Jag försökte hantera uppgifter systematiskt säkert 20-25 gånger. Och varje försök misslyckades, som jag nu förstår, av två anledningar.
För det första, för att ägna tid åt att slutföra uppgifter, måste du förstå varför detta görs.
Du börjar hantera uppgifter, lägga tid på dem, göra färre uppgifter, allt börjar samlas - för vad?
Allt arbete är svårt att göra när du inte förstår varför. "Att ordna ditt liv" är inte det mest adekvata målet, eftersom "ordnat liv" är ett ganska vagt fenomen. Men "minska nivån av ångest genom att minska nivån av osäkerhet" är ett mycket mer specifikt och bättre mål, som lätt kan läggas en timme om dagen på.
För det andra beskriver alla metoder som jag har läst omedelbart processens slutliga tillstånd. "Du måste ta ToDoIst, dela upp det i projekt, integrera med kalendern, granska uppgifter för veckan, prioritera dem..." Det här är svårt att börja göra direkt. Som i mjukvaruutveckling tror jag att du måste använda — iterativt.
Därför kommer jag att gå igenom mina "iterationer", och kanske i samma form kommer det att vara användbart för dig. När allt kommer omkring, vad är en bra anledning att använda majlovet för att gå tillbaka till jobbet med ett (relativt) nytt paradigm?
Du kan läsa hur jag kom fram till detta .
Trello, ett par listor
Vi skapar endast 4 listor, använder stationära och mobila applikationer.
Listor:
- Att göra - skriv ner alla uppgifter som du tänker på här. Och skriv ner dem så fort de kommer att tänka på. Att "kasta soporna" är en uppgift. "Diska" är en uppgift. "Schemalägg ett planeringsmöte" är en uppgift. Tja, och så vidare. Även de mest uppenbara eller viktiga sakerna kan glömmas bort om något oväntat händer eller om du bara haft en jobbig dag.
- Att göra för idag - varje kväll flyttar jag saker från "Att göra"-tavlan till "To-Do for Today"-tavlan. Om en del av ditt arbete finns kvar på kvällen är det normalt; mer om det nedan. Med tiden börjar du förstå hur många uppgifter som kan finnas på listan så att de flesta av dem kan slutföras på den planerade dagen.
- Gjord idag. Den här tavlan är det främsta sättet att minska ångesten av "Jag fick ingenting gjort idag" och ett bra sätt för ytterligare reflektion kring självorganisering. Jag skriver här ner alla uppgifter jag gjorde idag, även de som inte fanns på den planerade listan. "Jag ringde Vasya angående dokumenten," skrev jag ner. "De bad mig skriva under papper," skrev jag ner. "Vi diskuterade avtalet med Anton", skrev han ner. På så sätt, i slutet av dagen, kommer du att förstå vad du faktiskt spenderade din tid på och vad du kunde ha utelämnat av dessa uppgifter bara för att fullborda planen.
- Klar – en lista över alla slutförda uppgifter. I början eller slutet av dagen flyttar jag dem från "Klar idag" till "Klar". I grund och botten är det en papperskorg där du helt enkelt kan hitta slutförda uppgifter och behöver därför regelbunden rengöring.
Trello, "minikalender"
Vid någon tidpunkt blir det tydligt att vissa uppgifter är exakt tidsbundna, och du vill inte glömma dem under veckan, för att inte planera något annat för den här tiden. Jag har alltid haft svårt med kalendern, så jag lade till flera anslagstavlor med namnen "Att göra för måndag", "Att göra för tisdag" etc., där jag började lista tidsbundna till- dos.
Så när folk frågar mig, "Kan vi prata på torsdag klockan 16:00?" – Jag går bara till lämplig tavla och ser vad vi har skrivit ner där för den här gången. Och vi får inte glömma att överföra uppgifter mellan listor i tid under veckan: till exempel "att göra på torsdag" när torsdagen kommer - till "att göra för idag".
Varför inte en kalender? För mig är det fruktansvärt svårt att använda två verktyg samtidigt. Om jag använder en kalender för detta måste jag gå in i den, fylla i den, kolla den regelbundet för att se om jag har glömt något...
Vid det här laget har jag nått gränserna för Trello. Det största problemet var att mer än 50 uppgifter registrerades per dag, och det fanns en ganska stor pool av uppgifter kopplade till både den allmänna listan och listor kopplade till dagar. Hur förstår jag att jag redan har skrivit ner uppgiften jag ska göra? Dubletter började dyka upp. Hur ska man samtidigt prioritera alla uppgifter för ett av projekten? Hur ger man andra människor möjlighet att se dina kalenderplaner?
Jag behövde ett system som, med bibehållen relativ lätthet:
- Jag kunde gruppera uppgifter efter projekt.
- Ha en kalenderlänk (gör det imorgon) och överför detta automatiskt till uppgifter för idag, när dagen kommer.
- Skulle integreras med Google kalender.
Det var här jag återvände till ToDoist, och i detta skede visade det sig vara den lämpligaste lösningen.
Aktuell tråd i ToDoist
inkorg
Jag skriver alla inkommande uppgifter i Inbox, som jag försöker reda ut direkt. Parsing betyder:
- Bestämma datum när uppgiften ska slutföras (för korta uppgifter ställer jag oftast in Idag, och på kvällen förstår jag när det faktiskt kan göras).
- Att bestämma det projekt som uppgiften kan hänföras till (för statistik och möjligheten att på något sätt ändra prioritet för alla uppgifter i projektet).
Uppgifter som kommer att tänka på och som inte behöver göras inom en snar framtid går in i projekt Okategoriserad personlig ("ta in mugghållare i bilen") och Okategoriserat arbete ("tänk på när vi kan ordna en strategisk PR-session"). ToDoist låter dig tilldela återkommande uppgifter, så varje helg har jag en uppgift som heter "Okategoriserat personligt" och varje måndag "Okategoriserat arbete."
Kalenderintegration
ToDoist integreras perfekt med Google Kalender, i båda riktningarna. Jag delar min kalender med mina kollegor så att de kan se när de definitivt inte kan nå mig.
Samtidigt överförs uppgifter från kalendern i motsatt riktning: jag kan säga "Seryoga, titta på min tid för fredag och skriv ner ett möte där", som kommer att visas både i kalendern och i ToDoist. Så faktiskt började jag använda en kalender för första gången utan att behöva skapa händelser i den.
Bearbeta icke-operativa inkommande uppgifter
Jag med våld skyndar mig inte att göra uppgifter direkt, förutom de uppgifter där branden är uppenbar. "Vi måste snarast kontakta ledningen för ABC-företaget, eftersom servern är nere och det inte finns något svar från dess anställda" är uppenbarligen en brådskande uppgift som inte kan skjutas upp, men "Zhenya, kan jag ringa dig nu för att prata om en nytt projekt" förvandlas till "Schemalägg när du kan prata med X om Y", som redan kommer att bli uppgiften "Berätta för X att vi kan prata då" och uppgiften "Prata med X om Y", som redan är tidsbunden. Nästan alla inkommande uppgifter förvandlas först till "Schema...".
Prioritera arbetsuppgifter
Alla uppgifter som ingår under dagen kan inte slutföras. När jag observerade mig själv insåg jag följande (varje nummer kommer att vara olika, men det viktigaste är att dra slutsatser).
- För varje dag skriver jag ner ca 50-70 uppgifter.
- Jag kan göra upp till 30 uppgifter bekvämt (utan att känna mig helt trött i slutet av dagen).
- Efter att ha slutfört upp till 50 uppgifter kommer jag att tröttna, men inte kritiskt.
- Jag klarar av 70 uppgifter, men efter det kommer jag ha svårt att ta mig ur ”arbetsnarkomanens flöde”, ha svårt att somna och i allmänhet vara lite social.
Utifrån detta bestämmer jag vad jag ska göra idag. ToDoist har en prioritering av varje uppgift, så på morgonen väljer jag de kritiska uppgifterna att slutföra, och slutför resten baserat på mina förmågor och önskemål. Varje dag överför jag cirka 40-20 uppgifter till nästa: det som är intressant är att nästa dags uppgifter återigen blir 60-70.
Upprätthålla statistik
Jag vill verkligen förstå generellt hur mycket tid som ägnades idag åt arbetsrelaterade frågor, och på vilka. För detta använder jag applikationen , som finns på både telefonen och den bärbara datorn, och Google Maps Location History (ja, jag är inte paranoid).
Vi bor utanför staden, så tiden som spenderas på vägen kan användas klokt. Nu när jag inte är trött lyssnar jag på ljudböcker på språng så att jag på något sätt kan använda dessa 40 minuter.
Jag samlar inte ihop data ännu, vilket skapar en slags personlig datasjö; När det är dags, kommer jag till det.
Det blir ingen slutsats
- En modern människas liv är en stor ström av inkommande uppgifter. Det kommer inte att vara möjligt att minska det; vi måste lära oss att hantera detta flöde.
- Det mesta av ångest kommer från framtidens okända. Om vi förstår vad som väntar oss de kommande dagarna kommer det att bli betydligt mindre oro.
- Av denna anledning kan du lägga tid på att organisera din dag. Jag vet vad som kommer att hända idag, vad som kommer att hända imorgon, och jag glömmer inte de uppgifter som jag brukade glömma.
- Att genomföra uppgiftsspårning är inte ett självändamål, utan, om du så vill, ett sätt att självutbilda sig. Saker som du tidigare var för lat för att göra eller saker som du aldrig kom att göra blir mycket lättare att göra. Många människor (inklusive jag) mår generellt bättre när uppgifter ställs från omvärlden. Uppgiftsspårning är ett sätt att ställa in uppgifter för dig själv och lära dig att leva efter dina önskemål.
- Arbete är inte ett självändamål. Målet är att organisera ditt arbetsschema så att du har förutsägbar fritid när du kan ta hand om dig själv, din familj och dina intressen.
Källa: will.com