i början, erkände jag för mig själv att flödet av uppgifter varje dag är mer än jag kan hantera. Uppsättningen av reaktiva uppgifter finns fortfarande kvar. Därför arbetar jag varje morgon med dagens uppgifter: vilka som verkligen behöver göras idag, vilka kan flyttas till i morgon bitti, för att bestämma när de ska göras, vilka som ska delegeras och vilka kan kastas ut helt och hållet. Men saken är inte begränsad till detta.
En enorm frustration uppstår när du på kvällen inser att du inte har gjort de kritiska uppgifter som planerats för idag. Men oftast inträffar detta för att oplanerade ärenden uppstod i dag, som, trots maximala ansträngningar för att fördröja reaktionen, var nödvändigt att reagera idag. Jag började skriva ner allt jag gjorde idag, direkt efter att jag gjort dem. Och på kvällen tittade jag på listan över utförda uppgifter. En advokat kom in för att prata - han skrev ner det, klienten ringde - han skrev ner det. Det inträffade en olycka som det är nödvändigt att svara på - skrev ner det. Jag ringde biltjänsten och sa att bilen skulle hämtas idag så att den kunde lagas till söndag, - jag skrev ner det. Detta gör att jag både kan förstå varför jag inte fick till de uppgifter som ställts in för idag och inte oroa mig för det (om de plötsliga uppgifterna var värda det), och fixa var jag kunde behandla inkommande uppgifter mindre reaktivt (berätta för tjänsten att jag Jag lyckas inte och jag tar med bilen först imorgon och får reda på att det fortfarande kommer att vara möjligt att göra det på söndag, till och med att ge tillbaka den imorgon). Jag försöker skriva ner absolut allt utfört arbete, ner till "skrivna två papper från ekonomiavdelningen" och ett minutsamtal med en kollega.
4. Delegering.
Det svåraste ämnet för mig. Och här är jag ännu gladare att ta emot än att ge råd. Jag lär mig bara hur man gör det rätt.
Problemet med delegering är organisationen av delegeringsprocesser. Där dessa processer är uppbyggda överför vi enkelt uppgifter. Där processerna inte är felsökta verkar delegeringen antingen vara för lång (jämfört med när du gör uppgiften själv), eller helt enkelt omöjlig (ingen annan än jag kan definitivt slutföra denna uppgift).
Denna brist på processer skapar ett block i mitt huvud: tanken på att det är möjligt att delegera en uppgift slår mig inte ens upp. För bara ett par veckor sedan, när jag bestämde mig för att byta från Trello till Todoist, kom jag på mig själv med att överföra uppgifter från ett system till ett annat i tre timmar utan att ens tänka på att någon annan kunde göra det.
Huvudexperimentet för mig nu är att övervinna mitt eget block av att be folk att göra något i fall där jag är säker på att de inte kommer överens eller inte vet hur de ska göra det. Ta dig tid att förklara. Acceptera att saker kommer att ta längre tid att bli gjorda. Om du delar med dig av din erfarenhet blir jag väldigt glad.
fällor
Alla ovanstående förändringar beskrivs av ganska tekniska rekommendationer för att arbeta med programvara, som jag kommer att skriva om i nästa del, och i avslutningen av denna - om två fällor som jag föll i under hela den här omorganisationen av mitt liv.
Begreppet trötthet.
Med tanke på att vi inte arbetar fysiskt, utan mentalt, uppstår ett enormt och oväntat problem – att förstå och fånga ögonblicket när man börjar tröttna. Detta gör det möjligt att ta en paus i tid.
Villkorsarbetaren bakom maskinen hade i princip inte ett sådant problem. För det första är känslan av fysisk trötthet förståelig för oss från barndomen, och dessutom är det ganska svårt att fortsätta göra något fysiskt när kroppen inte är kapabel till det. Vi kan inte, efter att ha gjort 10 set i gymmet, göra 5 till "för att det är nödvändigt". Denna motivation kommer inte att fungera av uppenbara biologiska skäl.
Med tänkande är situationen något annorlunda: vi slutar inte tänka. Jag har inte korsat detta område, men generellt sett är hypoteserna följande:
- En person som är i en konstant frenesi märker inte omedelbart mental trötthet. Det händer inte i form av "Jag kan inte tänka längre, jag lägger mig" - först påverkar det det känslomässiga spektrumet, förmågan att tänka, sedan perception, bara någonstans här kan du känna vad som har kommit.
- För att stänga av flödet räcker det inte att bara sluta arbeta. Jag märkte att om jag till exempel slutar jobba, ligger ner och stirrar på telefonen, jag läser, tittar och ändå fortsätter hjärnan att arbeta, tröttheten släpper inte taget. Det hjälper verkligen att ligga ner och tvinga sig själv att inte göra någonting alls (inklusive peta i telefonen). Under de första 10 minuterna är det väldigt svårt att komma ur aktivitetsflödet, under de kommande 10 minuterna kommer en miljon idéer att tänka på hur man gör allt rätt, men sedan är det redan rent.
Det är viktigt och nödvändigt att ge hjärnan vila, och eftersom det är väldigt svårt att fånga detta ögonblick behöver du bara göra det regelbundet.
Dags för vila/liv/familj.
Jag är, som jag redan skrivit, en person som är beroende av positiv feedback, men jag kan generera det själv: det här är både en bonus och ett problem.
Från det ögonblick jag började spåra alla uppgifter berömmer jag mig själv för de genomförda. Vid något tillfälle gick jag från tillståndet av "avgjort mitt arbetsliv" till tillståndet "nu är jag en superhjälte och jag kan göra maximala saker", efter att ha nått 60 uppgifter om dagen.
Jag balanserade arbete och hushållssysslor och såg till att ha med hushållssysslor i min dagliga lista, men problemet är att det är sysslor. Och du behöver tid för vila och familj.
Arbetaren blir utslängd ur butiken vid 6-tiden och företagaren får också ett surr när han jobbar. Det visar sig vara ungefär samma problem som med oförmågan att fånga ögonblicket av "mental trötthet": i toppen av de utförda uppgifterna glömmer du att du faktiskt behöver leva.
Att ramla ur bäcken när allt löser sig och du fångar surret från det är väldigt svårt, du måste också tvinga dig själv.
Trötthet kommer inte från en önskan att "ligga ner", utan från en störning av känslor ("allt irriterar från morgonen"), komplexiteten i att uppfatta information och en försämring av förmågan att byta sammanhang.
Det är ytterst viktigt att avsätta tid för vila, även om det är väldigt jobbigt. Det är viktigt att detta inte påverkar dig senare. Det är inte coolt att njuta av din prestation i två månader och sedan vara i ett tillstånd där allt är jävligt och du inte kan se människor.
Vi lever trots allt inte bara för produktivitet, det finns ett stort antal intressanta och fantastiska saker i världen 😉
I stort sett är sådana överväganden i allmänhet värda att (om)organisera arbete och icke-arbetsprocesser. I den andra delen kommer jag att prata om vilka verktyg jag använde för detta och vilka resultat jag lyckades uppnå.
PS Det här ämnet visade sig vara så viktigt för mig att jag till och med startade en separat telegramkanal där jag delar mina tankar om detta, gå med -
Källa: will.com